ARTÍCULO 1.5.1.2.2.3. IDENTIFICACIÓN COMO AGENTES DE RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS - IVA, EN LA FACTURA DE VENTA Y EN LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES. Los agentes de retención del Impuesto sobre las Ventas (IVA) contemplados en el artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad, al momento de expedir la factura de venta y/o los documentos equivalentes.
(Artículo 13, Resolución 165 de 2023)
DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.
DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA.
ARTÍCULO 1.5.1.3.1.1. SUJETOS QUE PODRÁN EXPEDIR DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA. Los sujetos obligados a facturar de que tratan los artículos 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el Artículo 1.5.1.1.3.3 de esta resolución podrán expedir los documentos equivalentes conforme lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el Artículo 1.5.1.3.1.2 de esta resolución, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios allí contemplados. No obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los allí contemplados, deberán expedir factura electrónica de venta.
PARÁGRAFO. Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el presente artículo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.
(Artículo 14, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.3.1.2. DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA. Son documentos equivalentes a la factura de venta los señalados en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016 y la boleta de ingreso a los espectáculos públicos previstos en el parágrafo 1 del artículo 3o de la Ley 1493 de 2011.
PARÁGRAFO. Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata este artículo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.
(Artículo 15, Resolución 165 de 2023)
DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO Y SUS REQUISITOS.
ARTÍCULO 1.5.1.3.2.1. DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Una vez se implemente el documento equivalente electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), quienes estén obligados a facturar y hayan optado por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el Artículo 1.5.1.3.1.2 de la presente resolución estarán obligados a sustituirlos por:
1. El documento equivalente electrónico que cumpla con los requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas comunes y específicas de acuerdo con la naturaleza de la operación que debe ser soportada, de conformidad con el calendario de implementación de que trata el Artículo 1.5.1.3.3.1 de la presente resolución, o
2. La factura electrónica de venta.
PARÁGRAFO. Los documentos equivalentes electrónicos otorgan para el adquirente, previo cumplimiento de los demás requisitos previstos en la legislación tributaria, derecho a impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.
Para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. se deberá identificar con nombre o razón social y número de identificación al adquiriente, para aplicar lo previsto en este parágrafo, de igual forma, quien expida este documento equivalente lo podrá realizar independientemente del valor de la operación.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Los sujetos responsables de facturar que han optado por expedir los documentos equivalentes de que trata el Artículo 1.5.1.3.1.2 de la presente resolución podrán expedirlos en las condiciones actuales o expedir la factura de venta cuando el adquirente lo solicite o así lo decida el sujeto obligado, máximo hasta la fecha límite establecida en el calendario de implementación del documento equivalente electrónico previsto en el Artículo 1.5.1.3.3.1 de esta resolución según le corresponda.
(Artículo 16, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.3.2.2. SUJETOS QUE PODRÁN GENERAR Y TRASMITIR PARA VALIDACIÓN EL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO Y LAS NOTAS DE AJUSTE. Son sujetos que podrán generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico quienes se encuentren obligados a facturar y opten por expedir cualquiera de los documentos equivalentes señalados en el Artículo 1.5.1.3.1.2 de la presente resolución. Para tal fin deberán cumplir las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el "Anexo técnico documento equivalente electrónico" para la generación, transmisión, validación, expedición y entrega del mencionado documento equivalente electrónico.
(Artículo 17, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.3.2.3. INFORMACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. El documento equivalente electrónico deberá cumplir con los requisitos y condiciones técnicas y tecnológicas comunes y específicas señaladas en los Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de la presente resolución, según corresponda.
(Artículo 18, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.3.2.4. REQUISITOS COMUNES DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. El documento equivalente electrónico deberá cumplir con los siguientes requisitos comunes:
1. Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, de acuerdo con lo señalado en el Artículo 1.5.1.3.1.2 de la presente resolución adicionando al final de la denominación la expresión: "electrónico", excepto en el caso el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. el cual se denominará "Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.".
2. De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado.
Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., además se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
5. Fecha y hora de generación.
6. De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
El documento equivalente electrónico, solo se entenderá expedido cuando sea validado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y entregado al adquirente, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en este capítulo.
Cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquirente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: "Documento validado por la DIAN", los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
8. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
9. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor en el Impuesto sobre la renta y complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.
10. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software.
11. El Código Único de Documento Equivalente Electrónico (CUDE).
12. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en la que se encuentra información del documento equivalente electrónico contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
13. Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico. Al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
14. Cumplir con los requisitos específicos señalados en la presente resolución, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.
15. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el "Anexo técnico documento equivalente electrónico." establecido en la SECCIÓN 10 del CAPÍTULO 1 del TÍTULO 5 de la PARTE 1 de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de la procedencia de costos, gastos e impuestos descontables conforme lo señala el artículo 771-2 del Estatuto Tributario es necesario que se dé cumplimiento a los requisitos de que tratan los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del mismo Estatuto. Excepto para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., el cual deberá cumplir con los anteriores requisitos y deberá identificar con nombre y razón social al adquiriente del bien y/o servicio, lo anterior con fundamento en la facultad establecida en los incisos 1 y 11 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Sin perjuicio de que se pueda registrar la frase "consumidor final" o apellidos y nombre y el número "222222222222" en aquellos casos en que los adquirentes de bienes y/o servicios no suministren la información, pero en este caso documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S no se podrá constituir en soporte de costos, gastos e impuestos descontables.
PARÁGRAFO 2o. Los sujetos que opten por expedir documento equivalente electrónico además de los requisitos señalados en los numerales 1 al 15 del presente artículo, podrán incluir aquellos requisitos adicionales que consideren necesarios en atención a las características propias de cada sector, para el efecto deberán dar aplicación a lo establecido en el "Anexo técnico documento equivalente electrónico".
(Artículo 19, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.3.2.5. REQUISITOS ESPECÍFICOS DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Además de los requisitos comunes contemplados en el Artículo 1.5.1.3.2.4 de la presente resolución, el documento equivalente electrónico deberá cumplir con requisitos específicos que se indican a continuación:
1. Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., deberá indicar cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
Adicionalmente los obligados a facturar que opten por utilizar el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S., previsto en el presente numeral, deberán utilizar desarrollos tecnológicos que garanticen:
1.1. Permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
1.2. Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
1.3. La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado, deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta o en la terminal de venta, según el caso.
1.4. El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
2. Tratándose de la boleta de ingreso a cine, el documento equivalente electrónico deberá indicar el número o nombre de la sala de exhibición y número de sillas totales que la componen, la ubicación indicando la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición y nombre de la función o película que será presentada.
3. Tratándose del tiquete de transporte de pasajeros, deberá indicar la descripción específica del servicio prestado, indicando el modo de transporte o tipo de operación, el número de identificación del vehículo y el medio de transporte, empresa de transporte a la que se encuentra afiliado, lugar de origen y lugar de destino.
4. Tratándose del extracto, deberá indicar la descripción específica del servicio prestado.
5. Tratándose del tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros, deberá indicar la descripción específica o genérica del bien y/o prestación del servicio.
6. Tratándose del documento en juegos localizados el mismo deberá indicar los siguientes requisitos:
6.1. El número de instrumentos de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego;
6.2. Dirección en que se encuentra el establecimiento; en caso de ser virtual suministrar la dirección de internet y la dirección IP;
6.3. El valor de la base o depósito en dinero y el valor de lo pagado en cada una de las máquinas o juego, cuando aplique;
6.4. El valor diario por cada instrumento de juego y la discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego;
6.5. El valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA). En el último documento resumen en juegos localizados - relación diaria de control de ventas del periodo que se declara.
6.6. Detallar el nombre e identificación del serial de la máquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos y los operados en casino y similares y detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.
7. Tratándose de la boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados, el mismo deberá indicar con los siguientes requisitos:
7.1. Indicar si se trata de boleta, fracción o formulario;
7.2. Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones;
7.3. Contener nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado;
7.4. Contener el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego;
8. Tratándose del documento expedido para el cobro de peajes, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios y la categoría a la cual pertenece el vehículo por el cual se realiza el pago de la tarifa de peaje.
9. Tratándose del comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios y el valor de las comisiones a favor de la Bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
10. Tratándose del documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities, deberá indicar el valor de las comisiones a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
11. Tratándose del documento expedido para los servicios públicos domiciliarios, deberá indicar la descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
12. Tratándose de la boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos, deberá indicar:
12.1. La descripción específica o genérica de bienes o servicios;
12.2. El código único del evento - Código PULEP;
12.3. El nombre del evento, sala, escenario, puesto y/o localidad asignada e indicar la palabra "cortesía", cuando aplique;
12.4. Incorporar el número y valor de la boleta o instrumento que da derecho a participar en el espectáculo público.
PARÁGRAFO. Los sujetos obligados a reportar a otras entidades estatales las operaciones de venta de juegos de suerte y azar en los que se expida documento, boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego, juegos localizados y en los espectáculos públicos, no se encuentran en la obligación de implementar el documento equivalente electrónico de que trata el Artículo 1.5.1.3.2.4 y los numerales 6, 7 y 12 del Artículo 1.5.1.3.2.5 de esta resolución. En este caso, deberán expedir los documentos equivalentes establecidos en los numerales 6, 7 y 12 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto número 1625 de 2016 con los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.4.14. del mismo decreto.
Cuando no se cumpla lo previsto en el inciso anterior, deberán implementar el documento equivalente electrónico en los términos establecidos en la presente resolución.
PARÁGRAFO 2o. Las empresas que presten servicios públicos domiciliarios que expidan el Documento Equivalente Electrónico de servicios públicos domiciliarios, solo podrán hacer uso de este documento en la venta de bienes y/o prestación de servicios originados en la prestación del servicio público o los que le sean inherentes a estos, salvo que cuenten con la autorización expresa del usuario y/o suscriptor, y la regulación especial vigente así se lo permita.
(Artículo 20, Resolución 165 de 2023, parágrafo 2 adicionado por el artículo 1 de la Resolución 202 de 2025)
ARTÍCULO 1.5.1.3.2.6. REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES FÍSICOS. Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos en la generación y transmisión del documento equivalente electrónico, los documentos equivalentes podrán expedirse de manera física con el cumplimiento de los requisitos señalados en los Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de esta resolución según corresponda, con excepción de los contemplados en los numerales 10, 11, 12, 13 y 15 del Artículo 1.5.1.3.2.4 de la presente resolución.
(Artículo 21, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.3.2.7. CONTENIDO DE LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Cuando se elaboren notas de ajuste del documento equivalente electrónico, se deberán generar y transmitir para validación conforme lo indicado en la presente resolución, las cuales deberán contener la siguiente información:
1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento equivalente electrónico.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
3. El código único de documento equivalente electrónico de la nota de ajuste.
4. La fecha de generación de la nota de ajuste.
5. El número y la fecha de generación del Código Único del Documento Equivalente Electrónico (CUDE) del documento equivalente electrónico al cual hace referencia la nota de ajuste.
6. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
7. Detallar el valor total de la operación.
8. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.
9. Incluir la firma digital del emisor de la nota de ajuste del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
10. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el "Anexo técnico documento equivalente electrónico." establecido en el Artículo 1.5.1.10.2 de esta resolución.
PARÁGRAFO. La nota de ajuste será el mecanismo de anulación o corrección del documento equivalente electrónico, caso en el cual el número del documento anulado no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas notas de ajuste electrónicas para realizar ajustes entre ellas.
(Artículo 22, Resolución 165 de 2023)
CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.
ARTÍCULO 1.5.1.3.3.1. CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN PARA LA GENERACIÓN Y TRANSMISIÓN DE FORMA ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO Y DE LAS NOTAS DE AJUSTE. Los sujetos que van a generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico y las notas de ajuste, conforme se indica en los Artículo 1.5.1.5.2.1, Artículo 1.5.1.5.3.1 y Artículo 1.5.1.5.4.1 de esta resolución, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, atendiendo al siguiente calendario:
1. Calendario de implementación para el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., de acuerdo con la calidad de contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios.
| Grupo | Fecha para la implementación electrónica del documento | Calidad del contribuyente de renta y complementarios |
| 1 | 1o de mayo de 2024 | Grandes Contribuyentes |
| 2 | 1o de junio de 2024 | Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no tengan a calidad de Grandes Contribuyentes |
| 3 | 1o de julio de 2024 | No declarantes del Impuesto sobre la Renta |
| Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas | ||
2. Otros documentos equivalentes.
| Documento equivalente electrónico | Fecha máxima de implementación electrónica del documento |
| Servicios públicos domiciliarios | 1o de noviembre de 2024 |
| El tiquete de transporte de pasajeros | 1o de noviembre de 2024 |
| El extracto | 1o de noviembre de 2024 |
| El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. | 1o de septiembre de 2024 |
| La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados | 1o de septiembre de 2024 |
| El documento en juegos localizados. | 1o de septiembre de 2024 |
| El documento expedido para el cobro de peajes | 1o de octubre de 2024 |
| El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores | 1o de octubre de 2024 |
| El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities | 1o de octubre de 2024 |
| La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos | 1o de noviembre de 2024 |
| La boleta de ingreso a cine | 1o de noviembre de 2024 |
PARÁGRAFO. Aquellos nuevos sujetos que opten por expedir el documento equivalente electrónico y las notas de ajuste al citado documento, con posterioridad a las fechas indicadas en el calendario establecido en el presente artículo deberán hacerlo una vez surtan el procedimiento de habilitación previsto en el Artículo 1.5.1.5.1.1 de la presente resolución o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
(Artículo 23, Resolución 165 de 2023, modificado por el artículo 1 de la Resolución 8 de 2024 y 2 de la Resolución 119 de 2024)
ARTÍCULO 1.5.1.3.3.2. IMPLEMENTACIÓN ANTICIPADA DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Los sujetos que de manera anticipada a lo dispuesto en el calendario de que trata el Artículo 1.5.1.3.3.1 de la presente resolución, opten por implementar el documento equivalente electrónico, podrán hacerlo; siempre y cuando ya se encuentre disponible la funcionalidad dentro del sistema de facturación. En cualquier caso, deberán cumplir con las disposiciones que señala este capítulo.
(Artículo 24, Resolución 165 de 2023)
DISPOSICIONES COMUNES SECCIÓN 2 Y SECCIÓN 3 DEL CAPÍTULO 1 DEL TÍTULO 5 DE LA PARTE 1.
ARTÍCULO 1.5.1.4.1. FACTURAS DE VENTA, DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DEMÁS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RELACIONADOS CON LOS SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS. La factura de venta o el documento equivalente electrónico que expidan los prestadores de servicios públicos domiciliarios servirá al suscriptor o usuario para soportar impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas y costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios. En todo caso, se deberán atender los requisitos generales legales de procedencia y demostrar la condición de suscriptor o usuario, según sea el caso.
(Artículo 25, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.4.2. FACTURAS DE VENTA, DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DEMÁS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS RELACIONADOS CON AGENCIAS DE VIAJE. Tratándose de operaciones de intermediación a cargo de agencias de viajes, se deberá incorporar en la factura de venta que se expida el nombre o razón social de las empresas transportadoras, el requisito contemplado en el numeral 8 del Artículo 1.5.1.2.2.1 y los numerales 3 y 5 del Artículo 1.5.1.3.2.5 de la presente resolución, el periodo de tiempo durante el cual se realizaron las operaciones, el valor individual y total de las mismas, cuando haya lugar a ello, el monto de las comisiones causadas con la discriminación del Impuesto sobre las ventas (IVA) correspondiente al servicio de intermediación.
(Artículo 26, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.4.3. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES PARA LA PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES. Conforme con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario los requisitos para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, son los señalados en los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.2.2.2, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de la presente resolución según corresponda.
Cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma en los términos dispuestos por el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el Artículo 1.5.4.9.1 de la presente resolución o la que la modifique, adicione o sustituya, para que haya lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
PARÁGRAFO. De conformidad con el inciso 1 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, la referencia que se realiza al literal c) del artículo 617 del mismo Estatuto, correspondiente a los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes y servicios en la factura de venta, será la establecida en numeral 3.1. de los Artículo 1.5.1.2.2.1 y Artículo 1.5.1.2.2.2 de esta resolución y para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. el nombre o razón social y número de identificación del adquiriente cuando se soliciten impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas y costos o deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.
(Artículo 27, Resolución 165 de 2023)
CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DE LOS DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL SISTEMA DE FACTURACIÓN.
HABILITACIÓN PARA EXPEDIR O GENERAR LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.
ARTÍCULO 1.5.1.5.1.1. HABILITACIÓN. La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico de facturación electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el mismo requiere ser realizado previo a la expedición y/o generación de los documentos que componen el sistema de facturación, proceso que deberá surtirse tanto para factura electrónica de venta como para cada uno de los documentos equivalentes electrónicos, según corresponda.
Tratándose del documento equivalente electrónico el procedimiento de habilitación debe realizarse previo a la fecha máxima para su implementación, de conformidad con el calendario establecido en el Artículo 1.5.1.3.3.1 de la presente resolución.
La habilitación debe realizarse cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
1. Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación, ingresando los datos de información como facturador electrónico u obligado a generar documentos electrónicos, según corresponda y el correo de recepción de documentos electrónicos.
2. Señalar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción del documento del sistema de facturación según corresponda, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste de acuerdo a la clase de documentos e instrumentos electrónicos que se derivan de los documentos del sistema de facturación informando para ello si el software de facturación electrónica de venta, corresponde a:
2.1. Un desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido.
2.2. Al servicio gratuito del sistema de facturación, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
2.3. Al suministrado a través de un proveedor tecnológico para el caso de la factura electrónica de venta.
3. Registrar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
3.1. Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre(s) y código(s) de identificación del software(s). En caso de que el fabricante no cuente con NIT se deberá indicar su identificación.
3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, las facturas electrónicas de venta, los documentos equivalentes, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos y demás documentos del sistema de facturación cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición, y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta", en el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
3.3. Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el literal anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, el servicio informático electrónico de validación previa de los documentos del sistema de facturación actualizará el estado de "registrado" a "habilitado"; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de "habilitado".
3.4. Solicitar la autorización de numeración de factura en el servicio informático electrónico de numeración, para las facturas electrónicas de venta y la autorización de la numeración de la factura de venta de talonario o de papel, conforme lo indicado en la Subsección 1 de la SECCIÓN 6 del CAPÍTULO 1 del TÍTULO 5 de la PARTE 1 de esta resolución, así como el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para el caso del documento equivalente electrónico P.O.S., de acuerdo con el numeral 3 del Artículo 1.5.1.6.2.1 de esta resolución.
3.5. Una vez obtenida la autorización de numeración para la factura electrónica de venta, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará de manera electrónica la "clave técnica" para su consumo por parte del facturador electrónico en el o los medios de operación que haya seleccionado, conforme lo indicado en el numeral 2 de este artículo.
3.6. Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la fecha en la cual iniciará con la obligación de expedir factura electrónica de venta. Una vez seleccionada la fecha descrita, ésta no podrá ser modificada.
4. Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, conforme lo establecido en el numeral 2.3. del presente artículo y sin perjuicio de dar cumplimiento a lo indicado en los numerales 1 al 3 de este artículo, indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, los siguientes procedimientos y conceptos:
4.1. Verificar que el proveedor tecnológico se encuentre previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
4.2. Seleccionar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios inherentes a la generación y transmisión de los documentos del sistema de facturación, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste, según corresponda, los instrumentos electrónicos, que se derivan de estos documentos y demás servicios de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del presente artículo.
4.3. Asociar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los softwares a través de los cuales, el o los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la generación y transmisión de los documentos del sistema de facturación.
4.4. Cuando el facturador electrónico utilice, numeración y/o numeración y prefijos de los rangos de numeración en su facturación, deberá informarlos para consumo de sus proveedores tecnológicos o desarrollos informáticos propios o adquiridos o en la solución gratuita dispuesta por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. En caso de no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.
Tratándose de la obligación de expedir factura electrónica de venta, una vez cumplido lo establecido en los numerales anteriores según corresponda, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), actualizará la responsabilidad "Facturador electrónico - Código de la responsabilidad No. 52" en la fecha seleccionada en el literal f) del numeral 3 del presente artículo, en el Registro Único Tributario (RUT); lo anterior sin perjuicio de la actualización de oficio del citado registro.
PARÁGRAFO 1o. Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta y generar el documento equivalente electrónico y los demás documentos electrónicos, la interacción y la interoperabilidad de los citados documentos; así como la elaboración de las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos y demás servicios, de conformidad con lo establecido en los Artículo 1.5.1.7.1 y Artículo 1.5.1.9.1 de esta resolución cuando fuere del caso, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta", y el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
PARÁGRAFO 2o. Lo establecido en el numeral 2.2 del presente artículo no aplica para la habilitación del documento equivalente electrónico.
PARÁGRAFO 3o. Cuando en virtud de procesos de transformación empresarial tales como fusiones y escisiones, surja un nuevo proveedor tecnológico, los sujetos obligados a facturar electrónicamente deberán agotar el proceso de habilitación de que trata el presente artículo, asociando el nuevo proveedor tecnológico que surja del proceso de transformación.
(Artículo 28, Resolución 165 de 2023)
GENERACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.
ARTÍCULO 1.5.1.5.2.1. GENERACIÓN. La generación es un procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de habilitación y surja la obligación de expedir factura electrónica de venta, documento equivalente electrónico, o generar los documentos electrónicos del sistema de facturación. La generación consiste en estructurar la información que contendrán los mencionados documentos, de acuerdo con los requisitos que se establezcan para cada uno de estos.
Lo anterior para su transmisión y validación a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y la posterior expedición, cuando sea el caso, por parte del facturador electrónico.
La generación de la factura electrónica de venta, el documento equivalente electrónico, los demás documentos electrónicos, las notas débito, notas crédito, notas de ajuste y los instrumentos electrónicos que se derivan de dichos documentos, se deben elaborar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta", y del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
PARÁGRAFO. Tratándose del documento equivalente tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros electrónico, que requiera información de los GDS (Global Distribution System) para la generación del documento equivalente electrónico, se contará con un plazo de hasta 48 horas, a partir del momento de la generación de la reserva a través del GDS (Global Distribution System), para que el sujeto obligado a facturar realice la generación y transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) del documento para su validación. Los emisores deberán poner a disposición de los pasajeros, en sus páginas Web o en sus plataformas electrónicas, el documento equivalente electrónico, validado por la administración tributaria, o hacer la entrega del mismo al correo electrónico del pasajero, si este proporcionó la información.
PARÁGRAFO 2o. Las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios que facturen en sitio y que por razones técnicas o tecnológicas no puedan transmitir y validar el documento equivalente en ese mismo momento, contarán con un plazo de hasta 48 horas, a partir del momento que reciba la información el facturador de la lectura y/o medición del consumo del correspondiente servicio, de forma electrónica y/o en su sede, para generar y transmitir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) el documento para su validación. En este evento, se deberá generar el documento equivalente de servicios públicos en físico de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos, con los requisitos previstos en el parágrafo del Artículo 1.5.1.12.1. de la presente resolución, so pena de entenderse incumplida la expedición y entrega de la factura al consumidor del servicio público domiciliario.
(Artículo 29, Resolución 165 de 2023, parágrafo adicionado por el artículo 3 de la Resolución 119 de 2024, parágrafo 2 adicionado por el artículo 2 de la Resolución 202 de 2025)
ARTÍCULO 1.5.1.5.2.2. CÓDIGO ÚNICO DE FACTURA ELECTRÓNICA -CUFE- Y CÓDIGO ÚNICO DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO -CUDE-. En el procedimiento descrito en esta subsección se genera el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) para la factura electrónica de venta, el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos de la factura electrónica de venta. El procedimiento para el cálculo e implementación del Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el documento "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta".
Con el procedimiento anterior, también se genera el Código Único de Documento Electrónico (CUDE), para las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso.
Tratándose del documento equivalente electrónico y las notas de ajuste del mencionado documento también se genera el Código Único de Documento Electrónico (CUDE), al igual que para las notas de ajuste y demás instrumentos electrónicos que se deriven de los mismos.
(Artículo 30, Resolución 165 de 2023)
TRANSMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.
ARTÍCULO 1.5.1.5.3.1. TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN. La Transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en la Subsección 2o de esta sección, que consiste en transmitir el ejemplar de la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, el documento equivalente electrónico, los demás documentos electrónicos, notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de estos documentos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico.
(Artículo 31, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.5.3.2. IMPEDIMENTO DE LA TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS PRESENTADOS POR PARTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES -DIAN-. Si se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, en las condiciones descritas en el Artículo 1.5.1.5.4.1 de esta resolución, el obligado a facturar deberá expedir la factura electrónica de venta, así como la entrega de las notas débito, notas crédito, e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, del documento equivalente electrónico, según sea el caso, al adquirente sin la validación previa y en tal sentido, se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta, así como la obligación de generar y transmitir los demás documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación.
Los documentos e instrumentos que hayan sido expedidos o entregados en inconveniente tecnológico de que trata este artículo, deberán ser transmitidos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta; cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" según corresponda.
PARÁGRAFO. Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se genera con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación previa del sistema de facturación, por los mecanismos y dentro del término señalado en "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta", y del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" según corresponda.
(Artículo 32, Resolución 165 de 2023)
VALIDACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN, NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO, NOTAS DE AJUSTE Y LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS.
ARTÍCULO 1.5.1.5.4.1. VALIDACIÓN. La validación es el procedimiento que comprende:
1. Validación Previa: Una vez generada y transmitida la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, así como del documento equivalente electrónico, las notas de ajuste y los instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos, por parte del facturador electrónico o el obligado a generar documentos electrónicos, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos e instrumentos, de conformidad con la información transmitida y relacionada con los requisitos establecidos en los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de esta resolución, así como los requisitos de las notas débito, notas crédito notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y del documento equivalente electrónico, según el caso, con el valor de "Documento validado por la DIAN" o "Documento rechazado por la DIAN" cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" según corresponda.
2. Validación de los documentos electrónicos del sistema de facturación expedidos por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de los documentos electrónicos del sistema de facturación de que trata el numeral anterior por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se atenderá lo previsto en el Artículo 1.5.1.5.7.1 de esta resolución.
PARÁGRAFO 1o. Cuando los documentos e instrumentos, indicados en el presente artículo, cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor "Documento validado por la DIAN" y genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación al facturador electrónico para su correspondiente expedición y entrega al adquirente, de acuerdo con las condiciones técnicas y tecnológicas de expedición de que trata el Artículo 1.5.1.5.5.1 de esta resolución.
PARÁGRAFO 2o. En el evento en que no se pueda llevar a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta o el documento equivalente, por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el obligado a facturar o generar el documento equivalente electrónico, está facultado para expedir al adquirente la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico sin la validación previa. En todo caso el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos señalados en los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de esta resolución, salvo los contemplados en los numerales 6 y 7 de los mencionados artículos.
La factura electrónica de venta o el documento equivalente expedido sin validación previa, por razones tecnológicas atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), serán válidos como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico o sujeto obligado a su expedición, como para el adquirente, siempre que se identifique el adquiriente.
PARÁGRAFO 3o. En caso que la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, el documento equivalente electrónico, sus notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de los mismos no cumplan con los requisitos y condiciones exigidos al momento de la validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) remite un mensaje con el valor de "Documento rechazado por la DIAN", en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento electrónico no se encuentra validado, sin consumir el "número consecutivo" y/o el "prefijo y número consecutivo" del documento e instrumento electrónico. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor "Documento validado por la DIAN".
Cuando la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico no sean validados de conformidad con el procedimiento aquí establecido y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada, cuando aplique, procede su inhabilitación, conservando la trazabilidad y, en consecuencia, se debe utilizar el siguiente consecutivo o aquel que corresponda.
(Artículo 33, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.5.4.2. ALCANCE DE LA VALIDACIÓN. La validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, el documento equivalente electrónico, las notas de ajuste e instrumentos electrónicos que se derivan de estos documentos, realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tiene como alcance la verificación de los requisitos señalados en el Artículo 1.5.1.2.2.1 de esta resolución, conforme lo establecido en el "Anexo técnico de la factura electrónica de venta"; así como los requisitos establecidos en los Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de la presente resolución, conforme con el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
No obstante, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación, corresponden al facturador electrónico y demás sujetos responsables de su generación, transmisión, expedición y recepción según corresponda. Así mismo, será responsabilidad del adquirente la revisión para efectos de que se cumpla con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y demás disposiciones que exigen requisitos para que los documentos indicados en el presente artículo tengan valor probatorio para efectos tributarios. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(Artículo 34, Resolución 165 de 2023)
EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA Y DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.
ARTÍCULO 1.5.1.5.5.1. EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA Y DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta o documento equivalente electrónico de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando los mismos sean entregados al adquirente a través de los siguientes medios:
1. Tratándose de adquirentes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente de la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: "Documento validado por la DIAN", los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimento de los requisitos de que tratan los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de esta resolución.
El adquirente facturador electrónico recibirá la factura electrónica de venta y su validación, en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, los cuales deben estar incluidos en el contenedor electrónico, así:
1.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente en el procedimiento de habilitación como facturador electrónico, que podrá ser consultada en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente.
1.2. Por transmisión electrónica, en dispositivos electrónicos entre el servidor del facturador electrónico y del adquirente, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquirente, cuando la entrega no se realice según lo previsto en el numeral 1.1. del presente artículo.
2. Tratándose de adquirentes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquirente, quien señalará el medio por el cual, autoriza la entrega de la factura electrónica de venta o el documento equivalente electrónico, así:
2.1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente, en formato digital de representación gráfica.
2.2. Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquirente al facturador electrónico, o por cualquier otro medio o dispositivo electrónico que señale el adquirente en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: "Documento validado por la DIAN", los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de los requisitos de que tratan los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5 de esta resolución, según corresponda.
2.3. Impresión de representación gráfica.
2.4. Por envío electrónico entre el servidor del facturador electrónico y el servidor del adquirente, en dispositivos electrónicos, en el formato electrónico de generación, es decir el XML y el formato digital de representación gráfica, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: "Documento validado por la DIAN", los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de los requisitos de que tratan los Artículo 1.5.1.2.2.1, Artículo 1.5.1.3.2.4 y Artículo 1.5.1.3.2.5, de esta resolución, según corresponda, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquirente.
2.5. Si el adquirente no informa o señala el medio de recepción de la factura electrónica de venta, la misma se deberá expedir de conformidad con lo indicado en el numeral 2.3. de este artículo.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquirente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15, 16 y 18 del Artículo 1.5.1.2.2.1 de esta resolución en el caso de la factura electrónica de venta; y los numerales 1 al 5 y del 8 al 12 del Artículo 1.5.1.3.2.4 de la presente resolución, cuando se trate del documento equivalente electrónico y para el caso del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. deberá adicionalmente el nombre o razón social y la identificación del adquiriente cuando esto así lo requiera para soportar impuestos descontables, costos y deducciones.
Para efectos del numeral 16 del Artículo 1.5.1.2.2.1, y el numeral 12 del Artículo 1.5.1.3.2.4 de esta resolución, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el "Anexo técnico de la factura electrónica de venta" y del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" según corresponda.
PARÁGRAFO 2o. El correo electrónico de que trata el numeral 1 y el numeral 2.2. del presente artículo, registrado por el adquirente en el procedimiento de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y en el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" según corresponda.
PARÁGRAFO 3o. Para efectos de la expedición de la factura electrónica de venta y del documento equivalente electrónico cuando se presenten los inconvenientes tecnológicos de que tratan los numerales 1.3 y 2.1 del Artículo 1.5.1.5.7.1 de esta resolución, el contenedor electrónico, solo incluirá el formato de generación de factura electrónica de venta o del documento equivalente según corresponda.
(Artículo 35, Resolución 165 de 2023)
NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
