Concepto 82327 de 2022 SENA

CONCEPTO 82327 DE 2022

 (diciembre 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En respuesta a su comunicación remitida mediante radicado No. 9-2022-072828, por medio de la cual solicita concepto referente a producción documental de los comités de la Entidad, al respecto se indica:

En la comunicación de solicitud de concepto manifiesta,

“En concordancia con las tablas de retención documental de gestión de la información y acorde con los lineamiento emitidos por el Grupo de Administración de Documentos de la entidad, se hace necesario aclarar la responsabilidad de la transferencia de la producción documental que realizan los comités de convivencia laboral y los comités paritarios de seguridad y salud en el trabajo, teniendo en cuenta que son entes autónomos e independientes al Grupo de seguridad y Salud en el Trabajo y que en desarrollo de las funciones producen actas de reuniones, recomendaciones y demás documentación.

En ese sentido y como quiera que no es una actividad que esté bajo el control del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario definir a que área deben ir asociados la producción, custodia y transferencia documental, en aras de la responsabilidad existente de existir incumplimiento normativo por parte de estos órganos colegiados y por cuanto el Grupo a mi cargo no tiene la facultad de requerirlos, como quiera que gozan de autonomía. “

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Para el análisis del presente concepto se tendrán en cuenta los siguientes fundamentos normativos y doctrinales:

- Ley 1010 de 2006 “Por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo”.

- Decreto 1072 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo''

- Decreto 614 de 1984, “Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de Salud Ocupacional en el país.”

- Ministerio del Trabajo- Resolución 652 de 2012, “Por la cual se establece la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones”, Modificada parcialmente por la Resolución 1356 de 2012.

- Ministerios del Trabajo y de Salud y Protección Social- Resolución 2013 de 1986, “Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo”

- Servicio Nacional de Aprendizaje Sena- Resolución 1863 de 2004 “Por la cual se crean el Grupo Interno de Trabajo permanente de Administración de Documentos en la Secretaría General del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA”

- Servicio Nacional de Aprendizaje Sena- Resolución 1683 de 2012 “Por la cual se crean y reorganizan Grupos de trabajo adscritos a la Secretaría General del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA y se dictan otras disposiciones”

- Servicio Nacional de Aprendizaje Sena -Resolución 2292 de 2012 estableció medidas para la prevención de conductas de acoso laboral, determinó la conformación y el funcionamiento de los Comités de Convivencia Laboral en la Entidad.

ANÁLISIS JURÍDICO

Con fundamento en el contenido de las normas y soportes jurídicos citados, se procede a responder la solicitud formulada, en los siguientes términos:

I. COMITÉS DE CONVIVENCIA LABORAL

De conformidad con lo establecido en la resolución 612 de 2012, expedida por el Ministerio del Trabajo, los comités de convivencia laboral se constituyen como una medida preventiva de acoso laboral que contribuye a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que afectan la salud en los lugares de trabajo.

Así mismo, la mencionada resolución establece la conformación y funcionamiento de los Comités de convivencia laboral en las entidades públicas, particularmente regula las funciones y responsabilidades de los servidores públicos que hacen parte del mencionado comité, y referente a la producción documental que se deriva de las funciones de este dispone:

“Artículo 8. Secretaría del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan

(…)

5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.

Artículo 10 Recursos para el Funcionamiento del Comité. Las entidades públicas o empresas privadas deberán garantizar un espacio físico para las reuniones y demás actividades del Comité de Convivencia Laboral, así como para el manejo reservado de la documentación y realizar actividades de capacitación para los miembros del Comité sobre la resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo.” (Negrita y subrayado fuera de texto)

De la normatividad antes transcrita, es claro que quien es el responsable de llevar el archivo y la custodia de la información derivada las funciones del Comité de Convivencia Laboral, es el Secretario del mismo, y es obligación de la entidad dotar de un espacio físico para el manejo reservado de esta documentación.

II. COMITÉS PARITARIOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Estos Comités fueron creados mediante la Resolución 2013 de 1986, la cual reglamentó los artículos 24 y 25 del Decreto 614 de 1984, a su vez mediante el Decreto 1072 de 2015, fueron denominados COPASST ^[1]. De Su funcionamiento se derivan tres actividades principales; las cuales corresponden a la participación actividades de promoción, divulgación e información sobre seguridad y salud entre empleadores y trabajadores; a actuar como organismo de vigilancia para el cumplimiento del sistema de seguridad y salud en la empresa y a informar a las autoridades competentes y recibir copias de las investigaciones realizadas. ^[2] Ahora bien, es pertinente resaltar que la Resolución 2013 de 1986, estableció las obligaciones de cada uno de los miembros y particularmente en el artículo 13 dispuso que:

“Artículo 13: Son funciones del Secretario:

a. Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones programadas.

b. Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunión y someterla a la discusión y aprobación del Comité.

c. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité y suministrar toda la información que requieran el empleador y los trabajadores.” (Negrita y subrayado fuera de texto)

Por lo anterior, es claro que quien es el responsable de llevar el archivo de la información derivada las funciones de los comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo, es el secretario del mismo y además este tiene la obligación de suministrar la información que le sea requerida.

III. SECRETARIA GENERAL: GRUPO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO- GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS -SENA

De conformidad con el artículo 9 del Decreto 249 de 2004, son funciones de la Secretaria General, entre otras las siguientes:

“(…) 4. Dirigir y controlar los procesos de contratación para la adquisición de bienes muebles, la organización de los archivos de la entidad, manejo de la correspondencia, pasajes, los servicios de correo, fotocopiado, transporte, aseo, vigilancia y demás servicios generales necesarios para el normal desempeño de la gestión institucional, de conformidad con las normas legales vigentes.

9. Certificar, autenticar y refrendar los documentos oficiales del SENA.

18. Asesorar a las dependencias en los procesos propios del área.

20. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de los procesos de la dependencia” (Negrita y subrayado fuera de texto)

Es así como, de conformidad con la Resolución 1863 del 13 de agosto de 2004, se estableció que al Grupo de Administración de Documentos le corresponde llevar a cabo la administración y control sobre las tareas y actividades relacionadas con la gestión de correspondencia de la Entidad; la radicación y conservación de los documentos normativos contractuales firmados por la Dirección General del SENA; la aplicación de tecnologías para la conservación de la documentación institucional; la organización de los archivos de la entidad y las publicaciones que deban realizarse en el Diario Oficial.

Adicionalmente, le corresponde diseñar, coordinar, controlar los procesos y procedimientos que deban aplicarse en la gestión documental de la entidad, en sus diferentes etapas; producción, recepción, trámite, distribución, organización, archivo, consulta, conservación, reprografía, recuperación y disposición final para asegurar la conservación de la memoria institucional y el cumplimiento de la normatividad archivística.

Así también, la citada resolución en el artículo 3 asignó al Coordinador del Grupo de Trabajo de Administración de Documentos la función de liderar y participar en la elaboración de propuestas para la definición de políticas, planes y programas dirigidos al desarrollo y gestión documental de la entidad y la función de brindar la asesoría al Secretario General sobre la gestión documental de la entidad.

Ahora bien, mediante la Resolución 1683 de 2004, se crearon y reorganizaron los Grupos de trabajo adscritos a la Secretaría General, y particularmente en el artículo 9 se separará el Grupo denominado “Gestión del Servicio Médico Asistencial del SENA y Salud Ocupacional", en dos grupos así: “Grupo del Servicio Médico Asistencial del SENA'' y “Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo”.

Es conforme a lo anterior, que el artículo 14 que crea el Grupo interno de Trabajo " Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo” y mediante el artículo 15 establece que el mismo tendrá entre otras las siguientes funciones:

“(…)

13. Coordinar el proceso de elección del COPASO NACIONAL y el COPASO de la Dirección General y de los Comités de Convivencia Laboral de la entidad.

14. Orientar y apoyar la gestión del Comité Paritario de Salud Ocupacional de la Dirección General.

20. Desarrollar, con el apoyo del Grupo de Relaciones Laborales, las medidas preventivas y correctivas de acoso laboral, con el fin de promover un excelente ambiente de convivencia laboral, fomentar relaciones sociales positivas entre los servidores públicos y respaldar la dignidad e integridad de las personas en el trabajo, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 652 de 2012 modificada por la Resolución 1356 de 2012…” (Negrita fuera de texto)

En consecuencia, se evidencia que, dentro de las funciones encomendadas al Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo, se encuentra la de orientar y brindar apoyó a los Comités de Convivencia Laboral y Comités Paritarios De Seguridad y Salud en el Trabajo.

En tal sentido, es el Grupo de Administración de Documentos el encargo de llevar a cabo la administración y organización de los archivos de la entidad, por tanto, los Comités además de seguir los lineamientos emitidos por este Grupo en materia archivística, deben solicitar las garantías necesarias para llevar un adecuado manejo de la documentación; y por ende si en el desarrollo de estas actividades necesitan apoyo del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, este está en el deber de brindarlo.

IV. CONCLUSIÓN

De conformidad con la normatividad citada y el análisis realizado, los Comités de Convivencia Laboral y Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo-COPASST, se encuentra regulada la producción documental que se derivan de las funciones de los mismos, razón por la cual se debe tener en cuenta que, de acuerdo con las funciones establecidas, quien tiene a cargo las actividades de archivo y custodia de la información, es el secretario designado en cada Comité, esto con las garantías y lineamientos que debe brindar la entidad a través de la Secretaría General-Grupo de Administración de Documentos para llevar un adecuado proceso archivístico y resguardo de la información documental que goza de especial protección y reserva, por lo que deberán realizar las acciones de suministrar un espacio, para el manejo reservado de la documentación que se genera por dichos comités.

Por otro lado, se precisa que, desde el Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo, se encuentra la obligación de orientar y brindar apoyo a los Comités de Convivencia Laboral y Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo con las funciones propias del grupo.


Cordialmente,

GLORIA ACOSTA CONTRERAS
Coordinadora Grupo de Conceptos y Producción Normativa.
Dirección Jurídica

<NOTAS PIE DE PÁGINA>

1.http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0121-45002015000300002