CIRCULAR 162 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.,
| Para: | Directores de área, jefes de oficina, Secretaría General, directores regionales, subdirectores de centro, coordinadores administrativos mixtos, supervisores de contrato y contratistas de prestación de servicios del SENA. |
| Asunto: | Lineamientos para la aplicación del Decreto 0514 de 2025 sobre el pago de seguridad social de contratistas de prestación de servicios en el SENA. |
1. OBJETIVO:
Emitir lineamientos frente a la aplicación del Decreto 0514 de 2025, en lo relacionado con la posibilidad de que las entidades públicas asuman el pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales en los contratos de prestación de servicios personales y de apoyo a la gestión.
Dado que la aplicación de esta medida es de carácter facultativo y requiere acuerdo expreso entre las partes, y considerando que su implementación implica ajustes técnicos, jurídicos, administrativos y financieros, estos lineamientos son de carácter transitorio, y tienen como finalidad establecer que el SENA pospone la adopción de esta modalidad hasta tanto cuente con los mecanismos institucionales adecuados que permitan garantizar su cumplimiento conforme a la normatividad vigente.
2. MARCO NORMATIVO:
- Artículo 9 del Decreto 249 de 2004 – Funciones de la Secretaría General del SENA.
- Ley 2381 de 2024 - Por medio de la cual se establece el sistema de protección social integral para la vejez, invalidez y muerte de origen común, y se dictan otras disposiciones.
- Decreto 0514 de 2025 – Por el cual se reglamenta y compilan las normas del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común, contemplado en la Ley 2381 de 2024 y se dictan otras disposiciones.
- Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 – Régimen contractual.
- Manual de Contratación Administrativa del SENA GCCON-M-001.
- Manual de Supervisión e Interventoría del SENA GCCON-M-002.
- Resolución Núm. 2154 de 2024 - Lineamientos internos para la contratación con personas naturales en el SENA.
3. CONTEXTO:
El Decreto 0514 de 2025[1], reglamentario de la Ley 2381 de 2024, introdujo la posibilidad de que en los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, el contratante asuma el pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social y parafiscales, siempre que medie un acuerdo expreso entre las partes y se cumplan las condiciones previstas en la norma.
El artículo 2.2.4.18.7 del citado decreto establece lo siguiente:
“Artículo 2.2.4.18.7. Pago de Cotizaciones por parte del contratante. En el marco de lo dispuesto por el artículo 21 de la Ley 2381 de 2024 cuando se celebren contratos de prestación de servicios el contratante y el contratista podrán acordar que será responsabilidad del contratante realizar la cotización al Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común.
En este evento y, en virtud del principio de integralidad que rige el Sistema de Seguridad Social Integral, el contratante no solo será responsable de descontar de los honorarios del contratista, en el momento de su pago, el porcentaje de la cotización correspondiente al Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común, sino además, los porcentajes de cotización correspondientes a los Sistemas Generales de Seguridad Social en Salud y de Riesgos Laborales.
El contratante responderá por la totalidad de las cotizaciones a pensiones, salud y riesgos laborales, aún en el evento de que no hubiere efectuado el descuento al contratista.
Parágrafo 1. En caso de que no se acuerde que el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral quedará a cargo del contratante, el contratista seguirá siendo el responsable de su propio pago.”
La implementación de esta disposición en el SENA, considerando especialmente el alto volumen de contratistas vinculados a la Entidad en todo el territorio nacional, exige contar con las condiciones institucionales idóneas en los ámbitos tecnológico, financiero, jurídico y operativo. Estos ajustes resultan indispensables para garantizar el cumplimiento riguroso y oportuno de las obligaciones legales asociadas al nuevo esquema de aportes. En tal contexto, y mientras se culminan las adecuaciones internas requeridas, se hace necesario adoptar lineamientos de carácter transitorio que orienten la actuación de las áreas responsables y definan el alcance actual de esta medida dentro de la gestión contractual del SENA.
En virtud de las competencias asignadas a la Secretaría General conforme al numeral 1 del artículo 9 del Decreto 249 de 2004, y de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 de la Resolución Núm. 2154 de 2024[2], -relativo a la definición de lineamientos para los procesos contractuales de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con personas naturales a nivel nacional-, esta dependencia es competente para la expedición del presente lineamiento.
4. LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES PARA LA APLICACIÓN DEL DECRETO 0514 DE 2025 SOBRE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS:
4.1. Condición para la aplicación del nuevo esquema de cotización por parte del SENA:
El pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social por parte del SENA será procedente únicamente en aquellos casos en los que el contratista manifieste expresamente su voluntad de acogerse a esta opción, y exista acuerdo de voluntades entre las partes. Esto únicamente podrá pactarse una vez la Entidad cuente con las condiciones institucionales (jurídicas, tecnológicas, financieras y administrativas) necesarias para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de esta figura.
4.2. Etapa actual de preparación institucional:
El SENA se encuentra en un proceso de análisis y adecuación interna para implementar lo dispuesto en el Decreto 0514 de 2025. Dicho proceso comprende ajustes en los sistemas de información, procesos financieros, estructura jurídica y mecanismos administrativos que permitan hacer efectivo el pago de aportes a cargo de la Entidad en contratos de prestación de servicios. Hasta tanto no se concluyan estas adecuaciones, no será posible pactar esta opción en los contratos que se suscriban.
4.3. Responsabilidad actual de los contratistas frente al pago de aportes:
Mientras se implementan las condiciones que permitan aplicar el nuevo esquema, el contratista continuará siendo responsable de efectuar directamente el pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social Integral y a los parafiscales. Esta obligación se mantiene vigente tanto para los contratos que se encuentran en ejecución como para los que se celebren a partir de la fecha, hasta tanto se emitan nuevos lineamientos que establezcan lo contrario.
4.4. Aplicación de la minuta contractual vigente:
En la plataforma CompromISO se encuentra publicado el formato GTH-F-077 Versión 18 “Formato Minuta de contrato de prestación de servicios”, el cual establece en el numeral 19 de la Clausula primera[3] que: “
(…) el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago mensual de los aportes del Sistema de Seguridad Social Integral, estos pagos podrán acreditarse mes vencido y únicamente por el sistema pila o de planilla asistida o el que determine el Ministerio del Trabajo, con excepción de la última cuenta que se presente con ocasión de la ejecución del contrato”. Esta obligación puede ser cumplida mes vencido y únicamente mediante los mecanismos autorizados por el Ministerio del Trabajo, tales como la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA o la planilla asistida.
4.5. Obligación contractual expresamente pactada en contratos vigentes y validez de las condiciones contractuales:
En los contratos actualmente suscritos, en los que se encuentra incluida la cláusula vigésima séptima[4] de la minuta vigente, se estipula que:
“El CONTRATISTA se compromete a pagar debidamente sus obligaciones de seguridad social durante la vigencia contractual.
PARÁGRAFO: Para presentar la última cuenta de cobro, el CONTRATISTA deberá tener pagadas todas las planillas de los meses objeto de ejecución, inclusive la del último mes de ejecución de actividades, la cual deberá presentar en la respectiva cuenta.”
En consecuencia, los contratos que se encuentran en ejecución ya contienen una cláusula que refleja la manifestación de voluntad de las partes, en el sentido de que el contratista asume el pago de la seguridad social y los parafiscales. Esta estipulación conserva plena validez y ejecutoriedad, por lo que debe cumplirse conforme a lo acordado, en concordancia con la normatividad jurídica colombiana vigente.
4.6. Responsabilidad del supervisor del contrato:
Corresponde al supervisor del contrato verificar el cumplimiento, por parte del contratista, de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral, para cada cuenta de cobro presentada y durante toda la vigencia contractual. Esta función está expresamente establecida en los numerales 10 y 11 de la cláusula cuarta[5] de la minuta contractual, así como en el Manual de Contratación Administrativa y el Manual de Supervisión e Interventoría del SENA.
4.7. Marco legal sancionatorio aplicable a servidores público:
Se recuerda que, de conformidad con el parágrafo 1° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993[6], modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007[7], para que proceda el pago de obligaciones contractuales, el contratista debe acreditar que se encuentra al día en los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y a los parafiscales correspondientes al SENA, ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, cuando aplique. Asimismo, se advierte que el servidor público que, sin justa causa, omita la verificación de dichos pagos, incurrirá en causal de mala conducta, sancionable conforme al régimen disciplinario vigente.
Finalmente la Secretaría General agradece su colaboración y resalta la importancia del compromiso y la responsabilidad que deben asumir los ordenadores del gasto y los supervisores de contrato, en el estricto cumplimiento de la normativa vigente en materia de aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral y parafiscales. El adecuado seguimiento de estas obligaciones no solo garantiza la legalidad de los pagos contractuales, sino que también salvaguarda los principios de responsabilidad, transparencia y legalidad que rigen la gestión pública.
Atentamente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Secretaria General
1. Por el cual se reglamenta y compilan las normas del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común, contemplado en la Ley 2381 de 2024 y se dictan otras disposiciones.
2. Por la cual se delegan funciones en materia de contratación y convenios estatales, ordenación del gasto y se dictan otras disposiciones.
3. Obligaciones generales del contratista.
4. Pago de planillas de seguridad social.
5. Supervisión.
6. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
7. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
