CIRCULAR 140 DE 2025
(junio 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Secretaría General, Directores y Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación con Funciones de Director Regional, Coordinadores de Grupo y apoderados de Defensa Judicial. |
| Asunto: | Lanzamiento de la reestructuración del procedimiento del ciclo de defensa jurídica del SENA. |
La presente circular se emite con el propósito de socializar el lanzamiento de la reestructuración del procedimiento del ciclo de defensa jurídica, como parte de los esfuerzos institucionales para optimizar la gestión jurídica en todas sus etapas. Lo anterior, en cumplimiento de las funciones asignadas a la Dirección Jurídica, en los numerales 16 y 21 del artículo 16 del Decreto 249 de 2004.
El objetivo de este proyecto es establecer procedimientos articulados, estandarizados y eficientes, atendiendo la delegación de funciones relativas a la representación judicial y extrajudicial y de ordenación del gasto para el cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago de sentencias judiciales, conciliaciones y laudos arbitrales en la Dirección General y Regionales del SENA, y unificar la normatividad interna para el ejercicio de estas funciones. A continuación, se enuncian las etapas que conforman el ciclo de la defensa jurídica:
I. Actuaciones extrajudiciales.
II. Defensa judicial.
III. Cumplimiento de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales.
IV. Recuperación de recursos públicos (acción de repetición).
La reestructuración se enmarca en los siguientes puntos:
I. Marco Normativo de la Delegación de Funciones
Mediante la Resolución No. 2144 de 2024, "Por la cual se delegan funciones en materia de representación judicial, extrajudicial y/o administrativa, se dictan otras disposiciones en la materia y se deroga la Resolución Núm. 236 de 2016", se estableció que la representación judicial y extrajudicial del SENA se encuentra delegada tanto en la Dirección Jurídica como en las Direcciones Regionales, de acuerdo con la jurisdicción territorial donde se originaron los hechos u omisiones objeto de análisis.
A su vez, a través de la Resolución No. 1345 de 2025, "Por la cual se delegan funciones para el cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago de sentencias judiciales, conciliaciones y laudos arbitrales en la Dirección General y Regionales del SENA", se unificaron los lineamientos para el cumplimiento de decisiones judiciales de competencia de la Dirección Jurídica, las Direcciones Regionales y la Secretaría General.
De la misma forma, para el adecuado desempeño de las funciones delegadas en los Directores Regionales respecto al cumplimiento, reconocimiento, liquidación y pago de sentencias judiciales, conciliaciones y laudos arbitrales, mediante la Resolución 1686 de 2025 "Por la cual se modifican los artículos 4o y 5o de la Resolución 1345 de 2025", se delimitó la competencia que en la materia le corresponde a los Grupos de Talento Humano y a los Grupos de Apoyo Administrativo Mixto de las Direcciones Regionales.
II. Objetivos y Etapas de la Reestructuración
Entre los objetivos y componentes destacados del proyecto se encuentran:
- Estructurar el procedimiento de la Defensa Jurídica, determinando las actividades, tiempos, responsables y mecanismos de registro en cada una de las etapas del ciclo de defensa.
- Garantizar el correcto ejercicio de las funciones delegadas a nivel nacional para la representación judicial, extrajudicial y la ordenación del gasto para el cumplimiento de decisiones judiciales, a través de fortalecimiento de un control estratégico centralizado mediante las siguientes estrategias:
* Seguimiento y control centralizado del inicio y asignación de procesos judiciales y extrajudiciales, conforme al procedimiento establecido.
* Implementación de herramientas para el seguimiento nacional de actuaciones procesales:
- Contratación del Software de vigilancia judicial.
- Construcción de formatos de seguimiento.
- Proyección futura: desarrollo de un software institucional propio que integre ambas funcionalidades.
- Automatizar el proceso de seguimiento, control y cumplimiento de decisiones judiciales.
- Construir formatos estandarizados para la etapa de cumplimiento (resoluciones tipo y listados de documentos soporte diferenciados por tipo de fallo). Actualmente se encuentran en fase de validación los documentos base requeridos en esta etapa.
Para alcanzar los objetivos planteados, se contempla las siguientes etapas de ejecución para la vigencia 2025:
1. Estructuración de procedimientos y formatos.
2. Pruebas piloto internas en la Dirección General.
3. Pruebas piloto en Direcciones Regionales.
4. Mesas de revisión y recepción de observaciones de los Despachos Regionales.
5. Publicación en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol-SIGA.
6. Socialización institucional.
7. Inicio de la implementación.
III. Estado de la Reestructuración
Con base en las delegaciones funcionales mencionadas, así como en los objetivos y etapas de ejecución planteadas, la Dirección Jurídica ha avanzado en la estructuración, formatos tipo, herramientas de seguimiento y control, y en el diseño de un procedimiento integral que armoniza todas las etapas del ciclo de defensa, promoviendo la eficiencia, trazabilidad y articulación operativa entre las Direcciones Regionales, la Dirección Jurídica y demás dependencias del nivel central involucradas en el cumplimiento de sentencias, y en la gestión de "Pruebas piloto internas en la Dirección General".
A través de la presente circular se da inicio a la etapa de "Pruebas piloto en Direcciones Regionales y en Dirección General, para Dirección Jurídica y Secretaría General", donde se hará entrega de los siguientes documentos a implementar:
1. Formatos de resolución de cumplimiento de sentencias.
a. Laboral.
b. Aportes a seguridad social.
c. Controversias contractuales.
d. Pago de costas procesales.
e. Pago por aprobación de un acuerdo conciliatorio.
f. Pago de sentencias de asuntos pensiónales.
2. Formatos del proceso de pago de sentencias.
a. Formato de Comunicación al Demandante _ Cumplimiento Crédito Judicial.
b. Formato Consulta DIAN Obligación Demandante.
c. Formato Notificación Acto Administrativo al Demandante Cumplimiento Crédito Judicial.
d. Formato Solicitud al Demandante Cumplimiento Crédito Judicial.
e. Formato Lista de Documentos requeridos para el reconocimiento, cumplimiento, liquidación y pago de sentencias.
f. Formato Solicitud a Colpensiones Liquidación Aportes.
g. Formato de liquidación de intereses del crédito judicial.
h. “Forms" de comunicación para efectuar el estudio de procedencia de la Acción de Repetición.
3. Procedimientos de defensa jurídica del SENA como demandada (para las distintas etapas del ciclo de defensa jurídica) y diagrama de flujo unificado.
La Dirección Jurídica agradece el compromiso de cada dependencia y Despacho Regional en la construcción de una defensa jurídica institucional sólida, eficaz y transparente. Este proyecto es reflejo del trabajo conjunto que fortalece el deber misional del SENA y la protección de sus recursos públicos, en cumplimiento de los principios de la administración pública de eficacia, economía, transparencia, celeridad y eficiencia.
Cordialmente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Directora Jurídica
