CIRCULAR 209 DE 2022

(noviembre 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

La Secretaría General del SENA con la finalidad de optimizar los trámites internos que se deben surtir para la suscripción de los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión y servicios profesionales con personas naturales diferentes a instructor para la vigencia 2023, en observancia de los principios de transparencia, economía, celeridad y selección objetiva que rigen la contratación estatal, así como los contenidos en las normas presupuestales, en especial el principio de planeación, en concordancia con la Circular 3-2022-000192 del 9 de noviembre de 2022 de la Dirección General, emite los siguientes lineamientos:

A. RECOMENDACIONES GENERALES:

- Las direcciones y jefaturas deben disponer de personal capacitado y suficiente a partir del mes de noviembre de 2022 para apoyar los procesos de contratación, priorizando a quienes soportaron la contratación durante la presente vigencia, teniendo en cuenta que se encuentran familiarizados con las mejoras a los estudios previos, el nuevo Módulo de Contratación DG y la operación de SECOP II.

- Con la finalidad de descongestionar la operación interna, el futuro contratista será responsable de cargar todos los documentos requeridos en el SECOP II, en formato PDF, legible y descargable, marcando los documentos que deban ser tratados con reserva debido a su naturaleza de datos personales. No obstante, los líderes contractuales deben verificar su completitud antes de aprobarlos en la plataforma SECOP II, para evitar reprocesos.

- Aportar copia digital de la tarjeta profesional, matricula profesional o documento equivalente para las profesiones indicadas a manera enunciativa en el Anexo No. 1.

- Los títulos de pregrado y posgrado otorgados en el exterior que se pretendan hacer valer deben estar convalidados por el Ministerio de Educación Nacional mediante resolución que debe ser allegada y cargada en la plataforma SECOP II.

- Los formatos actualizados de estudios previos, anexo al contrato y certificación de inexistencia en planta, se encuentran publicados en la plataforma Compromiso, no obstante, en el nuevo Módulo de Contratación DG se encuentra precargado el estudio previo y certificado de inexistencia, bastando llenar los campos dispuestos para ello.

- Los líderes contractuales (Estructuradores) de cada Dirección u Oficina son responsables del seguimiento de cada una de las etapas del proceso contractual desde la construcción de los estudios previos, verificación de títulos de formación, experiencia y documentos señalados en la lista de chequeo, el registro presupuestal y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento.

- Para los casos en donde excepcionalmente se requiera exoneración de tabla de honorarios, se adelantará el trámite establecido en la Circular que divulgue la Tabla de Honorarios 2023.

- Con el fin de asegurar la agilidad del proceso de contratación de la vigencia 2023, se ha establecido un cronograma de actividades, de su cumplimiento dependerá el éxito de este.

- A partir del 15 de febrero de 2023 y una vez concluida la etapa de contratación de inicio de vigencia los estudios previos, solicitudes de modificación, terminaciones o cesiones para revisión de la Secretaría General deben tramitarse adjuntando la totalidad de los documentos, como mínimo con cinco (5) días hábiles antes de la fecha prevista para el inicio del trámite contractual que se pretende llevar a cabo. De no iniciarse el trámite en el plazo señalado o con la antelación prevista, el mismo será devuelto y en los caos de nuevos contratos se deberá ajustar el plazo, valor y número de pagos, prorrateando conforme a los días que efectivamente se va a ejecutar el contrato.

- Debido a la previsible congestión de SECOP II, todos los contratos que deban ser suscritos en enero, deben incluir una obligación específica para ejecutar exclusivamente en este mes.

- De conformidad con el artículo 5o de la Ley 2214 de 2022 “(…) para fortalecer las medidas que promueven el empleo juvenil (…)” los Directores de área y Jefes de Oficina deberán garantizar que al menos el 10% del número de contratos que no requieran experiencia profesional, puedan ser provistos por jóvenes que cumplan los requisitos establecidos en el artículo 2o de la citada Ley.

B. DE LA SITUACIÓN MILITAR:

En relación con la obligatoriedad de la definición de la situación militar, es preciso tener en cuenta lo siguiente:

1) La Ley 1861 de 2017 señala que todo varón colombiano está obligado a definir su situación militar como reservista de primera o segunda clase, a partir de la fecha en que cumpla su mayoría de edad y hasta el día en que cumpla 50 años.

2) Sin perjuicio de la obligación anterior, las entidades públicas o privadas no podrán exigir al ciudadano la presentación de la tarjeta militar para ingresar a un empleo, ya que es la misma entidad pública o privada la que debe verificar en la página web el estado de la situación militar de la persona. (El estructurador de cada área debe verificar en el siguiente enlace la situación militar del futuro contratista https://www.libretamilitar.mil.co.

3) Finalmente, y en relación con las personas que tengan su situación militar aplazada en atención a las causales señaladas en el artículo 34 de la Ley 1861 de 2017 y a quienes el Ejercito Nacional les expide la tarjeta militar provisional mientras se define su situación militar de manera definitiva, será este documento el idóneo para suscribir el contrato de prestación de servicios.

4) El artículo 2.3.1.4.9.3. del Decreto 977 de 2018 señala lo siguiente frente a la obligatoriedad de la consulta del estado de definición de la situación militar:

(…) “El empleador deberá consultar el estado de definición de la situación militar con fines de vinculación laboral del ciudadano a través del portal web dispuesto por el Ministerio de Defensa Nacional - Comando de Reclutamiento y Control Reservas del Ejército Nacional, para verificar si su condición corresponde a no apto, exento o si ha superado la edad máxima de incorporación. El ciudadano que figure como no apto, exento o que supere la edad máxima de incorporación aparecerá en el Sistema de Información de Reclutamiento como en: "liquidación".

De lo anterior se concluye que un ciudadano que se pretenda contratar y su condición sea no apto, exento o haya superado los 24 años debe acreditar la verificación en el Sistema de Información de Reclutamiento que señale, que el trámite está en LIQUIDACIÓN, cualquier otra situación, no será válida para verificar su situación militar.

5) Así mismo se puede presentar el caso de un ciudadano cuya situación militar se encuentra aplazada, en este caso el documento idóneo para acreditar tal situación será la libreta militar provisional o la consulta en el sistema que acredite dicha situación. Este puede ser el caso de un bachiller que continúe con sus estudios de educación superior, el aplazamiento de la situación militar es hasta por dos años, tiempo este que deberá ser revisado por el estructurador de área. (Art 46 literal d) Ley 1861 de 2017)

6) Finalmente, y en relación con las personas que tengan su situación militar aplazada en atención a las causales señaladas en el artículo 34 de la Ley 1861 de 2017 y a quienes el Ejercito Nacional les expide la tarjeta militar provisional mientras se define su situación militar de manera definitiva, será este documento el idóneo para suscribir el contrato de prestación de servicios.

C. DE LA EXPERIENCIA:

Para efectos de validar la experiencia del futuro contratista se debe tener en cuenta:

1. Según lo establecido en el Decreto 019 de 2012, la experiencia profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior, incluso la experiencia de ingenieros (Concepto 8940 de 2018 Dirección Jurídica SENA).

Respecto a la experiencia profesional y/o relacionada adquirida durante la práctica laboral, es decir la ejercida entre la terminación de materias y la obtención del título, en interpretación armónica con el artículo 229 del Decreto Ley 019 de 2012, se tendrá en cuenta solo 90% de la intensidad horaria certificada que dediquen los estudiantes de los programas y modalidades contemplados en el artículo 2 de la Ley 2039 del 2020 de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.5.6.3. del Decreto 952 de 2021. El reconocimiento de experiencia profesional válida operará únicamente si el estudiante ha culminado su programa formativo esto incluye la formación adicional que exija el Ministerio de Educación Nacional para el trámite de convalidación de títulos obtenidos en el extranjero.

2. Se exceptúan de esta condición las profesiones relacionadas con el Sistema de Seguridad Social en Salud en las cuales la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o registro profesional. (Decreto 019/12 Art. 229).

3. Para acreditar la experiencia desde la terminación y aprobación del pensum académico, se debe aportar la certificación de la institución de educación superior en la que se indique la fecha de terminación de materias esto incluye la formación adicional que exija el Ministerios de Educación Nacional para el trámite de convalidación de títulos obtenidos en el extranjero.

4. Las direcciones y jefaturas deben verificar los títulos obtenidos y la experiencia profesional relacionada, es decir, la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones u obligaciones similares a la del contrato a suscribir con lo descrito en esta circular.

D. CERTIFICADO DE INEXISTENCIA DE PERSONAL PARA LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN.

En cumplimiento del numeral 1.1. de la Directiva Presidencial No. 08 del 17 de septiembre de 2022 y debido a las restricciones de la planta de personal del SENA, solo se podrán celebrar contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión, única y exclusivamente cuando el área justifique en los estudios previos, que el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que hace necesaria la futura contratación del servicio. Como consecuencia de la Directiva no es posible celebrar contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión, justificando la inexistencia de personal que pueda desarrollar la actividad o cuando aun existiendo personal en la planta, este no sea suficiente.

Debido a lo anterior, para evitar confusiones en el diligenciamiento del formato y acentuar la diferencia entre los contratos de prestación de servicios profesionales y los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión, se han diseñado dos (2) formatos diferentes uno para cada modalidad, los cuales se encuentran disponibles en CompromISO bajo los códigos GTH-F-075 y GTH-F-076 en las versiones vigentes.

E. OBJETO Y OBLIGACIONES:

Teniendo en cuenta que los contratos de prestación de servicios solo se deben celebrar por el plazo estrictamente indispensable, en cumplimiento de la política de prevención del daño antijurídico, la Circular 3-2021-000202 del 21 de octubre de 2021, la Directiva Presidencial No. 07 del 28 de octubre de 2021, la Comunicación Interinstitucional emitida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica el 20 de octubre de 2021, las direcciones y jefaturas de área, si persiste la necesidad de contratación, deben diseñar objetos diferentes a los de la vigencia 2022, conforme al siguiente ejemplo ilustrativo:

De otra parte, en el ordenamiento jurídico se prevé la prohibición de celebrar contratos de prestación de servicios para llevar a cabo funciones propias previstas en la ley o en los reglamentos para un empleo público[^1], s por ello que se debe verificar que las obligaciones propuestas sean diferentes a las funciones descritas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales del SENA, para ello se recomienda consultar previamente las establecidas en la dependencia, conforme al siguiente ejemplo:

Nota 1: Las áreas que requieran apoyo de contratistas en las evaluaciones de las ofertas dentro de los procesos contractuales de obras, bienes y servicios teniendo en cuenta lo señalado en el artículo 2.2.1.1.2.2.3. del Decreto 1082 de2015, deberán sustentar tal situación en la justificación de la necesidad y como consecuencia de ello, incorporaran en los estudios previos los argumentos que soportarían dicha actividad; como consecuencia de lo anterior, se debe establecer una obligación específica que prevea la ejecución de esta.

Nota 2: De otra parte, las áreas que requieran apoyos en la supervisión de contratos deberán dejar dentro de la justificación de la necesidad sí el futuro contratista debe dar apoyo a la supervisión de algunos contratos, lo cual debe estar sustentado en los estudios previos e igualmente, establecer una obligación específica que garantice el cumplimiento de dicha actividad.

Como resultado del anterior análisis se debe emplear en la redacción de las obligaciones propuestas, verbos tales como apoyar, asistir, soportar, acompañar, colaborar, omitiendo en consecuencia aquellos verbos propios de las funciones establecidas para los profesionales del área, tales como estructurar, investigar, liderar, delegar, definir, diseñar, elaborar o coordinar.

F. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

En cumplimiento del numeral 3.1. de la Directiva Presidencial No. 08 del 17 de septiembre de 2022, en torno a la implementación de medidas para promover la transparencia en la gestión, se ha previsto incluir dentro del Anexo 3 de las obligaciones generales, la siguiente cláusula:

CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA - COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN: El contratista se compromete a NO OFRECER y NO DAR dádivas, sobornos, gratificaciones o atenciones en especie, ni financiar fiestas, recepciones u homenajes o cualquier forma de halago, retribuciones o prebenda a servidores públicos, asesores, directores o subdirectores del SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA, directamente o a través de contratistas o terceros, antes, durante o después de las diferentes etapas del proceso de contratación. En caso de ser presionado, inducido o constreñido por servidores públicos, asesores, directores o subdirectores del SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA, el contratista se compromete a informar y adjuntar las evidencias correspondientes en los canales oficiales determinados por la Entidad para este fin.

Adicionalmente se recuerda a toda la comunidad SENA que a través de la oficina virtual de radicación SENA se podrá realizar una denuncia por presuntos actos de corrupción de manera anónima ingresando al siguiente enlace https://oficinavirtualderadicacion.sena.edu.co/oficinavirtual/solicitudindex.aspx

G. DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS (LEY 2013 DE 2019): De conformidad con la circular externa 100- 019 de 20212 expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública a través de la cual se emiten orientaciones para el cumplimiento de la Ley 2013 de 2019 se realizan las siguientes precisiones en relación con la obligatoriedad de la declaración de bienes y rentas.

Los contratistas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Ley 2013 de 2019 son aquellos que ejercen función pública, presten servicios públicos o administren bienes y recursos públicos.

Por lo tanto, solo si el contrato suscrito con la entidad recae en alguna de esas actividades se considerará que el contratista se encuentra obligado a realizar la declaración.

Así las cosas; cada dependencia (Dirección u Oficina) deberá verificar si el contratista presta servicio público o administra bienes y recursos públicos y así consignarlo en los estudios previos.

H. PENSIONADOS

De conformidad con lo establecido en la Circular No. 20 de 2010 proferida por la Dirección Jurídica del SENA, la contratación de pensionados solamente procede cuando se configuran los siguientes elementos:

1. Nivel de alta especialización.

2. Conocimiento en tecnologías específicas.

3. Restricción de la oferta laboral con dichas calidades.

Estas 3 circunstancias deberán quedar debidamente soportadas y justificadas en los estudios previos y análisis del sector para ese caso en concreto.

I. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN.

Las áreas deben verificar lo dispuesto en la Circular 3-2022-000192 del 9 de noviembre de 2022, respecto de los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión.

J. ACTIVIDADES DEL ESTRUCTURADOR DE ÁREA:

1. Verificar que tenga acceso a la cuenta del Módulo de Contratación DG http://dfp.senaedu.edu.co/modulos_gestion/ y al SECOP II, así mismo que haga parte del equipo de trabajo en la plataforma. En caso de requerir asistencia o apoyo técnico para esta actividad podrá solicitarlo al correo secretariageneral@sena.edu.co.

2. Elaborar:

- Estudios previos usando el nuevo Módulo de Contratación DG http://dfp.senaedu.edu.co/modulos_gestion/ (Formato GTH-F-075 que incluye Análisis del sector, Matriz de riesgos y Certificado verificación de idoneidad y experiencia)

- Certificación de inexistencia usando el nuevo Módulo de Contratación DG

http://dfp.senaedu.edu.co/modulos_gestion/ (Formato GTH-F-222).

- Anexo del contrato (Formato GTH-F-077 condiciones generales del contrato).

- Autorizaciones si se requieren (Formato GTH-F-259 objetos iguales; Formato GTH-F-262 exoneración tabla de honorarios).

- Solicitar publicación de la necesidad en el Plan Anual de Adquisiciones, conforme a la circular y alcance emitida por la Dirección Administrativa y Financiera.

3. Una vez cargada la información por parte del Estructurador en el Módulo de Contratación DG http://dfp.senaedu.edu.co/modulos_gestion/, se inicia el flujo de revisión con el ANALISTA SG, Asesor SG y Ordenador SG. Si no existen ajustes o modificaciones, el Estudio Previo estará a disposición del Director o Jefe de Oficina para su firma electrónica previo envío del token de seguridad. Una vez aprobado el Estudio Previo, el Módulo de Contratación DG permitirá la gestión y firma de la Certificación de Inexistencia.

4. El estudio previo, la certificación de inexistencia, los vistos buenos y firmas, serán generados automáticamente por el Módulo de Contratación DG, siendo innecesario imprimirlos o firmarlos. En SECOP II no serán admisibles documentos diferentes a los PDF generados y descargados del Módulo de Contratación DG.

5. Luego de lo anterior, el Estructurador podrá iniciar el proceso en la plataforma SECOP II.

ETAPA PRECONTRACTUAL FASE I (DIC 2022) SECOP II

Esta etapa se podrá adelantar a partir del mes de noviembre de 2022 y deberá contar con los siguientes documentos revisados y firmados:

- Estudios Previo generados y descargados del Módulo de Contratación DG.

- Certificación de Inexistencia generados y descargados del Módulo de Contratación DG.

- Autorizaciones si se requiere*.

- La exoneración de tabla de honorarios es un trámite excepcional a la regla general conforme se establece en la Circular No. 3-2022-000192 del 9 de noviembre de 2022.

Los anteriores documentos podrán ser cargados en el SECOP II punto 4 “Documentos del Proceso”.

Para el desarrollo y adecuado diligenciamiento de los formularios en el SECOP II, podrá consultarse el siguiente enlace con video ilustrativo:

VER AQUÍ

https://sena4-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/esdiazsenaeduco/EhFwdR1r4RMhcX2loDFIosBag3orCzeMn sT93V3eOzxXQ?e=Apqblf

Así mismo, el Estructurador del área debe orientar al futuro contratista respecto de los documentos de la lista de chequeo (Formato GTH-F-110) y su forma correcta de presentarlos a la Entidad mediante el SECOP II de ello depende que no existan reprocesos en los procesos contractuales.

Para ello siga las instrucciones que a continuación se muestran:

1. Envíe la lista de chequeo (Formato GTH-F-110) al interesado desde el primer momento de contacto.

2. Realice preguntas respecto de los requisitos que más dificultad podría tener la persona en obtener: ¿Se encuentra afiliado como independiente a salud en el régimen contributivo?

¿Tiene RUT? ¿Tiene RIT? ¿es pensionado? ¿Tiene definida su situación militar? ¿Adelantó sus estudios de pregrado y posgrado fuera del país, si es así cuenta con la resolución de convalidación? ¿para la convalidación del título de pre grado o post grado el Ministerio de Educación Nacional exigió cursar materias adicionales? ¿Cuenta con certificaciones laborales o de contratos con funciones u obligaciones? ¿Tiene matricula profesional?. Dependiendo de las respuestas, el estructurador se puede hacer una idea de cuánto tardaría iniciar el contrato; en cualquier situación o dificultad comuníquela al Analista de la Secretaría General.

3. Pida al interesado que organice los documentos en PDF, legible y descargable de la siguiente manera:

LISTA DE CHEQUEO CONTRATACIÓN VIGENCIA 2023

Nota: todos los documentos deben ser totalmente legibles, descargables y en formato PDF.

*** Tenga en cuenta que los documentos descritos en el numeral 9 se deben allegar en un solo documento PDF en el orden designado en la lista de chequeo, ello facilitará la revisión en la plataforma SECOP II.***

4. Para el desarrollo y debido diligenciamiento de los formularios de la etapa contractual FASE I en el SECOP II, se comparte el siguiente enlace que contiene video ilustrativo:

VER AQUÍ

https://sena4-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/esdiaz_sena_edu_co/EhFwdR1r4RMhcX2loDFIosBag3orCzeMnsT93V3eOzxXQ?e=Apqblf

ETAPA CONTRACTUAL FASE II (ENERO 2023) SECOP II

Esta etapa se adelantará a partir del mes de enero de 2023 y además de los documentos señalados en la ETAPA CONTRACTUAL FASE I (DIC 2022) SECOP II, deben aportarse:

- Estudios Previo. generados y descargados del Módulo de Contratación DG.

- Certificación de Inexistencia generados y descargados del Módulo de Contratación DG.

- Autorizaciones si se requiere*.

- Anexo del contrato (Formato GTH-F-077 condiciones generales del contrato).

- Certificado de disponibilidad presupuestal CDP.

- Certificado Consultas (Directiva presidencial No. 01 y 08 de 2022).

- Pantallazo de publicación de la línea del PAA.

- Oferta de servicio GTH-F-109 firmada en el mes de enero de 2023 dirigida a la Secretaría General y radicada exclusivamente en el siguiente link:

https://oficinavirtualderadicacion.sena.edu.co/oficinavirtual/solicitudindex.aspx

Los antecedentes descritos en el numeral 9 de la tabla anterior deberán ser actualizados en caso de estar por fuera de los lapsos previstos.

PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN

Una vez esté suscrito el contrato en SECOP por la Secretaría General, el Estructurador del área realizará las siguientes actividades:

1. CONSTITUCIÓN GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: El Estructurador del área enviará al contratista el link del contrato para que éste constituya garantía de cumplimiento a favor de la Entidad. El estructurador del área podrá encontrar el link siguiendo estos pasos:

a) En el SECOP II, tenga a la mano el número de proceso del contrato: ejemplo DG-1010-1-2023; luego diríjase a PROCESOS RECIENTES y haga clicK en “Ver más”. Ver imagen:

b) Una vez ingrese, escriba el número del proceso (ejemplo: DG-1010-1-2023); asegúrese de marcar “TODOS” como se muestra en el rectángulo naranja y luego haga clic sobre la lupa como se muestra en el ovalo naranja, luego haga clic sobre el número de proceso como se muestra en la estrella naranja:

c) Luego valla a “Ver Enlace” y haga click:

d) Copie y pegue en el navegador el link que inicia por https://community..(...)

e) Finalmente copie nuevamente el link que aparece resaltado en negrilla y envíelo al contratista por cualquier medio electrónico.

La aseguradora debe indicar en la póliza la dirección de la sede de la Dirección General (Cl 57 No.8- 69), el objeto del contrato, la identificación del contratista, el monto asegurado (10%) del valor total del mismo, la fecha de vigencia de la garantía y el número de contrato que arroja la plataforma SECOP II el cual inicia con la siguiente identificación CO1.PCCNTR No... Es deber del Estructurador de cada área verificar entre otros los anteriores datos antes de aprobar en la plataforma SECOP II la póliza.

2. SOLICITUD REGISTRO PRESUPUESTAL: El Estructurador del área diligenciará la solicitud de registro presupuestal conforme al modelo establecido y lo enviará al Analista de la Secretaría General para que éste a su vez, lo envíe al correo de la ordenadora del gasto para su envío final. No obstante, el Estructurador del área deberá hacer seguimiento constante y tener certeza que se realizó el registro presupuestal, ejemplo:

MODELO DE CI POR RADICAR PARA SOLICITUD DE REGISTRO PRESUPUESTAL

1-2020

Bogotá D.C.

Para: Yaneth Ruth López Chaparro Coordinadora Grupo de Presupuesto YLOPEZ@sena.edu.co

De: Nombre Secretario(a) – Secretaria General (correo secretario(a) General)

Asunto: Solicitud Registro Presupuestal Contratos de Prestación de Servicios de la (Dirección u Oficina de la Dirección General).

De manera atenta, me permito solicitar el registro presupuestal del contrato de prestación de servicios personales de la (Dirección u Oficina), para el trámite presupuestal correspondiente realizado por SECOP II.

DATOS DEL CONTRATISTA:

Atentamente,

Nombre Secretario(a) General

Secretario(a) General SENA

secretariageneral@sena.edu.co

Tel: 546-15-00 IP: 12011

SENA – Dirección General

Con copia a los correos: xxxxx@sena.edu.co

xxxxxx@sena.edu.co

3. INICIO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El Estructurador del área debe iniciar la ejecución del contrato, para ello debe realizar seguimiento estricto a los dos trámites previos a saber: 1. Asegurarse que el contrato cuente con la aprobación de la garantía de cumplimiento en la plataforma SECOP II, el cual podrá visualizar en “Condiciones” verificando que este en estado de “Aprobado”.

4. Una vez reciba el Registro Presupuestal del contrato, deberá dirigirse al SECOP II al punto No. “6. información presupuestal” del contrato electrónico y deberá ingresar en “Compromiso presupuestal de gastos” el número de RP y su valor comprometido, luego deberá Consultar SIIF y finalmente Validar.

Una vez cuente con el registro presupuestal, y con la garantía de cumplimiento aprobada, podrá dirigirse en el contrato del SECOP II a “1. Información General” y allí en “inicio de ejecución” deberá indicar la última fecha entre la fecha de expedición de la garantía aprobada y la fecha de registro presupuestal lo último que ocurra.

Nota: En los casos en los cuales exista demora en la aprobación de la garantía de cumplimiento, se tendrá en cuenta para la fecha de inicio de ejecución, la fecha de expedición de la garantía, dando aplicación a los efectos retroactivos en la figura de la “ratificación de la garantía” contemplado en el artículo 844 del Código de Comercio.

I. REQUISITOS PARA CESIÓN DE CONTRATOS:

Se debe como primera medida verificar que el cesionario cumpla con el perfil e idoneidad indicado en el estudio previo. Una vez se evidencie que se cumple con el perfil, el Director de Área o Jefe de Oficina deberá remitir la solicitud mediante CI POR RADICAR a la Secretaría General con los siguientes documentos tanto del cedente como del cesionario, así:

Cedente:

1. Solicitud de la contratista dirigida al Ordenador del Gasto al correo secretariageneral@sena.edu.co con copia al supervisor y al Director de Área o Jefe de Oficina, en la cual debe indicar desde que fecha pide la cesión y mencionar la persona a la cual propone como cesionario adjuntando lo soportes de idoneidad y experiencia (esto debe haber sido acordado con el supervisor del contrato).

2. Visto bueno del Supervisor del contrato y del Director de área.

3. Paz y salvo (Entrega de bienes del contratista formato GTH-F-074) debe ser entregado a S.G ya diligenciado con todas las firmas. - Realizar proceso de traspaso en caso de tener bienes a su nombre.

4. Inventario documental (Este formato debe ser diligenciado y enviado al correo electrónico de Diana Eugenia Sarmiento Soto desarmiento@sena.edu.co ).

5. Informe final de supervisor (GTH-F-073) (en la vigencia del contrato debe ingresarse la fecha de la vigencia final de la garantía que ampara el contrato).

6. Plan de pagos SIIF actualizado.

7. Diligenciamiento Formato Acta de Cesión de contrato.

La solicitud de cesión de contratos se deberá realizar una vez el área cuente con la completitud de todos los documentos y como mínimo 5 días hábiles antes de la formalización de la cesión, lo cual implica que la idoneidad del cesionario debe ser previamente validada por el área que allega la novedad contractual.

Cesionario:

1. Completitud del perfil y requisitos establecidos en la lista de chequeo formato.

2. Estar debidamente registrado como proveedor en la plataforma SECOP II.

J. ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA)

El PAA debe estar actualizado antes de la suscripción de cualquier contrato, sin embargo, en algunas ocasiones se presentan dudas frente a este tema.

En ese sentido, la Secretaría General elevó consulta a la Dirección Administrativa y Financiera por ser el área que administra el PAA mediante CI 9-2020-051108, en el cual se dio un contexto y formularon algunos interrogantes frente al tema, así:

“En atención a los lineamientos que serán emitidos por la Secretaría General para la contratación de prestación de servicios personales de la Dirección General que se desarrollará en la próxima vigencia y teniendo en cuenta que la Dirección Administrativa y Financiera es el área que administra el plan anual de adquisiciones (PAA), con el fin de tener claridad frente al tema, amablemente me permito exponer un caso recurrente y posterior a ello las consultas respectivas.

En ese sentido y con el objetivo de brindar contexto, es pertinente señalar que se han presentado casos en la Secretaría General en donde se pretenden realizar cesiones, sin embargo, durante el proceso de verificación documental se ha establecido que el cesionario no cumple con el perfil (idoneidad), lo cual ha impedido la firma de dichas novedades contractuales dando como resultado que se deban terminar los contratos de manera anticipada; como consecuencia de ello, las áreas por la premura del tiempo deciden continuar con los trámites y realizar contratos nuevos con el anterior objeto para dar continuidad en la prestación del servicio ajustando el perfil del estudio previo (salvo el objeto), lo que ha generado los siguientes interrogantes:

¿Se debe modificar el PAA en el evento en que se termine un contrato de prestación de servicios personales y se pretenda contratar con el mismo objeto del contrato terminado a una nueva persona?

En caso de que sea positiva la respuesta ¿Se debe generar una nueva línea dentro del PAA para el nuevo contrato? O ¿Basta con ajustar el tiempo de ejecución y los valores dentro de la línea del primer contrato -la que tenía registrada el contrato que fue objeto de terminación anticipada-? (...)”.

Como consecuencia de ello, la Dirección Administrativa y Financiera mediante CI 9-2020-053873, dio respuesta indicando:

“En atención a su solicitud, mediante radicado 9-2020-051180, cordialmente damos respuesta a sus interrogantes como se indica a continuación:

1. ¿Se debe modificar el PAA en el evento en que se termine un contrato de prestación de servicios personales y se pretenda contratar con el mismo objeto del contrato terminado a una nueva persona?

Si la línea de contratación no requiere modificación, es decir, se va a utilizar el mismo objeto, el mismo tiempo de ejecución y el mismo presupuesto, no se requiere modificación al PAA, puesto que no cambia ningún dato de la línea.

2. ¿Se debe generar una nueva línea dentro del PAA para el nuevo contrato?

Si cambia el objeto (descripción) si se debe crear una nueva línea y modificar la fecha y el valor de la línea anterior.

3. ¿Basta con ajustar el tiempo de ejecución y los valores dentro de la línea del primer contrato -la que tenía registrada el contrato que fue objeto de terminación anticipada-?

Si se realiza algún cambio en la línea sin modificar el objeto, si es necesaria una actualización al PAA.”

Conforme a lo anteriormente expuesto, las áreas deben tener presente los términos ante la Dirección Administrativa y Financiera para realizar los trámites respectivos frente a las modificaciones del PAA, con el fin de evitar contratiempos y demoras en las novedades contractuales que pretendan adelantar ante la Secretaría General.

Nota: Tenga en cuenta que en las cesiones contractuales no se requiere modificación del PAA, pues no se trata de un contrato nuevo.

K. REQUISITOS PARA TERMINACIÓN DE CONTRATOS.

Para proceder con la terminación anticipada y liquidación por mutuo acuerdo de un contrato de prestación de servicios personales requiere lo siguiente:

1. Solicitud de terminación de contrato por parte del contratista, radicada ante la S.G mediante radicado al correo electrónico secretariageneral@sena.edu.co

2. Visto bueno del supervisor, mediante correo electrónico.

3. Visto bueno director de área, mediante correo electrónico.

4. Paz y salvo (Entrega de bienes del contratista formato GTH-F-074) debe ser entregado a S.G. ya diligenciado con todas las firmas.

5. Realizar proceso de traspaso en caso de tener bienes a su nombre.

6. Inventario documental, (Este formato debe ser diligenciado y enviado al correo electrónico de Diana Eugenia Sarmiento Soto desarmiento@sena.edu.co ).

7. Informe final de supervisor (GTH-F-073) (en la vigencia del contrato debe ingresarse la fecha de la vigencia final de la garantía que ampara el contrato).

8. Plan de pagos SIIF actualizado.

9. Formato diligenciado acta de terminación anticipada y liquidación por mutuo acuerdo del contrato.

Una vez se tengan los documentos mencionados se debe radicar como mínimo 5 días hábiles antes de la terminación del contrato la solicitud ante la Secretaría General quien asignará un profesional, quién revisará los documentos y a falta de alguno deberá proceder con la devolución inmediata del mismo; de encontrarse debidamente diligenciados corresponde a este proceder a subir los mismos a la plataforma SECOP II Modulo Modificaciones del contrato.

Para los contratos que se requieran suscribir durante la vigencia 2023, se aplicará el mismo tiempo de anticipación de 5 días hábiles previo a la fecha de inicio del contrato.

I. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

*Solo se suscribirán contratos que cuenten con CDP y con la necesidad incluida en el PAA y publicado en SECOP y en la página de la Entidad.

Cordialmente,

VERÓNICA PONCE VALLEJO

Secretaria General

ANEXO 1.

TARJETAS PROFESIONALES MATRICULA PROFESIONAL E INSCRIPCIÓN EN EL CONSEJO O COLEGIO PROFESIONAL.

A continuación, se presenta una lista enunciativa de las profesiones en las cuales la ley exige tarjeta profesional, matricula profesional o inscripción en el Consejo o Colegio que regula la respectiva profesión:

Fuente: http://www.contratacionenlinea.co/index.php?section=565&module=navigationmodulehttps://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma_contenido.php?i=62477

Nota: Para las profesiones de ingeniería o carreras afines, la respectiva área deberá revisar la página del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA, y corroborar si la matricula profesional es competencia de dicho consejo:

https://www.copnia.gov.co/tramites-y-servicios/matricula-profesional-para-ingenieros-y-afines.

De igual manera, se deberán revisar lo referente a los Técnicos y Tecnólogos que estén catalogados como profesiones auxiliares a la ingeniería y que sean competencia de Consejo Profesional Nacional de Ingeniería-COPNIA, en el link:

https://www.copnia.gov.co/tramites-y-servicios/certificado-de-matricula-tecnicos-y-tecnologos.

Por otra parte, cuando el perfil sea de un internacionalista o carreras afines cuya competencia sea del Consejo Nacional de Profesiones Internacionales – CONPIA, es importante aclarar que el proceso de expedición de la matrícula se encuentra temporalmente suspendido desde septiembre de 2014, y solo hasta cuando todos los miembros consejeros del CONPIA estén designados, se reiniciará la actividad[^3].

Por lo que, en este momento solo se está emitiendo una certificación legal de carácter provisional, cuya vigencia es de un año, el cual no tiene costo alguno. Documento que tiene que ser aportado por el contratista que cuente con alguna de las carreras que estén bajo el respectivo Consejo, para ello, el contratista deberá:

1. Hacer la solicitud formal al e-mail: presidenciaconpia@gmail.com adjuntando los siguientes documentos en formato PDF en su correcto orden, y debidamente marcados:

- Diploma del título profesional obtenido al 100 %.

- Acta de grado correspondiente al 100 %.

- Cédula de ciudadanía o de extranjería ampliada al 150% por ambas caras en una sola hoja.

- Declaración de Veracidad de Título y Responsabilidad Legal del Egresado, para expedición de Certificado de Provisionalidad de Matrícula Profesional.

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. CONSEJO DE ESTADO. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Segunda Subsección B. Sentencia 00799 de 2018 CP. Doctor Cesar Palomino Cortes.

2. https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=175426#:~:text=Imparte%20orientacion es%20para%20el%20cumplimiento,de%20los%20contratistas%20del%20Estado.

3. Información emitida por Consejo Nacional de Profesiones Internacionales – CONPIA.

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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