CIRCULAR 310 DE 2025
(diciembre 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro |
| Asunto: | Lineamientos para la contratación de abogados en las Direcciones regionales y los Centros de formación para la vigencia 2026. |
1. CONTEXTO Y OBJETIVO
De conformidad con los numerales 8 y 16 del artículo 16 del Decreto 249 de 2004, la Dirección Jurídica tiene entre sus funciones: "Emitir lineamientos para la contratación, la suscripción de convenios nacionales e internacionales, la elaboración de actos administrativos, los procedimientos para la emisión de conceptos, la gestión de procesos judiciales, el cobro de obligaciones, la gestión de recursos y tutelas", así como "Coordinar con las Direcciones Regionales y la Dirección del Distrito Capital la defensa judicial integral de la entidad".
La Resolución Nro. 3329 de 2025, mediante la cual se crean y asignan funciones a los Grupos Permanentes de Trabajo en la Dirección Jurídica del SENA, así como otras disposiciones complementarias, establece las funciones específicas de los Grupos Internos de Trabajo Permanentes adscritos a esta Dirección. Entre las principales funciones asignadas, se destacan las siguientes:
- Coordinación Nacional de Procesos Judiciales y conciliaciones:
"1. Liderar la defensa judicial del SENA a nivel nacional en coordinación con los directores regionales. (.) 3. Llevar el control y registro de los abogados externos de la entidad e impartir directrices tendientes a unificar criterios de la actividad litigiosa. (.)".
- Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos:
"(.) 4. Proponer y elaborar circulares jurídicas a nivel nacional en las cuales se dé a conocer a las dependencias interesadas, las definiciones, directrices y políticas jurídicas en diferentes aspectos de competencia del SENA. (.) 16. Revisar y propender por la actualización de los manuales de contratación y de Supervisión e Interventoría del SENA, incluidos los procesos, procedimientos y documentos inscritos en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa y velar por el mejoramiento continuo de estos. 17. Asesorar a la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación en materia de Contratación Estatal, sin perjuicio de las competencias y funciones asignadas a los diferentes ordenadores del gasto de la Entidad. (.)"
- Coordinación Nacional de Gestión de Cobro Coactivo:
"1. Coordinar el desarrollo de las acciones de cobro coactivo a cargo de los funcionarios ejecutores en las Direcciones Regionales y las de la Dirección General del SENA. (.)".
Con base en lo expuesto, la Dirección Jurídica, en su calidad de líder de la Política de Compras y Contratación y de la Política de Defensa Jurídica, así como responsable de los procesos de Gestión Contractual y Gestión Jurídica dentro del SIGA, emite el presente lineamiento de obligatorio cumplimiento, para la contratación de abogados en las Direcciones Regionales y Centros de Formación del SENA, aplicables para la vigencia 2026. Estos lineamientos se deberán complementar con lo dispuesto en la Resolución de Apertura Presupuestal 2026 y sus anexos, por lo que deben leerse, entenderse e interpretarse de manera conjunta.
Así las cosas, este lineamiento tiene como propósito:
1) Optimizar la gestión jurídica: Asegurar que los abogados contratados cuenten con las competencias y recursos necesarios para atender de manera efectiva las responsabilidades legales y administrativas de la Entidad.
2) Homogeneizar procedimientos: Garantizar la uniformidad en los criterios y estándares aplicados en los procesos de contratación, y seguimiento al desempeño de los abogados que conforman equipos jurídicos a nivel nacional.
3) Fortalecer la defensa judicial: Reforzar la coordinación entre la Dirección Jurídica, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación para una defensa judicial integral, conforme a las facultades asignadas por la normativa vigente.
4) Promover la transparencia: Fomentar procesos de contratación que cumplan con los principios de objetividad, imparcialidad y eficiencia, enmarcados en el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
5) Cumplir las funciones asignadas a la Dirección Jurídica en virtud del Decreto 249 de 2004 y la Resolución nro. 3329 de 2025.
2. LINEAMIENTOS PARA LOS EQUIPOS DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIONES EN LAS DIRECCIONES REGIONALES
De conformidad con el artículo 4 de la Resolución nro. 2862 de 2025, el Director General del SENA delegó en los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro, o quienes actúen en su lugar, la representación judicial y extrajudicial en los procesos donde la entidad sea parte, dentro del ámbito de la jurisdicción del respectivo departamento.
Asimismo, conforme a la Resolución citada, corresponde a las Direcciones regionales adelantar la contratación de los abogados encargados de la defensa jurídica de la Entidad en su territorio. Para ello, los Directores Regionales deberán observar las orientaciones y lineamientos de la Dirección Jurídica y del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación, garantizando la selección idónea de los profesionales que asumirán la defensa institucional.
Finalmente, en armonía con lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, la selección de abogados externos para la defensa jurídica de los intereses de la Entidad deberá ajustarse a los criterios definidos por el Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación, el cual estableció y aprobó de manera unánime dichos criterios y perfiles en la sesión del 13 de noviembre de 2025.
Bajo este contexto, se unifican los criterios de actuación para fortalecer las acciones de seguimiento y control sobre la gestión litigiosa de la Entidad, según los aspectos que a continuación se numeran.
2.1 Criterio de distribución
El criterio para determinar el número de abogados requeridos para la defensa judicial del SENA, así como la definición de sus perfiles y la asignación de honorarios, se fundamenta en la cantidad de procesos judiciales activos en cada Dirección Regional. Dicho criterio debe corresponder estrictamente a la realidad procesal vigente al momento de expedir el lineamiento, conforme a la información contenida en el informe nacional consolidado de defensa judicial. Adicionalmente, se aplicará un criterio diferencial en aquellas regionales en donde se evidencien dificultades para la vinculación de personal con la idoneidad y el perfil profesional exigido, con el fin de garantizar la cobertura y continuidad del servicio de defensa jurídica.
La aplicación de este criterio se debe realizar con observancia de la normatividad vigente, los principios de eficiencia y racionalidad del gasto público y los lineamientos institucionales aplicables, garantizando la adecuada representación judicial de la entidad y la optimización de los recursos asignados.
En desarrollo de lo anterior, y teniendo en cuenta el último informe de defensa judicial conciliado con la Dirección Administrativa y Financiera con corte a 31 de octubre de 2025, se establecen los siguientes perfiles de abogado de defensa judicial:
a) Abogado general (Perfil I)
Este perfil será asignado a las Direcciones Regionales que, a la fecha, no cuenten con procesos judiciales activos. Su función principal será la atención integral de las contingencias jurídicas que se presenten en el ámbito regional, así como la absolución de consultas y el acompañamiento jurídico permanente a la dependencia. En desarrollo de lo anterior, el abogado brindará apoyo en asuntos contractuales, convencionales, de cobro coactivo y en las demás actuaciones jurídicas que resulten necesarias para la adecuada gestión y prevención del riesgo legal de la Entidad.
b) Abogado multipropósito (Perfil II)
Este perfil se asignará a las Direcciones Regionales que cuenten con al menos un (1) proceso judicial activo y hasta un máximo de diecinueve (19) y/o que presenten un volumen reducido de procesos de cobro coactivo. El profesional tendrá a su cargo la gestión integral de los asuntos judiciales y de cobro coactivo de la respectiva Regional, asumiendo la representación, seguimiento, impulso procesal y demás actuaciones necesarias para la defensa de los intereses jurídicos de la Entidad.
c) Abogado de Defensa Judicial Externo (Perfiles III y lV)
Este perfil se asignará a las Direcciones Regionales que cuenten con más de veinte (20) procesos judiciales activos. Su responsabilidad principal será la defensa judicial y extrajudicial de la Entidad en los procesos que le sean asignados, incluyendo la formulación de estrategias de defensa, la representación en las distintas instancias judiciales y administrativas y la adopción de las actuaciones necesarias para salvaguardar los intereses de la Entidad.
d) Abogado - Apoyo a la Defensa Judicial
Este perfil se asignará a las Direcciones Regionales que, a la fecha, cuenten con más de ciento veinte (120) procesos judiciales activos y menos de ciento sesenta (160) a octubre de 2025. Se trata de un perfil orientado a la prestación de servicios profesionales de apoyo jurídico, cuyo propósito es colaborar en la defensa judicial y extrajudicial de la Entidad mediante el acompañamiento técnico y operativo al abogado de defensa judicial externo, contribuyendo a la adecuada gestión, seguimiento y control de los procesos a su cargo.
Los perfiles antes descritos se encontrarán identificados en la resolución de apertura presupuestal de la vigencia 2026, como aparece en los paréntesis de cada perfil.
2.2 Número de abogados a contratar por regional
Esta información se encontrará en la Resolución de Apertura Presupuestal 2026.
2.3 Perfil
La definición clara, precisa y diferenciada de los perfiles de los abogados responsables de la defensa judicial de la Entidad constituye un elemento esencial para el fortalecimiento de la gestión jurídica institucional. Dicha delimitación no solo optimiza la eficiencia operativa y eleva la calidad técnica de la defensa judicial y extrajudicial, sino que incide directamente en el aumento de las probabilidades de éxito procesal, al asegurar que cada asunto sea atendido por el profesional con el nivel de especialización y carga obligacional adecuados.
Adicionalmente, la adecuada caracterización de los perfiles de los abogados a contratar permite a la Dirección de la Entidad adoptar decisiones fundamentadas y objetivas en materia de asignación de recursos humanos y financieros, contratación de nuevos profesionales y eventual reorganización o fortalecimiento de los equipos jurídicos. Lo anterior resulta determinante para una planificación estratégica eficiente, orientada a la prevención del daño antijurídico, la mitigación del riesgo litigioso y la protección efectiva de los intereses patrimoniales y jurídicos de la Entidad.
En virtud de lo anterior, las Direcciones Regionales deberán contratar profesionales que cumplan con los siguientes requisitos mínimos:
1) Título universitario en Derecho o Jurisprudencia (abogado titulado).
2) Título de especialización en áreas relacionadas con la naturaleza de la litigiosidad de la región, tales como: Derecho administrativo, Derecho contractual o contratación estatal, Derecho laboral, Derecho constitucional y/o áreas afines según las necesidades litigiosas de la regional.
De conformidad con lo dispuesto por el Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación, los requisitos de experiencia para cada uno de los perfiles mencionados son los siguientes:
| PERFIL | EXPERIENCIA |
| ABOGADO - DEFENSA JUDICIAL IV | Mínimo de 60 meses de experiencia en defensa judicial y litigios del Estado |
| ABOGADO - DEFENSA JUDICIAL III | Mínimo de 49 meses de experiencia en defensa judicial y litigios del Estado |
| ABOGADO - DEFENSA JUDICIAL II | Mínimo de 49 meses de experiencia en defensa judicial y/o cobro coactivo |
| ABOGADO - DEFENSA JUDICIAL I | Mínimo de 36 meses de experiencia en asesoría legal en entidades públicas y/o defensa Judicial |
| ABOGADO - APOYO A LA DEFENSA JUDICIAL | Mínimo de 24 meses en asesoría legal en entidades públicas y/o defensa Judicial |
2.4 Objeto contractual
Resulta indispensable que el objeto contractual sea formulado de manera clara, precisa y uniforme, mediante la adopción del texto que se propone a continuación. Esta exigencia permite identificar de forma inequívoca a los profesionales contratados para esta asignación específica, asegurando la correcta destinación del contrato conforme a su finalidad y alcance. Asimismo, una redacción homogénea del objeto contractual contribuye a la transparencia, seguridad jurídica y adecuada ejecución contractual, al delimitar con exactitud las obligaciones asumidas y prevenir interpretaciones ambiguas que puedan afectar el cumplimiento de los fines institucionales.
a) Abogado defensa judicial externo (Perfiles III y IV)
"Prestar servicios profesionales especializados en derecho, apoyando la defensa judicial y extrajudicial de la entidad, así como las actuaciones administrativas requeridas, ejerciendo la representación del SENA - Regional {Nombre) en los procesos asignados, con el propósito de garantizar la defensa técnica y oportuna de los intereses de la entidad y la protección del patrimonio público."
b) Abogado multipropósito (Perfil II)
"Prestar servicios profesionales especializados en derecho, con el fin de realizar la representación judicial y extrajudicial del SENA - Regional {Nombre), realizando las actuaciones administrativas requeridas, y apoyar la recuperación de cartera, así como el adelantamiento de los procesos de cobro coactivo a favor y en contra del SENA, dentro de la jurisdicción regional, con el propósito de garantizar la defensa técnica y oportuna de los intereses de la entidad y la protección del patrimonio público".
c) Abogado general (Perfil I)
"Prestar servicios profesionales especializados en derecho, apoyando la defensa judicial y extrajudicial de la entidad, así como las actuaciones administrativas requeridas, ejerciendo la representación del SENA- Regional (Nombre) en los procesos asignados, con el propósito de garantizar la defensa técnica y oportuna de los intereses de la entidad y la protección del patrimonio público".
d) Abogado de apoyo a la defensa Jurídica
"Prestar servicios profesionales de apoyo orientados a complementar las labores de defensa judicial bajo la supervisión del funcionario designado por el SENA, y en coordinación funcional del abogado de defensa judicial asignado al proceso, participando en la preparación de escritos, apoyo en audiencias, análisis de procesos asignados y actuaciones administrativas requeridas, con el propósito de contribuir a la representación del SENA - Regional (Nombre) y a la garantía de una defensa técnica, eficaz y oportuna de los intereses de la entidad y la protección del patrimonio público".
2.5 Obligaciones
á) Abogado defensa judicial externo (perfiles ABOGADO - DEFENSA JUDICIAL III y IV)
1) Ejercer la representación judicial y/o extrajudicial del SENA en los procesos y actuaciones que le sean asignados, ante las distintas jurisdicciones y autoridades competentes, de conformidad con las directrices impartidas por la supervisión y/o la Dirección Regional, asistiendo de manera oportuna y puntual a todas las diligencias judiciales y extrajudiciales que se programen durante la ejecución del contrato.
2) Realizar los trámites extraprocesales necesarios –iniciales, accesorios o complementarios–, tales como reuniones y mesas de trabajo, en los asuntos donde actúe en representación del SENA.
3) Atender oportunamente los requerimientos de autoridades judiciales, Ministerio Público, entes de control y la Dirección Jurídica relacionados con los asuntos asignados.
4) Calificar y actualizar el riesgo de pérdida en el sistema eKOGUI respecto de los procesos a su cargo, verificando valores de provisión contable, montos de pretensiones y estimaciones de terminación del litigio, conforme al Decreto 1068 de 2015 y la metodología adoptada por el SENA. Esta actualización deberá realizarse con una periodicidad no superior a seis (6) meses o dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación de una sentencia.
5) Brindar acompañamiento y asesoría permanente sobre las situaciones generadas dentro del objeto contractual, asegurando la adecuada defensa jurídica de la entidad.
á) Actualizar de manera oportuna el sistema eKOGUI y el archivo físico o digital del SENA, incorporando las piezas procesales necesarias para la correcta organización y control de cada expediente judicial y/o extrajudicial.
7) Efectuar el seguimiento jurídico y la vigilancia administrativa de los procesos a su cargo, asegurando el cumplimiento oportuno de los trámites y actuaciones requeridos en cada etapa procesal.
8) Presentar informes detallados sobre las actuaciones judiciales y extrajudiciales, estrategias de defensa y actividades realizadas, conforme a los requerimientos de la supervisión, la Dirección Regional y/o la Dirección Jurídica.
9) Reportar oportunamente la existencia de créditos judiciales derivados de los asuntos asignados y entregar la documentación necesaria para el cumplimiento de sentencias, órdenes judiciales o acuerdos conciliatorios, conforme a los lineamientos de la Dirección Jurídica y los procedimientos internos del SENA.
10) Sustanciar las fichas y documentos requeridos para el estudio de los asuntos sometidos al Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliaciones del SENA, garantizando su elaboración y entrega oportuna conforme a la normatividad aplicable, los lineamientos vigentes y las instrucciones del supervisor del contrato y de la Dirección Jurídica.
11) Administrar y actualizar en eKOGUI la información de las actuaciones judiciales, extrajudicíales, conciliatorias y arbitrales asignadas, conforme a los lineamientos institucionales, los de la ANDJE y la normativa aplicable, generando los reportes necesarios.
12) Participar en las actividades de capacitación, formación y actualización jurídica convocadas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) o por el administrador del sistema eKOGUI, relacionadas con el uso, alcance y estándares del referido sistema, incluyendo el registro en la Comunidad Jurídica del Conocimiento, el cumplimiento de los protocolos establecidos, la asistencia a las jornadas de formación y la obtención de las certificaciones y cursos exigidos, las cuales deberán acreditarse dentro del primer trimestre de ejecución del contrato.
13) Garantizar la confidencialidad de la información contenida en eKOGUI y en los asuntos asignados, implementando medidas de protección de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
14) Presentar un informe final de cierre de vigencia que detalle las actividades ejecutadas, las estrategias implementadas y los resultados obtenidos durante el contrato.
15) Responder consultas y emitir conceptos jurídicos relacionados con la defensa jurídica de los asuntos asignados.
16) Atender las acciones constitucionales asignadas –tutelas, acciones populares, acciones de cumplimiento, hábeas corpus, hábeas data, entre otras–, brindando apoyo a las regionales cuando sea requerido.
17) Asistir a las transferencias de conocimiento, socializaciones, encuentros y demás actividades programadas por la Dirección Jurídica del SENA relacionadas con el objeto contractual.
18) Acompañar y orientar a la regional en reuniones relacionadas con el objeto contractual.
19) Informar a la supervisión sobre requerimientos adicionales, tales como gastos de desplazamiento, necesarios para el adecuado desarrollo de las actividades contratadas.
b) Abogado multipropósito y Abogado General (ABOGADO - DEFENSA JUDICIAL I y II)
Teniendo en cuenta que el objeto de estos perfiles está orientado a la prestación de servicios profesionales especializados en derecho para el desarrollo de las gestiones jurídicas requeridas en la Dirección Regional, las cuales incluyen la representación judicial y extrajudicial de los intereses del SENA, así como el apoyo en los procesos de cobro coactivo dentro de la jurisdicción regional, se sugieren las siguientes obligaciones:
1) Ejercer la representación judicial y/o extrajudicial del SENA en los procesos y actuaciones que le sean asignados, ante las distintas jurisdicciones y autoridades competentes, de conformidad con las directrices impartidas por la supervisión y/o la Dirección Regional, asistiendo de manera oportuna y puntual a todas las diligencias judiciales y extrajudiciales que se programen durante la ejecución del contrato.
2) Realizar los trámites extraprocesales necesarios –iniciales, accesorios o complementarios–, tales como reuniones y mesas de trabajo, en los asuntos donde actúe en representación del SENA.
3) Atender oportunamente los requerimientos de autoridades judiciales, Ministerio Público, entes de control y la Dirección Jurídica relacionados con los asuntos asignados.
4) Calificar y actualizar el riesgo de pérdida en el sistema eKOGUI respecto de los procesos a su cargo, verificando valores de provisión contable, montos de pretensiones y estimaciones de terminación del litigio, conforme al Decreto 1068 de 2015 y la metodología adoptada por el SENA. Esta actualización deberá realizarse con una periodicidad no superior a seis (6) meses o dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación de una sentencia.
5) Brindar acompañamiento y asesoría permanente sobre las situaciones generadas dentro del objeto contractual, asegurando la adecuada defensa jurídica de la entidad.
6) Actualizar de manera oportuna el sistema eKOGUI y el archivo físico o digital del SENA, incorporando las piezas procesales necesarias para la correcta organización y control de cada expediente judicial y/o extrajudicial.
7) Efectuar el seguimiento jurídico y la vigilancia administrativa de los procesos a su cargo, asegurando el cumplimiento oportuno de los trámites y actuaciones requeridos en cada etapa procesal.
8) Presentar informes detallados sobre las actuaciones judiciales y extrajudiciales, estrategias de defensa y actividades realizadas, conforme a los requerimientos de la supervisión, la Dirección Regional y/o la Dirección Jurídica.
9) Reportar oportunamente la existencia de créditos judiciales derivados de los asuntos asignados y entregar la documentación necesaria para el cumplimiento de sentencias, órdenes judiciales o acuerdos conciliatorios, conforme a los lineamientos de la Dirección Jurídica y los procedimientos internos del SENA.
10) Sustanciar las fichas y documentos requeridos para el estudio de los asuntos sometidos al Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliaciones del SENA, garantizando su elaboración y entrega oportuna conforme a la normatividad aplicable, los lineamientos vigentes y las instrucciones del supervisor del contrato y de la Dirección Jurídica.
11) Administrar y actualizar en eKOGUI la información de las actuaciones judiciales, extrajudiciales, conciliatorias y arbitrales asignadas, conforme a los lineamientos institucionales, los de la ANDJE y la normativa aplicable, generando los reportes necesarios.
12) Participar en las actividades de capacitación, formación y actualización jurídica convocadas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) o por el administrador del sistema eKOGUI, relacionadas con el uso, alcance y estándares del referido sistema, incluyendo el registro en la Comunidad Jurídica del Conocimiento, el cumplimiento de los protocolos establecidos, la asistencia a las jornadas de formación y la obtención de las certificaciones y cursos exigidos, las cuales deberán acreditarse dentro del primer trimestre de ejecución del contrato.
13) Garantizar la confidencialidad de la información contenida en eKOGUI y en los asuntos asignados, implementando medidas de protección de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
14) Presentar un informe final de cierre de vigencia que detalle las actividades ejecutadas, las estrategias implementadas y los resultados obtenidos durante el contrato.
15) Responder consultas y emitir conceptos jurídicos relacionados con la defensa jurídica de los asuntos asignados.
16) Atender las acciones constitucionales asignadas -tutelas, acciones populares, acciones de cumplimiento, hábeas corpus, hábeas data, entre otras-, brindando apoyo a las regionales cuando sea requerido.
17) Asistir a las transferencias de conocimiento, socializaciones, encuentros y demás actividades programadas por la Dirección Jurídica del SENA relacionadas con el objeto contractual.
18) Acompañar y orientar a la regional en reuniones relacionadas con el objeto contractual.
19) Informar a la supervisión sobre requerimientos adicionales, tales como gastos de desplazamiento, necesarios para el adecuado desarrollo de las actividades contratadas.
20) Apoyar el desarrollo y avance de los procesos administrativos de cobro coactivo en todas sus etapas, dentro de los términos legales.
21) Apoyar la revisión de forma y fondo de actos administrativos, derechos de petición, solicitudes de consulta y demás documentos asignados, realizando recomendaciones y ajustes pertinentes.
22) Gestionar el cobro persuasivo de resoluciones relacionadas con cartera misional y no misional.
23) Proyectar actos administrativos relacionados con facilidades de pago en las etapas de cobro.
24) Mantener actualizados los expedientes de deudores, asegurando que contengan los soportes necesarios para los trámites de cobro y resolución.
25) Registrar diariamente las actividades realizadas en el aplicativo SIREC, conforme a los manuales establecidos.
26) Apoyar la gestión de recaudo de cartera para el cumplimiento de metas regionales y proyectar acciones necesarias para garantizar el pago de valores adeudados al SENA.
27) Verificar la información de trámites de cartera en procesos de liquidación judicial o reorganización.
28) Rendir informes requeridos por la supervisión o la Coordinación Nacional de Cobro Coactivo al Comité de Normalización de Cartera Regional.
c) Abogado de apoyo a la defensa Jurídica
1) Apoyar, bajo la supervisión del funcionario designado por el SENA y en coordinación funcional con el abogado de defensa judicial asignado, la gestión de los procesos judiciales y extrajudiciales que le sean indicados.
2) Elaborar, proyectar y revisar borradores de escritos judiciales y extrajudiciales, memoriales, recursos, contestaciones, informes y demás documentos requeridos dentro de los procesos asignados.
3) Apoyar la preparación de audiencias judiciales y extrajudiciales, incluyendo el análisis previo de expedientes, elaboración de insumos jurídicos, matrices de riesgo y estrategias procesales.
4) Asistir a audiencias, diligencias y actuaciones judiciales o extrajudiciales cuando así lo requiera la supervisión del contrato, en aquellos casos que el abogado de defensa judicial asignado requiera tal apoyo.
5) Realizar el análisis jurídico de los procesos asignados, identificando riesgos, oportunidades procesales, términos relevantes y alertas, y presentar recomendaciones al abogado titular y a la supervisión.
6) Apoyar el seguimiento de términos judiciales y administrativos de los procesos asignados, informando oportunamente al abogado de defensa judicial y a la supervisión del contrato sobre actuaciones pendientes o riesgos de vencimiento.
7) Apoyar la organización, actualización y control de los expedientes judiciales y extrajudiciales, físicos y/o digitales, garantizando la correcta incorporación de las piezas procesales.
8) Apoyar la actualización de la información procesal en el sistema eKOGUI, conforme a las instrucciones de la supervisión del contrato, en apoyo al abogado responsable del proceso y en cumplimiento de los lineamientos institucionales.
9) Elaborar insumos y apoyar la sustanciación de fichas, cuadros y documentos requeridos para el estudio de asuntos sometidos al Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliaciones del SENA.
10) Apoyar la elaboración de informes periódicos y reportes sobre el estado de los procesos asignados a la regional, conforme a los requerimientos de la supervisión del contrato, la Dirección Regional y/o la Dirección Jurídica.
11) Atender requerimientos internos de información relacionados con los procesos asignados, suministrando soportes y análisis jurídicos cuando sea requerido.
12) Apoyar la identificación y reporte oportuno de eventuales créditos judiciales derivados de los procesos asignados a la regional, informando al abogado responsable y a la supervisión del contrato.
13) Participar en reuniones, mesas de trabajo y espacios de articulación relacionados con la defensa jurídica de la entidad, cuando sea requerido por la supervisión.
14) Garantizar la confidencialidad y adecuada custodia de la información y documentación a la que tenga acceso, conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre protección de datos.
15) Participar en las actividades de capacitación, socialización y transferencia de conocimiento convocadas por la Dirección Jurídica del SENA relacionadas con la defensa judicial y extrajudicial.
16) Participar en las actividades de capacitación, formación y actualización jurídica convocadas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) o por el administrador del sistema eKOGUI, relacionadas con el uso, alcance y estándares del referido sistema, incluyendo el registro en la Comunidad Jurídica del Conocimiento, el cumplimiento de los protocolos establecidos, la asistencia a las jornadas de formación y la obtención de las certificaciones y cursos exigidos, las cuales deberán acreditarse dentro del primer trimestre de ejecución del contrato.
17) Garantizar la confidencialidad de la información contenida en eKOGUI y en los asuntos asignados, implementando medidas de protección de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
18) Apoyar las actuaciones administrativas relacionadas con el objeto contractual que le sean asignadas, dentro del marco de sus obligaciones de apoyo.
19) Presentar un informe final de actividades que detalle los apoyos prestados, productos elaborados y resultados alcanzados durante la ejecución del contrato.
2.6 Honorarios y plazo de ejecución
Los honorarios mensuales y el plazo de ejecución serán los establecidos en la resolución de apertura presupuestal de la vigencia 2026 para cada perfil, regional y en cumplimiento de la tabla de honorarios vigente.
2.7 Verificación de seguridad y control de riesgos
Se recomienda que, junto con la verificación de los documentos que acrediten la idoneidad y experiencia de los oferentes, se valide si dentro de los dos (2) años anteriores a la presentación de la oferta al SENA, el proponente tuvo a su cargo la representación judicial en procesos en contra de la Entidad o si sus familiares, dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil o vínculo por matrimonio o unión permanente, mantienen procesos activos en su contra. Dicha verificación se realizará con el formato "GJ-F-030-Certificado Conflictos de Interés Defensa jurídica" publicado en la plataforma Compromiso.
Lo anterior tiene como finalidad prevenir posibles conflictos de interés y fortalecer los controles institucionales para mitigar riesgos de corrupción o interferencia en la defensa judicial del SENA. Esta verificación no constituye una limitante o causal de exclusión para la contratación. Sin embargo, en caso de identificarse dichas situaciones, el contratista no podrá ser asignado a los procesos relacionados directa o indirectamente con los vínculos detectados.
En desarrollo de las delegaciones establecidas en el artículo 5 de la Resolución nro. 2144 de 2024 (representación judicial y extrajudicial) y la Resolución nro. 2862 de 2025 (delegación de funciones en materia de contratación y ordenación del gasto), los Directores Regionales y Subdirectores de Centro que ejerzan dichas funciones deberán garantizar el estricto cumplimiento de los requisitos y procedimientos definidos para la contratación de los abogados que presten servicios de defensa jurídica a la entidad.
Dicha obligación se sustenta en:
Su calidad de ordenadores del gasto, responsables de la correcta ejecución presupuestal.
Su delegación formal para representar judicial y extrajudicialmente al SENA dentro del ámbito territorial correspondiente.
Asimismo, corresponde a estos funcionarios verificar el cumplimiento de las directrices emitidas por la Dirección Jurídica relacionadas con la validación de los documentos precontractuales, con el fin de evitar riesgos y proteger los intereses institucionales.
Finalmente, se recomienda enfáticamente verificar e incluir el Certificado de Antecedentes Disciplinarios de abogado, el cual es un documento esencial para garantizar la idoneidad, ética y profesionalismo de los abogados en el ejercicio de su labor. Este certificado, expedido por la Comisión Nacional Disciplinaría Judicial, permite verificar si el abogado cuenta con sanciones o procesos disciplinarios vigentes, brindando seguridad a la entidad. Al incluirlo como requisito, se promueve la transparencia, se asegura el cumplimiento de estándares legales y se protege la confianza en la labor jurídica, siendo un mecanismo clave para garantizar un ejercicio profesional ético y responsable.
3. LINEAMIENTOS PARA LOS EQUIPOS DE GESTIÓN CONTRACTUAL EN REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN
Con el fin de promover la contratación oportuna, dar cumplimiento a los indicadores del plan de acción y en el primer cuatrimestre del año y suscribir los contratos asociados a las necesidades priorizadas para la vigencia 2026, se otorgará un recurso específico para poder establecer un equipo mínimo por Centro de formación, aunado al logro de contar para la vigencia 2026 con un recurso adicional, que permitirá la contratación de un abogado para cada despacho regional.
3.1 Criterio de distribución
Cada Centro de Formación Profesional (CFP) contará con un (1) abogado de contratación y convenios y una (1) persona de apoyo, las cuales integrarán el equipo mínimo para estructurar la contratación de la vigencia 2026.
En el caso de los Despachos Regionales, cada uno contará con un (1) abogado de contratación y convenios, con excepción de las regionales Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada.
Respecto de aquellas Direcciones regionales o Centros de formación que cuenten con al menos un (1) abogado en su planta de personal que realice funciones de contratación y/o convenios, la decisión y responsabilidad de contratar personal adicional recaerá en el ordenador del gasto, en atención al presupuesto asignado y volumen de procesos de selección o demás actividades que se requieran para tal efecto.
En la Resolución de apertura presupuestal de la vigencia 2026, los roles se encontrarán descritos así:
Para los Centros de formación: "Abogado de contratación Centro de Formación" y "apoyo contratación".
Para las Direcciones Regionales será "Abogado contratación despachos regionales".
3.2 Número de abogados y apoyos a contratar
Esta información se encontrará en la Resolución de Apertura Presupuestal 2026.
3.3 Perfil
La definición clara y específica de los perfiles de los abogados responsables de la gestión contractual y convencional, permite mejorar la calidad y eficiencia de la gestión contractual, reducir el riesgo de incumplimiento de la normativa vigente y, de igual forma, mejorar la comunicación interna, contribuyendo así a la toma de decisiones eficaces. Asimismo, la entidad puede evaluar de manera más objetiva el cumplimiento a satisfacción del objeto contractual, en cuanto al cumplimiento de los objetivos establecidos, intervenir de manera temprana en los contratos, identificando posibles problemas, situaciones de mejora o áreas de riesgo que podrían derivar en conflictos legales en el futuro, garantizando así que los contratos se alineen con estas directrices y con el marco ético de la organización.
Con perfiles y obligaciones claras, la entidad puede diseñar programas de transferencia de conocimiento específicos que fortalezcan las habilidades de los abogados en áreas clave de la gestión contractual, lo que contribuye a su desarrollo profesional y mejora la calidad del servicio prestado.
En virtud de lo anterior, las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional deberán contratar profesionales que cumplan con los siguientes requisitos mínimos:
1) Título universitario en Derecho o jurisprudencia (abogado titulado).
2) Estudios de especialización en áreas relacionadas con: Derecho contractual, Derecho administrativo, Contratación Estatal, Derecho constitucional y/o áreas afines.
Respecto de la experiencia relacionada se deberá observar lo siguiente:
| REGIONAL | EXPERIENCIA PROFESIONAL RELACIONADA |
| Distrito Capital, Antioquia, Santander, Valle, Huila y Caldas | Mínimo de 37 meses en contratación estatal y manejo de plataformas transaccionales de Colombia Compra Eficiente |
| Atlántico, Bolívar, Boyacá, Cauca, Cesar, Córdoba, Guajira, Nariño, Tolima, Quindío, Risaralda, Magdalena, Meta y Norte de Santander. | Mínimo de 25 meses en contratación estatal y manejo de plataformas transaccionales de Colombia Compra Eficiente |
| Arauca, Caquetá, Sucre, Amazonas, Casanare, Chocó, Putumayo y San Andrés | Mínimo de 19 meses en contratación estatal y manejo de plataformas transaccionales de Colombia Compra Eficiente |
Apoyo Contratación y Convenios (solo para los Centro de Formación)
Se debe contratar un Técnico profesional, Técnico laboral o Técnico en el núcleo básico del conocimiento en Administración, Contabilidad o Ingeniería y Derecho (mínimo seis semestres terminados) conforme a la necesidad del Centro de Formación, o sus alternativas de formación y de conformidad con la tabla de honorarios.
Respecto de la experiencia relacionada se deberá observar lo siguiente:
| REGIONAL | EXPERIENCIA PROFESIONAL RELACIONADA |
| Distrito Capital, Antioquia, Santander, Valle, Huila y Caldas | Mínimo de 17 meses en contratación estatal |
| Atlántico, Bolívar, Cauca, Nariño, Tolima, Boyacá, Cesar, Quindío, Risaralda, Córdoba Guajira, Magdalena, Meta y Norte de Santander. | Mínimo de 15 meses en contratación estatal |
| Amazonas, Arauca, Caquetá, Casanare, Chocó, Guainía, Guaviare, Putumayo, San Andrés, Sucre, Vaupés y Vichada. | Mínimo de 19 meses en contratación estatal y manejo de plataformas transaccionales de Colombia Compra Eficiente |
3.4 Objeto contractual
a) Abogado contratación y convenios (Regionales y Centros de formación)
"Prestar servicios profesionales en derecho para la estructuración y apoyo integral a la gestión contractual y convencional de adelante (el Centro de Formación - nombre / Despacho Regional - nombre), la cual incluye, pero no se limita a la elaboración, revisión y/o seguimiento de los documentos y actividades o actuaciones relacionadas con la actividad contractual
b) Apoyo contratación y convenios (solo para los Centros de formación)
"Prestación de servicios personales como apoyo a la gestión contractual y convencional del Centro de Formación (nombre)."
3.5 Obligaciones
a) Abogado contratación y convenios
1) Estructurar, en las etapas precontractual, contractual y poscontractual, los procesos contractuales o convencionales en sus diferentes modalidades de selección a través de las plataformas de contratación pública designadas para ello. La estructuración de los procesos de selección comprende, pero no se limita, a la elaboración y/o revisión de los documentos con ocasión de la gestión contractual, realización de audiencias, evaluación de ofertas, elaboración o presentación de informes, trámites, respuesta a observaciones o peticiones de información.
2) Apoyar las áreas de la necesidad o demás áreas técnicas en todo lo relacionado con la gestión contractual.
3) Elaborar los documentos que sean necesarios para garantizar el soporte jurídico en todos los procesos de contratación y convenios que le sean asignados.
4) Tramitar las solicitudes que le sean asignadas el SECOP I, SECOP II y TVEC.
5) Verificar las garantías presentadas con ocasión de los procesos de selección o convenios celebrados por el SENA.
a) Atender los trámites de modificaciones, prorrogas, adiciones, cesiones, suspensiones y demás modificaciones contractuales y convencionales solicitadas por el supervisor de los contratos, ordenador del gasto o por la coordinación administrativa del Centro.
7) Elaborar los informes o respuestas a los requerimientos realizados por los entes de control o aquellos solicitados por el supervisor del contrato.
8) Tramitar, desde su competencia, la liquidación de los contratos y convenios que le sean asignados.
9) Fomentar el uso de los formatos, listas de verificación, procedimientos, instructivos y documentos dispuestos en el SIGA para la Gestión Contractual y convencional.
10) Dar cumplimiento a los lineamientos que sobre gestión documental tiene establecidos la entidad
11) Brindar asesoría presencial y/o virtual, según corresponda, en materia contractual y convencional a los grupos de valor.
12) Atender las auditorías internas y externas en materia de contratación y convenios, así como realizar los planes de mejoramiento resultado de estas.
13) Apoyar de manera transversal el Proceso de Gestión Contractual de los centros de formación de su regional, conforme a lo solicitado por su supervisión. (Únicamente para abogados de Despachos Regionales).
14) Asistir a las transferencias de conocimiento, socializaciones, encuentros y demás actividades programadas por la Dirección Jurídica de la Dirección General del SENA, relacionadas con la gestión contractual.
15) Las demás actividades relacionadas con el objeto y naturaleza del contrato.
Es pertinente anotar que para las obligaciones de los abogados asignados a las regionales Amazonas, Casanare, Chocó, Guaviare, Putumayo, San Andrés, Vaupés y Vichada, cada Regional validará cuáles de las anteriores obligaciones no deberían ser incluidas o asignadas. Lo anterior, por cuanto los honorarios asignados corresponden un menor valor y se exige una experiencia menor y, en consecuencia, no debería tener las mismas obligaciones que los demás perfiles relacionados en esta circular.
b) Apoyo contratación y convenios
1) Apoyar los trámites de comunicaciones, archivo y de gestión documental asociados al proceso de gestión contractual y convencional.
2) Realizar los reportes e informes asociados a la contratación del centro de formación: SIRECI, DIARI, Ley de emprendimiento, y demás de ley, o requeridos a la Coordinación Administrativa, incluidos los convencionales.
3) Apoyar el registro de los contratos y convenios en el RUES de Confecámaras.
4) Diligenciar, mantener actualizado y gestionar el registro de la contratación de bienes y servicios en el aplicativo Blackbox.
5) Apoyar el diligenciamiento y mantener actualizado, el aplicativo dispuesto en la entidad para el registro de la actividad contractual y convencional.
6) Proporcionar información para la elaboración de los indicadores de gestión y respuesta a los requerimientos de otras coordinaciones, áreas, dirección general, entes internos y externos de control.
7) Elaborar las actas de reunión requeridas, así como, la custodia de estas.
8) Apoyar la logística y documentación del Comité de Contratación y Convenios cuando este sesione.
9) Fomentar el uso de los formatos, listas de verificación, procedimientos, instructivos y documentos dispuestos en el SIGA para la Gestión Contractual y convencional.
10) Brindar atención telefónica y presencial a los grupos de valor en materia contractual y convencional tanto internos como externos.
11) Tramitar y gestionar la completitud de los expedientes contractuales o convencionales, en cumplimiento a los lineamientos que sobre la gestión documental tiene establecidos la entidad tanto para las plataformas como para el archivo.
12) Las demás actividades relacionadas con el objeto y naturaleza del contrato.
3.6 Honorarios y plazo de ejecución
Los honorarios mensuales y el plazo de ejecución serán los establecidos en la resolución de apertura presupuestal de la vigencia 2026, según cada perfil y en cumplimiento de la tabla de honorarios vigente.
4. LINEAMIENTOS PARA LOS EQUIPOS DE GESTIÓN DE COBRO COACTIVO EN LAS REGIONALES
4.1 Criterio de distribución
El criterio acogido para determinar el número de abogados, su perfil y obligaciones contractuales mínimas (desde avoca competencia hasta la terminación del proceso), así como los apoyo técnico en las Direcciones Regionales para el apoyo en la gestión de cobro de los despachos de cobro coactivo, se basará en el monto de la cartera, número de procesos de cobro coactivo vigentes con corte al 31 de diciembre de 2025 y que estén dentro de los tres años próximos a prescribir, esto sin perjuicio de algunas regionales que se les tendrá en cuenta el total de la cartera para poder contar con un abogado por despacho de cobro coactivo en la Regional. La Regional que cuente con uno o más de un abogado deberá fijar dentro de las obligaciones contractuales metas de recaudo y de depuración mensualmente. Para el cumplimiento del indicador de recaudo se tomará la cartera que esté dentro de los tres años próximos a prescribir.
Para las regionales que por el valor de la cartera no pueda tener un abogado con cobro coactivo, la deberá asumir el abogado general del despacho del Director Regional, a quien también se le deberá fijar las metas de recaudo, de depuración de cartera y el cargue de la información en SIREC.
El presupuesto que se asigna para la contratación de apoyo a la gestión de los despachos de cobro coactivo es de destinación específica, por lo que deberá cumplirse el objeto contractual y sus obligaciones para la efectividad del proceso de cobro coactivo, que no es otro que hacer efectiva la obligación dineraria a favor del SENA contenida en un título ejecutivo y objeto de proceso de cobro coercitivo que contribuya a mitigar el fenómeno de la prescripción.
4.2 Número de abogados y apoyos a contratar por regional
Esta información se encontrará en la Resolución de Apertura Presupuestal 2026.
4.3 Perfil
a) Abogado de cobro coactivo
Se deberán contratar profesionales que cumplan con los siguientes requisitos mínimos:
1) Título universitario en Derecho o jurisprudencia (abogado titulado).
2) Estudios de especialización en áreas relacionadas con: Derecho administrativo, Derecho público, Derecho Tributario, Derecho procesal o Derecho constitucional.
3) Mínimo 24 meses de experiencia profesional relacionada con la gestión de Cobro Coactivo y/o procesos ejecutivos.
b) Apoyo técnico
Se deberán contratar personas que cumplan con los siguientes requisitos mínimos:
1) Título de técnico profesional, técnico laboral o técnico más especialización técnica o tecnológica con mínimo 6 meses de experiencia.
2) Estudiantes de derecho con más de 6 semestres aprobados.
Se asignarán apoyos técnicos a las regionales Distrito Capital, Antioquia, Valle, Santander, quienes deberán atender, entre otros, los lineamientos que aquí se consigan y con base en el volumen de procesos que tienen a cargo.
4.4 Objeto contractual
a) Abogado de cobro coactivo
"Prestación de servicios profesionales de abogado, para la sustanciación de los procesos, saneamiento, depuración de cartera y la defensa administrativa a favor y en contra del SENA - Regional (Nombre) en los procesos de cobro coactivo en sede administrativa, dentro de la jurisdicción regional".
b) Apoyo técnico
"Prestación de servicios técnicos para el apoyo a la gestión documental física y electrónica conforme a las TRD del SENA, en el despacho de cobro coactivo de la regional (nombre)".
4.5 Obligaciones contractuales mínimas
a) Abogado de cobro coactivo
1) Gestionar dentro de los términos procesales la defensa administrativa en los procesos de cobro coactivo a favor y en contra de la entidad dentro del ámbito de la jurisdicción de la Regional.
2) Apoyar el impulso del proceso administrativo en sus diferentes etapas conforme en lo dispuesto en la resolución que adopta el procedimiento de Cobro Coactivo dentro de los términos legales, en aras de obtener el recaudo de las obligaciones a favor del Sena.
3) En el apoyo a la gestión se deberá garantizar la reserva del expediente de cobro coactivo.
4) Cumplir con el indicador de recaudo y de depuración de la cartera, que deberá ser asignado por el Ejecutor de Cobro de la Regional, atendiendo los determinados en los indicadores de gestión para el año 2026 impuestos por la Dirección General.
5) Promover la investigación de bienes de los deudores, con el propósito de garantizar el recaudo a partir de la ejecución de las medidas cautelares decretadas dentro de los Procesos administrativos de cobro coactivo en su jurisdicción, incluso la práctica de medidas cautelares de secuestre de bienes ubicados por fuera de la jurisdicción regional a través de comisión a otra regional, para lo cual deberá apropiar los recursos dinerarios conforme a lo señalado por la Ley.
6) Asistir a las reuniones físicas y/o virtuales convocadas en razón a la gestión propia del despacho de cobro coactivo.
7) Diligenciar en tiempo real el informe de gestión y/o en las herramientas tecnológicas dispuestas para ello, las actuaciones realizadas dentro de los Procesos de Cobro Coactivo y cuando sean requeridos por los entes de control, funcionario ejecutor y la Coordinación Nacional de Gestión de Cobro Coactivo.
8) Guardar la reserva y confidencialidad tanto de la información personal de los deudores como de las actuaciones dentro de los procesos de cobro coactivo, en cumplimiento de las normas de habeas data y la reserva en los procesos de cobro coactivo.
9) Apoyar al ejecutor de cobro en la mitigación de riesgos de prescripción y el cumplimiento de los indicadores que le sean asignados por la Dirección General.
10) Conciliar la información registrada en las herramientas de reporte y manejo de cartera, simultáneamente en el informe de Gestión y SIREC manteniendo la información cargada y actualizada.
11) Realizar todas las actividades propias para el impulso procesal, incluso el acompañamiento al ejecutor de cobro en la práctica de medidas cautelares dentro de la jurisdicción regional.
12) Gestionar los trámites pertinentes para la aplicación fraccionamiento y/o devolución, de títulos de depósito judicial en los procesos de cobro coactivo propios de la Regional.
13) Cumplir con la normatividad vigente y lineamientos que de la Dirección General frente al proceso de Cobro Coactivo.
14) Garantizar que la gestión de los procesos de cobro Coactivo esté acorde con la normatividad y lineamientos de gestión documental que establezca la Dirección General.
15) Apoyar en la proyección de las solicitudes, consultas, derechos de petición, acciones de tutela y PQR, que sean competencia del despacho de Cobro Coactivo dentro de los términos legales y los establecidos por la entidad.
16) Examinar los expedientes y proyectar las fichas de las obligaciones que cumplan con los requisitos de las causales de depuración de cartera o remisión de las obligaciones, dando cumplimiento a las disposiciones legales y normativas internas emitidas por la dirección administrativa y financiera.
17) Entregar informes mensuales de recaudo y depuración que le sean asignadas por el funcionario ejecutor para cumplimiento de indicadores fijados a la Regional por la Dirección General.
18) Cumplir con las obligaciones que por su índole y naturaleza del contrato le son propias (presentación de garantías, pago seguridad social, ARL (atendiendo el riesgo de la actividad a desarrollar acordes con el objeto contractual), presentación de informes.
b) Apoyo técnico
1) Consolidar y administrar toda la información producida en el despacho de cobro coactivo, dentro de los aplicativos y bases de datos dispuestas por la entidad; para ser presentada a la Dirección General, demás entidades, otras dependencias y Entes de Control en el momento que se requiera.
2) Registrar y consolidar la información de los procesos de cobro coactivo en contra de la entidad, mediante un inventario y seguimiento de las actuaciones y estado de los procesos.
3) Apoyar en el escaneo de documentación del expediente físico atendiendo las TRD fijadas por la Entidad.
4) Verificar el avance en el cumplimiento de los trámites asignados a cada uno de los abogados del despacho de cobro coactivo.
5) Colaborar en el seguimiento del control de la correspondencia dentro de los términos de respuesta señalados por la normatividad vigente y la entidad.
6) Apoyar al Despacho de Cobro Coactivo de la Regional en las actividades técnico-administrativas que sirvan de apoyo para el cumplimiento de los indicadores asignados al ejecutor de Cobro.
7) Realizar las actividades técnico-administrativas previstas por el despacho de cobro coactivo, que sirvan de apoyo para el cumplimiento de las metas de gestión y recaudo de cartera.
8) Participar en los procesos MIPG establecidos por la entidad, procurando la mejora continua, la mitigación de riesgos y el cumplimiento de los indicadores de gestión.
9) Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal de los contratos de prestación de servicios del despacho de cobro coactivo de la regional.
10) Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal de los recursos asignados a la Regional para el pago de diligencias judiciales y gastos de los procesos.
11) Realizar el seguimiento al sistema de gestión documental de los expedientes, archivos digitales y físicos del despacho de Cobro Coactivo
12) Apoyar en el escaneo y cargue de documentos del proceso de Cobro Coactivo en el aplicativo SIREC.
13) Apoyar en la consolidación de información de la cartera no misional que se encuentre en el informe de gestión en documento Excel dentro de los procesos de cobro coactivo.
14) Apoyara los abogados del despacho de cobro coactivo en la búsqueda de información que se requiera dentro del proceso de Cobro coactivo.
15) Guardar la reserva y confidencialidad tanto de la información personal de los deudores como de las actuaciones dentro de los procesos de cobro coactivo, en cumplimiento de las normas de habeas data y reserva del expediente.
4.6 Honorarios y plazo de ejecución del contrato
El plazo para la ejecución del contrato será el establecido mediante la resolución de apertura de presupuesto 2026. En todo caso, para el proceso de cobro coactivo se deberá prever, sin excepción, que la vigencia del contrato podrá dar inicio a partir del 15 de enero, y la fecha de terminación del contrato no podrá superar el 31 de diciembre de 2026, para lo cual deberá tenerse en cuenta la planeación presupuestal de cada regional para la vigencia 2026 y los términos para contratar, atendiendo las disposiciones de austeridad del gasto.
El inicio del plazo de ejecución de los contratos de los apoyos técnicos será desde el 1 de febrero. Lo anterior, en concordancia con los términos para adelantar procesos contractuales de manera previa a las restricciones a la contratación directa por la Ley 996 de 2005.
5. VIGENCIA
La presente circular entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2026 y es aplicable a los contratos que se suscriban durante la vigencia 2026.
La Dirección Jurídica, sin perjuicio de la responsabilidad de los Directivos regionales, realizará seguimiento continuo durante el año 2026, a efectos de garantizar la aplicación de la circular en todos los aspectos relacionados con la contratación.
Respetuosamente,
MÓNICA ANDREA AVELLA HERRERA
Directora Jurídica
