ARTÍCULO 1.4.3.4. FRACCIÓN DE AÑO. Las personas jurídicas y asimiladas o las sucesiones ilíquidas obligadas a llevar contabilidad que se liquiden durante el año gravable objeto de conciliación no están obligadas a presentar el Reporte de conciliación fiscal por la fracción del año en el cual se liquiden, sin perjuicio de la obligación de su diligenciamiento y conservación, conforme lo señalado por los artículos 1.7.2 y 1.7.3 del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
(Artículo 4, Resolución 71 de 2019)
ARTÍCULO 1.4.3.5. SANCIONES. El incumplimiento de la obligación de presentar el Reporte de conciliación fiscal dentro del plazo fijado se considera para efectos sancionatorios como una irregularidad en la contabilidad, sancionable de acuerdo con el artículo 655 del Estatuto Tributario.
(Artículo 5, Resolución 71 de 2019)
REPORTE DE LAS TARIFAS DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CONSOLIDADO Y DE LA CUENTA PARA TRANSFERIR ESTOS RECURSOS, POR PARTE DE LOS MUNICIPIOS Y/O DISTRITOS.
ARTÍCULO 1.4.4.1. DOCUMENTOS A SUMINISTRAR POR PARTE DE LOS MUNICIPIOS Y DISTRITOS RELACIONADOS CON LAS TARIFAS DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CONSOLIDADO Y LA CUENTA PARA LA TRANSFERENCIA DE ESTOS RECURSOS. Los municipios y distritos deben entregar de manera virtual a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, los siguientes documentos:
1. Copia del acuerdo municipal o distrital por medio del cual los concejos de estas entidades territoriales establecen las tarifas del impuesto de industria y comercio consolidado en uno de los formatos señalados en el numeral 3 del artículo 2.1.1.20. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
2. Copia de las certificaciones expedidas por las autoridades y/o los particulares que den cuenta de la publicación del respectivo acuerdo, en los términos del artículo 65 de la Ley 1437 de 2011 o en la norma que lo adicione, modifique o sustituya. En el caso de que el Distrito o Municipio no cuente con un órgano oficial de publicidad deberá allegar una certificación suscrita por el representante legal en la que indique esta circunstancia; en consecuencia, consolidará en un solo archivo en medio magnético (formato PDF) los certificados de publicación del acuerdo y de ausencia de Gaceta Oficial en el ente territorial.
3. Certificación expedida por entidad bancaria en la que consten el titular, número y tipo de cuenta a la que se debe transferir el impuesto de industria y comercio consolidado. El municipio o distrito contará con un plazo máximo de treinta (30) días calendario a partir de la fecha de expedición de este documento, para reportar esta cuenta en los términos del Artículo 1.4.4.4 de la presente resolución. Vencido este plazo el municipio o distrito deberá solicitar y reportar una nueva certificación.
4. Oficio de entrega de los documentos anteriormente indicados, suscrito por el alcalde y por el secretario de hacienda, director, jefe de impuestos o el funcionario que haga sus veces, para lo cual la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN podrá solicitar los documentos que demuestren la calidad en la que se esté actuando.
PARÁGRAFO 1o. Las tarifas que determinen los concejos municipales o distritales por concepto del impuesto de industria y comercio consolidado no deben exceder los límites dispuestos por los artículos 33 y 37 de la Ley 14 de 1983, compilados en los artículos 196 y 200 del Decreto-Ley 1333 de 1986 o en la norma que los adicione, modifique o sustituya para el impuesto de industria y comercio y avisos y tableros, respectivamente.
En caso de que las tarifas del impuesto de industria y comercio consolidado superen los límites señalados en el inciso anterior, se deberá entregar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN copia del acuerdo que haya autorizado en los municipios o distritos la sobretasa bomberil al impuesto de industria y comercio en los términos del artículo 37 de la Ley 1575 de 2012 o en la norma que lo adicione, modifique o sustituya, o bajo el imperio de leyes anteriores, antes de la entrada en vigencia de la Ley 2010 de 2019.
Este documento debe consolidarse digitalmente con el acuerdo señalado en el numeral 1 de este artículo en un solo archivo en medio magnético (en formato PDF) y reportarse en los términos del Artículo 1.4.4.3 de la presente resolución. Lo anterior sin perjuicio de corregir el formato mencionado en esta disposición cuando haya lugar.
PARÁGRAFO 2o. El titular de la cuenta bancaria a la que se deben transferir los recursos recaudados por concepto del impuesto de industria y comercio consolidado debe ser el respectivo municipio o distrito. Además, esta cuenta, debe ser expedida por una entidad bancaria, vigilada por la Superintendencia Financiera.
(Artículo 1, Resolución 112 de 2020)
ARTÍCULO 1.4.4.2. PRESENTACIÓN DE LAS TARIFAS DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CONSOLIDADO Y/O DE LA CUENTA BANCARIA PARA LA TRANSFERENCIA DE ESTOS RECURSOS. Las autoridades municipales y distritales competentes deben presentar la información establecida en el artículo anterior en forma virtual utilizando los Servicios Informáticos Electrónicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, haciendo uso del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) emitido por esta entidad y mediante el diligenciamiento de los formatos que se prescriben en los artículos siguientes.
(Artículo 2, Resolución 112 de 2020)
ARTÍCULO 1.4.4.3. PRESCRIPCIÓN DEL FORMATO NO. 2634 "TARIFAS DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CONSOLIDADO APLICABLES BAJO EL RÉGIMEN SIMPLE DE TRIBUTACIÓN". Prescribir para la presentación de los documentos relacionados con el establecimiento de las tarifas del impuesto de industria y comercio consolidado aplicables en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación, al igual que las modificaciones que reporten los municipios o distritos, el Formato No. 2634 "Tarifas del impuesto de industria y comercio consolidado aplicables bajo el régimen simple de tributación", diseño anexo que forma parte integral de la presente resolución.
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN pondrá a disposición el Formato No. 2634 en forma virtual en la página web, www.dian.gov.co, para su diligenciamiento y presentación, que debe contener al menos lo siguiente:
1. Datos del municipio o distrito que reporta.
2. Datos del funcionario que reporta de conformidad con lo previsto en el Artículo 1.4.4.9 de la presente resolución.
3. Datos del acuerdo proferido por el concejo municipal o distrital por medio del cual se adoptan las tarifas del impuesto de industria y comercio consolidado.
4. Datos de la publicación del acuerdo del numeral anterior y de la persona que suscribe la certificación.
5. Tarifas adoptadas mediante el acuerdo de conformidad con los formatos establecidos en el numeral 3 del artículo 2.1.1.20. del Decreto 1625, Único Reglamentario en Materia Tributaria o la norma que lo reemplace, sustituya o modifique.
6. Datos de los archivos adjuntos.
(Artículo 3, Resolución 112 de 2020)
ARTÍCULO 1.4.4.4. PRESCRIPCIÓN DEL FORMATO NO. 2435 "CUENTA BANCARIA PARA TRANSFERIR EL RECAUDO DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CONSOLIDADO A LOS MUNICIPIOS Y DISTRITOS". Prescribir para la presentación de la información relacionada con la cuenta bancaria para transferir el recaudo del impuesto de industria y comercio consolidado, al igual que las modificaciones que reporten los municipios o distritos, el Formato No. 2435 "Cuenta bancaria para transferir el recaudo del impuesto de industria y comercio consolidado a los municipios y distritos", diseño anexo que forma parte integral de la presente resolución.
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN pondrá a disposición el Formato No. 2435 en forma virtual en la página web, www.dian.gov.co, para su diligenciamiento y presentación, que debe contener al menos lo siguiente:
1. Datos del municipio o distrito que reporta.
2. Datos del funcionario que reporta de conformidad con lo previsto en el Artículo 1.4.4.9 de la presente resolución.
3. Datos de la cuenta bancaria del municipio o distrito.
4. Datos de los archivos adjuntos.
PARÁGRAFO. En caso de que la cuenta bancaria informada por el municipio o distrito se encuentre inactiva, cancelada, saldada, cerrada u otro estado que impida al Ministerio de Hacienda y Crédito Público realizar las transferencias de los recursos del impuesto de industria y comercio consolidado, el término de que trata el artículo 2.3.4.6.1. del Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público empezará a contarse a partir del día siguiente que se informe la reactivación de la misma a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, o se reporte una nueva cuenta bancaria conforme a lo previsto en el presente artículo.
(Artículo 4, Resolución 112 de 2020)
ARTÍCULO 1.4.4.5. REPORTE DE LA CUENTA BANCARIA AL MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO. La Subdirección de Recaudo de la Dirección de Gestión de Impuestos o quien haga sus veces, deberá informar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público una vez revisados el titular, tipo, número y demás elementos de la cuenta bancaria inicial o sus modificaciones que sean reportadas por los municipios y distritos, junto con las certificaciones correspondientes expedidas por las entidades bancarias.
(Artículo 5, Resolución 112 de 2020)
ARTÍCULO 1.4.4.6. APLICACIÓN DE LAS TARIFAS DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CONSOLIDADO. La aprobación o modificación de las tarifas del impuesto de industria y comercio consolidado realizada por las autoridades municipales o distritales será aplicada en el periodo gravable del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación conforme a lo previsto en el inciso 3 del artículo 338 de la Constitución Nacional.
(Artículo 6, Resolución 112 de 2020)
ARTÍCULO 1.4.4.7. INFORMACIÓN EXTEMPORÁNEA DE LAS TARIFAS DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CONSOLIDADO. Cuando las tarifas del impuesto de industria y comercio consolidado que deban aplicarse en los términos del artículo anterior, sean informadas por los municipios y distritos por fuera del término establecido en el parágrafo 3 del artículo 908 del Estatuto Tributario, serán habilitadas en los Servicios Informáticos Electrónicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN dentro del término que establece el inciso 1 del artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 o en la norma que lo adicione, modifique o sustituya, para que los contribuyentes liquiden los anticipos que les corresponda pagar.
(Artículo 7, Resolución 112 de 2020)
ARTÍCULO 1.4.4.8. INFORMACIÓN REPORTADA CON ERRORES O INCOMPLETA. Sin perjuicio de lo establecido en el Artículo 1.4.4.6 de la presente resolución, en caso de que las autoridades municipales o distritales reporten la cuenta bancaria o las tarifas del impuesto de industria y comercio consolidado con errores o en forma incompleta, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN hará el requerimiento para que los municipios o distritos realicen los ajustes respectivos, con el fin de que se habiliten en los Servicios Informáticos Electrónicos de la entidad dentro de los términos del artículo anterior.
(Artículo 8, Resolución 112 de 2020)
ARTÍCULO 1.4.4.9. PROCEDIMIENTO PREVIO AL REPORTE DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS ELECTRÓNICOS. Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso de la Firma Electrónica (FE), deberán:
1. Actualizar el Registro Único Tributario -RUT, incluyendo la responsabilidad "Informante de exógena". El representante designado para remitir la información de la que trata esta resolución deberá estar registrado en el Registro Único Tributario -RUT del Distrito o Municipio.
2. Inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario -RUT personal, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad, "Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros".
3. Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación de la Firma Electrónica (FE) ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, mínimo con tres (3) días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar, siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 70 de 2016 de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, modificada por las Resoluciones 0022 de 2019 y 0080 de 2020 o en la norma que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
(Artículo 9, Resolución 112 de 2020)
ARTÍCULO 1.4.4.10. CONTINGENCIA. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o la dependencia que haga sus veces de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, dará a conocer mediante comunicado la no disponibilidad de los aplicativos que impide cumplir efectivamente con la obligación de informar. Solo en este evento, los municipios y distritos podrán cumplir con el respectivo deber formal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los municipios, distritos o a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal.
Para efectos de lo dispuesto en la presente resolución, la entidad territorial deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.
La no presentación de la información de que trata la presente resolución, en ningún caso, podrá justificarse por las siguientes razones:
- Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante.
- El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben informar los documentos relacionados con las tarifas del impuesto de industria y comercio consolidado.
- El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de inscripción o actualización en el Registro Único Tributario -RUT y/o de la activación o de la asignación de una nueva Firma Electrónica (FE) u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.
(Artículo 10, Resolución 112 de 2020)
SERVICIO INFORMÁTICO RÉGIMEN ZESE (SI ZESE).
<Capítulo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 234 de 2025>
ARTÍCULO 1.4.5.1 SERVICIO INFORMÁTICO RÉGIMEN ZESE (SI ZESE). <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 234 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Adóptese el Servicio Informático Régimen Zona Económica y Social Especial (SI ZESE) por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), Formato 1401, para recibir y gestionar el suministro de información de las sociedades comerciales que apliquen el régimen especial en materia tributaria ZESE, de conformidad con lo establecido en el artículo 268 de la Ley 1955 de 2019, así como lo previsto en el artículo 1.2.1.23.2.7. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
ARTÍCULO 1.4.5.2. FORMA DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 234 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> La información a suministrar de que trata el artículo 1.2.1.23.2.7. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria deberá enviarse sólo a través del Servicio Informático Régimen Zona Económica y Social Especial (SI ZESE).
Excepcionalmente, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establecerá los eventos en los que pueda presentarse a través de otro medio.
PARÁGRAFO. Lo previsto en esta capítulo aplica para el reporte de información a partir del año gravable 2025.
ARTÍCULO 1.4.5.3. PLAZO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 234 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Los contribuyentes sometidos al régimen ZESE deben enviar la información dentro de los términos previstos en el parágrafo 1 del artículo 268 de la Ley 1955 de 2019 y el inciso 1 del artículo 1.2.1.23.2.7. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, es decir, antes del treinta (30) de marzo del año siguiente al año gravable en que aplica el régimen especial en materia tributaria ZESE haciendo uso del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) emitido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
PARÁGRAFO. El contribuyente podrá corregir la información en cualquier momento enviando a través del Servicio Informático el total de la información requerida. Cada nuevo envío de información por el mismo período gravable se considera una corrección de la anterior y en consecuencia la reemplaza en su totalidad, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO 1.4.5.4. INFORMACIÓN A SUMINISTRAR. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 234 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con el artículo 1.2.1.23.2.7. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, las sociedades que se acogieron al régimen especial en materia tributaria ZESE, deberán cargar en el Servicio Informático Régimen Zona Económica y Social Especial (SI ZESE), la siguiente documentación:
1. Una declaración juramentada del contribuyente del régimen especial en materia tributaria ZESE ante notario público, donde conste que el mismo se encuentra instalado físicamente en el territorio de la ZESE, que incluye el territorio de las ciudades capitales a las que se les extiende la aplicación de dicho régimen, conforme con lo previsto en el numeral 1 del artículo 1.2.1.23.2.1. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y que aplica este régimen tributario indicando el año gravable en que inició la aplicación.
2. Certificado de existencia y representación legal.
3. Certificación firmada por el representante legal y revisor fiscal o contador público, según corresponda donde conste:
3.1. El cálculo del aumento del empleo directo generado que corresponda al inicio de la aplicación de la tarifa diferencial del impuesto sobre la renta del régimen especial en materia tributaria ZESE, conforme con lo previsto en los numerales 6 o 7 del artículo 1.2.1.23.2.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda.
3.2. El total de empleos directos que tiene la sociedad comercial, durante el periodo gravable de aplicación de la tarifa del régimen especial en materia tributaria ZESE.
3.3. Que se mantiene el aumento del empleo directo generado determinado conforme lo previsto en el numeral 3.1. de este artículo durante todo el año gravable de aplicación de la tarifa del régimen especial en materia tributaria ZESE, y copia de las planillas de pago de los aportes al sistema de la seguridad social que soportan el número de empleos directos generados de que trata el numeral 5 del artículo 1.2.1.23.2.1. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. El número de empleos directos que se deben mantener durante el respectivo año gravable se calculará sobre el promedio de empleos que tiene la sociedad comercial en cada periodo gravable.
3.4. Que toda la actividad económica se desarrolló de conformidad con lo establecido en el artículo 1.2.1.23.2.2. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
PARÁGRAFO. Los documentos de los que trata el presente artículo deberán cargarse en el SI ZESE en formato PDF que no sea superior a 9MB.
ARTÍCULO 1.4.5.5. INFORMACIÓN A DILIGENCIAR O SELECCIONAR EN EL SERVICIO INFORMÁTICO RÉGIMEN ZONA ECONÓMICA Y SOCIAL ESPECIAL (SI ZESE). <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 234 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Los contribuyentes del régimen especial en materia tributaria ZESE deberán diligenciar o seleccionar la siguiente información en el sistema:
1. Seleccionar el primer año gravable en el que se aplicó el Beneficio Tributario del Régimen ZESE.
2. Diligenciar Información del empleo previo a la aplicación del régimen especial en materia tributaria ZESE, así:
2.1 Sociedades que al momento de aplicar el régimen especial en materia tributaria ZESE, tengan un periodo superior a dos (2) años de constituidas. Diligenciar el número de empleos directos mensuales y el número de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a Pensión (PILA), durante los dos (2) últimos años gravables anteriores al año fiscal en que inicie la aplicación de la tarifa diferencial del impuesto sobre la renta del régimen especial en materia tributaria ZESE.
2.2 Sociedades que al momento de aplicar el régimen especial en materia tributaria ZESE, tengan un periodo inferior a dos (2) años de constituidas. Diligenciar el número de empleos directos mensuales y el número de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a Pensión (PILA), desde el momento de su constitución hasta el último año gravable anterior al año fiscal en que inicie la aplicación de la tarifa diferencial del impuesto sobre la renta del régimen especial en materia tributaria ZESE, cuando aplique.
3. Diligenciar el número de empleos directos mensuales y el número de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a Pensión (PILA) del año gravable reportado.
4. Diligenciar los ingresos fiscales por cada actividad económica generada en el año gravable a reportar.
PARÁGRAFO. La información de los numerales 1 y 2 se solicitará únicamente la primera vez que el contribuyente haga uso del Servicio Informático.
ARTÍCULO 1.4.5.6. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DEL SERVICIO INFORMÁTICO. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 234 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), deberán cumplir en forma previa las siguientes condiciones:
1. Inscribirse y mantener actualizado el Registro Único Tributario (RUT) de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) donde deberá registrar, en la sección correspondiente, la condición de contribuyente del régimen especial en materia tributaria ZESE.
2. El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, conforme al artículo 1.1.1.17. de la presente resolución, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22, "Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros".
ARTÍCULO 1.4.5.7. CONSTANCIA DEL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 234 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando el contribuyente finalice el envío de la información de que tratan los artículos 1.4.5.4. y 1.4.5.5. de la presente resolución el Servicio Informático generará el formato 1401.
PARÁGRAFO 1o. Hasta que no se efectúe la firma electrónica del formato 1401, el envío de la información se encontrará en estado Borrador. Esto se evidenciará en el Formato como una marca de agua con la palabra BORRADOR y se verá en la pantalla inicial.
PARÁGRAFO 2o. Después de firmar electrónicamente el formato 1401, el envío de la información se encontrará en Enviado. Esto se evidenciará en el Formato como una marca de agua con la palabra ENVIADO.
ARTÍCULO 1.4.5.8. CONTINGENCIA. <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 234 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la Dirección de Gestión de Innovación y Tecnología o dependencia que haga sus veces, dará a conocer mediante comunicado la no disponibilidad de los sistemas de información y servicios digitales que impide cumplir efectivamente con la obligación de informar. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al comunicado expedido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en donde indica que el servicio informático ha sido restablecido sin que ello implique extemporaneidad y pudiendo en todo caso el informante presentarla con anterioridad.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor de afectación general y no imputables a los informantes ni a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal.
PARÁGRAFO. Para efectos de lo dispuesto en la presente resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.
En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:
1. Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante.
2. El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar.
3. El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación o de la asignación de un nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.
ARTÍCULO 1.4.5.9. INCUMPLIMIENTO DEL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DEL SERVICIO INFORMÁTICO RÉGIMEN ZONA ECONÓMICA Y SOCIAL ESPECIAL (SI ZESE). <Artículo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 234 de 2025. El nuevo texto es el siguiente:> El incumplimiento del envío de la información a través del Servicio Informático Régimen Zona Económica y Social Especial (SI ZESE), ya sea omisión, extemporaneidad o incompleta dará lugar a las sanciones establecidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1.2.1.23.2.7. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
PARÁGRAFO. Si el envío de la información está en estado Borrador, descrito en parágrafo 1 del artículo 1.4.5.7 de la presente resolución, se entenderá como no finalizado e incumplida la obligación de envío de la información y será sujeto a las sanciones previstas del presente artículo.
SISTEMA DE FACTURACIÓN.
SISTEMA DE FACTURACIÓN.
SISTEMA DE FACTURACIÓN.
GENERALIDADES.
ARTÍCULO 1.5.1.1.1.1. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y las que a continuación se establecen:
1. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa y de los documentos que conforman el sistema de facturación donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y superen las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
2. Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa y de los demás documentos que conforman el sistema de facturación, donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en hacer uso de los anexos técnicos de cada uno de los documentos del sistema de facturación, para cumplir las obligaciones de generación, transmisión, validación y expedición de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación.
3. Anexos técnicos: Son los documentos proferidos y dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contienen la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y los demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así como para los demás componentes del sistema de facturación y para los elementos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del sistema de factura electrónica y que hacen parte integral de esta resolución.
4. Campo o grupos de campos de información obligatoria: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información relacionadas con los requisitos de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos que conforman el sistema de facturación, información que podrá ser aceptada o rechazada de conformidad con lo establecido en los Anexos técnicos, en el Procedimiento informático de validación. Esta definición también aplica cuando se diligencien campos o grupos de campos de información opcional, de manera parcial o errónea.
5. Campo o grupos de campos de información opcional: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información de la operación relacionada con la venta de bienes y/o prestación de servicios que se pretenden incorporar en la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos que comprende el sistema de facturación, los cuales no constituyen un requisito de los citados documentos e instrumentos en el Procedimiento informático de validación.
6. Clave técnica: Corresponde al identificador único que asigna el servicio informático de numeración de la DIAN, en el momento de solicitar la autorización de numeración, con el fin de ser incluido en el proceso de generación en el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) del sistema de factura electrónica con validación previa.
7. Código de respuesta rápida -Código QR-: Por sus siglas en inglés "quick response code", "código de respuesta rápida", que consiste en un código de barras bidimensional cuadrado que permite almacenar información en una matriz de puntos.
8. Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Es un requisito de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca la citada factura, incluido en los demás documentos e instrumentos electrónicos que se deriven de la citada factura, cuando fuere el caso.
9. Código Único de Documento Electrónico (CUDE): Es un requisito de las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso, así como de los demás documentos que comprenden el sistema de facturación, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca los citados documentos.
10. Contenedor electrónico: Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y los demás instrumentos y en general la información electrónica derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando fuere del caso. Este instrumento deberá estar firmado digitalmente por el facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
11. Correo de recepción de documentos e instrumentos electrónicos: Es el correo electrónico suministrado en el procedimiento de habilitación por parte del facturador electrónico, para la recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito e instrumentos derivados de la factura electrónica de venta y demás documentos que comprenden el sistema de facturación.
12. Dirección de Internet en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta, del documento equivalente y/o del documento electrónico contenida en el código QR: Es la ubicación en la red de Internet de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta y demás documentos que comprenden el sistema de facturación.
13. Documento electrónico: Es un documento generado de forma electrónica, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el cual comprende los documentos equivalentes electrónicos señalados en la presente resolución, así como el documento soporte de pago de nómina electrónica, el documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, y todos los documentos electrónicos que sean determinados por la Administración Tributaria, conforme a la facultad otorgada en el inciso primero y cuarto del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
El documento electrónico deberá ser generado por parte del sujeto obligado, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
14. Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.: El Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., es aquel elaborado con hardware y software que interactúan, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como la generación, transmisión para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), impresión de la representación gráfica del tiquete, las notas de ajuste cuando corresponda, la programación de departamentos, códigos, grupos, familias o subfamilias.
15. Factura electrónica de venta generada por inconvenientes tecnológicos: Es una factura electrónica de venta que contiene la información de la factura de venta de talonario o de papel y que se transmite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte del facturador electrónico; así como aquella factura electrónica de venta sin validación previa que se expide cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En ambos casos las citadas facturas deben considerarse para todos los efectos como una factura electrónica de venta.
16. Instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación: Los instrumentos electrónicos son aquellos que comprenden los documentos electrónicos y/o agrupaciones de datos electrónicos, que están asociados o no a una factura electrónica de venta, documento equivalente electrónico y demás documentos electrónicos mediante el CUFE y el CUDE, cuando fuere del caso, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que se encuentran descritos en los anexos técnicos correspondientes.
17. Interacción de los sistemas de facturación: Es la relación que debe existir entre la información de los documentos que conforman el sistema de facturación, los instrumentos electrónicos que se deriven de los mismos con los inventarios, los sistemas de pago, la integración de los bienes y/o servicios con los hechos generadores y las tarifas del impuesto sobre las ventas -IVA, el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente y en general la interacción con la contabilidad, la información tributaria y los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y entre los facturadores electrónicos. Lo anterior de acuerdo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
18. Notas de ajuste del documento equivalente electrónico: Las notas de ajuste del documento equivalente electrónico, en lo sucesivo notas de ajuste, son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento equivalente, por errores aritméticos o de contenido, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
19. Procedimiento informático de validación: Es el procedimiento mediante el cual se verifica el cumplimiento de las reglas del anexo técnico correspondiente; cuyo resultado para cada campo o grupo de campos de información puede ser la aceptación, rechazo o notificación, según corresponda; el cual es realizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
20. Recepción de la factura de venta y del documento equivalente: Es una obligación formal del adquirente que consiste en exigir y recibir la factura de venta y/o los documentos equivalentes por los bienes y/o servicios adquiridos, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 618 del Estatuto Tributario y la presente resolución.
21. Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás documentos que comprenden el sistema de facturación.
22. Requisitos especiales de los documentos del sistema de facturación: De conformidad con el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los requisitos especiales corresponden a aquellos que por las particularidades propias y diferenciales de cada uno de los documentos que conforman el sistema de facturación, deben ser establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
23. Servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta y para los demás documentos que conforman el sistema de facturación: El servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación corresponde al software dispuesto por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene las funcionalidades para el cumplimiento de la habilitación, recepción de la transmisión, rechazo, validación de la factura electrónica de venta con validación previa, la solicitud de autorización como proveedor tecnológico y para los demás documentos, instrumentos y trámites que se indiquen en la presente resolución.
24. Tablas referenciadas de los anexos técnicos del sistema de facturación: Son tablas que contienen la información codificada necesaria, para efectos de la estructuración del XML de la factura electrónica de venta, el documento equivalente electrónico y demás documentos electrónicos que comprenden el sistema de facturación.
25. Transmisión de los documentos del sistema de facturación, las notas débito, notas crédito y los instrumentos electrónicos que se derivan de los mencionados documentos: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información que contendrá la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito, documentos equivalentes a la factura electrónica de venta, los documentos que comprenden el sistema de facturación y los instrumentos electrónicos estructurados en el procedimiento de generación, que se deriven de una factura electrónica de venta y de los demás documentos electrónicos del sistema de facturación para su validación.
26. Transmisión de los documentos electrónicos en debida forma: La transmisión de los documentos electrónicos en debida forma corresponde al procedimiento electrónico mediante el cual se deben remitir los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, en la forma prevista en las normas que los reglamenten y cumpliendo con los requisitos, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, que se establezcan para cada uno de los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación electrónica, conforme con lo previsto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
27. Validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos: La validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos, es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la verificación de las reglas de validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y documentos electrónicos del sistema de facturación, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(Artículo 1, Resolución 165 de 2023)
DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN Y DOCUMENTOS QUE LO COMPRENDEN.
ARTÍCULO 1.5.1.1.2.1. SISTEMA DE FACTURACIÓN. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.4. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el sistema de facturación es el conjunto de funcionalidades que permiten la interoperabilidad e interacción de la factura electrónica, los documentos equivalentes y los documentos electrónicos determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante esta entidad, así como los demás instrumentos electrónicos que se deriven de estos.
El sistema de facturación comprende:
1. La factura de venta,
2. Los documentos equivalentes, y
3. Los documentos electrónicos que sean determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante esta entidad.
(Artículo 2, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.1.2.2. FACTURA DE VENTA. De conformidad con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.5. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, la factura de venta comprende la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y la factura de venta de talonario o de papel.
Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel, el sujeto obligado deberá conservar copia física o electrónica de la misma; las copias de las facturas son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.
La factura de talonario o de papel tendrá validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar electrónicamente presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar en este sentido, así como en los casos de los contribuyentes pertenecientes al régimen simple de tributación - SIMPLE que contempla el parágrafo del artículo 915 del Estatuto Tributario, siempre que no estuviesen obligados a facturar electrónicamente desde antes de optar por el impuesto unificado bajo el referido régimen.
La factura electrónica sin validación previa solo tendrá validez cuando a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) presente inconvenientes tecnológicos que imposibiliten la validación previa, de conformidad con lo previsto en el inciso 7 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
(Artículo 3, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.1.2.3. DOCUMENTOS EQUIVALENTES. Son documentos equivalentes a la factura de venta los previstos en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y aquellos que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de conformidad con la competencia establecida en el inciso 4 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establecidos en el Artículo 1.5.1.3.1.2 de la presente resolución.
El documento equivalente electrónico comprende los documentos equivalentes señalados en la presente resolución y deberá ser generado por parte del vendedor de los bienes y/o servicios, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El documento equivalente electrónico deberá implementarse de conformidad con las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Los sujetos responsables de facturar podrán expedir los documentos equivalentes a la factura de venta de qué trata el Artículo 1.5.1.3.1.2 de la presente resolución, y en todos los casos, podrán optar por expedir factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Hasta que se cumpla el plazo que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para la implementación del documento equivalente electrónico, los documentos equivalentes deberán seguirse expidiendo en las condiciones dispuestas en la Resolución número 000042 de 2020, en especial lo dispuesto en los artículos 13 y 36.
(Artículo 4, Resolución 165 de 2023, inciso 4 modificado por artículo 1 de la Resolución 119 de 2024)
OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
ARTÍCULO 1.5.1.1.3.1. OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. La expedición de la factura de venta, documento equivalente o documento equivalente electrónico, comprende su generación, transmisión, validación y entrega, física o electrónica al adquirente cuando corresponda, por todas y cada una de las operaciones de venta y/o prestación de servicios al momento de efectuarse estas. La expedición de estos documentos debe cumplir con los requisitos legales aplicables, así como con los requisitos especiales y las condiciones, características, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la SECCIÓN 5o del CAPÍTULO 1 del TÍTULO 5 de la PARTE 1 de la presente resolución, conforme con el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
(Artículo 5, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.1.3.2. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES ELECTRÓNICOS. Los requisitos de la factura de venta, de los documentos equivalentes y de los documentos equivalentes electrónicos, corresponden a los que señala el artículo 617 del Estatuto Tributario, los demás que las leyes vigentes determinen y aquellos requisitos especiales que fije la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en concordancia con los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.2.2.2, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de la presente resolución.
(Artículo 6, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.1.3.3. SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA, Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:
1. Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.
3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE, de conformidad con el numeral 6 del artículo 905 del Estatuto Tributario.
(Artículo 7, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.1.3.4. SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE. De conformidad con el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los siguientes sujetos no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente en sus operaciones:
1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
9. Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el Impuesto sobre las Ventas (IVA).
PARÁGRAFO 1o. La condición de no obligado a facturar establecida en este artículo aplica sin perjuicio de lo contemplado en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando los sujetos de que trata el presente artículo opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones dispuestos en la ley y el reglamento junto con los requisitos especiales que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establezca para la factura electrónica de venta, así como con los documentos equivalentes existentes o los que la misma Entidad señale. Los sujetos de que trata el presente artículo que opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente se consideran para efectos tributarios obligados a facturar.
PARÁGRAFO 2o. Los sujetos de que trata el numeral 8 de este artículo, no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente; sin perjuicio de las facultades de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para establecer la obligación de expedir factura electrónica de venta o en su defecto de establecer el soporte de las operaciones en un documento electrónico, en relación con la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
(Artículo 8, Resolución 165 de 2023)
FACTURA DE VENTA.
SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA.
ARTÍCULO 1.5.1.2.1.1. SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA CON VALIDACIÓN PREVIA A SU EXPEDICIÓN. Se encuentran obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, los sujetos de que trata el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el Artículo 1.5.1.1.3.3 de la presente resolución, en lo sucesivo facturadores electrónicos.
Quienes opten por el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación - SIMPLE podrán:
1. Expedir la factura electrónica desde el momento en que inscriba en el registro único tributario como responsable del régimen SIMPLE de tributación; o
2. Expedir documento equivalente electrónico, siempre y cuando se haya expedido el respectivo anexo técnico; o
3. Someterse a las reglas del inconveniente tecnológico previsto en el numeral 1.1. del Artículo 1.5.1.5.7.1 de la presente resolución durante máximo dos meses contados desde el momento en que efectúen la inscripción en el Registro Único Tributario como responsable del régimen SIMPLE de tributación -SIMPLE. Vencido este plazo, estarán obligados a facturar electrónicamente o el documento equivalente electrónico que se haya prescrito para tal fin.
(Artículo 9, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.2.1.2. PROCEDENCIA DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. Los sujetos obligados a facturar de manera electrónica podrán expedir factura de talonario o de papel, solamente en los casos en los que se presenten los inconvenientes tecnológicos de que trata el Artículo 1.5.1.5.7.1 de la presente resolución, que le imposibiliten facturar electrónicamente.
PARÁGRAFO. La factura de venta de talonario o de papel se deberá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción, en cuyo caso, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario y los requisitos establecidos en los numerales 1, 2, 4, y 13 del Artículo 1.5.1.2.2.2 de esta resolución.
(Artículo 10, Resolución 165 de 2023)
REQUISITOS DE LA FACTURA.
ARTÍCULO 1.5.1.2.2.1. REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
2. De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Identificación del adquirente, según corresponda, así:
3.1. De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y servicios.
3.2. Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
3.3. Registrar la frase "consumidor final" o apellidos y nombre y el número "222222222222" en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los numerales 3.1. y 3.2. de este numeral.
Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente corresponda a la señalada en los numerales 3.2. y 3.3. de este numeral.
Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.
4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el Servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
5. Fecha y hora de generación.
6. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo.
La factura electrónica de venta se entenderá expedida, en todo caso, cuando sea validada y entregada al adquirente de manera física o electrónica según corresponda, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en este capítulo.
Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se tendrá como fecha y hora de expedición de la factura electrónica de venta, la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: "Documento validado por la DIAN", los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
8. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.
9. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
11. El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
12. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, cuando corresponda.
13. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
15. El Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
16. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta".
17. El contenido del "Anexo Técnico de la factura electrónica de venta" establecido en el Artículo 1.5.1.10.2 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo.
18. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.
PARÁGRAFO 1o. Cuando se trate de operaciones de compra y venta de divisas y cheques de viajero que realiza el profesional de cambio obligados a facturar electrónicamente, deberán tener en cuenta, de acuerdo con el parágrafo 6 del artículo 84 de la Resolución Externa 1 de 2018 de la Junta Directiva del Banco de la República, o la norma que haga sus veces, lo siguiente:
1. En cumplimiento de lo previsto en el numeral 8 del presente artículo, incorporar adicionalmente la siguiente información:
1.1. Para la tasa de cambio utilizada en la operación se diligencia como "valor unitario".
1.2. El nombre de la divisa negociada se diligencia como "descripción" con el código respectivo.
1.3. Si se trata de compra se utiliza el código 15.
1.4. Si se trata de venta se utiliza el código 16.
2. Utilizar una factura exclusivamente para operaciones de venta, pudiendo incluir más de una operación, en más de una divisa, siempre que se trate del mismo cliente.
3. Utilizar una factura exclusivamente para operaciones de compra, pudiendo incluir más de una operación, en más de una divisa, siempre que se trate del mismo cliente.
4. La fecha y hora de generación de cada factura deben atender lo dispuesto en el numeral 5 de este artículo.
(Artículo 11, Resolución 165 de 2023, parágrafo adicionado por el artículo 1 de la Resolución 189 de 2024)
ARTÍCULO 1.5.1.2.2.2. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. La factura de venta de talonario o de papel debe expedirse con el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura de venta de talonario o de papel.
2. De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Identificación del adquirente, según corresponda, así:
3.1. De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquirente de los bienes y servicios.
3.2. Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquirente no suministre la información del numeral 3.1. de este artículo, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
3.3. Registrar la frase "consumidor final" o apellidos y nombre y el número "222222222222" en caso de adquirentes de bienes y/o servicios que no suministren la información establecida en los numerales 3.1. y 3.2. de este artículo.
Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquirente corresponda a la señalada en los numerales 3.2. y 3.3. de este artículo.
Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.
4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el Servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
5. De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición.
6. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.
7. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
8. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
9. El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
10. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, cuando corresponda.
11. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en general la discriminación de otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, incluyendo con la correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
12. De conformidad con lo establecido en el literal h) del artículo 617 del Estatuto Tributario contener el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria (NIT) del impresor de la factura, para el caso en que la factura de venta de talonario o de papel se genere de forma manual o autógrafa.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere, para los casos en que la factura se genere y expida a través de un sistema informático electrónico.
14. El Código de Respuesta Rápida -Código QR-, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos.
PARÁGRAFO. De conformidad con el inciso 2 del artículo 617 del Estatuto Tributario, al momento de la expedición de la factura los requisitos de los numerales 1, 2, 4, 12 y 13 del presente artículo, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. No obstante, cuando la factura de venta de talonario o de papel se genere para su expedición a través de sistemas informáticos electrónicos, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el presente parágrafo.
PARÁGRAFO 2o. Tratándose de profesionales de compra y venta de divisas y cheques de viajero, cuando se genere factura de venta de talonario o de papel por la ocurrencia de inconvenientes tecnológicos; adicional a los requisitos de que trata el presente artículo, se deberá incorporar la siguiente información de acuerdo con el parágrafo 6 del artículo 84 de la Resolución Externa 1 de 2018 de la Junta Directiva del Banco de la República, o la norma que haga sus veces:
1. Tasa de cambio aplicada a la operación, la cual debe corresponder al "valor unitario" señalado en la factura electrónica.
2. Nombre de la moneda negociada, la cual debe quedar señalada en el campo de "descripción" de la operación, diferenciando si se trata de una compra o de una venta de divisas, incluyendo el código de la moneda extranjera negociada conforme a la lista de monedas incluida en el "Anexo Técnico de la Factura Electrónica de Venta - versión 1.9", o el que haga sus veces.
3. Monto de las divisas negociadas, expresada en el campo de "cantidad" de la factura electrónica por cada operación de compra o de venta.
4. Clase de la operación, sea de compra o de venta de divisas de acuerdo con la "descripción" de la operación y el código aplicado a cada operación.
5. Valor en pesos colombianos de la operación, expresado en el campo "total" de la factura de venta, el cual será el equivalente de multiplicar la cantidad de divisas negociadas por el valor unitario, expresado este último como tasa de cambio en pesos colombianos por cada unidad de divisa transada.
6. Código de debida diligencia al cliente (DDC) aplicada a la operación de acuerdo con lo señalado por el artículo 18, numeral 3.1 de la resolución 000210 de 2025 y el "Anexo Técnico de la Factura Electrónica de Venta - versión 1.9", o el que haga sus veces, diligenciando la información requerida según el tipo de debida diligencia al cliente (DDC) aplicada.
7. Correo electrónico del cliente.
En la factura de venta que expida el profesional de compra y venta de divisas para sus operaciones de cambio solo se podrán incluir estas operaciones. Y deberán hacerse facturas de venta de talonario o de papel de forma separada para operaciones de compra de las operaciones de venta de divisas.
Sin perjuicio de lo señalado en el inciso anterior, en una misma factura de venta de talonario o de papel podrán incluirse varias operaciones de compra o de venta de divisas, según sea el caso, de diferentes tipos de divisas en forma simultánea con un mismo cliente, en una misma fecha y hora.
(Artículo 12, Resolución 165 de 2023, parágrafo 2 adicionado por el artículo 2 de la Resolución 189 de 2024)
