ARTÍCULO 1.5.2.4.1. INTEROPERABILIDAD. Los usuarios del servicio informático del sistema de facturación electrónica en la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, deberán cumplir las obligaciones que se describen en la presente resolución y realizar las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste.
Como estándares mínimos y comunes para la transmisión y la entrega en el intercambio, lectura, manejo de fuentes únicas o estandarizadas de datos de información, los usuarios señalados en el inciso anterior deberán tener en cuenta los lineamientos de interoperabilidad indicados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que se encuentran dentro del contenido del "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente"; lo anterior sin perjuicio de la implementación de funcionalidades de tipo tecnológico que se desarrollen.
Como criterios generales a tener en cuenta para la interoperabilidad por parte de los usuarios de la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la cual se encuentra en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
1. Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste de conformidad con lo indicado en el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
2. Utilización de lenguajes de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos indicados en este artículo.
(Artículo 15, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.4.2. INTERACCIÓN. De conformidad con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los sistemas de facturación y el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente de que trata la SECCIÓN 2 del CAPÍTULO 2 del TÍTULO 5 de la PARTE 1 de esta resolución que se generen y transmitan a través de los software dispuestos por el sujeto obligado de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de esta resolución, deberán garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información que contenga los referidos sistemas, con:
1. Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
2. Los gastos, costos y deducciones.
3. En general la información contable y tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.
La implementación de la interacción de los sistemas y el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste de acuerdo con lo indicado en el presente artículo se deberá cumplir de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sin perjuicio de los sistemas de interacción que actualmente se encuentren en uso.
(Artículo 16, Resolución 167 de 2021)
ANEXO TÉCNICO.
ARTÍCULO 1.5.2.5.1. Anexo técnico del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste.
El Anexo técnico del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste, es el siguiente:
El "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente", contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permiten cumplir con la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, por parte de los sujetos que generan y transmiten el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste en el ambiente de producción en operación.
PARÁGRAFO. Por medio de la presente resolución se adopta el Anexo técnico Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente - Versión 1.1.
(Artículo 17, Resolución 167 de 2021)
DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y NOTA DE AJUSTE GENERADO EN FORMA FÍSICA.
ARTÍCULO 1.5.2.6.1. DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y NOTA DE AJUSTE, GENERADO EN FORMA FÍSICA. Los sujetos que no se encuentran dentro de la obligación establecida en el Artículo 1.5.2.2.2 de la presente resolución y que realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán generar en forma física el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, cumpliendo los siguientes requisitos y condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, y el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, así:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT) se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de lo establecido en el presente artículo, será válido el extracto expedido por los sujetos a los que se refiere el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8. del citado Decreto.
Para los sujetos a los que se refiere el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, será válido el extracto únicamente en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados, las cajas de compensación y las entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.
El documento soporte de que trata el presente artículo será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso se deberán cumplir los requisitos establecidos en este artículo. Para la procedencia del impuesto sobre las ventas (IVA) descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas de conformidad con el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario y/o a título de impuesto sobre la renta.
PARÁGRAFO 2o. Cuando se trate de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación y sus documentos soporte presentada de conformidad con la normatividad vigente, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.
Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones aduaneras o cambiarias que deban aplicarse para todas las operaciones de importación y las operaciones con o entre usuarios de zona franca.
PARÁGRAFO 3o. Cuando se requiera modificar o anular un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente generado en los términos del presente artículo, se podrá generar una nota de ajuste de forma física reemplazando el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
La nota de ajuste deberá contener como mínimo lo siguiente:
1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
3. La fecha de la nota de ajuste.
4. El número y la fecha utilizada del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, objeto de la nota de ajuste.
5. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT) se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
6. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
7. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
8. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello haya lugar."
(Artículo 19, Resolución 167 de 2021)
DISPOSICIONES COMUNES.
ARTÍCULO 1.5.2.7.1. REPRESENTANTES QUE DEBEN CUMPLIR CON EL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. Cuando el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente realice este proceso, a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de conformidad con lo dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Cuando el sujeto obligado de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de esta resolución realice la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste a través de un representante o tercero, este último deberá inscribir esta calidad en el Registro Único Tributario (RUT) una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice los ajustes informáticos necesarios.
Cuando la generación y transmisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste sea cumplida por un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) lo requiera.
(Artículo 20, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.7.2. CONSERVACIÓN. Los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, que se generen, transmitan y validen deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.
(Artículo 21, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.7.3. REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. Las representaciones gráficas del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, en formato digital o impreso, podrán ser diseñadas de acuerdo con las necesidades del sujeto obligado. Las mismas deberán contener la información mínima establecida en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los numerales 1 al 7 y 10 del Artículo 1.5.2.2.3 y los numerales 1 a 9 del Artículo 1.5.2.2.4 de esta resolución e incluir el Código de respuesta rápida –Código QR–, a través del cual se podrá acceder a la consulta de los documentos validados, cuando esta se requiera, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el "Anexo Técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
(Artículo 22, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.7.4. INFORMACIÓN ADICIONAL EN EL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y EN LAS NOTAS DE AJUSTE. En el "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente" se encuentran campos o grupos de campos de información opcional que podrán ser utilizados por los sujetos de que trata el Artículo 1.5.2.2.2 de la presente resolución.
Para estandarizar información que se derive del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y con el ánimo de facilitar las operaciones de un sector o grupo de actividades económicas afines, las entidades o instituciones de tipo gremial que representan los sujetos que generan y transmiten el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente respecto del sector o grupo antes indicado, podrán solicitarle formalmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la inclusión de los datos requeridos para que los mismos y previa evaluación y autorización de la citada entidad, hagan parte del "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente". La solicitud deberá ser presentada ante la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dirección de Gestión de Impuestos o la dependencia que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que tiene a cargo la definición de la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la cual se encuentra en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica para su evaluación y coordinación con la autoridad competente que corresponda.
En relación con la incorporación de información adicional en el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente o sus notas de ajuste que soliciten las autoridades competentes para cada sector, la dependencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que tiene a cargo las definiciones de la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la cual se encuentra en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, deberá atender la solicitud que presente el representante de la respectiva entidad para su evaluación e incorporación del "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente".
Las modificaciones del "Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente", en todo caso deben incorporarse al sistema de facturación electrónica dentro de la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente mediante resolución de carácter general suscrita por parte del Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); las citadas modificaciones que incorporan esta información, no harán parte de lo establecido en el Artículo 1.5.2.2.3 de esta resolución, a menos que el citado artículo se modifique o adicione.
PARÁGRAFO. En todo caso la información de que trata el presente artículo no será objeto de validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(Artículo 23, Resolución 167 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.2.7.5. IDIOMA Y MONEDA EN EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE. Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
(Artículo 24, Resolución 167 de 2021)
NÓMINA ELECTRÓNICA.
DEFINICIONES.
ARTÍCULO 1.5.3.1.1. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, el artículo 1o de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020 (hoy artículo 1 de la Resolución 000165 de 2023 y Artículo 1.5.1.1.1.1 de la presente resolución), en lo que sea pertinente y las que aquí se establecen:
1. Acceso al software: es la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para solicitar a los sujetos que van a generar y transmitir el documento de nómina electrónica, y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
2. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores del documento de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, y, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y una vez superadas las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación de conformidad con lo indicado en el anexo técnico del documento de nómina electrónica "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica", las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
3. Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores de documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, que consiste en hacer uso del "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica", para cumplir la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
4. Anexo Técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación, disposición del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento. Así mismo para las demás funcionalidades, mejoras y los conceptos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática del documento soporte de pago de nómina electrónica y que hace parte integral de esta resolución, en lo sucesivo "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
5. Beneficiario del pago: Se entiende como beneficiario del pago, a las personas naturales vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, en relación con estas actividades.
6. Calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es la programación establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la que se indican los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación e iniciar con la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento.
7. Campos obligatorios del documento soporte de pago de nómina electrónica: Corresponde a los campos obligatorios informáticos que debe contener el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, al momento de ser generada y transmitida a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), los cuales están definidos en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
8. Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica (CUNE): Es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el citado documento.
9. Contenedor Electrónico: Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de cada uno de los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, el cual se deberá emitir por cada uno de los beneficiarios del pago a cargo del sujeto que realiza la generación y transmisión del mismo, así como de la información adicional derivada de los mismos, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando fuere el caso.
10. Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.
11. Generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que deben contener los citados documentos, previo a la transmisión, y validación, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
12. Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
13. Novedades reportadas dentro del período: Son un elemento que permite informar aquellos eventos que se suscitan dentro del periodo de pago y que afectan la liquidación de los valores devengados de nómina y los valores deducidos de nómina, este elemento deberá informarse en la forma prevista según se define en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
14. Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, que son transmitidos por el sujeto que lo genera y transmite para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Las reglas de validación solo están asociadas al cumplimiento de la información y condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) del documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento.
15. Sujetos obligados a generar y transmitir, para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina: Son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA) cuando aplique.
16. Transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica.
17. Validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la verificación de las reglas de validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
18. Valor devengado de nómina: Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
19. Valor deducido de nómina: Son los conceptos que se detraen de los valores devengados de nómina por parte del beneficiario del pago y que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento conforme a lo indicado en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
(Artículo 1, Resolución 13 de 2021)
DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA, LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y SU GENERACIÓN, TRANSMISIÓN Y VALIDACIÓN.
ARTÍCULO 1.5.3.2.1. DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA. De conformidad con lo establecido en el parágrafo 6 del artículo 616-1 y el inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento; constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionado con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos.
El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, deben contener la información establecida en los Artículo 1.5.3.3.1 y Artículo 1.5.3.5.1.9 de esta resolución, para la generación, transmisión y validación por parte de Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
El documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento, se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado, atendiendo la periodicidad indicada en el Artículo 1.5.3.2.2 de la presente resolución.
(Artículo 2, Resolución 13 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.3.2.2. PERIODICIDAD DEL DOCUMENTO DE NÓMINA ELECTRÓNICA. El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el Artículo 1.5.3.2.1 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
PARÁGRAFO. Cuando se presenten novedades dentro del periodo de pago a reportar, se deberá atender a lo dispuesto en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica" respecto del elemento "Novedades reportadas dentro del periodo" tal como se define en el numeral 13 del Artículo 1.5.3.1.1 de la presente resolución.
(Artículo 3, Resolución 13 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.3.2.3. SUJETOS OBLIGADOS A GENERAR Y TRASMITIR PARA VALIDACIÓN, EL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando aplique.
Lo anterior cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica", para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Lo dispuesto en el presente artículo, aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la Ley y el reglamento, cuando aplique.
(Artículo 4, Resolución 13 de 2021)
INFORMACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA.
ARTÍCULO 1.5.3.3.1. INFORMACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA. El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución.
3. Apellidos y nombre(s) y número de identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica" establecido en el Artículo 1.5.3.7.1 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución, utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el "Anexo técnico documento soporte de pago Nómina Electrónica".
11. Fecha y hora de generación.
12. La firma digital del sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
(Artículo 5, Resolución 13 de 2021)
CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN Y PLAZOS PARA EL CUMPLIMIENTO PERIÓDICO PARA LA GENERACIÓN Y TRANSMISIÓN DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA.
PLAZO PARA EL CUMPLIMIENTO PERIÓDICO PARA LA TRANSMISIÓN Y VALIDACIÓN DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE NÓMINA ELECTRÓNICA.
ARTÍCULO 1.5.3.4.1.1. PLAZO PARA EL CUMPLIMIENTO PERIÓDICO DE LA TRANSMISIÓN DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA PARA SU VALIDACIÓN Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE NÓMINA ELECTRÓNICA. Los sujetos obligados de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información, de conformidad con lo señalado en el Artículo 1.5.3.2.2 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice la validación del mismo.
PARÁGRAFO 1o. El cumplimiento de los plazos previstos en el presente artículo para la transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, en caso de inconvenientes tecnológicos presentados por el sujeto obligado de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución o por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Aduanas Nacionales (DIAN), deberá atender a lo señalado en los Artículo 1.5.3.5.1.5 y Artículo 1.5.3.5.1.6 de la presente resolución.
PARÁGRAFO 2o. La primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los sujetos de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución, se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica de que trata el artículo 6o de la Resolución 13 de 2021. Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen una implementación anticipada, en cuyo caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación de que trata el Artículo 1.5.3.5.1.1 de la presente resolución.
(Artículo 8, Resolución 13 de 2021)
CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA.
DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA.
ARTÍCULO 1.5.3.5.1.1. HABILITACIÓN. La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el citado procedimiento requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a generar y trasmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, cuando a ello haya lugar, indicada en los calendarios de implementación y plazo para cumplimiento periódico de la transmisión, establecido en la SECCIÓN 4 del CAPÍTULO 3 del TÍTULO 5 de la PARTE 1 de esta resolución, cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
1. Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Señalar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, informando para ello si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.
3. Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
3.1. Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre(s) y código(s) de identificación del software(s).
3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
3.3. Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el numeral anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, actualizará el estado de "solicitado" a "habilitado"; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de "habilitado".
3.4. Una vez se encuentre en estado "habilitado" automáticamente migrará a producción en operación.
PARÁGRAFO. Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación de conformidad con el "Anexo técnico de pago de Nómina Electrónica".
(Artículo 9, Resolución 13 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.3.5.1.2. GENERACIÓN. La generación es un procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de habilitación, consiste en estructurar la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del mencionado documento, los referidos documentos se deberán generar de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 1.5.3.3.1 y Artículo 1.5.3.5.1.9 de esta resolución, lo anterior para su transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para la validación a cargo de la citada entidad.
La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se deben elaborar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con lo establecido en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
(Artículo 10, Resolución 13 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.3.5.1.3. CÓDIGO ÚNICO DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y DE LAS NOTAS DE AJUSTE AL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA - CUNE. En el procedimiento descrito en los Artículo 1.5.3.5.1.2 y Artículo 1.5.3.5.1.3 de esta resolución se genera el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE), el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos del documento de nómina electrónica; el procedimiento para el cálculo e implementación del código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE) y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
Con el procedimiento anterior, también se genera el código único de documento soporte de pago de nómina (CUNE) que corresponde a las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cuyas especificaciones técnicas se encuentran descritas en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
(Artículo 11, Resolución 13 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.3.5.1.4. TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN. La transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en los Artículo 1.5.3.5.1.2 y Artículo 1.5.3.5.1.3, que consiste en transmitir uno a uno los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte del pago de nómina electrónica de todos y cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
(Artículo 12, Resolución 13 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.3.5.1.5. IMPEDIMENTO DE LA TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS PRESENTADOS POR PARTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN. Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el Artículo 1.5.3.5.1.4 de esta resolución, el sujeto al que se refiere el Artículo 1.5.3.2.3 de la presente resolución deberá transmitir el documento soporte de pago de nómina y/o las notas de ajuste del citado documento en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación, donde se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
PARÁGRAFO. Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se configura con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación de nómina electrónica, por los mecanismos y dentro del término señalado en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
(Artículo 13, Resolución 13 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.3.5.1.6. IMPEDIMENTO DE LA TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS PRESENTADOS POR EL SUJETO DE QUE TRATA EL ARTÍCULO 1.5.3.2.3. DE ESTA RESOLUCIÓN. Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución, que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el Artículo 1.5.3.5.1.4 de esta resolución, este deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.
PARÁGRAFO 1o. La validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, se realizará una vez sea transmitida en el plazo indicado en este artículo, en cuyo caso se entiende cumplido el término establecido en el Artículo 1.5.3.4.1.1 de esta resolución.
PARÁGRAFO 2o. Soporte de la información sobre los inconvenientes tecnológicos del sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución. Hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), disponga, en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica". del reporte electrónico de inconvenientes tecnológicos, el mismo deberá elaborarse por el sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución, certificado por el mismo y conservando los soportes para ser exhibidos cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), lo exija.
(Artículo 14, Resolución 13 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.3.5.1.7. VALIDACIÓN. Una vez generada y transmitida la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, de todos y cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución; la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos de conformidad con la información transmitida y relacionada con la información y contenido establecidos en los Artículo 1.5.3.3.1 y Artículo 1.5.3.5.1.9 de esta resolución, con el valor de "Documento validado por la DIAN" o "Documento Rechazado por la DIAN" cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación, de conformidad con el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
Cuando los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cumplan con las reglas de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor "Documento validado por la DIAN" y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación, el cual se remitirá al sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución para su correspondiente conservación y fines pertinentes.
En caso que el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, no cumplan con las reglas de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), remite un mensaje con el valor de "Documento Rechazado por la DIAN", en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento electrónico no se encuentra validado. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor "Documento validado por la DIAN".
(Artículo 15, Resolución 13 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.3.5.1.8. ALCANCE DE LA VALIDACIÓN. La validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tiene como alcance la verificación de la información y contenido establecido en los Artículo 1.5.3.3.1 y Artículo 1.5.3.5.1.9 de esta resolución, conforme lo indicado en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica". No obstante, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimiento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación, corresponden al sujeto de que trata el Artículo 1.5.3.2.3 de esta resolución; así mismo, será responsabilidad del sujeto obligado, la revisión para efectos de que se cumpla con las demás disposiciones que exigen requisitos para que los pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, conforme lo indicado en el Estatuto tributario y sus normas reglamentarias, lo anterior sin perjuicio de las facultades de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
(Artículo 16, Resolución 13 de 2021)
ARTÍCULO 1.5.3.5.1.9. NOTAS DE AJUSTE QUE SE DERIVAN DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA. Cuando se elaboren notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se deberán generar y transmitir para validación conforme lo indicado entre los Artículo 1.5.3.5.1.2 al Artículo 1.5.3.5.1.8 de esta resolución, las cuales deberán contener la siguiente información:
1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, según corresponda.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
3. El número, la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico (CUNE) del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
4. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
5. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el "Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica".
6. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
7. El código único de la nota de ajuste del documento soporte de pago Electrónico (CUNE).
8. El tipo de nota de ajuste según corresponda.
9. La fecha y hora de generación.
10. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica.
11. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación del beneficiario del pago.
12. La firma digital del sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónico (CUNE), del documento de nómina electrónica que se reemplaza.
Las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para reemplazar el documento soporte de pago de nómina electrónica, y/o una nota de ajuste, para los casos en que este último requiera uno o más cambios, caso en el cual el número del documento de nómina electrónica reemplazada no podrá ser utilizado nuevamente.
De igual forma, las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, serán el mecanismo para eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error, caso en el cual no se tendrán en cuenta los numerales 4, 5, 6 y 11 del presente artículo.
(Artículo 17, Resolución 13 de 2021)
