CONCEPTO 40145 DE 2024
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
| Para: | (...) |
| De: | Coordinadora Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos |
| Asunto: | Compilación de conceptos sobre tiempo para ejecutar etapa productiva y deserción de aprendices |
Respetada doctora, cordial saludo:
Mediante radicados 01-9-2024-028024 y 028095 recibimos la solicitud de alcance al Concepto 2031 de 2021, pues considera que se presenta una posible ambigüedad entre la respuestas 2 y 4 de ese concepto, ambas alusivas al tema de presentación de evidencias de realización de la etapa productiva en la formación que imparte el SENA. Su solicitud se concreta así:
“Al analizar ambas respuestas y considerando lo establecido en el Reglamento del Aprendiz, Acuerdo 007 de 2012, Capítulo VII, artículo 22, ítem d “d) Cuando transcurridos dos (2) años, contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva”, se evidencia una posible ambigüedad en las respuestas emitidas en el concepto, esto se debe a que el aprendiz debe presentar, a más tardar, transcurridos dos años desde la finalización de la etapa lectiva, la realización de la etapa productiva, entendiendo la realización como la culminación de esta fase y presentando la documentación correspondiente (bitácoras, formato 023 denominado: planeación, seguimiento y evaluación de la etapa productiva, y la constancia de cumplimiento satisfactorio de acuerdo a la alternativa ejecutada).
Por lo cual, si un aprendiz presenta la solicitud para llevar a cabo la etapa productiva y, de acuerdo al tiempo de duración de esta fase según el diseño curricular del programa de formación, el tiempo en que realiza la solicitud debe contemplar que tanto la ejecución como la culminación de esta etapa deben estar dentro de los dos (2) años establecidos por el reglamento del aprendiz para evitar la deserción.
Por lo tanto, solicitamos que se aclare el alcance del concepto emitido, teniendo en cuenta que se brindaron orientaciones en las que se establece que el aprendiz puede presentar los documentos de realización de la etapa productiva (culminación) o puede presentar la documentación que demuestre que está llevando a cabo la etapa productiva (ejecución), y el centro de formación puede aceptarla aunque la culminación exceda los dos años otorgados para evitar el proceso de deserción, lo cual iría en contra del lineamiento de deserción establecido.”
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
PRECEDENTES NORMATIVOS
Acuerdo SENA 7 de 2012 (Reglamento del Aprendiz), arts. 1, 4, 7, 9, 12, 13, 17, 22 (numeral 4, literal d), 28, 24, 29, 22.
Circular 80 de 2021 – Lineamientos aprendices vigencias vencidas 2010 a 2020
Guía etapa productiva proceso formativo - (GFPI-040 V01)
ANÁLISIS JURÍDICO
La solicitud de alcance al Concepto 2031 de 2021, por la posible ambigüedad, se debe a las siguientes afirmaciones en el Concepto 2031 de 2021:
“Pregunta 2. ¿Si el aprendiz presenta las evidencias después de dos (2) años se le puede recibir y así continuar con el proceso de certificación? – Respuesta. No, porque si el aprendiz no presenta la evidencia dentro del término establecido, habrá operado la deserción y como consecuencia la cancelación de la matrícula, por ende, ya no se encuentra en proceso de formación.”
“Pregunta 4. Si el aprendiz unos días antes de finalizar el término de los dos (2) años encuentra empresa para iniciar su contrato de aprendizaje o inicia otra alternativa y finaliza después de este tiempo, ¿se le debe permitir dicho inicio teniendo en cuenta que cuando termine ya habrían finalizado los dos (2) años? – Respuesta. Si, teniendo en cuenta que este período tiene como razón de ser, dar al aprendiz un tiempo prudencial para la consecución de su etapa productiva antes de finalizar los dos años, tiempo dentro del cual debe presentar la evidencia de que se encuentra realizando la misma, o en su defecto, el certificado de la culminación de la etapa productiva.”
Para responder a su consulta debemos aclarar que el Concepto 2031 de 2021 no es el único que se ha producido respecto al tema de la deserción por el cumplimiento del plazo para presentar evidencias de la realización de la etapa productiva, y que se expidió en un contexto que obligó un análisis acorde a las circunstancias excepcionales generadas por la emergencia sanitaria y el estado de emergencia económica, social y ecológica declarado por el Gobierno Nacional, que estuvo vigente entre el 12 de marzo de 2020 y 30 de junio de 2022.
En vista de que se han producido conceptos sobre el mismo tema en diferentes contextos, algunos por circunstancias excepcionales, se definirá si se requiere un lineamiento que armonice el entendimiento y aplicación de la causal de deserción establecida en el literal d del numeral 4 del artículo 22 del Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz).
Para ese fin, será necesario referirse a aspectos generales de la deserción, conforme está regulada en el Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz), y a aspectos conexos o procedimentales como los que desarrolla la “Guía etapa productiva procedo formativo”, con código GFPI-040 V01 en la plataforma CompromISO, que hace parte de los instrumentos adoptados en el Sistema de Gestión y Autocontrol – SIGA.
1. Conceptos sobre la deserción por incumplimiento del plazo para presentar evidencias
El Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz) contiene las normas relacionadas con la deserción por incumplimiento del deber de presentar evidencias de la realización de la etapa productiva (literal d del numeral 4 del artículo 22), entre otras causales. Frente a esta causal, en el normograma del SENA se encuentran anotados los siguientes conceptos como doctrina concordante: Concepto 53795 de 2019, Concepto 38634 de 2020, y Conceptos 2031, 73208, 104827 de 2021.
Adicionalmente, si buscamos en el normograma institucional, se encuentran otros conceptos relacionados con esa específica causal de deserción, como los siguientes: Concepto 34452 de 2018; 52713 y 60098 de 2019; 10532 y 10542 de 2020; 2127, 2806 de 2021.
A continuación resumimos el contexto, análisis y conclusiones de cada concepto, para identificar el sentido de la orientación dada en su momento:
- Concepto 34452 de 2018:
CONTEXTO - ”Dar lineamientos respecto a: ¿Es viable que los aprendices que superan los 24 meses de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa y que se encuentran en estado de formación en la ficha, pueden realizar su etapa productiva, teniendo en cuenta que el centro de formación no ha realizado el debido proceso para cancelar su formación?”
ANÁLISIS - El análisis se basa en el literal d del artículo 22 del Reglamento del Aprendiz (Acuerdo 7 de 2012), según el cual, se entiende que “el aprendiz, terminada la etapa lectiva del correspondiente programa, cuenta con el término de dos (2) años para realizar la etapa productiva, cuya omisión implica la deserción del proceso de formación.” Adicionalmente, se tienen en cuenta el artículo 12 y 16 del Acuerdo 7 de 2012, sobre las alternativas para realizar la etapa productiva y el registro académico en el que se protocolizan las acciones académicas del aprendiz y se actualiza su historial académico. Se considera que “la situación descrita es predicable para el caso del Aprendiz que registra más de 24 meses de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa pero no ha realizado su etapa productiva; continuando empero en estado de formación en el registro de SOFIAplus, es decir, continúa estando en la ficha del centro como aprendiz en formación, sin que se haya surtido proceso de cancelación de matrícula ni cierre de la ficha. (…)”
CONCLUSIÓN - “A juicio de este Despacho es viable que los aprendices que han superado el término de dos (2) años a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa y se encuentran en estado de formación en la ficha, puedan realizar su etapa productiva, siempre y cuando se verifique por el Instructor designado y el respectivo Centro de Formación cuáles fueron las circunstancias, debidamente soportadas, que impidieron que el Aprendiz no llevara adelante en forma oportuna la etapa productiva, máxime cuando la permanencia del Aprendiz en la etapa productiva puede gestionarse con el acceso a cualquiera de las alternativas planteadas en el artículo 12 del Reglamento del Aprendiz, o mediante la combinación de varias de ellas durante el proceso de formación.”
- Concepto 52713 de 2019:
CONTEXTO - “Conceptuar acerca de la posibilidad de certificar a aquellos aprendices que les fue notificado el acto de deserción, pero por circunstancias particulares solo les hacía falta anexar la certificación de la empresa donde realizaron su etapa productiva pero cuentan con todos los seguimientos pertinentes del SENA”.
ANÁLISIS – Entre otros argumentos, todos basados en el Reglamento del aprendiz (Acuerdo 7 de 2012), en este concepto se tuvo en cuenta lo siguiente: “Si el seguimiento correspondiente, evidencia que el aprendiz no ha reportado el inicio de su etapa productiva dentro de los dos años siguientes a la terminación de la etapa lectiva, se procederá a la declaratoria de deserción, que deberá ser debidamente notificada, garantizando así el debido proceso, permitiendo al aprendiz ejercer su derecho a la defensa. (…) Una vez notificado el acto administrativo en virtud del cual se declara la deserción, el aprendiz puede interponer el recurso de Reposición ante el Subdirector del Centro y en caso de probarse que cumplió todos los requisitos exigidos para su certificación, el Director del Centro deberá proceder a resolver el recurso y expedir la debida Certificación. (…) De lo anterior se extrae que dentro del término de estos dos años el aprendiz debe aportar la evidencia de haber culminado con éxito la etapa productiva, si transcurrido este término no ha aportado la prueba que lo acredite operará la perención o caducidad de la instancia.“
CONCLUSIÓN: “(…) Por lo tanto, si trascurridos los dos años que el Acuerdo 007 de 2012 establece para que el aprendiz aporte la evidencia de haber culminado con éxito la etapa productiva, opera la perención o caducidad de la instancia. // Ahora bien, si una vez realizado el debido proceso se evidencia que el aprendiz comunicó el inicio de su etapa productiva, se le hizo el debido seguimiento y aprobó la evaluación, se deberá proceder a expedir la correspondiente Certificación. (…)”
- Concepto 38634 de 2020:
CONTEXTO – “(…) en condiciones normales debería abrirse proceso de deserción una vez se cumplan dos años de terminar etapa lectiva. Sin embargo, la emergencia nacional en salud pública hizo imposible haber conseguido y más todavía haber podido cumplir con un contrato de aprendizaje por lo menos en 8 meses de este año (desde el 16 de marzo hasta el 16 de noviembre). // ¿Es posible considerar una excepción para suspender el plazo para declarar la deserción y brindarle los ocho meses al aprendiz para que pueda realizar su contrato de aprendizaje y otorgar, a su término, la certificación?”
ANÁLISIS – El concepto se basó en disposiciones del Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz). Por referirse a las circunstancias derivadas de la declaratoria del estado de emergencia económica, social y ecológica, consideró: “(…) se toman medidas de carácter excepcional, como el aislamiento social obligatorio y el distanciamiento social, para controlar la infección con el objetivo de detener o retardar la propagación del virus y proteger la vida. Estas medidas han generado dificultades en el desarrollo de las actividades cotidianas de la sociedad y han tenido repercusión en la vida familiar, social, educativa y laboral de los ciudadanos, a su vez, han causado gran afectación en la economía en especial en el sector productivo, debido a las medidas especiales que ha dificultado a las empresas adelantar sus actividades y procesos productivos de manera normal. (…) Lo expuesto evidencia las dificultades presentadas para la consecución de un contrato de aprendizaje para realizar la etapa práctica durante el transcurso de este año 2020, y si bien es cierto, el aprendiz está en la obligación de presentar la evidencia de la realización de la etapa práctica dentro de los dos (2) años siguientes a la terminación de la etapa lectiva, también lo es, que esta situación extrema generada por la pandemia ha dificultado a los aprendices conseguir el desarrollo de una práctica dentro del tiempo establecido en el artículo 22 del Reglamento del Aprendiz adoptado por el Acuerdo 7 de 2012, tiempo prudencial en estado de normalidad. // Por lo tanto, es procedente hacer una sana adecuación de la norma en el sentido de permitir, en este caso particular, que el aprendiz realice la etapa práctica mediante la suscripción del contrato de aprendizaje conseguido y evitar la declaratoria de deserción, para que pueda obtener la correspondiente certificación, sin que implique vulnerar las disposiciones legales y administrativas aplicables, sino un entendimiento acorde con los preceptos constitucionales.”
CONCLUSIÓN – “Apelando al derecho fundamental a la educación consagrado en el artículo 67 de la Constitución Política, a las razones expuestas y al análisis realizado, esta instancia considera que es posible de manera excepcional y en este caso en particular permitir al aprendiz desarrollar la etapa práctica en la empresa que le ofrece el contrato de aprendizaje a fin de que culmine su formación y obtenga la correspondiente certificación.”
- Conceptos 10532 de 2020 y 10542 de 2020:
CONTEXTO – Aprendices “que estaban adelantando sus programas de formación presencial y debieron iniciar su proceso de formación virtual como consecuencia del COVID 19, pero el acceso a la tecnología y la web ha sido una limitante, por lo cual un gran número de aprendices están incursos en las causales de deserción por no presentarse a formación durante tres o más días seguidos (…).”
ANÁLISIS – Con base en la reglamentación vigente y considerando circunstancias relacionadas con la emergencia económica, social y ecológica, se argumentó que “será el Subdirector de Centro el competente para determinar si procede o no la sanción concediendo el recurso de reposición al aprendiz para que mediante este medio pueda ejercer el derecho de contradicción y defensa, presentando los argumentos que considere pertinentes para desvirtuar los hechos o modificar la decisión, caso en el cual, teniendo en cuenta la situación y los argumentos aportados, el Subdirector si lo considera pertinente, puede ponerlos en conocimiento del comité de evaluación y seguimiento, para que emita la recomendación correspondiente ya sea para modificar, ratificar o declarar la nulidad del acto de cancelación de matrícula, siguiendo el procedimiento señalado en el Reglamento del Aprendiz. (…) Con ocasión de la declaratoria de Emergencia Sanitaria (…), se hace necesario contar con herramientas que permitan la protección del derecho fundamental de educación (…). De acuerdo con lo anterior, la educación como servicio público exige del Estado acciones concretas para garantizar su prestación eficaz y continua a todos los habitantes del territorio nacional. Los principios que rigen su prestación son la universalidad, la solidaridad y la redistribución de los recursos en la población económicamente vulnerable. Por otro lado, debe señalarse que la educación está prevista como un derecho social, económico y cultural en el texto constitucional (…)”.
CONCLUSIÓN – “No es viable la sanción establecida para los casos descritos teniendo en cuenta que sólo aplica para formación presencial. / Además, no es aplicable la sanción invocada, debido a que nos encontramos en estado de emergencia declarado como consecuencia del COVID 19, por ende las condiciones han cambiado, y en consecuencia, se debe establecer cuáles personas no pueden recibir su proceso formativo debido a problemas de conectividad. Lo correcto es que la entidad, hasta donde sea posible, busque la forma de remover los obstáculos que impiden a los aprendices acceder a su proceso formativo (…)”.
- Concepto 2031 de 2021:
CONTEXTO – En este concepto se responden distintas inquietudes en relación con la presentación de evidencias de la etapa práctica de la formación. De acuerdo con la solicitud de alcance que origina la revisión de este y los demás conceptos que se citan en el presente documento, el análisis se concentra en la respuesta a las preguntas 2 y 4: “2. Si el aprendiz presenta las evidencias después de los dos (2) años se le pueden recibir y así continuar con el proceso de certificación? (…) 4. Si el aprendiz unos días antes de finalizar el término de los dos (2) años encuentra empresa para iniciar su contrato de aprendizaje o inicia otra alternativa y finaliza después de este tiempo, se le debe permitir dicho inicio teniendo en cuenta que cuando termine y habrían finalizado los dos (2) años?”
ANÁLISIS – Por el alcance del concepto, el análisis abarcó normas que establecen la deserción por incumplimiento del término para presentar evidencias de la etapa productiva, y las que reglamentan el desarrollo de esta estapa de la formación, según los procedimientos y responsabilidades que se derivan del Reglamento del Aprendiz (Acuerdo 7 de 2012). En ese sentido, es importante citar: “(…) para que la etapa productiva sea validada se requiere cumplir con los siguientes trámites: i) Aprobación previa del Coordinador Académico del Programa del respectivo Centro de Formación, en caso que el aprendiz opte por una alternativa diferente al contrato de aprendizaje, ii) Registro de la etapa productiva en el sistema para la gestión de la información, iii) Seguimiento virtual y presencial del desarrollo de la etapa productiva (…). / En consecuencia, el aprendiz debe participar de manera activa y oportuna en su proceso de formación. Adquiere derechos y contrae obligaciones, cuyo incumplimiento sin la debida justificación dará lugar a la imposición de medidas sancionatorias y/o formativas según sea el caso. (…) De otra parte, y frente a las circunstancias extremas y excepcionales debido a la emergencia sanitaria (…), el Gobierno Nacional (…) declara el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica y como consecuencia expide normas de carácter transitorio y excepcional que le permitan responder y atender las necesidades urgentes de la población y, a su vez, proteger la salud y la vida de los colombianos. / (…) Esta situación sin precedentes, ha dificultado a los aprendices la consecución de la etapa productiva, por lo que se requiere analizar, cada caso en particular, de manera razonable y flexible. Por lo tanto, es procedente hacer una sana adecuación de la norma sin que implique vulnerar las disposiciones legales y administrativas aplicables, sino un entendimiento acorde con los preceptos constitucionales./ Finalmente, el procedimiento de certificación académica inicia cuando al aprendiz se le ha emitido el último juicio evaluativo, es decir, ha logrado aprobar todos y cada uno de los resultados de aprendizaje del programa en el cual se ha matriculado, y termina con la publicación de sus documentos académicos (título, certificación, acta de grado, y certificación de notas) en la web oficial de la entidad.”
CONCLUSIÓN – Como ya se dijo, las respuestas a las preguntas 2 y 4 en este concepto son las que originan la solicitud de alcance, que no se transcriben por estar previamente citadas.”
- Concepto 2127 de 2021:
CONTEXTO – Solicitud de “concepto jurídico acerca de permitir el desarrollo de la etapa productiva después del vencimiento del término, sin que haya operado la deserción y teniendo en cuenta la emergencia sanitaria (…); se solicita considerar la ampliación del tiempo de presentación de evidencia de inicio de la etapa práctica y ampliar en el aplicativo Sofiaplus la ficha No. 1363835 del programa de formación TECNÓLOGO EN CONSTRUCCIÓN, para dejar registrar y darle la oportunidad a los aprendices que desean culminar con su proceso de formación y puedan aportar a la empleabilidad; estos aprendices se encuentran aún por el aplicativo Sofiaplus en estado de formación.”
ANÁLISIS – El concepto se refirió a una situación particular, debido a circunstancias que afectaron el desarrollo de determinados programas, como consecuencia de la emergencia sanitaria. Al igual que los conceptos que se han citado, el análisis tuvo en cuenta la normatividad vigente del Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz) y sus normas sobre el proceso de formación, etapas, procedimientos, obligaciones, deberes y responsabilidades. Según estas razones, se consideró: “Este período tiene como razón de ser dar al aprendiz un tiempo prudencial para la consecución de su etapa productiva. Si el aprendiz no da respuesta dentro del término establecido o no aporta las evidencias que justifiquen plenamente el incumplimiento, el Subdirector del Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación, garantizando el debido proceso y el derecho de defensa y contradicción por parte del aprendiz.” Luego de aludir a las razones relacionadas con la emergencia sanitaria, concluye: “Ahora bien, teniendo en cuenta que esta situación sin precedentes ha dificultado a los aprendices la consecución de la etapa productiva, ha de hacerse un análisis de cada caso en particular de manera razonable y flexible y, considerando que aún no ha operado la deserción, es posible permitir de manera excepcional a los aprendices realizar su etapa productiva a fin de que culminen su proceso formativo.”
CONCLUSIÓN – “De acuerdo con el análisis realizado y las razones expuestas, consideramos que es posible permitir de manera excepcional a los aprendices realizar la etapa productiva, teniendo en cuenta que aún no ha operado la deserción. / Por lo tanto, es procedente hacer una sana adecuación de la norma en el sentido de permitir a los aprendices adelantar la etapa práctica sin que implique vulnerar las disposiciones legales y administrativas aplicables, sino un entendimiento acorde con los preceptos constitucionales, y en especial frente a la situación excepcional ocasionada por la pandemia del Covid – 19.”
- Concepto 2806 de 2021:
CONTEXTO – Aunque este concepto se produce durante el estado de emergencia económica, social y ecológica declarado por el Gobierno Nacional, no hace referencia a ese hecho ni a sus consecuencias. En el presente caso, se solicitó concepto jurídico respecto a si “es posible modificar los términos para adelantar la etapa productiva y la presentación de su evidencia establecidos en el Reglamento del Aprendiz.”
ANÁLISIS – Con fundamento en las normas vigentes del Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz), se consideró lo siguiente: “Este período tiene como razón de ser, brindar al aprendiz un tiempo prudencial para la consecución de su etapa productiva. Si el aprendiz no da respuesta dentro del término de los dos (2) años establecidos o no aporta las evidencias que demuestren su cumplimiento, el Subdirector del Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación, garantizando el debido proceso y el derecho de defensa y contradicción. / Por lo tanto, si transcurridos los dos (2) años establecidos en el Acuerdo 7 de 2012 para que el aprendiz aporte la evidencia de haber culminado con éxito la etapa productiva, opera la declaratoria de deserción. / Por otra parte, es de competencia exclusiva del Consejo Directivo Nacional modificar el Reglamento del Aprendiz y en este caso en particular lo referente al desarrollo de la etapa productiva y el término durante el cual el aprendiz debe presentar la evidencia de la realización de la misma. / Los asuntos de orden sustancial o procedimental del Sena deben ser adoptados por las instancias competentes, observando el respectivo trámite dispuesto para ello. Además, deben estar contenidos en una norma para que exista seguridad jurídica, que es la cualidad del ordenamiento jurídico que produce certeza en el ciudadano sobre lo que constituye derecho en cada momento y lo que posiblemente será en el futuro. / Por lo tanto, se aplicará la normatividad vigente contenida en el Reglamento del Aprendiz, teniendo en cuanta que la Instancia competente no ha realizado modificación alguna.”
CONCLUSIÓN – “El término de los dos (2) años para presentar la evidencia de la realización de la etapa productiva es el que está contemplado en el artículo 22 numeral 4 literal d) del Acuerdo 7 de 2012 que deberá seguirse aplicando, hasta tanto se modifique la citada disposición. Cabe precisar que es de competencia exclusiva del Consejo Directivo Nacional modificar el Reglamento del Aprendiz, y en este caso en particular lo referente al desarrollo de la etapa productiva y el término durante el cual el aprendiz debe presentar la evidencia de la realización de la misma. / En consecuencia, se reitera lo conceptuado por este Grupo en este sentido; 'si el aprendiz no presenta dentro del término de dos años la evidencia de que se encuentra realizando la etapa práctica, o en su defecto, el certificado de culminación de la misma habrá operado la deserción y como consecuencia la cancelación de la matrícula'.”
- Concepto 73208 de 2021:
CONTEXTO – Como en el concepto anterior, al solicitarse no se aludió a la emergencia sanitaria ni al estado de emergencia económica, social y ecológica, vigente para esa fecha. Se consultaron tres cuestiones: “1. Si un aprendiz solicita a la Coordinación Académica el inicio de la etapa productiva, y le faltan menos de seis meses para cumplir estos dos años, se le debe negar el inicio de la misma, considerando que ya no cuenta con el tiempo necesario para desarrollarla y entregar las evidencias correspondientes. / 2 (…) Si ya se cumplieron los dos años establecidos en el Reglamento para presentar las evidencias y el aprendiz expone una causal válida para su incumplimiento. ¿qué plazo se puede aplicar para cumplir con este requisito? / 3. Si el aprendiz cuenta con 2 años a partir de finalizada la etapa productiva para presentar estas evidencias, ¿es válido recopilarlas en otros medios físicos o digitales, dado que Territorium no lo permite? (…)”
- ANÁLISIS – El análisis se desarrolló a partir de las normas establecidas por el Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz). A diferencia de los anteriores, se refirió también a los contenidos de la “Guía etapa productiva proceso formativo”, con código GFPI-040 V01 y, si bien en los antecedentes de la consulta no se hablaba de la emergencia sanitaria, se refirió a conceptos previos dados en ese contexto (38634 de 2020 y 2031 de 2021).
Entre otros argumentos, se expusieron los siguientes: “Al respecto el Acuerdo 7 de 2012 (…) señala que el aprendiz SENA como gestor principal de su proceso de formación debe participar de manera activa y oportuna en las diferentes actividades, presenciales y/o virtuales, que conforman la ruta de aprendizaje. Los procesos de formación en el Sena promueven la responsabilidad de cada Aprendiz en la gestión de su proceso de aprendizaje, facilitando su acceso a diversas fuentes de conocimiento para ello y conforme a lo concertado con el instructor y el aprendiz se evaluará el cumplimiento o no de las actividades de aprendizaje. / Durante el proceso de aprendizaje se pueden presentar varias situaciones que pueden afectar su desarrollo normal ya sea por incumplimiento, resultados de evaluación (verificar los logros y dificultades que se presenten al aprendiz), y por último la deserción. (…) Para lo cual si el aprendiz se encuentra incurso en alguna de las situaciones planteadas, el instructor o funcionario responsable debe reportar al coordinador académico la situación y este se encargará de enviar una comunicación al aprendiz a la dirección registrada en el sistema de gestión de información requiriendo cuales fueron las razones del incumplimiento y el aporte de evidencias dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío. / En el evento en que el Aprendiz no dé respuesta dentro de los cinco días o no allega las evidencias que justifiquen plenamente el incumplimiento, dará lugar a que el subdirector de Centro de Formación suscribirá un acto académico declarando la deserción en el proceso de formación y ordenará la respectiva cancelación de matrícula. (…) De ahí que el aprendiz tiene diferentes mecanismos para desarrollar su etapa productiva y el Sena tiene el deber de evaluar periódicamente las alternativas de la etapa productiva como parte del seguimiento y evaluación en el proceso de formación profesional.”
Este análisis se complementa con la Circular 80 del 20 de abril de 2021, expedida por la Dirección de Formación Profesional con el asunto “Lineamientos aprendices vigencias vencidas 2010 a 2020”. De esos lineamientos, el concepto cita los siguientes, entre otros: “2. (…) Los Centros de Formación en lo relacionado con la etapa productiva deben establecer los mecanismos de control para su realización dentro de los tiempos establecidos en el Reglamento del Aprendiz, con la suficiente antelación para evitar la deserción. / 3. Los Subdirectores de los Centros de Formación con su equipo de trabajo (Comité de Evaluación y Seguimiento) son los encargados de revisar, documentar, validar y gestionar los procesos de depuración de la información de los aprendices, para lo cual se deben apoyar en la idoneidad de la documentación en cada caso, deberán analizar cada situación en particular teniendo en cuenta las implicaciones que se pueden generar del debido proceso a aplicar.”
Adicionalmente, se menciona que dicha Circular propone un tratamiento para los casos pendientes por definir de las vigencias 2010 a 2020, y cita el primer grupo de casos así:
“1. Aprendices de cualquier nivel y modalidad de formación en los siguientes estados: inducción, formación, condicionado, aplazado y reingresado. / Antes del vencimiento de términos como causal de deserción (2 años después de finalizada la etapa lectiva) / Aplicación: Como acciones correctivas establecidas por el MIPG y teniendo en cuenta el compromiso de la calidad de la información en el SENA, se debe realizar seguimiento periódico para que la población de aprendices en período de ejecución de la etapa productiva puedan desarrollar este proceso en el tiempo establecido; para tal fin en los programas de formación y antes de cumplir los dos (2) años para determinar la deserción establecida por el Reglamento del Aprendiz, se sugiere que los Centros realicen estos seguimientos en cortes trimestrales y máximo seis (6) meses antes del cumplimiento de los dos (2) años.”
Así las cosas, el concepto enfatiza que “los Subdirectores de los Centros de Formación con su equipo de trabajo (Comité de Evaluación y Seguimiento) son los encargados de revisar, documentar, validar y gestionar los procesos de depuración de la información de los aprendices y son los encargados de tomar las acciones correctivas, por ello en los programas de formación profesional y antes del vencimiento de términos como causal de deserción (dos años después de finalizar la etapa productiva) deberán realizar el correspondiente seguimiento con cortes trimestrales y máximo seis meses antes del cumplimiento de los dos años.”
CONCLUSIÓN – En el contexto y conforme al análisi basado en el Reglamento del Aprendiz y la Circular de la Dirección de Formación Profesional, se respondió así:
Respuesta 1: “De acuerdo con lo señalado en el Acuerdo 007 de 2012 (…), procede la deserción cuando transcurridos dos (2) años, contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado las evidencias de la realización de la etapa productiva. / Por lo tanto y conforme a la instrucción de la Dirección de Formación Profesional en la circular 3-2021-000080 del 28/04/2021 antes de cumplir los dos años (…) los Centros podrán hacer seguimiento a la etapa productiva de los aprendices para que esta se desarrolle dentro del tiempo establecido, por ello se sugiere que los centros de formación profesional realicen seguimiento con cortes trimestrales y máximo seis meses antes del cumplimiento de los dos años. / En consecuencia, en este caso particular se debe analizar si se cuentan con el tiempo suficiente para desarrollar la etapa productiva antes del cumplimiento de los dos años contados a partir de la terminación de la etapa productiva, pues tal como lo dispone el reglamento del Aprendiz procede la deserción pasados los dos años después de finalizada la etapa productiva.”
Respuesta 2: “Sobre el particular los Subdirectores de los Centros de Formación con su equipo de trabajo (Comité de Evaluación y Seguimiento) son los encargados de revisar, documentar, validar y gestionar los procesos de depuración de la información de los aprendices, para lo cual se deben apoyar en la idoneidad de la documentación en cada caso, deberán analizar cada situación en particular teniendo en cuenta las implicaciones que se pueden generar del debido proceso a aplicar. / La Guía GFPI – G- 040, Versión 01, del 19 de septiembre de 2021, “Desarrollo de la Etapa Productiva en el Proceso Formativo” señala los responsables de la etapa productiva, y determina que la Dirección de Formación Profesional Integral es la encargada de establecer las orientaciones sobre la etapa productiva a través de su Grupo de Ejecución de la Formación Profesional. / Por lo anterior y teniendo en cuenta que dicha dependencia es la encargada de fijar los lineamientos a seguir en la etapa productiva se traslada su consulta para que le indique si existe un plazo para subir las evidencias pasados los dos años en el evento en que se presente una causa válida para su incumplimiento.”
Respuesta 3: En referencia a la posibilidad de que se se presenten evidencias en otros medios físicos o digitales, se dijo que, “tal como se manifestó anteriormente la Dirección de Formación Profesional a través del Grupo de Ejecución de la Formación Profesional es la competente para dar respuesta sobre este aspecto de carácter técnico.”
- Concepto 104827 de 2021:
CONTEXTO – Se consulta “acerca de la posibilidad de permitir a un grupo de aprendices adelantar la etapa práctica vencido el término para presentar evidencia de su realización”, entre otras circunstancias, por la situación especial de los aprendices de los programas de formación del sector aeronáutico, ante las consecuencias del estado de emergencia económica, social y ecológica, y el deber de atender regulaciones de la Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil.
ANÁLISIS - Considerando la reglamentación vigente y el estado de emergencia, en el análisis se expusieron los siguientes argumentos entre otros: “Cabe precisar, que el aprendiz debe adquirir mediante acciones y prácticas formativas los conocimientos, habilidades y destrezas que le permitan desarrollar la etapa productiva en ambientes reales de trabajo del sector productivo, bien sea produciendo un bien o prestando un servicio, asumiendo estrategias y metodologías de autogestión. / La etapa productiva debe ser registrada y es responsabilidad del aprendiz gestionar oportunamente el registro en el Sistema de Gestión Virtual.” En relación con el término para desarrollar la etapa práctica, se dijo: “Este período tiene como razón de ser, dar al aprendiz un tiempo prudencial para la consecución de su etapa productiva. Si el aprendiz no da respuesta dentro del término establecido o no aporta las evidencias que justifiquen plenamente el incumplimiento, el Subdirector del Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación, garantizando el debido proceso y el derecho de defensa y contradicción por parte del aprendiz. / (…) Ahora bien, teniendo en cuenta que esta situación sin precedentes ha dificultado a los aprendices la consecución de la etapa productiva, ha de hacerse un análisis de cada caso en particular de manera razonable y flexible y, si aún no ha sido declarada la deserción, es posible permitir de manera excepcional a los aprendices realizar su etapa productiva a fin de que culminen su proceso formativo.”
CONCLUSIÓN - “(…) consideramos que es posible permitir de manera excepcional a este grupo especifico de aprendices realizar la etapa productiva, haciendo una sana adecuación de la norma sin que implique vulnerar las disposiciones legales y administrativas aplicables, sino un entendimiento acorde con los preceptos constitucionales, y en especial frente a la situación excepcional ocasionada por la pandemia del Covid - 19. / Sin embargo corresponde a la Dirección de Formación Profesional definir la pertinencia o no de la misma y, si es viable gestionar la modificación con Sofía Plus.”
2. Conclusiones sobre los conceptos citados
Los conceptos citados han sido uniformes al basarse en la reglamentación contenida en el Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz), que está vigente, no ha sido modificada a la fecha y regula lo necesario para configurar y declarar la deserción. De este modo, el marco normativo para el análisis sobre la deserción por la causal del literal d del numeral 4 del artículo 22 de dicho Acuerdo sigue siendo el mismo.
En línea con lo anterior, en los análisis el tema se ha tratado considerando las obligaciones y deberes del aprendiz en relación con su proceso de formación, y los que le corresponde al SENA a modo de control y seguimiento al proceso de formación, que comprenden acciones a cargo de instructores y coordinadores académicos, y decisiones a cargo del Subdirector de Centro, concordantes con las funciones que les corresponde cumplir según sus cargos. De esta modo, los conceptos han sido consecuentes con el hecho de que del Reglamento se deriva una corresponsabilidad en el proceso formativo, de manera que sería necesario atender al grado de de cumplimiento institucional de las directrices y lineamientos, y su incidencia en la configuración de la causal de deserción, o si se puede atribuir completamente al aprendiz como protagonista del proceso, y por los deberes que le corresponde cumplir.
También debe tenerse presente que la mayoría de estos conceptos se produjeron durante el período en que estuvo vigente el estado de emergencia económica, social y ecológica declarado por el Gobierno Nacional el 12 de marzo de 2020 y que estuvo vigente hasta el 30 de junio de 2022, y por consecuencias directas de la emergencia sanitaria. Esto configuró un contexto excepcional que obligaba analizar el asunto desde la particularidad de los procesos de formación, las alternativas de etapa productiva, los diseños curriculares, y las dificultades que concretamente pudieron presentarse por las medidas adoptadas en general para la población y las que afectaron determinados sectores económicos.
Por otro lado, se resalta en estos antecedentes que la Dirección de Formación Profesional expidió la Circular 80 del 20 de abril de 2021, con el asunto “Lineamientos aprendices vigencias vencidas 2010 a 2020”. Este instrumento fue tenido en cuenta en el Concepto 73208 de 2021, que plantea criterios que se podrán reiterar.
Si bien esa Circular proponía depurar la información de “las situaciones históricas pendientes por definir de aprendices al interior de los Centros de Formación en el sistema de gestión académico administrativa SOFIA Plus”, entre las vigencias 2010-2020, su consulta es pertinente para el actual análisis porque entre sus consideraciones y lineamientos se identifican responsabilidades que concuerdan con las establecidas en la normatividad vigente.
Se observa también que el Concepto 73208 de 2021 integró al análisis el contenido de la “Guía etapa productiva proceso formativo”, catalogada con el código GFPI-040 V01 dentro del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol – SIGA y que hace parte del Procedimiento de Formación Profesional Integral. Esta Guía, según lo dispuesto en la Circular 80 de 2021, hace parte de los instrumentos que deben observar los destinatarios de sus lineamientos. Desde su formalización no ha sido modificada o actualizada, lo que afirma la vigencia de sus instrucciones, y se tendrá en cuenta para el análisis.
Por último, aunque los análisis en los conceptos citados mantienen una relativa uniformidad, por la diversidad de casos consultados y las condiciones excepcionales en que se emitieron algunos de ellos, se justifica no solamente referirse al Concepto 2031 de 2021, sino a todos ellos, con la intención de compilar conclusiones en torno a la deserción por la causal establecida en el literal d del numeral 4 del artículo 22 del Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz), es decir, “cuando transcurridos dos (2) años, contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva”.
3. Normas vigentes y lineamientos aplicables a la deserción por el plazo para presentar evidencias
En el punto anterior se puntualizó que el Reglamento del Aprendiz (Acuerdo 7 de 2012) se encuentra vigente y no ha sido modificado; por tanto, sus disposiciones deben ser aplicadas mientras no sean expedidas otras, aclarando que su modificación es de competencia del Consejo Directivo Nacional.
Igualmente, la Circular 80 de 2021 y la “Guía etapa productiva proceso formativo” (GFPI-040 V01) pueden incluirse en este análisis, por haberse expedido en el marco del “Reglamento del aprendiz” y por tratar específicamente el tema de la deserción en el proceso de formación. Además, se valora que ellas recojan el criterio de la Dirección de Formación Profesional sobre el tema y sobre las responsabilidades en el proceso de ejecución de la etapa productiva de la formación.
El Reglamento del aprendiz (Acuerdo 7 de 2012) dispone que “la formación profesional integral que orienta el SENA, constituye un proceso educativo teórico-práctico de carácter integral (…)” (art. 1), con lo que resalta los componentes esenciales del proceso formativo, de ahí la relevancia de que se cumplan sus etapas.
Así mismo, el Reglamento posiciona al aprendiz como “protagonista de su formación profesional integral” (art. 4), y da a este un conjunto de derechos, deberes y prohibiciones. Entre los derechos (art. 7) incluye los de “(…) 13. Recibir información acerca de las diferentes opciones para desarrollar la etapa productiva, los derechos y obligaciones para el desarrollo de la misma” y “14. Recibir, por parte del Centro de Formación, asesoría académica e integral durante el proceso de formación.”
En materia de deberes, el artículo 9 les impone los siguiente: “1. Cumplir con todas la actividades propias de su proceso de aprendizaje o del plan de mejoramiento, definidas durante su etapa lectiva y productiva”; “6. Si el trámite para la consecución de contrato de aprendizaje o de otra de las alternativas para el desarrollo de la etapa productiva, es realizado directamente por el aprendiz, este deberá informar inmediatamente cuando esto ocurra, a los responsables de apoyar este proceso en el Centro de Formación.”; “13. Conocer y asumir las políticas y directrices institucionales establecidas, así como el 'Reglamento del aprendiz SENA', y convivir en comunidad de acuerdo con ellos”. En cuanto a las prohibiciones (art. 10) resaltamos la de “3. Incumplir con las actividades de aprendizaje acordadas y los compromisos adquiridos como aprendiz SENA, sin justa causa”.
En el tema específico de “desarrollo de la etapa productiva”, el Reglamento del Aprendiz (Acuerdo 7 de 2012) regula lo pertinente el Capítulo V (arts. 12 y siguientes). Según sus disposiciones, la etapa productiva se puede desarrollar a través de distintas alternativas, respecto de las cuales señala que “la permanencia del aprendiz en la etapa productiva podrá gestionarse con el acceso a cualquiera de las alternativas (…) o la combinación de ellas durante el proceso de formación” (art. 12, parág. 1), y que “el SENA evaluará periódicamente las diferentes alternativas de etapa productiva como parte del seguimiento y la evaluación permanente en el marco del mejoramiento continuo, y como estrategia de aseguramiento de la calidad de la formación profesional integral” (art. 12 parág. 3).
Para desarrollar la etapa productiva se requiere realizar un registro. El artículo 13 del Reglamento dice que “es responsabilidad del aprendiz gestionar oportunamente su registro en el sistema de gestión virtual de aprendices para poder optar por un contrato de aprendizaje”, así como “consultar periódicamente las oportunidades de contrato de aprendizaje que reportan los empresarios.” Si se trata de desarrollar este etapa el alguna alternativa distinta, el artículo dispone lo siguiente: “Cuando el aprendiz opta por otra alternativa diferente al contrato de aprendizaje, esta debe ser aprobada previamente por el Coordinador Académico del programa del respectivo Centro de Formación y la información deberá registrarse inmediata y directamente en el sistema para la gestión de la formación.”
Esto se complementa con lo dispuesto en el artículo 17 del Reglamento, que se refiere al proceso de certificación como “reconocimiento formal de los resultados obtenidos por el aprendiz SENA”, y sobre el cual, en el parágrafo dispone que: “El instructor es responsable directo de registrar oportunamente la información académica del aprendiz, y el Coordinador Académico del Centro, de controlar el registro y la consolidación de la información de los resultados de la evaluación y situaciones académicas, que permita el seguimiento y certificación de los aprendices de manera oportuna.” En cuanto al seguimiento de la etapa productiva, el artículo 14 señala que “es obligatorio y se realizará de manera virtual y presencial”.
Según lo anterior, puede considerarse que en el desarrollo de la etapa productiva inciden las acciones y omisiones de los aprendices, pues esta comporta el ejercicio de derechos, deberes y prohibiciones que se le reconocen y atribuyen, tanto como las del Centro de Formación a través de quienes intervienen en el proceso de formación, porque tienen a su cargo obligaciones de control y seguimiento. De ahí que la deserción no pueda tratarse de manera uniforme y atribuirse como exclusiva responsabilidad del aprendiz, si el Reglamento y otros instrumentos adoptados en su marco establecen mecanismos concretos para el control y seguimiento a la etapa productiva con miras a prevenir el fenómeno de la deserción, que serían responsabilidad de los actores institucionales que intervienen en el proceso de formación profesional.
Por otra parte, la deserción del programa de formación está regulada por el artículo 22 del Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz), que establece sus generalidades y las de otros incumplimientos durante el proceso de formación, y el procedimiento para su declaración.
Respecto al asunto que nos ocupa, este artículo dispone: “Participación y cumplimiento. El aprendiz SENA, como gestor principal de su proceso de formación debe participar de manera activa y oportuna en las diferentes actividades, presenciales y/o virtuales, que conforman la ruta de aprendizaje. Los procesos de formación en el SENA promueven la responsabilidad de cada aprendiz en la gestión de su proceso de aprendizaje, facilitando su acceso a diversas fuentes de conocimiento. De acuerdo con lo concertado entre el instructor-tutor y el aprendiz, se evaluará el cumplimiento o no de las actividades de aprendizajes de la ruta de aprendizaje, así: (…) 4. Deserción. Se considera deserción en el proceso de formación: (…) d. Cuando transcurridos dos (2) años, contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva.”
Una vez establecidas las causales para la deserción, el parágrafo del mismo artículo determina cuál es el procedimiento para declarar la deserción, así:
“Cuando el aprendiz se encuentre incurso en alguna de estas situaciones, el instructor o el funcionario responsable del seguimiento respectivo, reportará inmediatamente el caso al Coordinador Académico. El Coordinador Académico enviará una comunicación al aprendiz (…), requiriéndole para que justifique plenamente el incumplimiento, aportando las evidencias o soportes respectivos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío. Si el aprendiz no da respuesta dentro del término establecido o no aporta las evidencias que justifiquen plenamente este incumplimiento el Subdirector de Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación y ordena la respectiva cancelación de matrícula, acto administrativo debidamente notificado al aprendiz, para que dentro de los términos de ley presente el recurso de reposición ante el Subdirector de Centro. Una vez en firme la decisión, deberá ser registrada la novedad en el sistema de gestión académica. (…)”.
Hay que resaltar que al reglamentar la deserción, la norma parte de considerar al aprendiz como “gestor principal de su proceso de formación”, y de su deber de participación activa y oportuna en el proceso de formación que, por su parte, promueve la responsabilidad en la gestión del proceso de aprendizaje. Entre tanto, la regulación precisa del procedimiento da al aprendiz la oportunidad de justificar sus incumplimiento y presentar las evidencias o soportes en un término razonable, y condiciona la deserción a que no lo justifique plenamente. Adicionalmente, le da la oportunidad de discutir la decisión de la deserción, a través del recurso de reposición.
Esto recoge un procedimiento acorde a las disposiciones constitucionales y legales en materia de debido proceso, a lo que se suma la obligación de cumplir lo establecido en el reglamento en materia de sanciones, para asegurar la correcta toma de decisiones sobre el proceso formativo del aprendiz, porque la deserción implica la cancelación de matrícula.
La cancelación de matrícula es, conforme al artículo 28 del Reglamento, una sanción. Este artículo indica que “las sanciones son las medidas adoptadas por el SENA ante una falta académica o disciplinaria; tienen cobertura nacional en la Institución y deben registrarse en el sistema de gestión de la formación”. El artículo 24 clasifica las faltas, refiriéndose a las académicas como las “relacionadas directamente con el compromiso del aprendiz respecto a la apropiación o transferencia del conocimiento, así como el desarrollo de habilidades y competencias que le permitan su desempeño, y gestionar procesos de aprendizaje autónomo”. Estas se configuran “cuando el aprendiz incurre con su actuación u omisión en una de las porihibiciones, incumple un deber o se extralimita en el ejercicio de un derecho, que sean de índole académica.”
Aclaramos que la deserción no está entre la clasificación de las faltas académicas, pero sí provoca la cancelación de la matrícula, que el reglamento concibe como sanción. En esa medida, al adelantar el procedimiento para declarar la deserción se tendrán presentes los principios rectores para la aplicación de sanciones, que se desarrollan en el artículo 29 del reglamento. Aunque parezca reiterativo, pues el reglamento desarrolla aparte el procedimiento para la declaratoria de deserción, no sobra señalar que en este deban observarse los siguientes principios: - De publicidad, por el que “todo procedimiento (…) debe ser informado desde su inicio al aprendiz”; - De contradicción, por el que “el aprendiz (…) podrá ejercer su derecho de contradicción y defensa dentro de las oportunidades previstas para ello, presentar descargos y solicitar o aportar pruebas”; - De valoración integral de las pruebas y descargos, por el que “tanto el comité de evaluación y seguimiento (…) que recomienda la medida sancionatoria a imponer, como el Subdirector (…) deben valorar todas las pruebas aportadas al expediente y los descargos del aprendiz”; - De impugnación, por el que “los aprendices (…) podrán impugnar motivadamente la decisión”, y – De oportunidad, por el que las “situaciones de carácter académico y/o disciplinario tienen que atenderse dentro de los límites de tiempo que no afecten los intereses personales y/o económicos del aprendiz”.
Por otra parte, se tiene la 'Guía para el desarrollo de la etapa productiva' (código GFPI-040 V01 en CompromISO), que hace parte de los instrumentos adoptados en el Sistema de Gestión y Autocontrol – SIGA. Esta fue expedida con el objetivo de “establecer orientaciones para planificar, ejecutar, hacer seguimiento y evaluar la etapa productiva como parte del proceso foramtivo y así garantizar que los aprendices SENA de formación titulada (…) apliquen los conocimientos adquiridos durante la etapa lectiva (…)”.
En el numeral 9 de la Guía se detalla el “paso a paso del desarrollo de la etapa productiva”. Ahí se advierte que “en la jornada de inducción al inicio del programa y previo al inicio de la etapa productiva se debe garantizar que el aprendiz reciba la información relacionada con: (…) f. Tiempo máximo que tiene el aprendiz para demostrar la evidencia del desarrollo de la etapa productiva y no generar novedad de deserción.”
La Guía desarrolla unas generalidades (numeral 7), según las cuales “el desarrollo de la etapa productiva debe tener el mismo rigor que la etapa lectiva dado que ambas son parte del proceso formativo”, y por esa razón, se relacionan unos lineamientos para asegurar esa condición. Entre tales lineamientos, habla en general del plazo plazo para realizar la etapa productiva y la novedad de deserción, indicando que: “16. (…) los aprendices de programas de formación titulada en todas las modalidades (…) podrán desarrollarla teniendo en cuenta el tiempo establecido en el reglamento de aprendices para que no se declare la deserción.” Pero el lineamiento anterior a ese es mucho más preciso al indicar que: “15. El inicio de la etapa productiva, a través de cualquiera de las alternativas descritas en el Reglamento, debe realizarse como máximo seis (6) meses antes de cumplir los dos (2) años después de la fecha de finalización de la etapa lectiva, como tiempo establecido para determinar la deserción del proceso de formación por parte del aprendiz.”
Esta se trata de una condición que los Subdirectores de Centros deben observar, pues el numeral 4 de la Guía establece que son responsables y que ellos, “con su Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción aplican, controlan y garantizan el cumplimiento de estas orientaciones (…) en acompañamiento con los coordinadores académicos.”
El análisis se complementa con los lineamientos dados mediante la Circular 80 de 2021, de la Dirección de Formación Profesional, que propuso soluciones a casos presentados entre las vigencias 2010 y 2020, y establece responsabilidades y lineamientos generales en torno al seguimiento a la etapa productiva.
Es así como, frente al caso de los aprendices en estado “inducción, formación, condicionado, aplazado y reingresado”, que se encontraran “antes del vencimiento de términos como causal de deserción (2 años después de finalizada la etapa lectiva)”, se propusieron medidas correctivas que implicaban el “seguimiento periódico para que la población de aprendices en periodo de ejecución de la etapa productiva puedan desarrollar este proceso en el tiempo establecido” y concretamente determinó que “antes de cumplir los dos (2) años para determinar la deserción establecida por el Reglamento del Aprendiz, se sugiere que los Centros realicen estos seguimientos en cortes trimestrales y máximo seis (6) meses antes del cumplimiento de los dos (2) años”. Esta instrucción concuerda con lo dispuesto en la Guía para el desarrollo de la etapa productiva, que ya se citó.
Aparte de esta medida correctiva, la Circular establece un mecanismo general de control: “Así mismo, por mecanismo de control se establece que al mes de marzo de cada vigencia se subsanen y definan las novedades que queden pendiente del año inmediatamente anterior”. Adicionalmente, dispone que “los Centros de Formación en lo relacionado con la etapa productiva deben establecer los mecanismos de control para su realización dentro de los tiempo establecidos en el Reglamento del Aprendiz, con la suficiente antelación para evitar la deserción.”
Para finalizar, se encuentra en la Circular una condición que puede aplicarse tanto al procedimiento para la declaración de la deserción por incumplimiento del plazo para presentar evidencias, como para el que se origine por las demás causales: “3. Los Subdirectores de los Centros de Formación con su equipo de trabajo (Comité de Evaluación y Seguimiento) son los encargados de revisar, documentar, validar y gestionar los procesos de depuración de la información de los aprendices, para lo cual se deben apoyar en la idoneidad de la documentación en cada caso, deberán analizar cada situación en particular teniendo en cuenta las implicaciones que se pueden generar del debido proceso a aplicar.” Esta condición coincide con los principios aplicables al procedimiento para aplicar sanciones y, en general, con las reglas del debido proceso.
CONCLUSIONES
Con fundamento en lo expuesto en este documento y las responsabilidades de quienes intervienen el desarrollo y ejecución del proceso de formación en sus fases lectiva y productiva, se concluye que:
1 - La reglamentación para el desarrollo de los procesos de formación se encuentra en el Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz), norma vigente hasta que el Consejo Directivo la modifique o derogue, como órgano competente para esos fines. Mientras no se produzca una modificación, el asunto se analizará y tratará conforme a sus disposiciones.
2 - El Acuerdo 7 de 2012 (Reglamento del aprendiz) fija el término de los dos (2) años para presentar la evidencia de la realización de la etapa productiva, contados a partir de la finalización de la etapa lectiva. Este período da al aprendiz un tiempo prudencial para desarrollar su etapa productiva. Si el aprendiz no desarrolla la etapa productiva dentro de ese término o no aporta las evidencias que demuestren su cumplimiento, el Subdirector del Centro de Formación podrá iniciar el procedimiento para declarar la deserción, garantizando el debido proceso.
3 - Lo dispuesto en el literal d del numeral 4 del artículo 22 indica que la etapa productiva y la presentación de las evidencias deben desarrollarse y verificarse en el plazo máximo fijado por el Reglamento.
No obstante, la deserción no es una condición que opere automáticamente ni tenga efectos por la simple ocurrencia del plazo, ya que debe ser declarada a través del procedimiento que fija el reglamento, conforme al debido proceso y a los principios rectores para la aplicación de sanciones, entre ellos, la valoración integral de las pruebas, evidencias y descargos del aprendiz. Esto por considerar que la deserción acarrea la sanción de cancelación de matrícula.
Por tanto, declarar la deserción dependerá de lo que se pruebe y verifique durante el procedimiento que se adelante, y si bien se puede establecer un criterio general, este no podrá implicar la eventual afectación al derecho de la entidad y del aprendiz de concurrir a ese procedimiento.
4 – Por lo anterior, la decisión, en cada uno de estos casos, depende necesariamente del análisis que se haga sobre las circuntancias que puedan exponerse durante el trámite, lo que supone un estudio individual, es decir, un estudio caso a caso.
Sin perjuicio de esto, se puede considerar:
4.1 - Si al cumplirse el plazo de dos años contados a partir de la terminación de la etapa lectiva, no se ha realizado ni se ha iniciado la etapa productiva, no puede derivarse otra circunstancia diferente a la deserción,que dependerá de que el Centro de Formación adelante el procedimiento establecido en el Reglamento. Esto implica que la etapa productiva, en ningún caso, podrá iniciarse cuando se ha vencido ese plazo.
4.2 - Si al cumplirse el plazo de dos años contados a partir de la terminación de la etapa lectiva, el aprendiz ha realizado la etapa productiva pero no ha presentado las evidencias, durante el procedimiento para declarar la deserción el Centro de Formación podrá valorar las circunstancias y razones, y aceptarlas y verificarlas para efectos de certificación. El aprendiz podrá aportar las evidencias al inicio del procedimiento de deserción o al presentar el recurso de reposición contra el acto que declare la deserción.
En todo caso, si el procedimiento culmina con la declaratoria de deserción en firme y la consecuente cancelación de matrícula, el aprendiz podrá optar, si es de su interés, por iniciar el trámite de reingreso especial. No obstante, a su disposición quedan los medios de control de los actos administrativos.
4.3 - Por la vía de concepto no se puede señalar una solución uniforme para aquellos casos en que al cumplirse el plazo de dos años no se ha presentado la evidencia pero el aprendiz está realizando la etapa productiva. Esto se debe a que ello presupone que la alternativa y realización de etapa productiva ha sido previamente aprobada por el Centro de Formación, y a la condición de que la deserción no opera automáticamente sino que está precedida del procedimiento que la declare. En dichos casos, la decisión respecto de la deserción corresponde al Subdirector de Centro con fundamento en las recomendaciones de quienes intervienen en el procedimiento, y queda en todo caso supeditada a que en su curso no se justifiquen las razones por las cuales se incurre en la causal alegada. Por tanto, en la práctica es indispendable un análisis particular de cada caso conforme a los motivos de hecho y de derecho que se expongan, y la adopción de una decisión que se ajuste a cada situación individualmente considerada.
5 - Los conceptos emitidos en situaciones excepcionales, solo pueden aplicarse a los supuestos en que se originaron. En consecuencia, los conceptos emitidos con motivo o en relación con la emergencia sanitaria y el estado de emergencia económica, social y ecológica que estuvo vigente entre marzo de 2020 y junio de 2022, no son actualmente aplicables.
6 – La consulta se refiere en concreto a la posibilidad de que “un aprendiz presente la solicitud para llevar a cabo la etapa productiva y, de acuerdo al tiempo de duración de esta fase según el diseño curricular del programa de formación, el tiempo en que realiza la solicitud debe contemplar que tanto la ejecución como la culminación de esta etapa deben estar dentro de los dos (2) años establecidos por el reglamento del aprendiz para evitar la deserción”.
Al respecto, se considera que esta inquietud ya se había resuelto en concepto 73208 de 2021, en la que se preguntó concretamente lo mismo.
Se tiene presente que la Dirección de Formación Profesional estableció en la “Guía etapa productiva proceso formativo”, con código GFPI-040 V01, lo siguiente: “15. El inicio de la etapa productiva, a través de cualquiera de las alternativas descritas en el Reglamento, debe realizarse como máximo seis (6) meses antes de cumplir los dos (2) años después de la fecha de finalización de la etapa lectiva, como tiempo establecido para determinar la deserción del proceso de formación por parte del aprendiz.”
Así las cosas, se encuentra que hay un lineamiento vigente dado por la Dirección de Formación Profesional, cuyo control y seguimiento debe realizarse según los mecanismos adoptados dentro del procedimiento que esa área lidera, y que a ella compete establecer si se debe o no aprobar el inicio de la etapa productiva, velando en todo caso por la eficacia de los procesos de formación y los derechos de los aprendices.
Adicionalmente, se reitera la observación en el sentido de que la Circular 80 de 2021 establece el mecanismo de control de seguimiento a la etapa productiva con cortes trimestrales y máximo seis meses antes del cumplimiento de los dos años, lo cual es responsabilidad de los Centros de Formación (Subdirector de Centro, Coordinador académico, instructores y Comité de Seguimiento y Evaluación).
7. De considerarlo viable, la Dirección de Formación podrá ajustar, actualizar los lineamientos dados, o expedir unos nuevos, dentro de los límites que impone el reglamento estudiantil. La Guía GFPI-G-040 V01 “Desarrollo de la Etapa Productiva en el Proceso Formativo”, determina en el nivel de responsables, que la Dirección de Formación Profesional Integral es la encargada de establecer las orientaciones sobre la etapa productiva a través de su Grupo de Ejecución de la Formación Profesional.
8. Sin perjuicio de las consideraciones de cada uno de los conceptos citados en este documento y la excepcionalidad de las circunstancias que se presentaron durante el período de emergencia sanitaria, lo que justificó dar lineamientos igualmente excepcionales, el presente compila los conceptos 34452 de 2018; 52713, 53795 y 60098 de 2019, 10532, 10542 y 38634 de 2020; 2031, 2127, 2806 y 104827 de 2021, y unifica conclusiones. El Concepto 73208 de 2021 se mantendrá vigente, en tanto sus análisis y conclusiones se ajustan a lo expuesto en este documento.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora
Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
Dirección Jurídica- Dirección General
