CONCEPTO 59092 DE 2025
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
Señora
XXXXX
Asunto: Respuesta consulta reconocimiento y legalización gastos de transporte
Mediante comunicación electrónica sin radicar de fecha 4 de junio de 2025 eleva la siguiente consulta:
“En la Resolución No. 1-00584 (sic) de 2024, mediante la cual se fijan las escalas de viáticos y gastos de transporte en el SENA para la vigencia fiscal 2024, se establece un valor de $ 49.622 para el concepto de "otros gastos de transporte entre terminales y la ciudad", aplicable a desplazamientos terrestres de ida y regreso.
Con base en esta disposición, se formulan las siguientes inquietudes para su aclaración:
1. ¿Este valor debe reconocerse en toda comisión que realice el funcionario?
2. ¿El funcionario comisionado debe legalizar este valor mediante la presentación de tiquetes o facturas que soporten el gasto?
3. En caso de que el valor efectivamente gastado sea inferior a los $49.622 establecidos, ¿el comisionado deberá reintegrar la diferencia?
4. En caso contrario, si el gasto real es superior al valor establecido, ¿la entidad está en la obligación de reconocer o reintegrar la diferencia al comisionado?
ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS
Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.
1º. En el SENA mediante Resolución 2838 de 2016, modificada por las Resoluciones 1353 de 2023, 903 de 2022 y 1313 de 2017, se reglamentaron las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictaron otras disposiciones.
El artículo 1o de la Resolución 2838 de 2016 consagra, entre otras, las siguientes definiciones:
“1.4. COMISIÓN DE SERVICIOS. Es la designación que se hace, por el funcionario competente, a un Servidor Público vinculado con la Entidad, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, cumplir funciones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de interés para la Entidad, desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de los planes, programas y proyectos del SENA, en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.
1.5. VIÁTICOS. Es la suma diaria destinada a atender los gastos de manutención y alojamiento del comisionado de conformidad con la Resolución de escala de viáticos para la correspondiente vigencia fiscal.
1.6. GASTOS DE TRANSPORTE. Se entiende por gastos de transporte el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento del objeto conferido y para el desarrollo de funciones específicas”.
El artículo 2o ibidem establece que “Para otorgar una comisión deberá existir un acto administrativo (Orden de Viaje) en el cual se indique el objeto, lugar, número de días, fechas de iniciación y de finalización y el valor de los viáticos a reconocer”.
Sobre los gastos de transporte, la Resolución 2838 de 2016, modificada por la Resolución 903 de 2022 prevé:
“ARTÍCULO 8o. CLASIFICACIóN GASTOS DE TRANSPORTE. Para efectos de esta resolución los gastos de transporte se clasifican en:
8.1. Gastos ordinarios. Corresponden a tiquetes aéreos terrestres, fluviales o marítimos, requeridos para el desplazamiento del comisionado entre su lugar de trabajo y el de destino.
Los gastos ordinarios de transporte serán cubiertos en las siguientes modalidades:
8.1.1. En forma directa, entregando los tiquetes al comisionado.
8.1.2. Asignando vehículo oficial para el cumplimiento de la comisión
8.1.3. Entregando el valor de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte respectivo, según sea el caso. Dicho valor deberá ser soportado por el respectivo tiquete o factura de compra por parte del comisionado.
Para el Suministro de tiquetes aéreos para la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional Integral a nivel nacional e internacional se deberá tener en cuenta los lineamientos que emita sobre el tema la Dirección Administrativa y Financiera.
8.2. Otros gastos de transporte. Aquellos complementarios a los indicados en el inciso anterior, necesarios para el cumplimiento de la comisión. Los Directores Regionales mediante acto administrativo definirán los otros gastos de transporte propios de la región y que sean necesarios para el cumplimiento de la comisión.
Los gastos de transporte ordinarios y otros gastos de transporte requieren de soporte para su legalización, cuando fueron adquiridos por el comisionado.
“ARTÍCULO 9o. Los Directores Regionales mediante acto administrativo señalarán dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición de la presente resolución, los municipios dentro del área de su jurisdicción que darán lugar al reconocimiento de viáticos conforme a lo regulado en los Planes de Ordenamiento Territorial teniendo en cuenta el componente urbano y rural de los respectivos municipios de su jurisdicción.
Copia del acto administrativo debe enviarse a la Dirección Administrativa y Financiera y a la Dirección Jurídica para su conocimiento y aplicación.
“ARTÍCULO 10. OTROS GASTOS DE TRANSPORTE. El SENA reconocerá por concepto de otros gastos de transporte, los siguientes valores:
10.1. Otros gastos de transporte entre terminales y la ciudad.
10.1.1. Cuando el desplazamiento para el ejercicio de una comisión se efectúe por vía aérea, de ida y regreso, se reconocerán de acuerdo a la circular vigente los gastos de viaje.
10.1.2. Si el desplazamiento se efectuará por vía terrestre de ida y regreso se reconocerán conforme a la circular de gastos de viaje vigente.
10.1.3. Cuando en una misma comisión, el Servidor Público comisionado se deba trasladar a otras ciudades, se podrán cancelar los gastos que ocasionen los desplazamientos entre las mismas, de acuerdo con la tarifa establecida en la circular de gastos vigente, autorizados por el Ordenador del Gasto correspondiente.
10.2. Desempeño de funciones específicas: Se reconocerá la tarifa establecida en la circular de gastos vigente.
(…)
10.3. Otros reconocimientos: El SENA reconocerá los siguientes valores para el pago de los gastos que se causen por ingreso o salida de los comisionados en los Departamentos, Distritos o Municipios (impuesto de ingreso), en donde exista dicho costo. Previa presentación del debido comprobante de pago.
En relación con la legalización de las comisiones y el reintegro de recursos, los artículos 14 y 15 de la Resolución 2838 de 2016, establecen:
“ARTÍCULO 14. LEGALIZACIÓN DE LAS COMISIONES. Los Servidores Públicos comisionados deberán presentar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de finalización de la comisión la respectiva legalización al Grupo de Contabilidad de la Dirección General o el que haga sus veces en las Regionales.
Cuando un servidor público del SENA deba desplazarse a varios lugares consecutivos en un mismo mes, podrá tramitarse la comisión en un solo formato y su legalización se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del último trayecto de la comisión.”
Toda comisión no continua debe ser registrada y legalizada de manera independiente, no se podrán acumular comisiones no continúas realizadas en un mismo mes en una misma solicitud de comisión de acuerdo a las normas vigentes.
Es responsabilidad de las áreas, los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro que generan comisiones a Servidores Públicos o aprendices realizar el correspondiente seguimiento a la legalización.
Para legalizar una comisión ante el Grupo de Contabilidad de la Dirección General o el que haga sus veces en la respectiva Regional, el comisionado deberá:
- Adjuntar el reporte de la autorización de la comisión registrada en el sistema SIIF Nación, firmada por el Ordenador del Gasto.
- Adjuntar pasabordos o certificación de vuelo expedido por la Aerolínea, o los soportes de gastos de otros medios de transportes durante la comisión (Tiquetes terrestres, fluviales, peajes, combustibles).
PARÁGRAFO 1. En los eventos en que el comisionado deba utilizar transporte informal, la legalización de ese gasto se hará a través de certificación jurada suscrita por el comisionado en la que indique las razones por las cuales debió utilizar ese transporte y su valor, el cual debe corresponder a los precios del mercado para la respectiva ruta.
PARÁGRAFO 2. Para sustentar toda novedad de una comisión, se debe presentar al momento de legalizarla el correspondiente registro en el aplicativo o el correo electrónico radicado del Ordenador del Gasto, según el caso, informando oportunamente dicha novedad, evitando generar hechos cumplidos.
(…)
“ARTÍCULO 15. REINTEGRO DE RECURSOS. Cuando en virtud de la legalización de una comisión surjan valores a favor de la Entidad el Servidor Público deberá reintegrarlos dentro del plazo previsto para su legalización, utilizando para ello el método de recaudo vigente según la naturaleza de los recursos, definido en el instructivo de reintegros.
El incumplimiento de esta obligación constituye falta disciplinaria y dará lugar a la iniciación del proceso disciplinario de conformidad con las normas que regulan la materia”.
2º. El Gobierno Nacional expidió el Decreto 613 de 2025 (3 de junio) por medio del cual se fijaron las escalas de viáticos para los empleados públicos a que se refieren los literales a), b) y c) del artículo 1o de la Ley 4 de 1992[1], que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o en el exterior del país, en cuyo artículo se señala la base de liquidación y el valor de los viáticos diarios en pesos. El artículo 2o ibidem contempla lo referente a la determinación del valor de los viáticos:
“ARTÍCULO 2o. DETERMINACIÓN DEL VALOR DE VIÁTICOS. Los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por el valor máximo de las cantidades señaladas en el artículo anterior.
Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básica mensual, los gastos de representación y los incrementos de salario por antigüedad…”.
Conforme con lo previsto en el precitado decreto, el Director General del SENA expidió la Resolución 1-01679 de 2025 ( 9 de junio) por medio de la cual se fijaron las escalas de viáticos y gastos de transporte en el SENA para la vigencia fiscal 2025 y se derogó íntegramente la Resolución No. 1-00594 de 2024.
Pues bien, el artículo 2o de la Resolución 1-01679 de 2025 estableció los valores por concepto de gastos de transporte para el año 2025. En el punto referente a OTROS GASTOS DE TRANSPORTE ENTRE TERMINALES Y LA CIUDAD se fijaron los valores para viajes aéreos de ida y regreso o de un solo sentido.
De igual manera, señaló lo valores para desplazamientos vía terrestre de ida y regreso o de un solo regreso.
CONCLUSIÓN
De acuerdo con lo antes expuesto se encuentra que el reconocimiento de viáticos y gastos de transporte para los servidores públicos del SENA, debe hacerse con arreglo a lo previsto en el decreto anual que fija la escala de viáticos para los empleados públicos de las entidades y organismos de la rama ejecutiva del orden nacional, que para la vigencia de 2025 se encuentra contemplada en el Decreto 613 de 2025 expedido en desarrollo de la Ley 4 de 1992 y conforme con lo señalado en la Resolución 1-01679 de 2025 mediante la cual se fijó en el SENA la escala de viáticos y gastos de transporte para las comisiones de servicio en el interior y exterior del país para la vigencia fiscal 2025.
Ahora bien, tal como quedó antes indicado, en el SENA las comisiones de servicio al interior del país o al exterior y el otorgamiento de viáticos y gastos de transporte deben conferirse y reconocerse de acuerdo con lo previsto en la Resolución 2838 de 2016 y sus resoluciones modificatorias.
Al respecto, el artículo 10 numeral 10.1. de la Resolución 2838 de 2016 establece que el SENA reconocerá por concepto de otros gastos de transporte los valores correspondientes a los gastos de transporte entre terminales y la ciudad.
Acorde con lo anterior, el artículo 2o de la Resolución 1-01679 de 2025 estableció los valores para los desplazamientos vía terrestre de ida y regreso o de un solo regreso contemplados en el ítem OTROS GASTOS DE TRANSPORTE ENTRE TERMINALES Y LA CIUDAD.
Lo anterior significa que en los casos en que se requiera pagar transporte entre terminales y la ciudad se deberá reconocer los valores correspondientes, conforme con lo previsto en el artículo 2o de la Resolución 1-01679 de 2025.
Así mismo, cuando el servidor público en comisión de servicios requiera desplazarse por vía terrestre se podrá entregar el valor del tiquete de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte respectivo, valor que deberá ser soportado en el respectivo tiquete o factura de compra por parte del comisionado. (Ver Concepto 1733 de 2021 Grupo Conceptos Jurídicos y Producción Normativa – Dirección Jurídica SENA)
En relación con la legalización de los gastos de transporte, debe tenerse en cuenta lo señalado en la Resolución 2838 de 2016 que establece en el numeral 8.2. del artículo 8o que los gastos de transporte ordinarios y otros gastos de transporte requieren de soporte para su legalización, cuando fueron adquiridos por el comisionado.
Por su parte, el artículo 14 de la antedicha resolución establece que los servidores públicos comisionados deben “Adjuntar pasabordos o certificación de vuelo expedido por la Aerolínea, o los soportes de gastos de otros medios de transportes durante la comisión (Tiquetes terrestres, fluviales, peajes, combustibles)…”
De otra parte, en caso de que al momento de la legalización de la comisión resultaren valores a favor del SENA, el servidor público comisionado deberá reintegrarlos dentro del plazo previsto para su legalización, utilizando para ello el método de recaudo vigente según la naturaleza de los recursos, definido en el instructivo de reintegros, tal como lo establece el artículo 15 de la Resolución 2838 de 2016.
Si resultaren valores superiores al valor establecido, no habrá lugar al reconocimiento de la diferencia al comisionado, pues precisamente la Resolución 1-01679 de 2025 fijó expresamente los valores por concepto de otros gastos de transporte, los cuales debieron indicarse en el acto administrativo que confirió la comisión.
Finalmente, es importante tener en cuenta lo señalado en la Circular 3-2025-000137 de 2025 (11 de junio) expedida por la Secretaria General del SENA mediante la cual se actualizó la tabla de gastos de viaje y gastos de transporte aplicable a los Contratistas de prestación de servicios, en cuya tabla también se contempla lo referente al reconocimiento de gastos de transporte en el item OTROS GASTOS DE TRANSPORTE ENTRE TERMINALES Y LA CIUDAD.
En los anteriores términos se da respuesta concreta, congruente y oportuna a la consulta formulada.
Cordialmente,
MARTHA BIBIANA LOZANO MEDINA
Coordinadora
Grupo Coordinación Nacional de Producción Normativa y Conceptos Jurídicos
Dirección Jurídica – Dirección General
1. Ley 4 de 1992: “ARTÍCULO 1o. El Gobierno Nacional, con sujeción a las normas, criterios y objetivos contenidos en esta Ley, fijará el régimen salarial y prestacional de: a) Los empleados públicos de la Rama Ejecutiva Nacional, cualquiera que sea su sector, denominación o régimen jurídico; b) Los empleados del Congreso Nacional, la Rama Judicial, el Ministerio Público, la Fiscalía General de la Nación, la Organización Electoral y la Contraloría General de la República; c) Los miembros del Congreso Nacional…”
