ARTÍCULO 1.5.1.9.1. INTEROPERABILIDAD. Los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, documento equivalente electrónico y demás documentos electrónicos, deberán cumplir las obligaciones que se describen en la presente resolución y realizar las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición, entrega, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás documentos del sistema de facturación.
Como estándares mínimos y comunes para la transmisión, la expedición y la recepción en el intercambio, lectura, manejo de fuentes únicas o estandarizadas de datos de información; los usuarios señalados en el inciso anterior, deberán tener en cuenta los lineamientos de interoperabilidad indicados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que se encuentran dentro del contenido del "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta", "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" y "Anexo técnico de documentos electrónicos", según corresponda; lo anterior sin perjuicio de la implementación de funcionalidades de tipo tecnológico que se desarrollen.
Como criterios generales a tener en cuenta para la interoperabilidad por parte de los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa de la factura electrónica de venta, se deberán tener en cuenta los siguientes:
1. Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión, validación, expedición, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás sistemas de facturación, de conformidad con lo indicado en el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta", "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" y "Anexo técnico de documentos electrónicos", según corresponda.
2. Utilización de lenguajes de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos indicados en este artículo.
3. Otros criterios que se fijen en el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta", "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" y "Anexo técnico de documentos electrónicos", según corresponda.
(Artículo 58, Resolución 165 de 2023)
ANEXOS TÉCNICOS.
ARTÍCULO 1.5.1.10.1. ANEXOS TÉCNICOS DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN. Los anexos técnicos de los documentos del sistema de facturación son los siguientes:
1. Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta. El "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permite cumplir con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación.
2. Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico. El "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permite cumplir con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción del documento equivalente electrónico, las notas de ajuste y los instrumentos electrónicos que se deriven de estos documentos, por parte de los facturadores electrónicos, en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación.
Cada versión del anexo continuará vigente hasta la fecha en que entra en vigencia la nueva versión de conformidad con el Artículo 1.5.1.10.4 de esta resolución.
PARÁGRAFO. Las tablas referenciadas de que trata el numeral 24 del Artículo 1.5.1.1.1.1 de la presente resolución, se ubican en un repositorio propio de la caja de herramientas ubicado en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o en el medio que la Entidad determine.
(Artículo 59, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.10.2. ANEXOS TÉCNICOS QUE SE ADOPTAN MEDIANTE ESTE CAPÍTULO. Se adopta la Versión 1.9 del "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y la versión 1.0 del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" documentos que hacen parte integral de esta resolución.
(Artículo 60, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.10.3. DIVULGACIÓN DE LOS ANEXOS TÉCNICOS. Los anexos técnicos y sus modificaciones se encuentran publicados en el sitio WEB de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) micrositio factura electrónica, documentación técnica: https:// www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/Sistema-de-Factura-Electronica/Inicio.aspx
(Artículo 61, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.10.4. TÉRMINOS DE ADOPCIÓN DE LOS ANEXOS TÉCNICOS. Los anexos técnicos de que trata el Artículo 1.5.1.10.2 de la presente resolución deberán ser adoptados por los respectivos sujetos en un plazo de tres (3) meses contados a partir de la publicación de la presente resolución, sin perjuicio que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) pueda establecer un plazo diferente.
PARÁGRAFO. Los sujetos obligados a facturar deberán adoptar la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta de que trata el Artículo 1.5.1.10.2 de la presente resolución, el primero (1o) de mayo de 2024
Lo anterior sin perjuicio del requisito de la factura electrónica de venta relacionado con la discriminación de los impuestos a las bebidas ultraprocesadas azucaradas y el impuesto a los productos comestibles ultraprocesadas industrialmente y/o con alto contenido de azucares añadidos, sodios o grasas saturadas, el cual se debe cumplir conforme lo establece el artículo 96 de la Ley 2277 de 2022.
Los sujetos que opten por generar el documento equivalente electrónico deberán adoptar la versión 1.0 del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico", de que trata el Artículo 1.5.1.10.2 de la presente resolución, de acuerdo con las fechas señaladas en el calendario de implementación establecido en el Artículo 1.5.1.3.3.1 de la presente resolución.
(Artículo 62, Resolución 165 de 2023, primer inciso del parágrafo 1 modificado por el artículo 2 de la Resolución 8 de 2024)
DISPOSICIONES COMUNES.
ARTÍCULO 1.5.1.11.1. REPRESENTANTES QUE CUMPLEN CON EL DEBER FORMAL DE FACTURAR Y GENERAR Y TRANSMITIR LOS DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN. Cuando el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta o los sujetos responsables de la generación y transmisión del documento equivalente electrónico y los documentos electrónicos, cumplan con esta obligación, a través de un tercero, quien deberá estar previamente autorizado y/o habilitado según sea el caso por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y cumplir con las obligaciones, que para tal efecto señalan las disposiciones vigentes.
Las obligaciones formales señaladas en el inciso anterior podrán ser cumplidas por el tercero, de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Cuando las obligaciones formales de facturar y generar y transmitir sean cumplidas por el proveedor tecnológico o un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que correspondan, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) lo requiera.
(Artículo 63, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.11.2. CONSERVACIÓN. Los documentos que se expidan en cumplimento de las obligaciones formales de facturar, generar o transmitir de que trata la presente resolución, deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999.
(Artículo 64, Resolución 165 de 2023).
ARTÍCULO 1.5.1.11.3. INFORMACIÓN Y REQUISITOS ADICIONALES DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN Y DE LOS INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTOS DOCUMENTOS. En el "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y en el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico" se encuentran campos o grupos de campos de información opcionales que podrán ser utilizadas por los facturadores electrónicos.
Para estandarizar información que se derive de la factura electrónica de venta, y el documento equivalente electrónico con el ánimo de facilitar las operaciones de un sector o grupo de actividades económicas afines, las entidades o instituciones de tipo gremial que representan los facturadores electrónicos respecto del sector o grupo antes indicado, podrán solicitarle formalmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la inclusión de los datos requeridos para que los mismos y previa evaluación y autorización de la citada Entidad, hagan parte del "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y/o del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico". La solicitud deberá ser presentada ante la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dirección de Gestión de Impuestos o la dependencia que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que tiene a cargo la definición de las funcionalidades del servicio informático electrónico de validación previa de los documentos del sistema de facturación, para su evaluación y coordinación con la autoridad competente que corresponda.
En relación con la incorporación de requisitos adicionales en los documentos del sistema de facturación que indiquen las autoridades competentes para cada sector; la dependencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que tiene a cargo las definiciones de las funcionalidades del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, deberá atender la solicitud que presente el representante de la respectiva entidad para su evaluación e incorporación del "Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta" y/o del "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
Las modificaciones de los anexos técnicos del sistema de facturación en todo caso deben incorporase al sistema de facturación mediante resolución de carácter general suscrita por parte del Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Las citadas modificaciones que incorporan la información y requisitos no harán parte de lo establecido en los Artículo 1.5.1.2.2.1 y Artículo 1.5.1.3.2.4 de esta resolución, a menos que los mismos se modifiquen o adicionen.
PARÁGRAFO. En todo caso la información y los requisitos que trata el presente artículo, no serán objeto de validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(Artículo 65, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.11.4. IDIOMA Y MONEDA EN EL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN. Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación de los documentos que hacen parte del sistema de facturación, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos, pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
PARÁGRAFO. El formato de generación electrónica XML será el que tenga valor legal, y debe cumplir lo indicado en este artículo. La representación gráfica debe cumplir con los requisitos establecidos para cada tipo de documento y puede ser diseñada de acuerdo con las necesidades del sujeto obligado. En relación con el idioma y moneda, se podrá optar por:
1. Que en la representación gráfica se muestre la información en idioma y moneda diferente al español y al peso colombiano, respectivamente.
2. Que en la representación gráfica se muestre tanto la información en idioma español y en pesos colombianos, como la información en idioma y moneda diferente.
(Artículo 66, Resolución 165 de 2023, parágrafo adicionado por el artículo 5 de la Resolución 119 de 2024)
DISPOSICIONES TRANSITORIAS.
ARTÍCULO 1.5.1.12.1. VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES ENTRE TANTO SE EFECTÚA SU IMPLEMENTACIÓN ELECTRÓNICA. Los documentos equivalentes y sus requisitos exigibles antes de la fecha de publicación de la presente Resolución mantienen su vigencia hasta la fecha en la cual se deban generar de manera electrónica de conformidad con lo establecido en el calendario de implementación de que trata el Artículo 1.5.1.3.3.1 de la presente resolución.
Si existen rangos de numeración autorizados para la expedición del tiquete de máquina registradora con sistema POS, al momento de su implementación electrónica, estos deberán ser inhabilitados y el sujeto obligado deberá solicitar previamente una nueva autorización para ser utilizada en la generación electrónica de este documento equivalente electrónico, atendiendo al proceso que se establezca para tal efecto en el "Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico".
PARÁGRAFO. Los prestadores de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo constituidas como entidades sin ánimo de lucro, acueductos comunitarios, veredales, rurales, gestores comunitarios, asociaciones o pequeños prestadores, y que para efectos de esta obligación tengan menos de 2.500 suscriptores, podrán continuar expidiendo el documento equivalente de servicios públicos domiciliarios en forma física.
El documento equivalente de servicios públicos domiciliarios al que se refiere el inciso anterior, deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien presta el servicio.
2. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
3. De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
4. Descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
5. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
6. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
(Artículo 67, Resolución 165 de 2023, parágrafo adicionado por el artículo 3 de la Resolución 189 de 2024)
ARTÍCULO 1.5.1.12.2. TRANSITORIEDAD DE LAS DISPOSICIONES DE LA RESOLUCIÓN NÚMERO 000042 DE 2020 PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN CURSO. Los hechos ocurridos en vigencia de la Resolución DIAN número 00042 de 2020 se regirán por esta, así mismo los procesos administrativos en curso o que se inicien con base en dicha resolución se regían por sus disposiciones.
De igual forma los artículos 13 y 36 de la Resolución número 000042 de 2020, estarán vigentes en la medida que se vaya cumpliendo el calendario de implementación de los documentos equivalentes electrónicos, previstos en el Artículo 1.5.1.3.3.1 de la presente resolución.
(Artículo 68, Resolución 165 de 2023)
ARTÍCULO 1.5.1.12.3. DATOS EXIGIBLES AL ADQUIRIENTE O COMPRADOR PARA LA EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA O DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. Cuando el adquiriente del bien o servicio solicite que la factura electrónica de venta y/o el Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S. sea expedido a su nombre, el sujeto obligado a facturar deberá solicitar al comprador o adquirente, únicamente los datos que se describen a continuación:
1. Nombre y apellidos o razón social del comprador o adquirente
2. Tipo y número de identificación
3. Correo electrónico
El correo electrónico permitirá enviar la factura electrónica por mensaje de datos; esta información no será necesaria, a juicio del comprador, cuando la expedición de la factura de venta o el Documento Equivalente Electrónico se realice mediante impresión de representación gráfica de conformidad con lo indicado en el Artículo 1.5.1.5.5.1 de esta resolución.
Para la recolección de los datos personales de que tratan este artículo, el obligado a facturar podrá implementar los medios tecnológicos que permitan al comprador suministrar la información, en todo caso debe existir un canal presencial y directo para que el comprador o adquirente entregue los datos de forma verbal o escrita.
PARÁGRAFO 1o. Cuando el adquiriente del bien o servicio no solicite que la factura electrónica de venta y/o el Documento Equivalente Electrónico tiquete de máquina registradora con sistemas P.O.S. sea expedido a su nombre, no habrá lugar a pedir los datos aquí previstos.
PARÁGRAFO 2o. Cuando se encuentre a disposición el servicio de consulta indicado en el Artículo 1.5.1.12.4 de la presente resolución, el único dato que se debe solicitar al adquiriente será el número de identificación. En caso de que el adquiriente no figure en el servicio de consulta, se solicitará los demás datos indicados en este artículo, o si el adquiriente solicita que se le envíe la factura electrónica o el documento equivalente a otro correo electrónico se solicitará este dato.
(Artículo 69, Resolución 165 de 2023, modificado por el artículo 3 de la Resolución 202 de 2025)
ARTÍCULO 1.5.1.12.4. FACILITACIÓN DE INFORMACIÓN PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL COMPRADOR O ADQUIRENTE EN LA EXPEDICIÓN DE LA FACTURA DE VENTA O EL DOCUMENTO EQUIVALENTE. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), pondrá a disposición de los sujetos obligados a facturar un servicio electrónico de consulta, que podrá ser utilizado únicamente al momento de la venta del bien y/o la prestación del servicio, con la finalidad de facilitar el registro de los datos del comprador o adquirente al momento de generar la Factura Electrónica de Venta o Documento Equivalente Electrónico para cumplir con la obligación legal de expedir o exigir dichos documentos consagrada en los artículos 615 y 618 del Estatuto Tributario, respectivamente.
Los facturadores electrónicos podrán utilizar esta información únicamente con el propósito de expedir la factura electrónica de venta o Documento Equivalente Electrónico, para el efecto, podrán:
1. Acceder al servicio dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en su página web.
2. Suministrar el tipo y número de identificación del adquirente o comprador.
3. Completar del servicio de consulta electrónico, el nombre y apellidos o razón social y el correo electrónico del comprador.
En ningún caso, se podrá hacer uso masivo o distribución de la información obtenida del servicio de consulta electrónico. Para el efecto, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN establecerá los mecanismos técnicos y procedimientos para garantizar que el servicio de facilitación de información sea seguro y controlado uno a uno.
PARÁGRAFO. Lo dispuesto en el presente artículo, únicamente en relación con el establecimiento de mecanismos técnicos y procedimientos para el servicio de consulta entrará en aplicación cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) desarrolle y ponga a disposición de los sujetos obligados a facturar los medios tecnológicos que permitan la consulta de la información para la correcta expedición de la factura electrónica de venta, entre aplicaciones y dispositivos conectados al sistema de facturación.
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), comunicará a partir de qué fecha quedará disponible el servicio de consulta electrónico para dar cumplimiento a lo previsto en este artículo. En el entretanto, la recolección de los datos será la establecida en el Artículo 1.5.1.12.3 de la presente resolución.
(Artículo 70, Resolución 165 de 2023, modificado por el artículo 4 de la Resolución 202 de 2025)
DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
DEFINICIONES.
ARTÍCULO 1.5.2.1.1. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el artículo 1o de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan en lo que sea pertinente (hoy artículo 1 de la Resolución 000165 de 2023 y Artículo 1.5.1.1.1.1 de la presente resolución) y las que aquí se establecen:
1. Acceso al software: El acceso al software es la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para solicitar a los sujetos que van a generar y transmitir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
2. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste.
3. Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del citado documento, que consiste en hacer uso del "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente", para cumplir la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento.
4. Anexo Técnico del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente: Es el documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del citado documento. Así mismo para las demás mejoras y los conceptos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la cual se encuentra en el sistema de facturación electrónica con validación previa y que hace parte integral de esta resolución, en lo sucesivo "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
5. Campos obligatorios del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del citado documento: Corresponde a los campos obligatorios informáticos y las condiciones tecnológicas que debe contener el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del citado documento, al momento de ser generados y transmitidos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), los cuales están definidos en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
6. Código Único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS): Es un requisito del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca dicho documento.
7. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente: Es un documento físico o electrónico, que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), derivado de la adquisición de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente el cual se deberá generar por parte del adquirente de los mencionados bienes y/o servicios, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o conservación para exhibición en caso de que la autoridad tributaria lo requiera, según corresponda.
8. Generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste del citado documento: La generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste del citado documento, es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que deben contener los citados documentos, previo a la transmisión, y validación, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
9. Notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente: Las notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, en lo sucesivo notas de ajuste, son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realiza anulación o corrección del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
10. Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste, que son transmitidos por el sujeto que lo genera para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Las reglas de validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste solo están asociadas al cumplimiento de la información y condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
11. Transmisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información que contendrá el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste.
12. Validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste: La validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, es el procedimiento que genera un documento por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la verificación de las reglas de validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(Artículo 1, Resolución 167 de 2021)
DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE.
ARTÍCULO 1.5.2.2.1. GENERACIÓN ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE. De conformidad con lo establecido en el inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, deberán generarse y transmitirse en forma electrónica por parte de los facturadores electrónicos, según lo considere el sujeto obligado de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de esta resolución, así:
2.1. Por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o
2.2. Por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
(Artículo 2, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.2.2. SUJETOS OBLIGADOS A GENERAR DE FORMA ELECTRÓNICA Y TRASMITIR PARA VALIDACIÓN, EL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE. De conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria los sujetos obligados a generar de manera electrónica y transmitir para validación el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, son los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA), que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA).
Lo anterior, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente", para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Lo dispuesto en el presente artículo aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la Ley y el reglamento, cuando ello aplique.
PARÁGRAFO. Los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, deberán continuar realizando la citada generación de manera física, sin que se requiera la transmisión de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); no obstante estos documentos deberán permanecer a disposición cuando la administración tributaria así lo requiera.
Sin embargo, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dispondrá en el servicio gratuito de factura electrónica de venta una opción para que los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, lo hagan voluntariamente de forma electrónica, para lo cual deberán surtir el procedimiento previsto para tal fin.
(Artículo 3, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.2.3. INFORMACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberá cumplir con los requisitos previstos en los artículos 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, así:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT), se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.
8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS).
(Artículo 4, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.2.4. CONTENIDO DE LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. Cuando se elaboren notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, se deberán generar y transmitir para validación conforme lo indicado en la SECCIÓN 3 del CAPÍTULO 2 del TÍTULO 5 de la PARTE 1 de esta resolución, las cuales deberán contener la siguiente información:
1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
3. El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS) de la nota de ajuste.
4. La fecha de generación de la nota de ajuste.
5. El número y la fecha de generación del código único del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS) del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente al cual hace referencia la nota de ajuste.
6. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT), se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
7. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
8. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
9. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando a ello haya lugar.
10. Incluir la firma del emisor de la nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
11. El contenido del "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente" establecido en el Artículo 1.5.2.5.1 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
La nota de ajuste será el mecanismo de anulación o corrección del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, que podrá ser generada en el momento en que el sujeto de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de esta resolución requiera la anulación o corrección del mencionado documento, sin exceder el término de firmeza de las declaraciones en las que se aplicará el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda.
Cuando se anule o corrija un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente el número del documento anulado o corregido no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas notas de ajuste electrónicas para realizar ajustes entre ellas.
(Artículo 5, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.2.5. IMPLEMENTACIÓN DE LA GENERACIÓN Y TRANSMISIÓN DE FORMA ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y DE LAS NOTAS DE AJUSTE. La generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste deberán implementarse por parte de los sujetos de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de la presente resolución, a más tardar el primero (1) de agosto de 2022. Lo anterior, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
(Artículo 6, Resolución 167 de 2021, modificado por el por el artículo 1 de la Resolución 488 de 2022)
CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE.
ARTÍCULO 1.5.2.3.1. HABILITACIÓN. Los sujetos que se encuentren previamente habilitados como facturadores electrónicos, tendrán la opción de convalidar la información que hayan registrado en el procedimiento de habilitación del artículo 22 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 o la norma que la modifique o sustituya (hoy artículo 28 de la Resolución 000165 de 2023 y Artículo 1.5.1.5.1.1. de la presente resolución)
Con el fin de proceder a la verificación de las condiciones técnicas y tecnológicas previstas en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente", el sujeto habilitado podrá realizar las pruebas requeridas para la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y la nota de ajuste al citado documento en el ambiente de producción en habilitación, previo a realizar la generación y transmisión de los citados documentos en el ambiente de producción en operación.
PARÁGRAFO 1o. Cuando el sujeto obligado de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de la presente resolución decida modificar el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y las notas de ajuste, deberá surtir el procedimiento previsto en el artículo 22 y siguientes de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 (hoy artículo 28 y siguientes de la Resolución 000165 de 2023 y el Artículo 1.5.1.5.1.1. y siguientes de la presente resolución).
PARÁGRAFO 2o. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) incluirá en el servicio gratuito de factura electrónica de venta, la opción para que los facturadores electrónicos o los sujetos no obligados a facturar que lo hagan voluntariamente de forma electrónica, puedan generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, de forma electrónica, a través de este modo de operación.
(Artículo 7, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.3.2. GENERACIÓN. La generación consiste en estructurar la información que contendrá el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste. Los referidos documentos se deberán generar de acuerdo con lo establecido en los artículos 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, Artículo 1.5.2.2.3 y Artículo 1.5.2.2.4 de esta resolución, lo anterior para su transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para la validación a cargo de la citada entidad.
La generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, se deben elaborar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con lo establecido en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
(Artículo 8, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.3.3. CÓDIGO ÚNICO DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y DE LAS NOTAS DE AJUSTE – CUDS-. En el procedimiento establecido en el Artículo 1.5.2.3.2 de la presente Resolución se genera el código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS), el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. El procedimiento para el cálculo e implementación del código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS) y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
Con el procedimiento anterior también se genera el código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente -CUDS que corresponde a las notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, cuyas especificaciones técnicas se encuentran descritas en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
(Artículo 9, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.3.4. TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN. La transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 1.5.2.3.2 de esta resolución, que consiste en transmitir uno a uno los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, por el sujeto de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de esta resolución a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
PARÁGRAFO. El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente al que se refiere el Artículo 1.5.2.2.1 de la presente Resolución, deberá transmitirse para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así:
1. En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o
2. A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
(Artículo 10, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.3.5. IMPEDIMENTO DE LA TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS PRESENTADOS POR PARTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES -DIAN. Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el Artículo 1.5.2.3.4 de esta resolución, el sujeto al que se refiere el Artículo 1.5.2.2.2 de la presente resolución deberá transmitir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y/o las notas de ajuste en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación, donde se encuentra la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
PARÁGRAFO. Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se configura con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, por los mecanismos y dentro del término señalado en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
(Artículo 11, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.3.6. IMPEDIMENTO DE LA TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS PRESENTADOS POR EL SUJETO DE QUE TRATA EL ARTÍCULO 1.5.2.2.2 DE ESTA RESOLUCIÓN. Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de esta resolución, que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el Artículo 1.5.2.3.4 de esta resolución, este deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.
PARÁGRAFO. La validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste al citado documento, se realizará una vez sea transmitida en el plazo indicado en este artículo.
(Artículo 12, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.3.7. VALIDACIÓN. Una vez generada y transmitida la información que contendrá el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, de todas y cada una de las operaciones realizadas con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará un documento que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos de conformidad con la información transmitida y relacionada con la información y contenido establecidos en los artículos 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, y los Artículo 1.5.2.2.3 y Artículo 1.5.2.2.4 de esta resolución, con el valor de "Documento validado por la DIAN" o "Documento Rechazado por la DIAN" cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación, de conformidad con el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
Cuando los documentos indicados en el inciso anterior cumplan con las reglas de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), procederá a registrar en sus bases de datos el documento con el valor "Documento validado por la DIAN" y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación, el cual se remitirá al sujeto de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de esta resolución para su correspondiente conservación y fines pertinentes.
En caso de que el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, no cumplan con las reglas de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), remitirá un mensaje con el valor de "Documento Rechazado por la DIAN", en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento no se encuentra validado. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor "Documento validado por la DIAN".
(Artículo 13, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.3.8. ALCANCE DE LA VALIDACIÓN. La validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tiene como alcance la verificación de la información y contenido establecido en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y los Artículo 1.5.2.2.3 y Artículo 1.5.2.2.4 de esta resolución, conforme lo indicado en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente". No obstante, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimiento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación, corresponden al sujeto de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de esta resolución; así mismo, será responsabilidad del sujeto obligado, la revisión para efectos de que se cumpla con las demás disposiciones que exigen requisitos para la procedencia de costos, deducciones o impuestos descontables, conforme lo indicado en el Estatuto Tributario y sus normas reglamentarias. Lo anterior sin perjuicio de las facultades de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(Artículo 14, Resolución 167 de 2021)
INTEROPERABILIDAD E INTERACCIÓN TECNOLÓGICA DE LOS USUARIOS DEL SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA FUNCIONALIDAD DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
