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4.3.4. DEL PROCESO DE ATENCIÓN EN MATERIA DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
La atención de las solicitudes en materia de defensoría pública deberá ser ágil, oportuna y experta. La misma comprenderá las cuatro etapas señaladas en el Título I de este Instructivo, a saber: Recepción, análisis, gestión defensorial y terminación. A continuación se describe cada una de ellas, conjuntamente con los criterios de actuación.
4.3.4.1. RECEPCIÓN DE LAS PETICIONES.
a) Tipos de solicitudes en defensoría pública
La petición en materia de defensoría pública es toda solicitud de asesoría, representación judicial o extrajudicial que formula una persona natural para que se le asigne un abogado público que lo asista o represente, ante las autoridades judiciales o administrativas, por encontrarse en imposibilidad económica o social para proveer su defensa.
1. Asesoría
Consiste en orientar e instruir al usuario en el ejercicio y defensa de sus derechos ante las autoridades judiciales o extrajudiciales y entidades de carácter privado, sobre materias de derecho civil, familia, laboral, contencioso-administrativo y penal, con base en la experiencia cualificada del profesional que la brinda.
La obligación de instruir a los ciudadanos que requieren una orientación relacionada con asistencia judicial, se refiere a la labor pedagógica de indicar el contenido del derecho en las áreas arriba descritas, y en el trámite judicial y extrajudicial que se debe adelan tar, de acuerdo con lo establecido en la legislación interna y en la Constitución Política.
Se brindará orientación e instrucción a los habitantes de las zonas donde están ubicadas las casas de justicia, para la defensa y promoción de sus derechos ante las autoridades competentes y las entidades de carácter privado.
2. Representación judicial
Se entiende por representación judicial el ejercicio de las facultades conferidas por el beneficiario, mediante poder, para la representación de sus intereses. Durante el trámite del proceso judicial, se observarán las disposiciones constitucionales, las normas internacionales que regulen la materia, la ley y los reglamentos, con base en los principios de oportunidad y experticia.
3. Representación extrajudicial
Se entiende por representación extrajudicial el ejercicio de las facultades conferidas por el beneficiario mediante poder, para la representación de sus intereses, en procedimientos distintos de los judiciales que implican disposición de derechos, mediante la observancia de las normas constitucionales, las normas internacionales que regulen la materia, la ley y los reglamentos, con base en los principios de oportunidad y experticia.
La representación judicial y extrajudicial se hará en relación con los siguientes asuntos:
a) Representación y defensa técnica en procesos penales de competencia de las autoridades judiciales colombianas. Se entiende por defensa técnica el ejercicio oportuno, ágil, experto e ininterrumpido de la defensa, que realiza un profesional del derecho idóneo, en favor de una persona vinculada a un proceso penal. El ejercicio del derecho de defensa es oportuno, ágil y experto cuando se ejerce de acuerdo con las definiciones enunciadas en el Título I, capítulo 1.2 de este Instructivo. En materia penal, se priorizará la atención cuando el solicitante se encuentre privado de la libertad.
b) Trámite de beneficios administrativos o judiciales para personas condenadas
c) Representación y defensa técnica en procesos de competencia de los jueces de menores, de la justicia penal militar, de la jurisdicción indígena y de las jurisdicciones laboral, civil y contencioso-administrativa. En estas materias será prioritaria la atención cuando el solicitante pertenezca a los siguientes grupos poblacionales: niños, indígenas, desplazados y personas cabeza de familia. En materia civil, la atención judicial está condicionada a la concesión del amparo de pobreza.
d) Representación en las áreas de derecho civil, de familia, laboral y contencioso- administrativa ante las autoridades administrativas, según los criterios señalados en los capítulos 4.1. y 4.2. de este Instructivo.
Las solicitudes de defensoría pública deben contener como mínimo la siguiente información:
- Nombre completo del solicitante y del potencial beneficiario del servicio de defensoría pública.
- Las circunstancias que fundamentan la imposibilidad económica o social para la solicitud del servicio de defensoría pública.
- Si el potencial beneficiario se encuentra privado de la libertad, debe indicarse el establecimiento de privación de la libertad.
- Dirección, teléfono o correo electrónico del solicitante, para el envío d e comunicaciones.
b) Modalidades para avocar conocimiento
La solicitud de defensoría pública puede presentarse por las siguientes personas:
a) Por el potencial beneficiario, su familia o por cualquier persona sin distinción alguna.
b) Por funcionarios o autoridades nacionales o extranjeras.
c) Por organizaciones públicas o privadas.
También se prestará de manera oficiosa el servicio de defensoría pública, cuando se considere pertinente, de acuerdo con los siguientes criterios:
a) La información proveniente de cualquier medio de comunicación social, nacional o extranjero.
b) La información registrada por cualquier operador de la Defensoría del Pueblo durante sus visitas periódicas o urgentes a instituciones públicas, establecimientos carcelarios y despachos judiciales.
c) La información proveniente de cualquier otra fuente confiable.
En este caso se contará con la aprobación del Director Nacional de Defensoría Pública, en el ámbito nacional, y del defensor regional o seccional, en el ámbito local.
c) Formas de recepción
Las solicitudes de defensoría elevadas a la Defensoría del Pueblo, o a los personeros municipales en aquellos municipios donde no hay sede de la Defensoría del Pueblo, se recibirán de la siguiente manera:
1. Recepción Verbal. Consiste en aquellas solicitudes de defensoría pública que son presentadas personalmente o por teléfono. Estas peticiones deben ser consignadas en el formato de recepción. El profesional de la Defensoría del Pueblo o el personero municipal deberá, al momento de recibir la solicitud, profundizar sobre los requisitos mínimos de la misma enunciados en el literal a) de este capítulo, con el fin de radicarla.
2. Recepción Escrita. Son las solicitudes de defensoría pública que se presentan por escrito en las oficinas de la Defensoría del Pueblo o en las Personerías Municipales. En estos casos no será necesario practicar la entrevista personal con el peticionario, sino que se procederá a su registro para posterior análisis.
Las peticiones en materia de defensoría pública se recibirán en:
- Las Defensorías Regionales o Seccionales y las Personerías Municipales de los municipios donde no existe sede de la Defensoría del Pueblo, de conformidad con lo previsto en el acápite de competencia funcional.
- Los centros de atención especializada de la Defensoría del Pueblo, o en las jornadas descentralizadas de atención.
- Las visitas a centros penitenciarios o carcelarios y demás instituciones públicas.
- Las casas de justicia donde hay presencia de la Defensoría del Pueblo.
4.3.4.2. ANÁLISIS DE LAS SOLICITUDES DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
Una vez recibida la solicitud de defensoría pública, se procederá a efectuar el análisis sobre su admisión o rechazo. En caso de ser admitida, se clasificará y posteriormente se repartirá o asignará al defensor público responsable, con el fin de determinar y realizar la gestión defensorial que corresponda.
Para efectos de determinar la admisión o rechazo de las solicitudes de defensoría pública recibidas por la Defensoría del Pueblo, debe tenerse en cuenta el cumplimiento de los requisitos que a continuaci ón se describen:
1. Requisitos formales
Las solicitudes de defensoría pública presentadas a la Defensoría del Pueblo o a las Personerías Municipales deberán cumplir con las características esenciales señaladas en el capítulo 4.3.4.1. literal a) de este Instructivo y contener la información mínima relacionada en el mismo acápite. Adicionalmente, las solicitudes de representación judicial deben ser reportadas en la ficha socioeconómica diseñada para tal fin.
2. Verificación de las condiciones socioeconómicas
Teniendo en cuenta que el servicio de defensoría pública se prestará en favor de las personas respecto de quienes se acredite que se encuentran en imposibilidad económica o social de proveer por sí mismas a la defensa de sus derechos, según lo dispuesto en el capítulo 4.3.2. de este Instructivo, el operador de la Defensoría del Pueblo o de la Personería Municipal deberá verificar de forma sumaria e inicial la información suministrada por el peticionario, con el fin de evitar la admisión de solicitudes de defensoría pública que no cumplan con los requisitos de forma y de fondo previstos para tal efecto.
Cuando la imposibilidad económica o social no requiera la declaratoria de amparo de pobreza, deberá acreditarse atendiendo las distintas circunstancias que la comprueben, así: patrimonio, ingresos, medios de subsistencia, nivel de vida o situaciones sociales de inferioridad. Esta información se consignará en el instrumento de medición denominado ficha socioeconómica.
El operador de defensoría pública deberá, dentro de los tres días siguientes al diligenciamiento de la ficha socioeconómica, verificar mediante llamada telefónica a los familiares del beneficiario y a las personas que este señale, los datos suministrados en la primera entrevista.
Cuando se trate de una solicitud de representación judicial para quien se encuentra privado de la libertad, el servicio de defensoría pública se proveerá de manera inmediata, para procurar la libertad de la persona. La verificación de las condiciones socioeconómicas será concomitante con la actuación que ejerza el defensor público. Si se llegare a constatar que la persona se encuentra en posibilidad económica de proveer por sí misma a su defensa, el defensor público deberá renunciar al poder otorgado y expresar los motivos de la renuncia.
3. Rechazo de las solicitudes de defensoría pública
Las solicitudes de defensoría pública presentadas ante la Defensoría del Pueblo y las Personerías Municipales, mediante cualquiera de las formas establecidas en este Instructivo, serán rechazadas cuando:
- No reúnan las características esenciales descritas en el capítulo 4.3.4.1. literal a) de este Instructivo.
- No contengan la información mínima necesaria, y pese a haberse requerido al peticionario para que la ampliara, aportara o subsanara, este no aportó lo solicitado en un término de cinco (5) días calendario.
- No se hallen dentro de la misión de la Defensoría del Pueblo, específicamente en lo relacionado con el servicio de defensoría pública.
- Carezcan de fundamento, esto es, cuando de su contenido no se pueda establecer la necesidad de representación judicial o extrajudicial, o de una asesoría relacionada con la asistencia judicial.
- Provengan de anónimos poco descriptivos, confusos, apócrifos o con expresiones ofensivas o infamantes.
- El potencial beneficiario cuente con un representante judicial o extrajudicial que lo esté asistiendo al momento de realizar la solicitud.
- El potencial beneficiario de defensoría pública esté vinculado a un proceso pen al a través de declaratoria de persona ausente.
- Para el área penal, en las capitales de departamento, Apartadó y Barrancabermeja, si el potencial beneficiario se encuentra en libertad, salvo en los casos de desplazamiento forzado.
En los eventos antes previstos se archivará la petición, se dejará constancia de la situación y se procederá a su registro como petición rechazada.
Una vez determinada la competencia funcional, el defensor regional o seccional, el personero municipal o los operadores de las Unidades de Recepción y Análisis y de Asesoría y Consulta procederán a su clasificación y reparto, esto es, a determinar si se trata de una asesoría o consulta, o de una solicitud de representación judicial o extrajudicial, y el área del derecho a la que hace referencia la solicitud. Posteriormente, designarán el defensor público responsable de atenderla.
Cumplida la etapa de recepción de la petición, admitida la misma y efectuado el reparto se procederá a su registro en el sistema de información previsto para tal efecto.
4.3.4.3. LA GESTIÓN DEFENSORIAL.
En esta fase se deben desplegar todos los mecanismos e instrumentos propios de la defensa técnica para el desarrollo de la gestión.
Para el desarrollo de las actividades que comprenden el proceso de gestión defensorial, el profesional de la Defensoría del Pueblo debe observar, en todas y cada una de ellas, además de los principios señalados en el Código de Ética de la Defensoría del Pueblo, los siguientes parámetros:
a) Objetividad
La gestión se adelantará de forma tal, que el ejercicio de la representación judicial y/o extrajudicial o de la asesoría respectiva, se preste acudiendo a los postulados legítimamente reconocidos en el derecho internacional de los derechos humanos.
b) Calidad
En cumplimiento de la gestión defensorial, el profesional de la Defensoría del Pueblo deberá utilizar todas las herramientas disponibles y a su alcance, para brindarle al usuario una asesoría o representación judicial y extrajudicial calificada e integral.
c) Efectividad
Todas las actividades que se desplieguen en este proceso, están orientadas a materializar la garantía universal del acceso a la justicia en condiciones de igualdad, a través de un profesional idóneo.
d) Coordinación
La Dirección Nacional de Defensoría Pública y las Defensorías del Pueblo Regionales y Seccionales deberán establecer alianzas estratégicas con instituciones y organizaciones públicas o privadas, con el fin de contribuir al fortalecimiento institucional del Macroproceso de Atención.
El servidor de la Defensoría del Pueblo debe, en particular, adelantar las actividades que a continuación se describen.
a) Asesorías
En las peticiones clasificadas como asesorías, el profesional de la Defensoría orientará e instruirá a los peticionarios sobre el contenido y alcance de sus derechos exigibles por vía judicial o extrajudicial; las entidades o despachos a los que debe acudir; el trámite que debe seguir y la respuesta que de acuerdo con las obligaciones internacionales, constitucionales, legales y reglamentarias, garantiza el pleno e igual acceso a la justicia o a las decisiones de cualquier autoridad pública.
b) Peticiones de representación judicial y extrajudicial
En las peticiones clasificadas como representación judicial y extrajudicial, el profesional de la Defensoría del Pueblo debe velar, defender, proteger y garantizar el ejercicio oportuno técnico, real y efectivo del derecho fundamental de acceder a la justicia, mediante la prestación de un servicio público y gratuito de asistencia judicial o extrajudicial en igualdad de condiciones, dentro del marco de protección y promoción de los derechos humanos.
Las etapas de la gestión defensorial en estos casos son las siguientes:
1. Documentación
La gestión defensorial se inicia con una actividad de búsqueda de información con diferentes personas y en diferentes escenarios a los cuales debe acudir el profesional responsable, así:
- El usuario del servicio. Es la fuente primaria de información, puesto que son sus intereses en un proceso judicial o extrajudicial existente, o con posibilidad de existir, los que se pretenden amparar a través de una asistencia y/o representación judicial o extrajudicial. Tratándose de representación judicial, el profesional responsable debe tomarle poder al usuario e informarle acerca de los derechos y obligaciones que asume como beneficiario de la defensoría pública.
- El proceso judicial. En aquellos eventos en los cuales al momento de iniciar la gestión defensorial ya existe un proceso judicial, y la atención consiste en una representación judicial, se debe acudir al mismo para verificar los fundamentos de hecho y de derecho que sustentaron la acción judicial.
- Los demás que el profesional, de acuerdo con sus conocimientos y experiencia, considere importantes para conocer el caso.
Finalizada la etapa de exploración, se deben formular los hechos que a juicio del profesional permitan hacer una evaluación del caso. Esta etapa la adelantará nuevamente el profesional, cuando se presenten hechos que alteren la formulación inicial del caso.
2. Evaluación y calificación
Con base en lo anterior, el profesional responsable de la gestión defensorial debe realizar un análisis de los hechos frente los postulados normativos, jurisprudenciales, doctrinales o de otra índole, nacionales e internacionales, que le permitan hacer una calificación jurídica del caso.
Esta etapa la adelantará nuevamente el profesional, cuando se presenten cambios en los postulados normativos, jurisprudenciales, doctrinales o de otra índole, nacionales o internacionales, que alteren la evaluación y calificación inicial de los hechos.
3. Formulación de estrategia o concepto
Cuando el profesional ha determinado los hechos y los ha evaluado y calificado, debe proceder a formular su estrategia de actuación específica. Para ello, con base en su conocimiento experto en la materia, se comunicará con el usuario y proyectará las acciones específicas que se derivan de tal formulación.
La gestión defensorial continuará de acuerdo con las acciones proyectadas y la retroalimentación que se surta en este proceso.
4. Actuación defensorial
Una vez se han surtido las anteriores etapas, el operador de la defensoría pública deberá iniciar la actuación defensorial, la cual consiste en:
- Verificar el respeto de los derechos humanos del usuario.
- Realizar permanente y continua lectura al expediente.
- Verificar la legalidad de las actuaciones de las autoridades judiciales y demás operadores del sistema de justicia.
- Entrevistarse continuamente con el usuario para informarle de manera comprensible su situación jurídica y asesorarlo técnicamente para el ejercicio judicial y extrajudicial de sus derechos.
- Retroalimentar la estrategia y adecuarla cuando fuere necesario.
- Asistir y participar en las diligencias y audiencias judiciales y extrajudiciales, relacionadas con el caso.
- Solicitar y participar en la práctica de pruebas, y controvertirlas, cuando a ello haya lugar.
- Solicitar las decisiones judiciales y extrajudiciales que sean necesarias.
- Impugnar, cuando fuere procedente y conducente, las decisiones judiciales y extrajudiciales.
- Decidir sobre la presentación de alegatos, de conformidad con la estrategia planteada.
- En los asuntos penales, procurar la libertad del defendido de conformidad con las normas penales y procedimentales.
- Invocar las nulidades a que haya lugar.
- Velar por el cumplimiento de los términos procesales y extraprocesales, de acuerdo con la estrategia planteada.
- Informar a la Defensoría del Pueblo acerca de la modificación de las condiciones sociales o económicas del usuario que se tuvieron en cuenta para admitir la solicitud de defensoría pública.
- Informar a la Defensoría del Pueblo en forma periódica y continua sobre sus actuaciones defensoriales y el estado del caso y, excepcionalmente, cuando se le solicite.
- Informar oportunamente cualquier circunstancia que le impida asumir o continuar con el caso asignado.
c) Modalidades de gestión
- Gestión directa
Es toda acción inmediata y expedita que se desarrolla en forma directa ante las autoridades concernidas, que tiene como fin la solución efectiva del caso. Para ella deberán seguirse los criterios de atención indicados en el capítulo 4.1. de este Instructivo.
- Brigadas defensoriales
Son jornadas de atención en las que se busca atender de forma proactiva peticiones de asesoría relacionadas, entre otras, con asistencia judicial o solicitudes de representación judicial y extrajudicial.
Para lo anterior, los defensores del pueblo regionales y seccionales deberán identificar los lugares donde pueden estar los potenciales usuarios, determinar cuáles servidores harán parte de la brigada, distribuir tareas, fijar fecha y hora, y establecer el procedimiento que se debe cumplir.
Se procurará que las solicitudes de defensoría pública recibidas en estas brigadas sean atendidas inmediatamente. Cuando lo anterior no sea posible, se dará el trámite normal establecido en la presente resolución.
4.3.4.3.1. SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN DEFENSORIAL.
Comprende la ejecución de las acciones que debe emprender el profesional de la Defensoría del Pueblo responsable de la gestión defensorial, dirigidas a determinar tanto las actuacion es judiciales y extrajudiciales desarrolladas por las autoridades o los particulares concernidos como las adelantadas por la Defensoría, con el fin de establecer periódica y continuamente la eficacia de la estrategia formulada.
El seguimiento se efectuará directamente frente al proceso judicial o la actuación extrajudicial, para lo cual el defensor público deberá:
- Revisar permanentemente las decisiones u omisiones que se presenten en el caso y registrarlas.
- Mantener documentado de forma individual cada caso, en un expediente o archivo personal.
- Establecer un cronograma de seguimiento a las actividades que permiten realizar la estrategia formulada, incluyendo los ajustes que se lleguen a plantear.
4.3.4.3.2. CONTROL DE GESTIÓN DE LOS OPERADORES DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
Los defensores regionales y seccionales ejercerán el control y vigilancia de la gestión defensorial de los profesionales que cumplen sus obligaciones dentro de la jurisdicción de la respectiva Regional o Seccional, y sobre los resultados obtenidos. Los defensores regionales y seccionales deberán registrar las actuaciones que genera esta actividad e informar sobre el desarrollo de la misma a la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
El Director Nacional de Defensoría Pública ejercerá control sobre las actuaciones de los defensores regionales y seccionales, en lo relacionado con defensoría pública.
El control de gestión se realizará periódicamente y comprenderá la revisión de los informes que remiten los defensores regionales y seccionales a la Dirección Nacional de Defensoría Pública. Adicionalmente, el control de gestión sobre las Defensorías Regionales y Seccionales comprenderá visitas periódicas a las sedes de las Defensorías del Pueblo Regionales y Seccionales, donde se verificará la gestión realizada en defensoría pública.
1. Control de gestión de las Defensorías Regionales y Seccionales a los operadores de defensoría pública
El control de gestión practicado por los defensores regionales y seccionales, en su calidad de interventores y supervisores de los contratos de los defensores públicos, persigue verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los profesionales adscritos a la Defensoría Regional o Seccional y de los criterios y procedimientos establecidos en este Instructivo.
El control de gestión está directamente a cargo del defensor regional o seccional, para lo cual cuenta con el apoyo del/los asesor/es de gestión, los funcionarios de planta asignados a defensoría pública y los judicantes.
El control de gestión se inicia con la recepción de los informes mensuales de los defensores públicos, dentro de los 15 primeros días del mes, e incluye la verificación y análisis de su contenido y anexos.
Recibidos los informes, la Defensoría Regional o Seccional deberá realizar mensualmente visitas judiciales, de conformidad con el formato establecido para cada programa.
La Defensoría Regional o Seccional deberá efectuar visita al usuario del servicio según lo dispuesto en el formato establecido.
Cualquier persona, natural o jurídica, que tenga conocimiento de que un defensor público ha cometido una irregularidad en el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales, podrá presen tar una queja, por escrito o verbalmente, con expresión del hecho y de las circunstancias que conoce.
La queja debe presentarse ante la Defensoría Regional o Seccional donde el defensor público está asignado y de la misma se levantará el acta respectiva. Si la queja es presentada ante la Personería Municipal, el personero deberá remitirla, en la brevedad posible, a la Defensoría Regional o Seccional respectiva.
Para efectos estrictamente contractuales, la Defensoría del Pueblo podrá iniciar de oficio una indagación, cuando llegue a su conocimiento, por cualquier medio, que un defensor público ha cometido una irregularidad en el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.
De las quejas presentadas se llevará un registro en cada Defensoría Regional o Seccional, de conformidad con los lineamientos establecidos en este Instructivo. Al Consejo Superior de la Judicatura se remitirán las que sean de su competencia.
El defensor regional o seccional verificará, en primer término, los informes del defensor público y establecerá si la queja es procedente o no. Si con este trámite el defensor regional o seccional no absuelve las dudas, deberá dar traslado de la misma al defensor público, para que este rinda sus explicaciones.
Recibida la respuesta del defensor público, el defensor regional o seccional evaluará la necesidad de recabar y solicitar pruebas. Tanto el quejoso como el defensor público podrán allegar las pruebas que consideren pertinentes.
Una vez analizadas las pruebas y los argumentos planteados por el defensor público, el defensor regional o seccional emitirá un concepto, el cual deberá ser remitido a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, acompañado de los documentos pertinentes.
La Dirección Nacional de Defensoría Pública adelantará las acciones que estime pertinentes e informará a las autoridades que tengan competencia, en caso de ser necesario.
La Defensoría Regional o Seccional debe informar a la Dirección Nacional de Defensoría Pública acerca de la recepción y seguimiento de las quejas presentadas contra defensores públicos, en sus informes bimestrales.
2. Control de gestión de la Dirección Nacional de Defensoría Pública a las Defensorías Regionales y Seccionales
El control de gestión a las Defensorías Regionales o Seccionales, por parte de la Dirección Nacional de Defensoría Pública, tiene como objetivo verificar la uniformidad en la actuación nacional, la gestión informada, y el cumplimiento de las funciones encomendadas y de los procedimientos establecidos en este Instructivo.
A tal fin, la Dirección Nacional de Defensoría Pública programará visitas periódicas a las Defensorías Regionales o Seccionales, de las cuales se levantará un acta.
Realizada la visita a la Defensoría Regional o Seccional, la Dirección Nacional de Defensoría Pública emitirá un informe, con las observaciones y recomendaciones que estime pertinentes para mejorar el servicio de Defensoría Pública.
La Dirección Nacional de Defensoría Pública hará el seguimiento al cumplimiento de las observaciones y recomendaciones por parte de la Defensoría Regional o Seccional.
Asimismo, la Defensoría Regional o Seccional deberá comunicar, en su informe bimestral, los avances y obstáculos encontrados en la implementación de las observacione s y recomendaciones efectuadas por la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
La Dirección Nacional de Defensoría Pública recibirá y analizará los informes de gestión bimestrales remitidos por las Defensorías Regionales o Seccionales, de conformidad con los criterios establecidos en este Instructivo.
La Dirección Nacional remitirá a la Defensoría Regional o Seccional las observaciones y recomendaciones que estime pertinentes para mejorar el servicio de defensoría pública en la región.
4.3.4.4. LA TERMINACIÓN DE LOS CASOS.
Una vez finalizados los procesos de recepción, análisis y gestión defensorial, el profesional de la Defensoría del Pueblo procederá a evaluar integralmente el caso para su terminación y posterior archivo.
En esta fase, se procederá a hacer un análisis integral de la gestión defensorial desarrollada y de las actuaciones judiciales o extrajudiciales realizadas por las autoridades o particulares concernidos, con el fin de determinar si la gestión defensorial se encuentra agotada.
En este evento, el profesional responsable del caso deberá informar en su reporte periódico al defensor regional o seccional respectivo, el motivo que determina la finalización de la gestión defensorial.
a) Causales de terminación de la gestión defensorial
1. Petición de asesoría absuelta
Frente a aquellas solicitudes de defensoría pública relacionadas con asesorías la gestión defensorial finaliza cuando se haya brindado la respectiva orientación al peticionario.
2. Revocatoria del poder
La gestión defensorial finaliza por revocatoria del poder en forma expresa o tácita. Es expresa, cuando el beneficiario manifiesta por escrito, ante la autoridad o particular competente, su deseo de que el profesional de la Defensoría del Pueblo que lo está representando judicial o extrajudicialmente no continúe con tal representación. Es tácita, cuando el beneficiario otorga poder a otro profesional ajeno a la Defensoría del Pueblo, para que continúe con su representación judicial o extrajudicial en el proceso o actuación donde venía actuando como tal un operador de defensoría pública.
3. Modificación de las condiciones económicas o sociales
Cuando en desarrollo de los procesos de análisis o gestión defensorial desaparezcan o se modifiquen los fundamentos de hecho, sociales o económicos, que motivaron la aceptación de la petición, se archivará el caso.
En estos eventos, el profesional responsable de la gestión defensorial deberá informar al defensor regional o seccional los hechos y los soportes que le permiten inferir que el usuario ya no se encuentra en imposibilidad económica o social para designar un representante judicial y extrajudicial que procure la defensa de sus derechos. La Defensoría Regional o Seccional deberá verificar la información y los soportes que presente el operador de defensoría pública y, en caso de encontrar que el usuario ya no se encuentra en imposibilidad económica o social, autorizará al profesional responsable para que renuncie al poder o cierre el caso, según corresponda.
4. Incumplimiento de las obligaciones por parte del usuario
Cuando el usuario incumple las obligaciones que contrae al momento de otorgarle poder al responsable de la gestión defensorial, de acuerdo con la verificación que para tal efecto debe realizar la Defensoría del Pueblo Regional o Seccional, se debe archivar el expediente. Para ello, se autorizará al operador de defensoría pública para que termine el caso o para que renuncie al poder conferido.
Las obligaciones del usuario se concretan en la veracidad tanto de los hechos que determinan su condición socioeconómica desfavorable como de aquellos que rodean el caso para el logro de una efectiva defensa de sus intereses. Sus obligaciones se refieren, igualmente, al cumplimiento de las citaciones que le haga el operador de defensoría pública cuando lo requiera.
5. Terminación del proceso judicial
Se archivará el caso cuando el proceso judicial culminé a través de decisión que ponga fin al mismo y el profesional responsable fundadamente considere que no es pertinente impugnar o acudir a otro medio judicial para continuar con la gestión defensorial. El profesional deberá dejar la respectiva constancia de los motivos que fundamentan dicha decisión.
6. Terminación del trámite extrajudicial
Se procederá al archivo, cuando el trámite extrajudicial culmine a través de decisión que ponga fin al mismo y el profesional responsable fundadamente considere que no es pertinente acudir a otro medio extrajudicial para continuar con la gestión defensorial. El profesional deberá dejar la respectiva constancia de los motivos que fundamentan dicha decisión.
Terminado el caso por cualquiera de las causales descritas, la Defensoría Regional o Seccional registrará el archivo del caso, indicando la causal de terminación.
4.3.5.1. REQUISITOS PARA EL INGRESO AL SERVICIO DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
<Ver Notas de vigencia>
a) Requisitos para ingresar como defensor público o supervisor de gestión
Son requisitos para el ingreso al servicio de defensoría pública como defensor público o supervisor de gestión, los siguientes:
- Estar inscrito como abogado en el Registro Nacional de Abogados y poseer tarjeta profesional vigente.
- Poseer título de especialización o de postgrado en materias directamente relacionadas con el área en que se desempeñará como defensor público.
- Acreditar alternativamente la siguiente experiencia profesional mediante certificaciones expedidas por la autoridad competente:
1) Tres (3) años de experiencia como abogado litigante en el área en que se va a desempeñar como defensor público.
2) Tres (3) años de experiencia en el desarrollo de funciones relacionadas con la defensoría pública.
3) Tres (3) años de experiencia profesional vinculada con el sistema de justicia.
4) Tres (3) años de experiencia en el sector público o privado, en funciones que se relacionen directamente con el área en que se va a desempeñar como defensor público.
- Acreditar conocimientos en informática, especialmente en los programas de Word y Excel, y manejo de Internet.
La ausencia de especialización o título de postgrado podrá homologarse mediante la acreditación de tres (3) años adicionales de experiencia calificada, en los mismos términos antes establecidos.
b) Requisitos para ingresar como coordinador académico
Son requisitos para ingresar al servicio de defens oría pública en calidad de coordinador académico, los siguientes:
- Poseer título de especialización, postgrado o doctorado, en materias directamente relacionadas con el área en que se desempeñará como coordinador académico.
- Ser o haber sido profesor universitario durante por lo menos cinco (5) años.
- Acreditar alternativamente, y como mínimo, la siguiente experiencia profesional, mediante certificaciones expedidas por autoridad competente:
1) Siete (7) años de experiencia profesional en el ejercicio de la profesión, en el área en que se va a desempeñar como coordinador académico.
2) Siete (7) años de experiencia en el desarrollo de funciones relacionadas con la defensoría pública.
3) Siete (7) años de experiencia profesional vinculada con el sistema de justicia.
- Acreditar conocimientos en informática, especialmente en los programas de Word y Excel, y manejo de Internet.
c) Requisitos para realizar la judicatura
Son requisitos para ingresar al servicio en calidad de judicante, los siguientes:
- Presentar hoja de vida.
- Haber culminado y aprobado los estudios académicos.
- Haber culminado y aprobado el Consultorio Jurídico.
- Acreditar conocimientos en informática, especialmente en los programas de Word y Excel, y manejo de Internet.
- Poseer la licencia temporal vigente expedida por el Tribunal Superior del Distrito Judicial, solo para aquellos judicantes que van a asumir casos de representación judicial.
d) Registro Nacional de Aspirantes a Defensor Público
El Registro Nacional de Aspirantes a Defensor Público es un directorio de personas que manifiestan su interés, mediante la inscripción, en ser contratadas como defensores públicos, supervisores de gestión o coordinadores académicos en los municipios señalados en la solicitud. Solo se registrarán las hojas de vida de los aspirantes que cumplan los requisitos establecidos en los literales a) y b) del presente acápite.
Dicho registro estará a cargo de las Defensorías Regionales y Seccionales. El control se ejercerá por parte de la Dirección Nacional de Defensoría Pública. El Registro servirá de apoyo a la Entidad para seleccionar los profesionales que prestarán sus servicios.
El defensor regional o seccional señalará mediante comunicación al aspirante, sobre el rechazo o admisión de la hoja de vida en el Registro.
El aspirante cuya hoja se vida sea admitida en el Registro deberá mantenerla actualizada anualmente. Hoja de vida que no se actualice será excluida del Registro Nacional de Aspirantes.
La administración de hojas de vida tendrá como apoyo el Macroproceso de Soporte Administrativo.
Las hojas de vida deberán contener la siguiente información:
- Los mismos requisitos señalados en los literales a) y b) de este acápite para prestar los servicios como defensor público, supervisor de gestión y coordinador académico.
- La fecha de terminación de estu dios y fecha de grado.
- El número de la tarjeta profesional y la autoridad que la expidió.
- Los títulos académicos de pregrado y postgrado, la institución que otorga el título y el año en que se concedió.
- La experiencia debidamente acreditada mediante constancias o certificaciones que contengan: el ente público o privado en que se adquirió, la dependencia, el cargo desempeñado y la precisión exacta del tiempo en años, meses y días. En igual sentido, debe plasmarse la experiencia como docente y los encargos realizados.
- Tratándose de experiencia como abogado independiente, debe expresarse el área del derecho en que se ha desempeñado, las actividades específicas que ha cumplido y la precisión exacta del tiempo en años, meses y días.
- Indicar la(s) dirección(es), teléfono(s) y ciudad o municipio donde puede ser ubicado el aspirante.
- Indicar la fecha de presentación de la hoja de vida.
- Indicar los municipios del país en los cuales prestaría el servicio de defensoría pública.
4.3.5.2. FORMAS DE SELECCIÓN DE LOS OPERADORES DEL SERVICIO DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
<Ver Notas de Vigencia>
La selección de los operadores de defensoría pública para cubrir las plazas vacantes se efectuará mediante las siguientes formas:
1. Selección objetiva
Cuando en la lista de elegibles no exista candidato para cubrir la plaza vacante, los aspirantes se seleccionarán de las hojas de vida inscritas en el Registro Nacional de Aspirantes. Sólo se escogerán las hojas de vida inscritas para cubrir las plazas o municipios del lugar donde se presenten vacantes, de acuerdo con la información brindada por el aspirante. Con la ayuda de un cuadro comparativo, se ponderarán las hojas de vida, según los criterios descritos para el procedimiento de convocatoria pública.
2. Convocatoria pública
Se abrirá la convocatoria pública con el fin de conformar una lista de elegibles para cubrir las vacantes de los operadores de defensoría pública. La lista de elegibles se completará con los diez mejores puntajes y tendrá una vigencia de un año.
A la lista de elegibles se recurrirá siempre que sea necesario para cubrir las vacantes existentes en defensoría pública.
Se deberá realizar una nueva convocatoria cada vez que expire el término de vigencia de la lista; cuando la misma se haya agotado o, cuente con menos del cinco por ciento de los aspirantes de la lista inicialmente conformada.
Cuando el número de plazas vacantes represente el 10% o más de la planta de los operadores del servicio de defensoría pública, deberá realizarse la convocatoria pública para la selección de los aspirantes.
Con el fin de lograr el adecuado cumplimiento de los procedimientos establecidos en este capítulo, la selección de aspirantes a defensoría pública se vinculará al Macroproceso de Soporte Administrativo.
3. El Comité de Selección
El proceso de selección de los defensores públicos, coordinadores académicos y supervisores de gestión, bien sea mediante selección objetiva o mediante convocatoria pública, lo realiza el Comité de Selección, el cual está integrado de manera indelegable por:
- El Secretario General.
- El Director Nacional de Defensoría Pública.
- El Coordinador del Macroproceso de Atención.
- Un miembro del Comité Directivo de la Defensoría del Pueblo escogido por el Defensor del Pueblo.
Son atribuciones del Comité de Selección las siguientes:
- Definir y dirigir todo el proceso de selección.
- Coordinar la convocatoria de los aspirantes.
- Dirigir y realizar la fase de preselección de los candidatos.
- Coordinar el examen de conocimiento escrito y su presentación.
- Realizar la entrevista final a los candidatos en las Defensorías Regionales o Seccionales competentes.
- Elegir y difundir el listado de los candidatos escogidos.
- Las demás que le asigne el Defensor del Pueblo.
El Comité de Selección tiene como finalidad dirimir los conflictos o discrepancias que se presenten en desarrollo del proceso de selección y supervisar y ejercer control sobre todo el proceso de selección.
Los egresados, con o sin licencia temporal, serán elegidos con base en una entrevista realizada por el Director Nacional de Defensoría Pública o por los defensores regionales o seccionales del ámbito territorial. Se seleccionarán los candidatos que presenten mayor puntaje en esta entrevista.
4.3.5.2.1. SELECCIÓN OBJETIVA A PARTIR DEL REGISTRO NACIONAL DE ASPIRANTES.
<Ver Notas de Vigencia>
Únicamente cuando no exista candidato disponible en la lista de elegibles, para la celebración de todo contrato de prestación de servicios para los cargos de coordinadores académicos, defensores públicos y supervisores de gestión, el Comité de Selección evaluará las hojas de vida existentes en el Registro Nacional de Aspirantes, inscritas para las plazas que se pretenden cubrir en cada municipio.
En el análisis de hojas de vida se tendrá en cuenta la experiencia profesional; la formación académica; la experiencia docente y las publicaciones. El resultado de este análisis se plasmará en el cuadro comparativo respectivo. Los puntajes de la evaluación de las hojas de vida serán los mismos señalados en el procedimiento de convocatoria pública.
Una vez elaborado el análisis, el Director Nacional de Defensoría Pública solicitará al Grupo de Capacitación, a las universidades o a los consultores elegidos, realizar una prueba de conocimientos a los aspirantes, según la clase de operador de que se trate. La prueba versará sobre la presentación y análisis de un caso real y las posibles estrategias defensivas.
La prueba será remitida, por el medio más seguro y expedito, al defensor regional o seccional para que la realice. El defensor respectivo deberá devolverla al Grupo de Capacitación, una vez concluida. El examen de conocimientos se calificará de uno (1) a cinco (5), siendo este el mejor resultado.
El Director Nacional de Defensoría Pública en representación del Comité de Selección y el defensor regional o seccional realizarán la entrevista personal a los aspirantes.
Con la entrevista se pretende valorar los siguientes aspectos: conocimiento general en derechos humanos; manejo de las relaciones interpersonales; vocación de servicio; identificación con los fines de la Defensoría del Pueblo y específicamente de la defensoría pública; habilidades orales; inquietudes académicas y profesionales. Cada ítem descrito, se calificará en la escala de 1 a 5, siendo este último el mejor resultado. El resultado final será el promedio de la nota dada a cada ítem por lo s entrevistadores.
El resultado del examen de conocimientos y la entrevista se remitirá a la Dirección Nacional para que sean incorporados en el cuadro comparativo. El Comité de Selección evaluará en conjunto y de manera objetiva los diferentes aspectos, para decidir la contratación de los profesionales más idóneos para la prestación del servicio.
El cuadro comparativo será suscrito por los miembros del Comité de Selección y servirá de fundamento para ordenar la contratación.
4.3.5.2.2. CONVOCATORIA PÚBLICA.
<Ver Notas de Vigencia>
La convocatoria se realizará en los eventos arriba señalados, mediante publicación en un diario de amplia circulación nacional, en la Secretaría General de la Defensoría del Pueblo y en las secretarías de las Defensorías Regionales y Seccionales de todo el país, con una antelación no menor a veinte (20) días de la fecha prevista para el concurso. Los defensores regionales y seccionales podrán utilizar, además, otros medios de comunicación social regionales que permitan una mayor difusión del proceso de selección.
En la convocatoria se tendrán en cuenta a los profesionales cuya hoja de vida se encuentre inscrita en el Registro Nacional de Aspirantes, de conformidad con lo dispuesto en el presente Instructivo, a quienes se informará por escrito sobre el concurso.
En la convocatoria se indicará lo siguiente: programas que deben ser cubiertos; lugar de desempeño o plaza vacante; requisitos legales y formales que deben reunir los aspirantes; procedimiento, plazo; lugar y horario de inscripción; fecha y lugar del examen, de las entrevistas y los resultados definitivos; remuneración y condiciones del contrato.
El proceso de selección para defensores públicos y supervisores de gestión comprende las fases de inscripción, preselección de hojas de vida, examen de conocimiento escrito y entrevista personal. El candidato que no califique en una fase no pasará a la siguiente.
Para efectos de la calificación, la hoja de vida tendrá un valor del 20%; el examen de conocimiento un 60%, la entrevista personal un 15% y el curso de inducción un 5% para un total del 100%.
1. Inscripción
La inscripción para presentarse a la convocatoria se hará en las Defensorías Regionales y Seccionales. El aspirante deberá indicar, en el momento de su inscripción, lo siguiente:
- Nombre completo.
- Número de la cédula de ciudadanía.
- Número de la tarjeta profesional de abogado.
- Ciudad o municipio, dirección y teléfono (s) donde puede ser ubicado.
- Plaza o municipios y programa para los que se inscribe. Compromiso de residir en la ciudad o municipio para donde se inscribe, en caso de ser seleccionado como defensor público.
Aquellos aspirantes que no se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Aspirantes deben anexar la hoja de vida donde se demuestre el cumplimiento de los requisitos exigidos en los literales a) y b) del capítulo 4.3.5.1. de este Instructivo. La hoja de vida deberá cumplir con lo establecido para el Registro Nacional de Aspirantes en el literal d) del capítulo 4.3.5.1. de este Instructivo.
Al día siguiente de la fecha del cierre de inscripción, los defensores regionales y seccionales deberán remit ir a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, la lista de los candidatos inscritos, con sus formatos de inscripción y con la información completa, antes señalada.
2. Preselección de hojas de vida
La fase de preselección de hojas de vida consiste en la evaluación y ponderación de las hojas de vida de los aspirantes que se inscriban, verificando el cumplimiento de los requisitos para cada caso en particular, de acuerdo con el presente Instructivo.
A aquellos aspirantes que reúnan los requisitos señalados en los literales a) y b) del capítulo 4.3.5.1. de este Instructivo se les adjudicará el 70% del valor total del porcentaje asignado a la hoja de vida.
El 30 % restante se calificará de la siguiente forma:
a. Estudios adicionales en derechos humanos: 5%. Se tomarán en cuenta los diplomados. No se tomarán en cuenta los cursos o seminarios de actualización a los que el aspirante haya asistido.
b. Otros estudios adicionales en áreas del derecho: 5%. Se tomarán en cuenta los diplomados. No se considerarán los cursos o seminarios de actualización a los que el aspirante haya asistido.
c. Experiencia laboral adicional: 10%.
d. Experiencia docente adicional: 5%.
e. Publicaciones: 5%.
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al estudio de las hojas de vida, la Dirección Nacional remitirá a las Defensorías Regionales o Seccionales del lugar donde se haya inscrito el aspirante, el listado de candidatos preseleccionados para presentar el examen escrito de conocimientos.
El listado de aspirantes preseleccionados será publicado en las secretarías de las Defensorías Regionales y Seccionales de todo el país, con veinte (20) días hábiles de anticipación a la fecha del examen. Se indicará, además, el lugar, la fecha y la hora para la realización de la prueba.
3. Examen de conocimientos
La Dirección Nacional de Defensoría Pública remitirá en sobre sellado las pruebas escritas. El examen de conocimiento escrito se realizará en la fecha y hora indicadas, en todas las ciudades donde se encuentren las sedes de las Defensorías del Pueblo Regionales y Seccionales y en las instalaciones que para tal efecto señalen los respectivos defensores regionales y seccionales.
Los defensores regionales y seccionales únicamente abrirán el sobre sellado cuando se vaya a iniciar el examen escrito. De ello deberá dejarse constancia en el acta, que llevará la firma del defensor regional o seccional y de un testigo.
Para la presentación de los exámenes, los candidatos deberán identificarse previamente con su cédula de ciudadanía.
Los defensores regionales y seccionales deberán remitir a la Dirección Nacional de Defensoría Pública los exámenes de conocimiento, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la celebración de la prueba.
El examen de conocimiento escrito para defensores públicos se realizará en las siguientes áreas: derecho penal, derecho penal militar, menor infractor, derecho administrativo, derecho civil, derecho de familia, derecho laboral, legislación indígena y mixto (derecho penal, civil, laboral y familia para el programa de municipios). En todos los exámenes se evaluará la formación del aspirante en materia de derechos humanos.
El examen de conocimiento escrito para defensores públicos será aprobado por quien obtenga un puntaje mínimo del 70% sobre el valor total.
Una vez calificado el examen por parte del Comité de Selección, la Dirección Nacional de Defensoría Pública enviará los resultados a las Defensorías Regionales y Seccionales para que éstos sean publicados en la secretaría por el término de cinco (5) días hábiles.
Los aspirantes que no se encuentren conformes con los resultados del examen podrán solicitar su revisión, en forma personal o escrita, e indicar los motivos de su inconformidad, dentro de los cinco (5) días siguientes a la desfijación de los listados. El Comité de Selección tendrá un plazo de cinco (5) días hábiles para revisar y notificar al interesado el resultado de la decisión adoptada.
4. Entrevista
Las entrevistas serán presentadas en forma grupal ante un miembro del Comité de Selección y el defensor regional o seccional, y se realizarán en las fechas y lugares que se determine, previa publicación de los resultados del examen de conocimiento.
En la entrevista grupal se ponderarán los siguientes elementos:
a. Capacidad de comunicación oral.
b. Capacidad de argumentar sobre la función de la defensoría pública en el sistema de justicia.
c. Capacidad de argumentar sobre la relevancia de los derechos humanos en la función defensorial.
d. Capacidad de argumentar sobre el sentido de la función de los defensores públicos y el derecho de defensa.
e. Capacidad de abstracción, análisis, síntesis y crítica.
f. Capacidad para trabajar con distintos sectores del país y respeto por la diversidad cultural.
Los resultados de la entrevista serán remitidos por la Dirección Nacional de Defensoría Pública a las Defensorías Regionales y Seccionales para su publicación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo.
El candidato que no obtenga el puntaje mínimo en la entrevista será descalificado.
5. Resultados de la convocatoria
Si en el proceso de calificación de la prueba de conocimientos el Comité de Selección comprueba que más del 50% de los candidatos a defensor público inscritos para una plaza no alcanzaron el porcentaje establecido para pasar dicha prueba, el Comité podrá realizar una curva estadística a efectos de redefinir el puntaje mínimo exigido para la aprobación del respectivo examen.
Si efectuada una convocatoria para cubrir plazas vacantes no se presenta candidato alguno para un municipio determinado o habiéndose presentado no es seleccionado, o el seleccionado no acepta celebrar el contrato, el Comité de Selección lo declarará desierto. En este caso, se procederá a la escogencia mediante el procedimiento de selección objetiva.
En aquellos municipios en que no existan candidatos que reúnan los requisitos señalados, la Dirección Nacional de Defensoría Pública podrá, con carácter excepcional y por necesidades del servicio, aceptar la postulación de aspirantes a defensores públicos a abogados que ejerzan su profesión en dicho municipio y que no posean título de especializaci ón o postgrado, previa autorización del Comité de Selección.
Los candidatos que obtengan los diez mejores puntajes, luego de las sumatoria de los resultados obtenidos en la evaluación de la hoja de vida, el examen de conocimientos y la entrevista, serán escogidos por el Comité de Selección para conformar la lista de elegibles. La Dirección Nacional de Defensoría Pública remitirá la lista de elegibles a las Defensorías Regionales y Seccionales, para que éstas les comuniquen su inclusión en la lista respectiva.
Cuando la convocatoria se haya abierto para cubrir plazas vacantes, los candidatos que obtengan los mejores puntajes, luego de la sumatoria de los resultados obtenidos en la evaluación de la hoja de vida, el examen de conocimientos y la entrevista, serán escogidos por el Comité de Selección para su contratación. La Dirección Nacional de Defensoría Pública remitirá la lista de seleccionados a las Defensorías Regionales y Seccionales, para que éstas les comuniquen la decisión de contratación.
4.3.6. LA CONTRATACIÓN DE LOS OPERADORES DEL SERVICIO DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
<Ver Notas de Vigencia>
La Secretaría General de la Defensoría del Pueblo es el órgano competente para la gestión del procedimiento de contratación de los defensores públicos, los coordinadores académicos y los supervisores de gestión.
La Dirección Nacional de Defensoría Pública remitirá a la Secretaría General el listado de los aspirantes seleccionados, mediante cualquiera de las dos modalidades señaladas, en el cual se señalará el número de cédula, número de tarjeta profesional, dirección y teléfono, el lugar donde prestarán sus servicios, los programas para los cuales fueron seleccionados, la remuneración, según sea el caso, y el término de duración del contrato.
Anexo al listado de los aspirantes seleccionados, la Dirección Nacional de Defensoría Pública deberá allegar a la Secretaría General la siguiente documentación:
a. Oferta de Servicios del seleccionado, la cual deberá contener: La especificación del lugar donde se prestará el servicio; la aceptación de la forma de pago; la manifestación expresa de que el vínculo que el aspirante adquirirá con la Defensoría Pública no genera relación laboral; la declaración, bajo la gravedad del juramento, de que el aspirante no se encuentra incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para suscribir el contrato.
b. Formato único de hoja de vida debidamente diligenciado.
c. Fotocopias simples de los requisitos mínimos exigidos en el capítulo 4.3.5.1. literales a) y b) de este Instructivo.
d. En su caso, el cuadro comparativo suscrito por los miembros del Comité de Selección.
Los demás requisitos y documentos establecidos legalmente para la contratación de prestación de servicios.
La Dirección Nacional de Defensoría Pública deberá informar a la Secretaría General las novedades que se produzcan en los contratos de prestación de servicios de defensoría pública, tales como: modificaciones, terminaciones anticipadas, liquidaciones, suspensiones, prórrogas del término, adiciones a los contratos, solicitudes de aplicación de cláusulas contractuales, entre otras.
La Dirección Nacional de Defensoría Pública deberá refrendar el reporte de pago de los honorarios de los defensores públicos y remitirlo a la Secretaría General.
La Dirección Nacional de Defensoría Pública designará a uno de sus funcionarios para que coordine de manera permanente con la Secretaría General todo lo relacionado con el proceso de contratación y mantenga actualizada la información en la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
a) Funciones de la Secretaría General en materia de contratación de los operadores de defensoría pública
Corresponde al Secretario General de la Defensoría del Pueblo la facultad de adelantar los procesos necesarios para suscribir los contratos que se requieran para la prestación del servicio de defensoría pública.
Competen a la Secretaría General de la Defensoría del Pueblo, las siguientes funciones relacionadas con la Dirección Nacional de Defensoría Pública:
a. Adelantar el proceso de contratación de los operadores del servicio de defensoría pública que se requieran.
b. Gestionar ante la Subdirección Financiera de la Entidad, por intermedio de la Oficina Jurídica, las solicitudes de expedición de los correspondientes certificados de disponibilidad de los contratos de prestación de servicios autorizados por el Comité de Selección.
c. Suscribir los contratos de prestación de servicios de Defensoría Pública y las modificaciones, autorizados por el Director Nacional.
b) Funciones de la Oficina Jurídica en materia de contratación de los operadores de defensoría pública
Corresponden a la Oficina Jurídica de la Defensoría del Pueblo las siguientes funciones:
a. Elaborar, para la firma del Secretario General, la solicitud de certificados de disponibilidad para los contratos de prestación de servicios, autorizados por el Director Nacional de Defensoría Pública.
b. Elaborar para la firma del Secretario General las minutas de los contratos de prestación de servicios, de acuerdo con el listado remitido por el Director Nacional de Defensoría Pública.
c. Remitir a las respectivas Defensorías Regionales y Seccionales los contratos para la firma de los contratistas.
d. En coordinación con las Defensorías Regionales y Seccionales, adelantar los trámites necesarios ante la Subdirección Financiera para obtener el registro presupuestal de los contratos.
e. Autorizar la aprobación de la respectiva póliza de cumplimiento, previa certificación expedida por el defensor regional o seccional.
f. Remitir a la Dirección Nacional de Defensoría Pública el listado de los defensores públicos que suscribieron contrato. La Oficina Jurídica deberá indicar la fecha de iniciación de la ejecución de dichos contratos
g. Elaborar la relación de pagos de los contratos de prestación de servicios relativos a defensoría pública, previo envío de la certificación de cumplimiento expedida por los defensores regionales y seccionales, y remitirla el último día hábil de cada mes a la Dirección Nacional de Defensoría Pública para su refrendación.
h. Elaborar, previa autorización de la Dirección Nacional de Defensoría Pública, las modificaciones, terminaciones anticipadas, liquidaciones, suspensiones, prórrogas del término y adiciones a los contratos, entre otras.
i. Elaborar al vencimiento de los contratos, o dentro de los té rminos establecidos por la Ley 80 de 1993, el acta de liquidación de los contratos de prestación de servicios suscritos relacionados con defensoría pública y remitirla para la firma del contratista a la Defensoría del Pueblo Regional o Seccional respectiva.
j. Elaborar los demás actos administrativos relacionados con la ejecución de los contratos de prestación de servicios autorizados por la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
k. Elaborar y remitir a la Imprenta Nacional de Colombia, dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, el extracto único de publicación de los contratos de prestación de servicios.
c) Funciones de las Defensorías Regionales y Seccionales en materia de contratación de los operadores de defensoría pública
Son funciones de los defensores regionales y seccionales, en materia de contratación, las siguientes:
a) Remitir a la Oficina Jurídica, una vez se obtenga la firma del contratista, el original del contrato para la solicitud del respectivo registro presupuestal ante la Subdirección Financiera;
b) Estudiar, para la aprobación de la póliza, los documentos presentados por el defensor público para la legalización del contrato;
c) Expedir, con destino a la Oficina Jurídica, certificación en la que conste que el contratista aportó la documentación exigida para la legalización del contrato. El defensor solicitará, igualmente, el número y la fecha de aprobación de la póliza de cumplimiento;
d) Aprobar la póliza de cumplimiento de los contratos. En dicha póliza se colocará el respectivo sello de aprobación con los datos suministrados por la Oficina Jurídica;
e) Remitir oportunamente a la Oficina Jurídica la documentación presentada y exigida a los contratistas para la legalización del contrato, con el fin de iniciar la labor de archivo;
f) Remitir a la Oficina Jurídica, a más tardar el 19 de cada mes o el día hábil siguiente, los certificados de cumplimiento de las actividades de los contratistas de defensoría pública para el pago de los honorarios. Las certificaciones no recibidas para esta fecha no serán tenidas en cuenta, por lo cual el respectivo pago se aplazará y acumulará para el mes siguiente, sin perjuicio de la responsabilidad fiscal o disciplinaria de la Defensoría Regional o Seccional;
g) Realizar la supervisión de los contratos de defensoría pública adscritos a su Defensoría Regional o Seccional, e informar a la Dirección Nacional de Defensoría Pública, inmediatamente y por escrito, sobre la ocurrencia de cualquier incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de los contratistas;
h) Asegurar que el informe de actividades realizadas en materia de defensoría pública se encuentre en la Dirección Nacional de Defensoría Pública a más tardar el día quince (15) del mes siguiente al que pertenece el informe.
La Subdirección Financiera hará efectivo el pago de los contratos de defensoría pública a más tardar el día diez (10) de cada mes. No obstante lo anterior, los pagos quedarán sujetos al programa anual de caja que establezca la Dirección Nacional del Tesoro.
4.3.7. EL GRUPO DE CAPACITACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
Conforme con lo dispuesto en el capítulo 4.3.3. literal a) de este Instructivo, en l a Dirección Nacional de Defensoría Pública funcionará el Grupo de Capacitación. Le corresponden a este grupo las siguientes actividades:
- Desarrollar programas de capacitación para el mejoramiento de la calificación integral de quienes ejercen directa o indirectamente la defensa pública y contribuir a incrementar la calidad en la prestación de este servicio.
- Brindar capacitación a los defensores públicos, como una herramienta de fortalecimiento institucional permanente.
Se ofrecerán las siguientes modalidades de capacitación:
- Inducción
Se brindará una capacitación de inducción al ingreso al servicio, la cual se desarrollará necesariamente durante la selección de los operadores de defensoría pública, en coordinación con los Macroprocesos de Capacitación y Soporte Administrativo.
Se ofrecerá esta inducción a los aspirantes que tengan al menos el setenta por ciento (70%) de probabilidades de ser vinculados. El programa de inducción se extenderá, igualmente, a un grupo adicional de aspirantes, con el fin de que la Defensoría del Pueblo cuente con profesionales capacitados que puedan ser contratados en cualquier momento, para sustituir a operadores en caso de enfermedad, ausencias temporales o actividades de capacitación. Los aspirantes serán aquellos que obtengan los mejores puntajes en los procedimientos de selección objetiva y convocatoria pública, arriba descritos.
Los programas de capacitación inicial tendrán un número total de horas de capacitación que se trabajarán mediante modalidades presenciales (cursos, talleres, seminarios, asesoría in situ y tutorías) y no presenciales (capacitación a distancia). La determinación del número de horas y la proporcionalidad de las diferentes modalidades de trabajo serán decisión de los Coordinadores de los Macroprocesos de Atención, Capacitación y Soporte Administrativo y del Director Nacional de Defensoría Pública, con base en las necesidades que se detecten.
- Actualización y profundización
Estos programas serán diseñados según los diagnósticos de necesidades de capacitación (perfiles, seguimiento in situ y nueva legislación) mediante las modalidades intra aula y fuera de aula.
- Programas emergentes
Estos programas surgen dentro de un contexto de cambios o reformas normativas y administrativas del sector justicia. Estarán dirigidos a sensibilizar a los operadores del servicio acerca de los cambios y a desarrollar las destrezas, las habilidades, las actitudes y los conocimientos que se requieran.
- Capacitación a capacitadores
Es un programa permanente orientado a la capacitación de capacitadores, para garantizar una continua y eficiente ejecución de la misión del Grupo de Capacitación.
4.3.7.1. ESTRUCTURA DEL GRUPO DE CAPACITACIÓN.
El Grupo tendrá un coordinador, un asesor y los coordinadores académicos de las Barras de defensores públicos.
a) Barras de defensores públicos
1. Definición y funciones
Se entiende por Barra de defensores públicos la reunión semanal de los operadores de la defensoría pública, cuyo objeto es la exposición del pensamiento jurídico de sus integrantes en torno a los casos que adelantan, a las temáticas jurídicas planteadas por ellos o su coordinador académico y al desarrollo de los módulos de capacitación que envíe el Grupo de Capacitación de Defensoría Pública.
Las Barras constituyen un programa que se centra en la discusión y análisis de casos reales por un conjunto de defensores públicos, orientados y guiados por un coordinador académico. Mediante este programa se busca capacitar a los defensores públicos y, a la vez, detectar necesidades de capacitación.
La Barra de defensores públicos es un instrumento que tiene como finalidad desarrollar, fortalecer y profundizar el ejercicio de una defensa técnica oportuna, permanente y eficaz, y realizar aportes que contribuyan al diseño, desarrollo y monitoreo de una política institucional en este sentido.
En las Barras de defensores públicos pueden realizarse otras actividades siempre que resulten compatibles con su función académica y cuenten con la dirección de su respectivo coordinador. Estas actividades podrán ser las siguientes: Publicaciones, conferencias, mesas de trabajo, estudio de acciones de inconstitucionalidad, discusión de jurisprudencia, entre otras.
La Barra que seleccione el Grupo de Capacitación elaborará y entregará oportunamente un artículo para ser publicado en la revista La Defensa, según las reglas formales que indique el director de la revista. El coordinador académico respectivo enviará el artículo al Grupo de Capacitación, dentro del término indicado por el director de la revista. En el mismo, indicará el nombre del o los colaboradores de la Barra.
Bajo la dirección del coordinador académico, las Barras ejecutarán los módulos que les envíe el Grupo de Capacitación, durante sus sesiones y en el término previsto para ello. En la sesión respectiva, se discutirá el contenido del módulo y se practicarán los ejercicios propuestos en cada uno de ellos, así como los que el coordinador académico por su iniciativa o la de los integrantes, convenga en realizar como adicionales para asegurar el estudio y la comprensión de los contenidos por parte de los integrantes de las Barras.
El coordinador académico realizará o recogerá las evaluaciones previstas en cada módulo y las dirigirá al Grupo de Capacitación. El coordinador académico, según las instrucciones del Grupo de Capacitación, hará seguimiento al cumplimiento de los currículos y su aplicación. Asimismo, podrá presentar propuestas concretas de modificación de los módulos.
Si las Barras deciden hacer publicaciones, lo harán según las instrucciones que determinen los Macroprocesos de Magistratura Moral y de Comunicaciones. De cada publicación se enviará un ejemplar a la Dirección Nacional de Defensoría Pública y otro al Grupo de Capacitación.
2. Sede y sesiones de la Barra
En cada zona del país donde la Defensoría del Pueblo preste el servicio de defensoría pública operará al menos una Barra, integrada por los defensores públicos que actúan en la Defensoría Regional o Seccional correspondiente.
Cada coordinador académico, o quien oficie como tal, mantendrá actualizado el registro de los miembros de la Barra y verificará su asistencia y cumplimiento a las actividades que le son encomendadas. El registro contendrá la siguiente información: nombre y dirección de correo electrónico de los miembros; verificación de asistencia y registro de cumplimiento de actividades encomendadas a sus miembros. Copia del registro será enviada a la Dirección Nacional de Defensoría Públ ica y al Grupo de Capacitación.
La Barra de defensores públicos se reunirá una vez a la semana. La asistencia será obligatoria. Los defensores públicos deberán acreditar un 80 % de participación en la misma, sin perjuicio de poder justificar su ausencia por razones de distancia o de orden público u otras circunstancias.
Las sesiones de las Barras de defensores públicos se desarrollarán según los criterios que a continuación se presentan:
- Su finalidad es estrictamente académica.
- La Barra es un escenario propicio para que los abogados adscritos expongan libremente sus ideas, las socialicen, desarrollen y discutan.
- Se observará el debido respeto a la dignidad humana, la honra, y los demás derechos fundamentales de las personas involucradas en los casos que se discutan.
- El coordinador académico cuidará que su Barra observe el respeto por la reserva sumarial de los procesos, dentro de los límites legales correspondientes.
- Cada Barra sesionará en la sede designada por su respectivo coordinador académico. Su ubicación será oportunamente informada a cada uno de los integrantes, así como los horarios y los contenidos temáticos de las actividades que se desarrollarán.
- Cada Barra sesionará al menos una vez por semana. De ser necesario, se incrementará el número de sesiones para evacuar los módulos de capacitación o realizar cualquier actividad adicional encomendada por la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
Los integrantes de las Barras tienen las siguientes obligaciones:
- Asistir a todas las sesiones previstas para su Barra, salvo excusa aceptada por el coordinador académico.
- Cumplir con las actividades encomendadas por el respectivo coordinador académico o por la Dirección Nacional de Defensoría Pública.
- Participar en las discusiones con el respeto debido a los expositores y demás participantes de las Barras, así como observar el orden y las reglas que disponga el coordinador académico.
- Mantener la reserva de los procesos.
De cada sesión de la Barra se levantará un acta con la colaboración de un integrante seleccionado por el coordinador académico.
Las actas contendrán la siguiente información:
- Nombre de los integrantes que asistieron.
- Actividades desarrolladas, nombre de los realizadores y sus resultados.
- Propuestas de los integrantes para ser desarrolladas.
- Designación de responsables para cumplir actividades en la o las siguientes sesiones de la Barra.
- Nombre de los integrantes que hayan incumplido responsabilidades asignadas por el coordinador académico.
- Anotaciones que haya exigido consignar cualquiera de los integrantes.
- Indicación de cómo se ejecutaron los módulos de capacitación, así como de los ejercicios practicados, evaluaciones, comentarios y sugerencias acerca del contenido del módulo.
3. Control de l a gestión de las Barras de defensores públicos
La Barra de defensores públicos está a cargo de un coordinador académico. En aquellas Defensorías Regionales o Seccionales en las que no se haya designado un coordinador académico, el respectivo defensor regional o seccional organizará la Barra, con la colaboración del asesor de gestión, según los parámetros establecidos en este Instructivo.
El control de gestión de la Barra de Defensores Públicos está a cargo de la Dirección Nacional de Defensoría Pública, a través del Grupo de Capacitación.
Para tal fin, el Grupo de Capacitación contará con profesionales de amplia experiencia en las áreas en que ejerce funciones la defensoría pública. Para la realización de sus actividades, también contará con el apoyo de los egresados.
El coordinador académico deberá enviar al Grupo de Capacitación un informe mensual sobre el funcionamiento de la Barra, el cual servirá para el control de gestión. El informe contendrá la siguiente información:
- Formato trimestral de evaluación de la Barra para coordinadores académicos.
- Formato trimestral de evaluación de la Barra de defensores públicos.
- Documento guía metodológica para el desarrollo de las Barras.
- Visitas a la Barra de defensores públicos.
Le compete a esta Delegada la dirección del Sistema de Alertas Tempranas.
a) Violación masiva de derechos humanos
Se entiende por violación masiva de derechos humanos toda infracción al Derecho Internacional Humanitario que, en el marco del conflicto armado interno, inflija graves atentados y vulneraciones a los derechos fundamentales de un grupo social, comunidad o población, realizados directamente o con la anuencia de un grupo u organización armada que toma parte en la contienda.
b) Prevención de violaciones masivas de derechos humanos
Se entiende por prevención de violaciones masivas de derechos humanos en el marco del conflicto armado interno, toda acción orientada a neutralizar o a superar las causas y circunstancias que generen un riesgo de ocurrencia de violaciones masivas de derechos humanos de un grupo social, comunidad o población.
4.4.2. NATURALEZA, DEFINICIÓN, PRINCIPIOS Y OBJETIVOS.
a) Naturaleza
El Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo, SAT, se inscribe dentro de las acciones propias del Macroproceso de Atención y desarrolla sus funciones en concordancia con los Macroprocesos de Investigación para la Acción y Comunicaciones.
b) Definición
El Sistema de Alertas Tempranas es el instrumento que dinamiza y desarrolla la política de prevención de la Defensoría del Pueblo. El Sistema de Alertas Tempranas implementa un conjunto de acciones que se concretan en informes y estudios analíticos de riesgo y vulnerabilidad, y acciones de proyección social y fortalecimiento de la institucionalidad dem ocrática, dirigidas a promover una respuesta integral del Estado para disuadir, disminuir, o superar las amenazas y riesgos de factible ocurrencia de violaciones masivas de derechos humanos en el contexto del conflicto armado interno.
c) Principios
El Sistema de Alertas Tempranas se rige por los siguientes principios:
- Humanitario
La Dignidad Humana prevalece sobre cualquier otra consideración en la prevención de hechos violatorios.
- Protección
La intervención del SAT no genera riesgos adicionales para las personas o comunidades.
- Respeto por la competencia y el mandato legal
La gestión del SAT se desarrolla con fundamento en las competencias legales y constitucionales de la Defensoría del Pueblo, en correspondencia con los principios de coordinación, subsidiariedad, concurrencia y respeto por los mandatos y competencias atribuidas a las diferentes instituciones del Estado.
- Imparcialidad
El SAT no actúa como un sistema de búsqueda activa de información, ni desarrolla labores propias de los organismos de inteligencia militar o policial, por lo que sus acciones no deben propiciar o constituir ventaja alguna para los actores que participan en la confrontación armada.
Celeridad
El SAT provee, en forma anticipada, información y análisis sobre situaciones de riesgo de comunidades, a fin de que las entidades competentes activen una respuesta integral, coordinada, oportuna y eficaz para prevenir la ocurrencia de violaciones masivas de derechos humanos.
d) Misión
Le corresponde al SAT monitorear y analizar permanentemente las situaciones de amenaza y vulnerabilidad que afectan a la población civil, para formular hipótesis de riesgo sobre la factible ocurrencia de violaciones masivas de derechos humanos y advertir sobre ellas, anticipadamente, a las autoridades, con el fin de que se active un dispositivo de respuesta integral del Estado que garantice la protección de los derechos fundamentales de la comunidad en riesgo.
e) Objetivos
Son objetivos del Sistema de Alertas Tempranas:
a) Dinamizar los lineamientos y estrategias de una política institucional que contribuya desde el ámbito misional de la Defensoría del Pueblo a prevenir la ocurrencia de violaciones masivas de derechos humanos en el contexto del conflicto armado;
b) Promover la formulación y el desarrollo de una política pública y de un Sistema Nacional de Prevención de Violaciones Masivas de Derechos Humanos en el contexto del conflicto armado;
c) Promover el respeto y la aplicación del Derecho Internacional Humanitario, con énfasis en la prevención de las violaciones masivas de derechos humanos;
d) Promover la vinculación de las entidades estatales responsables y de las organizaciones sociales y líderes de las comunidades a los planes, programas, estrategias y acciones que conduzcan a prevenir violaciones masivas de derechos humanos;
e) Acopiar, registrar, clasificar, verificar, analizar y evaluar información pertinente para el cabal cumplimiento de su misión;
f) Elaborar informes de riesgo, estudios analíticos, y los demás documentos que sean necesarios para potenciar la acción del Estado y de las comunidades frente a la factible ocurrencia de violaciones masivas de los derechos humanos;
g) Emitir informes de riesgo ante situaciones de inminencia, remitirlos a las autoridades competentes o a la instancia que para tal efecto designe el Gobierno Nacional y realizar el seguimiento para evaluar la respuesta institucional y la evolución del riesgo;
h) Impulsar y concertar mecanismos de coordinación que contribuyan a la efectividad de las acciones de prevención.
4.4.3. ESTRUCTURA Y FUNCIONES.
a) Organos de Dirección
Son órganos de dirección nacional del Sistema de Alertas Tempranas, los siguientes: La Junta Directiva, el Comité de Atención y el Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado.
1. Junta Directiva
Es el organismo rector del Sistema de Alertas Tempranas, integrado por el Secretario General de la Defensoría del Pueblo, quien la preside, el Coordinador del Macroproceso de Atención, el Coordinador del Macroproceso de Investigación, el Director Nacional de Atención y Trámite de Quejas y el Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado.
Compete a la Junta Directiva fijar los criterios de la política defensorial de prevención; supervisar y evaluar la actividad del SAT; orientar y apoyar al Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado en el proceso de institucionalización del SAT; hacer seguimiento al desarrollo del proyecto y al logro de los objetivos propuestos.
2. El Comité de Atención
Es la instancia de coordinación y orientación institucional para la formulación y aplicación de los lineamientos estratégicos del Esquema General de Atención del Macroproceso de Atención de la Defensoría del Pueblo. Son funciones del Comité coordinar y apoyar el proceso de formulación de política preventiva; orientar y supervisar la formulación de los procesos y procedimientos de actuación; orientar y apoyar la relación del SAT con los otros Macroprocesos; vigilar y supervisar la aplicación de los fundamentos misionales de la Defensoría del Pueblo en las diferentes actividades del Sistema de Alertas Temprana.
3. El Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado
El Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado es el director del SAT y tiene bajo su responsabilidad la aplicación de las políticas, programas, estrategias y plan de acción del SAT.
El Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado cumplirá las siguientes actividades:
a) Dirigir y orientar el SAT, de acuerdo con los objetivos misionales y operacionales de la Defensoría del Pueblo, y garantizar la correcta aplicación de las políticas y estrategias planteadas por el Defensor del Pueblo y desarrolladas por los diferentes Macroprocesos;
b) Representar al Sistema de Alertas Tempranas, ser su vocero en las instancias y comités que promuevan o desarrollen políticas, estrategias o programas de prevención de violaciones masivas de los derechos humanos y adelantar las labores propias de la dirección ante las agencias internacionales de cooperación;
c) Supervisar la ejecución de los planes, programas y actividades del SAT y rendir informe sobre los mismos al Defensor del Pueblo y a la Junta Directiva del SAT;
d) Coordinar internamente la gestión del SAT con las distintas dependencias de la Defensoría del Pueblo, y externamente con las diferentes entidades del Estado y organizaciones sociales comprometidas en el tema de la prevención de violaciones masivas de derechos humanos;
e) Velar por el correcto uso y trámite de la información; revisar, aprobar, suscribir y emitir los informes de riesgo y firmar las comunicaciones que se requieran para la gestión del Sistema de Alertas Tempranas;
f) Proponer a la Junta Directiva la elaboración de investigaciones especiales sobre temas relacionados con la prevención de violaciones masivas de derechos humanos;
g) Revisar y validar los instrumentos para el registro, clasificación, verificación, emisión y seguimiento de los informes de riesgo;
h) Apoyar al Secretario General de la Defensoría del Pueblo en su función de coordinar la gestión administrativa, presupuestal y financiera del SAT.
b) Coordinación Operativa Nacional
El coordinador operativo del SAT es el responsable de supervisar y coordinar, bajo la orientación del Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado, las diferentes actividades que desarrollan los grupos de Análisis Estructural y Acción Temprana, de Proyección Social e Interinstitucional y los Analistas Regionales.
El Coordinador Operativo tiene a su cargo las siguientes actividades:
a. Elaborar, con el apoyo de las diferentes Unidades, el plan de acción, el cronograma de actividades, las estrategias de seguimiento y los mecanismos de control de procesos y productos del SAT, para su validación por las instancias correspondientes.
b. Supervisar y coordinar la labor de los analistas nacionales y regionales y vigilar la correcta aplicación de los procesos de análisis y acción temprana y proyección social e interinstitucional;
c. Ejecutar, bajo la orientación del Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado, los sistemas y estrategias de comunicación y coordinación con las diferentes entidades encargadas de brindar respuesta a los informes de riesgo y a las alertas tempranas;
d. Coordinar la acción del SAT y supervisar el seguimiento y monitoreo a la gestión que en el ámbito humanitario y de prevención desarrollen las autoridades competentes para atender las situaciones de riesgo que advierta el sistema;
e. Supervisar el registro, la clasificación, verificación, evaluación y análisis de la información; la remisión de los informes de riesgo emitidos por el Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado; y el registro, análisis y archivo de las respuestas de las entidades con cernidas;
f. Coordinar la elaboración de los informes, estudios y demás documentos que se requieran para el cabal cumplimiento de la misión y de los objetivos del SAT;
g. Supervisar el diligente archivo de documentos y la conservación de la memoria institucional del SAT;
h. Apoyar al Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado en la coordinación de la gestión administrativa para garantizar la ejecución de las actividades del SAT y validar los informes de Gestión que rinden los funcionarios del SAT;
i. Supervisar el correcto uso y aplicación del Sistema de Información del SAT, SISAT.
c) Consultoría Interdisciplinaria de Pensamiento y Análisis Estratégico
Es un grupo de conocimiento experto, integrado por profesionales vinculados mediante la modalidad de prestación de servicios para la realización de investigaciones, estudios, consultorías o asesorías en temas relacionados con la formulación de políticas públicas y estrategias de intervención para fortalecer la misión del SAT y la acción preventiva del Estado.
d) Grupo de Análisis Estructural y Acción Temprana
Está integrado por un conjunto de analistas nacionales, profesionales de las diferentes disciplinas de las ciencias sociales con experticia en análisis del conflicto, identificación y valoración de amenazas y vulnerabilidades. Es responsable del proceso de recepción, análisis, valoración y sistematización de la información relativa al riesgo de violaciones masivas de los derechos humanos.
Le corresponde al grupo de Análisis y Acción Temprana desarrollar las siguientes actividades:
a. Recepcionar, clasificar, registrar, verificar y analizar información para estimar y diagnosticar situaciones de riesgo;
b. Proyectar y validar los informes de riesgo focalizado y de alcance intermedio, y efectuar el seguimiento y monitoreo a las respuestas de las instituciones concernidas con el fin de evaluar la evolución del riesgo advertido;
c. Elaborar estudios analíticos subregionales de riesgo y vulnerabilidad; panorámicas regionales de riesgo y vulnerabilidad; y la prospección nacional de riesgo e identificación de necesidades de prevención y los demás documentos que sean requeridos;
d. Formular recomendaciones al Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado sobre estrategias y modelos de respuesta de las autoridades públicas concernidas en la prevención de violaciones masivas de derechos humanos;
e. Apoyar y orientar la labor de los analistas regionales en la verificación y análisis de la información y en la valoración, calificación y monitoreo de las situaciones de riesgo y vulnerabilidad de la población civil;
f. Alimentar la base de datos del SISAT con la información contenida en los informes de riesgo y Alertas emitidas y con las respuestas brindadas por las entidades competentes;
e) Grupo de Proyección Social e Interinstitucional
Está integrado por un grupo de analistas nacionales con conocimiento experto en las áreas de políticas y gestión pública, procesos sociales, construcción de solidaridades y mecanismos alternativos de resolución de conflictos y formulación y aplicación de procesos comunicacionales. Este Grupo es el responsable de la promoción de sinergias interinstitucionales y comunitarias para incidir en la transformación de las causas estructurales que favorecen la configuración del riesgo de violaciones masivas de derechos humanos en el contexto del conflicto armado interno.
Corresponde al Grupo de Proyección Social e Interinstitucional desarrollar las siguientes actividades:
En relación con la formulación y aplicación de procesos comunicacionales:
a) Diseñar y ejecutar, en coordinación con el Macroproceso de Comunicaciones, las estrategias para informar y orientar a la opinión pública acerca de los lineamientos de política y las acciones que desarrolla el SAT;
b) Diseñar y aplicar estrategias y procesos de comunicación, con el fin de generar confianza y credibilidad por parte de las instituciones y de la sociedad en la acción preventiva que desarrolla el SAT;
c) Apoyar el Macroproceso de Magistratura Moral;
d) Coordinar la elaboración y edición de los materiales requeridos por el SAT, de acuerdo con los lineamientos que señalen los Macroprocesos de Magistratura Moral y Comunicaciones.
En relación con procesos sociales y construcción de solidaridades:
e) Diseñar y ejecutar estrategias dirigidas a fortalecer procesos de concertación y de sinergias con las comunidades, organizaciones sociales, gremiales, eclesiásticas y organizaciones no gubernamentales, para construir escenarios y mecanismos de intervención civil en la prevención de violaciones masivas de derechos humanos y de respeto por el Derecho Internacional Humanitario;
f) Proponer y desarrollar acciones tendentes a fortalecer el cabal ejercicio de los derechos fundamentales y de las libertades y garantías democráticas de las comunidades afectadas por situaciones de riesgo de violaciones masivas de derechos humanos;
g) Desarrollar metodologías y procesos de análisis para la identificación de las vulnerabilidades que presentan las comunidades en situaciones de riesgo de violaciones masivas de derechos humanos;
h) Apoyar la elaboración de los estudios analíticos subregionales de riesgo y vulnerabilidad; las panorámicas regionales de riesgo y vulnerabilidad; y la prospección nacional de riesgo e identificación de necesidades de prevención;
i) Formular recomendaciones al Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado sobre estrategias para construcción de solidaridades y fortalecimiento de comunidades expuestas a riesgo de violaciones masivas de derechos humanos;
j) Apoyar y orientar la labor de los analistas regionales en la detección, valoración, calificación y monitoreo de las situaciones de riesgo y vulnerabilidad de la población civil;
k) Alimentar la base de datos del SISAT con la información contenida en los informes de riesgo y Alertas emitida y con las respuestas brindadas por las entidades competentes.
En relación con políticas, gestión pública y fortalecimiento institucional:
l) Diseñar y ejecutar estrategias dirigidas a fortalecer pr ocesos de concertación y de sinergias con diferentes entidades del Estado, para el desarrollo de políticas públicas territoriales de prevención de violaciones masivas de derechos humanos;
m) Impulsar la concertación de escenarios y mecanismos de intervención interinstitucional para la prevención de violaciones masivas de derechos humanos, y por el respeto del Derecho Internacional Humanitario;
n) Proponer e impulsar el desarrollo de acciones estatales tendentes a fortalecer el cabal ejercicio de los derechos fundamentales y de las libertades y garantías democráticas de las comunidades afectadas por situaciones de riesgo de violaciones masivas de derechos humanos;
o) Desarrollar metodologías y procesos de análisis para la identificación de las falencias y debilidades de la presencia y acción del Estado, que incrementan la condición de vulnerabilidad de las comunidades en situaciones de riesgo de violaciones masivas de derechos humanos;
p) Formular recomendaciones al Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado sobre estrategias para el fortalecimiento de la institucionalidad y legitimidad de la acción estatal respecto de comunidades expuestas a riesgo de violaciones masivas de derechos humanos.
f) Analistas Regionales
Para el cabal desempeño de sus actividades, el SAT establecerá progresivamente en las oficinas regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo analistas regionales, quienes, bajo la orientación del Coordinador Operativo apoyan y ejecutan las diferentes actividades del SAT en la jurisdicción que les sea asignada.
Corresponde a los analistas regionales desarrollar las siguientes actividades:
a) Acopiar, evaluar, clasificar, verificar, valorar y remitir a las dependencias competentes del SAT la información que determina riesgos e inminencia de violaciones masivas de derechos humanos, a fin de que se adopten las acciones que sean pertinentes;
b) Actualizar, validar y elaborar los informes requeridos por el SAT, para lo cual aplicarán los procesos y metodologías previamente aprobados;
c) Apoyar al defensor regional o seccional en la elaboración de pronunciamientos defensoriales acerca de situaciones específicas de riesgo de una dinámica regional; en la realización de eventos de socialización y divulgación de los informes regionales, y en las demás actividades que sean inherentes a sus funciones;
d) Recomendar anticipadamente la formulación de planes de contingencia para atender situaciones de emergencia frente a eventuales violaciones masivas de los derechos humanos;
e) Hacer seguimiento, advertir y remitir oportunamente a la Coordinación Operativa los cambios registrados en el conflicto armado regional y local e identificar sus tendencias;
f) Elaborar los mapas de riesgo y de prioridades de la acción defensorial en materia de prevención en la región respectiva;
g) Realizar seguimiento a los informes de riesgo y a las Alertas emitidas, lo mismo que a las acciones de las instituciones responsables, e informar al nivel central la valoración realizada;
h) Apoyar al defensor regional o seccional en las gestiones interinstitucionales y comunitarias necesarias para promover en la región la intervención social y estatal s obre las causas, amenazas y vulnerabilidades de las comunidades expuestas a los rigores del conflicto armado;
i) Realizar actividades de promoción y difusión sobre la misión, los objetivos, las actividades y resultados del SAT;
j) Mantener actualizado un directorio de las organizaciones sociales, organizaciones no gubernamentales y entidades públicas del orden regional;
g) Apoyo informático
Bajo la supervisión y orientación de la Coordinación Operativa, los analistas nacionales y regionales operarán y alimentarán el sistema de información, SISAT, que ha sido diseñado y aplicado como una herramienta informática que permite registrar, transferir, procesar y sistematizar informaciones relacionadas con amenazas, vulnerabilidades y situaciones de riesgo que afectan a las comunidades. Lo anterior con el fin de que, mediante un proceso de verificación, análisis y valoración de la información, se desarrolle un conocimiento anticipado, experto y confiable que permita advertir acerca de la factible ocurrencia de violaciones masivas de derechos humanos. El SISAT también provee las herramientas necesarias para realizar un seguimiento minucioso a la atención que las instituciones brinden a las situaciones advertidas, y a la evolución misma del riesgo calificado.
a) Informes de riesgo ante situaciones de inminencia
En desarrollo de su misión preventiva ante situaciones de inminencia de violaciones masivas de derechos humanos, el SAT emite Informes de Riesgo Focalizado, cuando el ámbito de la situación de riesgo advertida, poblacional y territorialmente, no trasciende la jurisdicción de un municipio. El SAT emite Informe de Riesgo de Alcance Intermedio, cuando el ámbito de riesgo advertido involucra población y territorio de dos o más municipios.
Estos informes se emiten con fundamento en:
- Un proceso de verificación y análisis de la información recaudada.
- La valoración de las circunstancias de tiempo, modo y lugar; las dinámicas de los actores; las características de la comunidad, y los indicios y hechos generadores del riesgo.
En el informe se señalan recomendaciones generales de actuación según los mandatos y competencias de las autoridades concernidas.
b) Estudios de análisis estructural de riesgos y vulnerabilidades
Con el propósito de orientar la acción estatal y de promocionar la formulación de una política pública de prevención, el SAT elaborará:
1. Estudios analíticos subregionales de riesgo y vulnerabilidad
Es un documento en el que se identifican y analizan los factores de vulnerabilidad existentes en la población y los intereses estratégicos que subyacen en una territorialidad metodológicamente definida, y se valora y gradúa su incidencia en la factible concreción de amenazas y riesgos materializados en la acción de los diferentes actores armados en conflicto. El escrito concluye con la formulación de observaciones y recomendaciones a los diferentes estamentos del Estado y de la sociedad para la atención integral de la situación diagnosticada.
2. Panorámicas regionales de rie sgo y vulnerabilidad
Es un documento en el que se identifican y analizan las tendencias y la geografía del conflicto armado; los factores de vulnerabilidad social, económica y política que favorecen la materialización de las amenazas y riesgos provenientes de la confrontación armada, en un departamento o en un territorio que comprende dos o más subregiones. En el documento también se describen las variables físicas y poblacionales que configuran el escenario de vulnerabilidad y concluye con la formulación de recomendaciones orientadas a la concertación de acciones y planes de prevención.
3. Prospección nacional de riesgo e identificación de necesidades de prevención
Es un informe anual que establece la evolución de las tendencias y la geografía nacional del conflicto armado en un lapso de tiempo determinado; describe los escenarios de confrontación y disputa actuales y futuros y propone acciones generales para orientar las políticas públicas preventivas frente a las violaciones masivas de derechos humanos y graves infracciones al Derecho Internacional Humanitario.
4.4.5.1. FUENTES DE INFORMACIÓN Y PARÁMETROS DE VALORACIÓN DE SU PERTINENCIA.
Son fuentes de información del SAT todas aquellas que posibilitan el cabal desarrollo de los mandatos constitucionales y legales atribuidos a la Defensoría del Pueblo. En tal sentido, recauda información procedente de las instituciones del Estado; de los medios de comunicación; de las organizaciones eclesiásticas, sociales y gremiales, de las organizaciones no gubernamentales de derechos humanos, o de cualquiera otra de naturaleza similar. También recauda información procedente de las comunidades, personas naturales o jurídicas, con fundamento en las denuncias, quejas o solicitudes, que presentan a la Defensoría del Pueblo.
Son parámetros para determinar su pertinencia, a efectos de identificar y valorar situaciones de riesgo, los datos o informaciones que dan cuenta de:
a) La existencia de amenazas explícitas de agresión o ataque contra la población civil, proferidas por los actores del conflicto armado mediante listas, grafitos, panfletos, anuncios orales o intimidaciones;
b) La circulación de rumores y comentarios generalizados sobre la inminencia de agresión o ataque por parte de los actores del conflicto armado contra un grupo social o comunidad;
c) El incremento inusitado de variables o estadísticas de violencia, tales como homicidios, secuestros, desapariciones forzadas, asesinatos de líderes sociales y comunitarios y desplazamientos forzados en un lapso corto de tiempo;
d) La ocurrencia reiterada de bloqueos de vías terrestres o fluviales, bloqueos económicos o de alimentos y acciones bélicas en zonas de concentración y asentamiento de población civil;
e) La identificación precisa de personas y grupos poblacionales objeto de amenaza colectiva, la localización geográfica de la población en riesgo y la presencia y movilidad de los actores armados que profieren la amenaza o actúan en la zona;
f) Las dinámicas y lógicas del conflicto armado en relación con el territorio y la vulnerabilidad de la población civil.
4.4.5.2. RECEPCIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
La fase de recepción comprende el recibo de la información por cualquier medio idóneo o su recaudo oficioso, el estudio acerca de su pertinencia, el diligenciamiento de los formatos correspondientes y su registro en el SISAT o su remisión a la dependencia competente para su trámite.
Calificada la pertinencia de la información, los datos en ella contenidos serán verificados mediante indagación y contraste con por lo menos tres fuentes diferentes. Para el efecto, también se consultarán los antecedentes y demás datos que al respecto reposen en las Defensorías Regionales o Seccionales y en los archivos del SAT. La verificación realizada y los resultados obtenidos se registrarán en los formatos y fichas respectivos y se ingresará la información pertinente en el SISAT.
4.4.5.3. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Y VALORACIÓN DEL RIESGO.
Verificada la información, se procederá al análisis correspondiente, para establecer la relación entre los indicios obtenidos y la factible ocurrencia de violaciones masivas a los derechos humanos. Para ello, se tomará en cuenta el contexto definido por las lógicas y dinámicas del conflicto armado; la importancia económica, política y militar de los objetivos y dispositivos estratégicos identificados; el grado de vulnerabilidad social; el tipo y grado de control de los actores armados, su tiempo de implantación y las demás variables establecidas en el modelo de estimación del riesgo definido por el SAT. Esta fase concluye con la formulación de la hipótesis de riesgo y la elaboración del proyecto de informe de riesgo focalizado o de alcance intermedio, según sea el caso.
El proyecto de informe de riesgo focalizado o de alcance intermedio será remitido al Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado, quien previa validación y aprobación del mismo, ordenará su emisión y remisión a las autoridades competentes o a la instancia que para tal efecto designe el Gobierno Nacional.
4.4.5.4.1. SEGUIMIENTO DE LOS INFORMES.
Emitido el informe de riesgo o la Alerta Temprana, se hará el seguimiento correspondiente a las acciones realizadas por las autoridades competentes y por la instancia que para tal efecto designe el Gobierno Nacional. En este sentido, se evaluará la eficacia de las medidas respecto a la prevención, alejamiento, disminución o mitigación del riesgo advertido.
El Defensor Delegado para la Evaluación de Riesgos de la Población Civil como consecuencia del Conflicto Armado emitirá las notas de seguimiento a que haya lugar. De todas las actuaciones realizadas y de los resultados obtenidos se efectuará el registro correspondiente en los formatos establecidos y en la base de datos del SISAT.
4.4.5.4.2. VIGENCIA DE LOS INFORMES DE RIESGO.
Los informes de riesgo emitidos por el SAT tendrán vigencia mientras subsista la factibilidad de materialización del mismo. No obstante, su graduación podrá ser variada de conformidad con las condiciones que se registren durante la fase del seguimiento.
Los informes de riesgo se darán por concluidos, cuando se verifique que las circunstancias que hacían factible su ocurrencia han desaparecido o han sido controladas por las autoridades competentes. Posteriormente, se archivarán y se efectuará el registro en el SISAT.
Todas las acciones desarrolladas y los documentos emitidos por el Sistema de Alertas Tempranas de la Defensoría del Pueblo tienen el carácter y el respaldo legal de las actuaciones propias de la Defensoría del Pueblo y sus fuentes serán amparadas y protegidas bajo criterios de confidencialidad. De conformidad con el ordinal cuarto del artículo 27 de la Ley 24 de 1992, cuando las circunstancias lo aconsejen se podrá mantener bajo reserva la identidad de la fuente que suministra la información, salvo las excepciones legales.
4.5. FORMAS DE ARTICULACIÓN DEL ESQUEMA GENERAL DE ATENCIÓN.
La gráfica que a continuación se presenta resume las formas de articulación de la atención del Esquema General de Atención.
ESQUEMA DE ATENCION ESPECIALIZADA.
5. ESTRUCTURA DEL ESQUEMA DE ATENCION ESPECIALIZADA.
Las Unidades de Atención Especializada son la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria; la Defensoría Delegada para los Indígenas y los Grupos Etnicos, la Defensoría Delegada para los Derechos de la Niñez, la Juventud y la Mujer y la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado.
Cuando en desarrollo de su labor estas dependencias reciban peticiones de los grupos vulnerables que acompañan, las mismas serán resueltas in situ. Cuando ello no fuere posible, serán remitidas a la Defensoría Regional o Seccional competente para su atención. En todo caso, deberán ceñirse a los criterios y procedimientos descritos en el Título II de este Instructivo.
Las Unidades de Atención Especializada, con el apoyo de las Defensorías del Pueblo Regionales y Seccionales, serán las responsables directas del acompañamiento a los grupos vulnerables de su competencia, de acuerdo con los esquemas que a continuación se presentan y bajo la coordinación del Macroproceso de Atención y del Comité de Atención Especializada.
Las actividades de los operadores del sistema deben enmarcarse dentro de los principios de la función administrativa. En consecuencia, deben desarrollarse conforme a los principios constitucionales de buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia.
El control de la gestión defensorial adelantada por parte de las Defensorías Regionales y Seccionales, en desarrollo del esquema de atención especializada, corresponderá a la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria, a la Defensoría Delegada para los Indígenas y los Grupos Etnicos y a la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado, en relación con los grupos vulnerables de su competencia, con el apoyo y supervisión del Macroproceso de Atención y del Comité de Atención Especializada.
Cada una de esas instancias ejercerá permanentemente un control de gestión, a través de los siguientes mecanismos de seguimiento y evaluación:
1. Informes ordinarios periódicos que deben rendir bimestralmente a la Unidad Especializada competente, sobre el desarrollo de las actividades relacionadas con la atención especializada al grupo vulnerable respectivo. Con base en estos informes, las Unidades de Atención Especializadas harán una evaluación trimestral general de la gestión, con el apoyo del Comité de Atención Especializada.
2. Informes extraordinarios sobre asuntos que requiera conocer el Defensor del Pueblo, el Coordinador del Macroproceso de Atención, las Unidades Operativas Nacionales o la Unidad Especializada de Atención.
3. Visitas a las Defensorías Regionales o Seccionales, con el fin de constatar directamente la gestión realizada, así como la adecuación de las actividades al plan de gestión general.
a) Comité de Atención Especializada
Crease el Comité de Atención Especializada, conformado por el Defensor Delegado para la Política Criminal y Penitenciaria, el Defensor Delegado para los Indígenas y los Grupos Étnicos, el Defensor Delegado para los Derechos de la Niñez, la Juventud y la Mujer, el Coordinador de la Atención al Desplazamiento Forzado y el Coordinador del Macroproceso de Atención.
Son funciones del Comité:
a) Coordinar acciones entre las diferentes Unidades de Atención Especializadas y entre el Esquema General de Atención y el Esquema de Atención Especializada.
b) Intercambiar información.
c) Evaluar el funcionamiento del sistema de atención especializada y adoptar los correctivos que sean necesarios. Para ello, cada uno de sus miembros deberá elaborar un informe trimestral por escrito, acerca de la gestión desarrollada por cada Unidad de Atención Especializada. En el reporte se incluirán las observaciones y sugerencias necesarias para mejorar la efectividad de la intervención defensorial.
d) Sugerir el diseño de proyectos y actividades relacionadas con el Esquema de Atención Especializada.
El Comité se reunirá al menos una vez al mes o, en cualquier momento, cuando sea necesario para estudiar y adoptar decisiones urgentes. Será convocado y presidido por el coordinador del Macroproceso de Atención y contará con la secretaría técnica de alguno de sus miembros, elegido por el Comité.
A este comité se invitará, cuando sea necesario, a los responsables de las Unidades Operativas Nacionales.
5.1. ESQUEMA DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA PARA LA POBLACIÓN RECLUSA DEL PAÍS.
La atención especializada a la población reclusa del país se define como el conjunto de actividades defensoriales dirigidas a hacer seguimiento a la situación de derechos humanos de la población reclusa. Lo anterior con el fin de impulsar la acción estatal orientada a hacer efectivos los derechos humanos y las garantías fundamentales de los reclusos del país, y de potenciarlos como titulares activos de los mismos.
La atención especializada es responsabilidad de la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria y se ejecutará por las Defensorías del Pueblo Regionales y Seccionales, bajo la coordinación del Macroproceso de Atención y del Comité de Atención Especializada.
La atención especializada se desarrollará a través de las siguientes líneas de acción:
a) La creación, el impulso y el fortalecimiento de los comités de derechos humanos en los centros carcelarios del país.
b) Las visitas de inspección.
c) La atención y el trámite de solicitudes de traslados de nacionales colombianos condenados en el exterior y de extranjeros condenados en Colombia.
d) La atención al inimputable y el seguimiento al cumplimiento del artículo 24 de la Ley 65 de 1993.
e) El reforzamiento de la asistencia jurídica a la población reclusa, en especial a los indígenas y mujeres cabeza de hogar.
f) El seguimiento al Programa de Nueva Cultura Penitenciaria.
g) El seguimiento a la Comisión Nacional de Vigilancia y Seguimiento del Régimen Penitenciario5 (Decreto 1365 de 1992).
h) La asesoría permanente a las Unidades Operativas nacionales, regionales y seccionales.
a) Los Comités de Derechos Humanos
1. Definición y conformación de los Comités de Derechos Humanos
La Defensoría del Pueblo, en desarrollo de su misión constitucional de velar por la promoción, divulgación y ejercicio de los derechos humanos, aplicada a las personas privadas de la libertad, y con el fin de lograr que los internos sean tratados con el debido respeto a su dignidad, que no sean sometidos a tratos crueles, degradantes e inhumanos y que tengan oportuna asistencia jurídica, médica y hospitalaria, debe impulsar los comités de derechos humanos en los establecimientos carcelarios del país, revestidos de un carácter interinstitucional y con la participación activa de la población reclusa, en busca de concertar con los organismos de control del Estado y de ejecución de la política carcelaria, los mecanismos para prevenir y superar las violaciones de los derechos humanos que se presentan en el ámbito carcelario.
En 1994, la Defensoría del Pueblo diseñó y puso en funcionamiento este mecanismo de protección de los derechos de las personas privadas de libertad. Posteriormente, en el artículo 83 del Acuerdo No. 011 de 1995, proferido por el INPEC, se estipuló que en cada establecimiento carcelario se conformarían los siguientes comités de internos: de trabajo, estudio y enseñanza; de deportes, de recreación y cultura; de salud; de asistencia espiritual y de derechos humanos.
En virtud del derecho a asociarse libremente, contemplado en el artículo 38 de la Constitución Política, los internos pueden conformar comités de derechos humanos. El ejercicio legítimo del derecho a la libre asociación de ninguna manera puede entenderse como un obstáculo para la preservación del orden y la disciplina en los establecimientos carcelarios o como un mecanismo de coadministración o de afectación del orden y la autoridad. En consecuencia, la existencia simultánea en los establecimientos carcelarios de un comité de derechos humanos diverso y paralelo al creado en virtud del Acuerdo No. 011 de 1995, no es incompatible, ya que sus funciones son complementarias.
Los comités son los órganos de participación de los internos, que conjuntamente con los órganos de control del Estado, apuntan a prevenir la vulneración o amenaza de los derechos humanos, en los establecimientos carcelarios del país, y a divulgar y promocionar su ejercicio. El comité elevará propuestas y sugerencias sobre la materia a las autoridades carcelarias y penitenciarias. Su principal misión será la de atender con diligencia, eficacia y prontitud las diferentes situaciones que afecten los derechos humanos en los centros de reclusióny concertar formas expeditas para su superación.
Los comités estarán conformados por dos representantes (principal y suplente) de cada uno de los pabellones existentes en el respectivo centro de reclusión; dos miembros del Cuerpo de Custodia y Vigilancia; un representante de la dirección de la cárcel; un representante del director regional del INPEC y un representante de la Defensoría del Pueblo. En aquellas ciudades donde la Defensoría del Pueblo no tenga sede, actuará el respectivo personero municipal. La Procuraduría General de la Nación, si lo considera pertinente, estará representada por dos funcionarios (principal y suplente) designados por el respectivo procurador provincial.
Para la selección de los representantes de los internos, cada pabellón de los distintos establecimientos de reclusión postulará por votación democrática, directa y secreta a cinco (5) reclusos como candidatos. Posteriormente, la Defe nsoría del Pueblo y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC- estudiarán, en sesión conjunta, la hoja de vida (cartilla biográfica) de los internos postulados por cada uno de los pabellones y con base en este examen designará los dos representantes (uno principal y otro suplente).
Para la selección de los delegados de cada pabellón se tendrán en cuenta como mínimo los siguientes aspectos:
- El interno debe presentar una conducta carcelaria buena, según las dos más recientes calificaciones efectuadas por el Consejo de Disciplina del respectivo establecimiento de reclusión.
- El interno debe contar con la mitad más uno de los votos favorables de las entidades que efectúan la selección.
Ninguno de los miembros de las entidades que realizan la selección podrá alegar la calidad de sumariado del interno para no escogerlo como delegado principal o suplente al comité en representación de su pabellón.
De este procedimiento se dejará constancia, mediante acta que será firmada por los delegados de las instituciones participantes en la selección.
Los comités de derechos humanos deben tener las siguientes características:
- Un carácter amplio, democrático y participativo. No podrán ser objeto de injerencias o presiones de carácter político, ideológico o religioso, ni podrán ser objeto de actuaciones que menoscaben su independencia, imparcialidad y objetividad.
- No tendrán funciones judiciales, ni disciplinarias o de coadministración de los centros carcelarios. Sus decisiones deben considerarse como recomendaciones o peticiones.
- Deberán reunirse periódicamente, de conformidad con el reglamento que al respecto se adopte, y desplegar su actividad a través de grupos de trabajo en las siguientes áreas: jurídica, trabajo, educación, recreación y deporte, alimentación, salud e higiene y promoción y divulgación de los derechos humanos.
2. Funciones de los Comités de Derechos Humanos
Los comités de derechos humanos deben diseñar, ejecutar y coordinar el desarrollo de estrategias, programas y planes de trabajo en los centros de reclusión, con base en los derechos fundamentales, los tratados y convenios internacionales sobre derechos humanos, las Reglas Mínimas para el Tratamiento de los Reclusos, el Conjunto de Principios para la Protección de todas las personas sometidas a cualquier forma de detención y prisión, y todas las normas vigentes que concuerden o complementen la materia.
En particular, compete a los comités de derechos humanos:
- Velar por el respeto debido a la dignidad humana de los internos y garantizar el ejercicio pleno de sus derechos, mediante actividades de educación y capacitación de la población carcelaria.
- Sensibilizar a la sociedad frente a la problemática carcelaria del país de tal forma que se despierte un interés colectivo en la búsqueda de soluciones para ese grupo humano vulnerable. Lo anterior se logrará mediante campañas de difusión de la realidad y de las necesidades y exigencias de la población reclusa.
- Crear y fortalecer instrumentos de diálogo y concertación entre las instituciones comprometidas y los internos para la prevención y superación de los hechos violatorios de sus derechos fundamentales.
Las Defensorías Regionales y Seccionales y los personeros municipales, según el caso, con el apoyo de la Procuraduría, deberán establecer un cronograma de actividades con cada uno de los comités de derechos humanos constituidos en el área de su jurisdicción, con el fin de trazar y desarrollar ordenadamente los propósitos y tareas que le son propias. Las Defensorías Regionales y Seccionales deben procurar que los comités sirvan de puente para el contacto directo con las autoridades penitenciarias y carcelarias, a fin de que estas reciban in situ las peticiones y quejas y las resuelvan a la mayor brevedad posible. Aquellas peticiones que no puedan ser objeto de resolución inmediata, serán tramitadas por la Defensoría Regional o Seccional concernida. Las Defensorías Regionales y Seccionales deberán, en todo caso, observar los criterios y procedimientos descritos en los Títulos I y II de este Instructivo.
Los defensores públicos delegados y los personeros municipales deberán informar periódicamente sobre su gestión a los defensores regionales y seccionales. De igual forma, cada defensor regional o seccional deberá elaborar un informe trimestral con destino a la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria sobre los proyectos, actividades, realizaciones y resultados de los comités existentes en el área de su jurisdicción.
Las Defensorías Regionales y Seccionales, así como los defensores públicos delegados, deberán apoyar de manera permanente el Macroproceso de Promoción de la Participación Democrática para el Empoderamiento Ciudadano, a través de las actividades pedagógicas para la capacitación de los internos miembros de los Comités sobre los derechos fundamentales y sus mecanismos judiciales de protección.
b) Las Visitas de Inspección6
El Código Nacional Penitenciario y Carcelario consagró de manera expresa las llamadas visitas de inspección, a cargo de la Defensoría del Pueblo, la Procuraduría General de la Nación, los Fiscales y los Personeros Municipales, en forma conjunta o individual.
Las visitas de inspección son el principal instrumento de vigilancia y control con que cuenta la Defensoría del Pueblo para hacer seguimiento a las condiciones de vida de la población carcelaria del país. Las visitas no están encaminadas a coadministrar los centros carcelarios. Con ellas se pretende vigilar el cumplimiento de las funciones asignadas a las autoridades penitenciarias y carcelarias responsables, con el fin de prevenir la violación de los derechos humanos de las personas privadas de la libertad y de armonizar los principios de la seguridad carcelaria y la realización de los derechos humanos.
Las visitas de inspección deben constituirse en una oportunidad para hacer pedagogía con los internos y cubrir todos los sectores de la población carcelaria, especialmente, las personas privadas de la libertad que ostentan la condición de indígenas y de personas cabeza de familia.
Los objetivos de estas visitas son los siguientes:
- Constatar el estado general de los centros de reclusión.
- Verificar el tratamiento dado a los internos.
- Verificar la existencia de situaciones jurídicas especiales.
- Hacer un control de las fugas ocurridas.
- Verificar fenómenos de desaparición o de trato cruel, inhumano o degradante.
En este contexto, las Defensorías del Pueblo Regionales y Seccionales deben adelantar las siguientes actividades:
- Practicar dos (2) visitas de inspección al mes a las cárceles del departamento, o cuando las circunstancias lo ameriten. Las visitas pueden realizarse en forma individual o conjuntamente con la Procuraduría, las personerías, los jueces de penas y medidas de seguridad y las unidades d e derechos humanos de la Fiscalía. La visita debe comprender la revisión de lugares especialmente sensibles dentro del establecimiento, como el destinado al aislamiento de los internos, las celdas, patios y pasillos. Durante la visita, se debe establecer contacto directo con los internos, especialmente con aquellos que presenten alguna patología síquica, hayan o no sido calificados como inimputables. El defensor regional o seccional deberá hacer inspecciones los días de visitas de familiares y amigos de los internos. De cada visita se levantará un acta, la cual debe contener una descripción de lo observado durante la diligencia y llevar la firma de quien atendió la visita y del defensor del pueblo regional o seccional o sus asesores.
- Recibir peticiones de los internos, en forma verbal o escrita. Sobre el particular, es necesario señalar que las principales tipologías de violaciones de los derechos humanos en los establecimientos carcelarios son las siguientes: el hacinamiento, la aplicación arbitraria y abusiva del régimen disciplinario, la violación del derecho de petición, la demora en la expedición de certificados de redención y la dilación en el trámite de los beneficios administrativos.
- Requerir información de las autoridades carcelarias responsables, al momento de la visita, y constatar con ellas la veracidad de las quejas recibidas, mediante la práctica de los medios de prueba procedentes y conducentes, según lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 24 de 1992. Inmediatamente, se procederá a evaluarlas y en la medida en que ello sea posible, a resolverlas in situ. Cuando sea necesario, se pasará la actuación a la autoridad competente -Director del INPEC, Procuraduría o personerías municipales-, según el caso, se hará el seguimiento correspondiente. Los defensores regionales y seccionales deberán, en todo caso, observar los criterios y procedimientos establecidos en los Títulos I y II de este Instructivo.
- Las visitas de inspección deben obedecer a los parámetros de descentralización de la gestión defensorial y cubrir todos los establecimientos carcelarios localizados en la jurisdicción de la respectiva Defensoría Regional o Seccional.
Las visitas de inspección deben también incluir a los establecimientos de retención de menores de edad, cuando estos sean objeto de ubicación institucional, en los términos del Código del Menor - artículo 204 Decreto 2737 de 1989 -, así como los establecimientos psiquiátricos destinados a los inimputables y manejados por el Sistema General de Atención en Salud.
c) La atención y el trámite de las solicitudes de traslado de nacionales colombianos condenados en el exterior y de extranjeros condenados en Colombia.
Colombia ha suscrito seis (6) tratados con los gobiernos de las Repúblicas de Venezuela, Ecuador, España, Panamá, Costa Rica y Cuba, sobre el traslado de personas condenadas, para que, previo el cumplimiento de los requisitos señalados en los instrumentos, puedan terminar de cumplir sus condenas en sus países de origen. Las normas vigentes sobre la materia son las siguientes:
- Ley 250 de 1995, "por medio de la cual se aprobó el tratado entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la República de Venezuela sobre el traslado de personas condenadas, suscrito en Caracas el 12 de enero de 1994". Fue declarada exequible mediante la sentencia C-261 de 1996 de la Corte Constitucional.
- Ley 285 de 1996, "por medio de la cual se aprueba el tratado sobre traslado de personas condenadas, suscrito entre el Gobierno de la República de Colombia y el Reino de España, en la ciudad de Madrid, el 28 de abril de 1993". Fue declarada exequible mediante la sentencia C-655 de 1996 de la Corte Constitucional. El ordinal tercero del artículo tercero fue declarado inexequible.
- Ley 291 de 1996, "por medio de la cual se aprueba el tratado sobre traslado de personas condenadas, suscrito entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de Panamá, en Medellín el 23 de febrero de 1994". Fue declarada exequible mediante la sentencia C-656 de 1996 de la Corte Constitucional.
- Ley 404 de 1997, "por medio de la cual se aprueba el tratado sobre traslado de personas condenadas para ejecución de sentencias penales entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la República de Costa Rica, suscrito de Bogotá, el 15 de marzo de 1996". Fue declarada exequible mediante la sentencia C-226 de 1998 de la Corte Constitucional.
- Ley 597 de 2000, "por medio de la cual se aprueba el tratado sobre el traslado de personas condenadas entre el Gobierno de la República de Colombia y el Gobierno de la República de Cuba, firmado en La Habana el 14 de enero de 1999". Fue declarada exequible mediante la sentencia C-012 de 2001 de la Corte Constitucional.
Estas leyes contienen los parámetros normativos y procedimentales vigentes para el traslado de personas condenadas entre los países firmantes de los diferentes tratados. Son competentes para el trámite de solicitudes de traslado las autoridades judiciales del país en donde se encuentre el condenado y el Ministerio del Interior y de Justicia de Colombia.
Para asesorar al Gobierno sobre la conveniencia y procedencia de la aceptación de las solicitudes de traslado, tanto de ciudadanos colombianos condenados en el exterior como de ciudadanos extranjeros condenados en Colombia, se creó, mediante los Decretos 2482 del 8 de noviembre de 1994 y 1169 y 1890 de 1999, el Comité Interinstitucional para el estudio de las solicitudes de repatriación de presos. El Comité es coordinado por el Ministerio del Interior y de Justicia, a través de la Oficina Jurídica y de la Oficina de Asesoría de Asuntos Internacionales de Justicia.
La Defensoría del Pueblo hace parte de este Comité. Por tratarse de una actividad del nivel central y en la que intervienen autoridades administrativas del orden nacional, asiste el Defensor Delegado para la Política Criminal y Penitenciaria como delegado del Defensor del Pueblo.
En consecuencia, las Defensorías del Pueblo Regionales y Seccionales deben recoger las solicitudes que los familiares de las personas condenadas en el exterior y los extranjeros condenados en Colombia les formulen sobre el particular y, previa calificación y registro, según lo dispuesto en el Título II de este Instructivo, trasladarlas a la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria, con el fin de iniciar el trámite respectivo. La Defensoría Delegada adelantará el trámite pertinente y, posteriormente, remitirá el expediente a la Defensoría Regional o Seccional concernida, con el fin de que esta informe a los peticionarios sobre la gestión adelantada y concluya el caso, en los términos descritos en los Títulos I y II de este Instructivo.
d) La atención al inimputable y el seguimiento al cumplimiento del artículo 24 de la Ley 65 de 1993
Teniendo en cuenta que los inimputables por trastorno mental conforman el grupo más vulnerable dentro de las personas privadas de libertad, la Defensoría del Pueblo, a través de las Defensorías Regionales y Seccionales, debe hacer un seguimiento constante y especial a la medida de seguridad que judicialmente se imponga a estas personas en establecimientos psiquiátricos o clínicas adecuadas.
En relación con el tratamiento que se les debe dar a los inimputables, el marco normativo vigente está regulado por la Ley 65 de 1993, artículo 24, que expresamente prohibió los anexos o pabellones psiquiátricos en los establecimientos carcelarios.
El Decreto 1320 de 1997 reglamentó parcialmente las Leyes 65 y 100 de 1993. Mediante este Decreto se creó el Comité Nacional Interinstitucional de Evaluación de Inimputables, para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 65 de 1993. Este organismo está integrado por los representantes del Ministerio de Salud, del Ministerio de Justicia y del Derecho, de los Jueces de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad, del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC- y de la Defensoría del Pueblo.
El Comité de Evaluación cumple las siguientes funciones:
a) Asesorar a las entidades del Estado responsables del cuidado general, la internación, el tratamiento y la rehabilitación de las personas a quienes se les haya reconocido la mencionada condición.
b) Evaluar los lugares de atención especializada, el tipo de terapéutica o alternativas de tratamiento y las condiciones de seguridad ofrecidas por las diferentes entidades públicas o privadas, debidamente inscritas ante las autoridades de salud, que atienden personas inimputables, en aspectos tales como la internación, el tratamiento, la rehabilitación y la reinserción familiar y social.
c) Recomendar a las autoridades competentes la ubicación más adecuada de las personas objeto del Decreto, de acuerdo con su situación personal y familiar, y con los criterios específicos apropiados a sus necesidades.
d) Colaborar con las entidades del Estado responsables de la población objeto, en la vigilancia y el control de la calidad de los servicios que prestan las entidades contratadas.
e) Establecer mecanismos de coordinación para la adecuada ejecución de los contratos con las instituciones prestadoras de servicios.
f) Crear comités regionales ad-hoc, según se requiera, para los mismos propósitos.
Para todos los efectos, el Ministerio de Salud, el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, los departamentos, los municipios y las direcciones territoriales de salud podrán contratar individualmente o en forma conjunta con cargo a sus respectivos presupuestos, con entidades públicas o privadas, la prestación de servicios para la ubicación, atención y tratamiento de las personas objeto del citado Decreto.
En relación con la ejecución de medidas de seguridad para los inimputables, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- El tratamiento de los inimputables por trastorno mental está a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, a quien le corresponde la ejecución de las medidas de protección y seguridad.
- Los inimputables deberán ser trasladados a un establecimiento psiquiátrico o a una clínica, de carácter oficial o privado, apropiada para su rehabilitación, previa orden del juez de ejecución de penas y medidas de seguridad.
- El juez de ejecución de penas podrá suspender, sustituir o revocar la suspensión condicional de la medida de seguridad impuesta al inimputable, de oficio o a petición de parte, previo concepto escrito y motivado de la junta o consejo directivo de la casa de estudio o trabajo donde haya sido internado o de su director a falta de tales organismos.
Con el fin de adelantar la labor defensorial dirigida a los inimputables, las Defensorías Regionales y Seccionales deberán visitar:
· Las Unidades de Salud Mental localizadas en las cárceles de los distritos judiciales de Bogotá, Medellín y Cali, sitios utilizados para ubicar a los internos que presenten alteraciones mentales durante su reclusión, sin que sean inimputables, para procurar su recuperación. Es de anotar que muchas de estas personas pueden ser calificadas como inimputables. En consecuencia, la Defensoría Regional competente deberá hacer el seguimiento y la constatación periódica de la situación jurídica de estas personas.
En caso de encontrar en estos lugares personas declaradas inimputables por la autoridad judicial de conocimiento, debe entenderse que su presencia en este lugar tiene un carácter estrictamente transitorio, mientras son trasladados a una institución de rehabilitación en salud mental contratada por el Sistema General de Seguridad Social en Salud (Ministerio de Salud o Secretaría de Salud Departamental).
· Las instituciones de rehabilitación en salud mental, contratadas por el Ministerio de Salud o por los entes territoriales, sitios que albergan a los inimputables para la respectiva ejecución de la medida de seguridad de internación.
Los defensores regionales o seccionales contarán con el apoyo de los defensores públicos, para que, en caso de ser necesario, se examine la posibilidad de solicitar las medidas de protección contempladas en la legislación procesal penal vigente; la suspensión condicional de la medida de seguridad impuesta al inimputable mediante sentencia, o su libertad.
Cualquier otra irregularidad que se perciba durante las visitas deberá ser tramitada como queja ante el Comité Interinstitucional de Evaluación de Inimputables del Ministerio de Salud, conforme con lo dispuesto en los Títulos I y II de este Instructivo. Si la irregularidad es detectada en las unidades de salud mental de un establecimiento carcelario, debe dársele traslado al Director de la Cárcel y al Director Regional del INPEC de su jurisdicción. En caso de que la gestión no arroje resultado positivo, deberá informarse a la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria, para el apoyo técnico respectivo.
Los defensores regionales y seccionales deben requerir a las autoridades regionales competentes, la creación de comités regionales ad-hoc, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3o, literal f del Decreto 1320 de 1997. Una vez creados, los defensores regionales y seccionales deberán participar activamente en los mismos y rendir un informe mensual a la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria sobre la gestión realizada.
e) El reforzamiento de la asistencia a la población reclusa, en especial a los indígenas y a las mujeres cabeza de familia.
La Ley 65 de 1993 expresamente regula que la reclusión de indígenas debe hacerse en establecimientos especiales o en instalaciones proporcionadas por el Estado. La misma se fundamenta en la necesidad de respetar y garantizar su cultura, tradiciones y costumbres. La reclusión de indígenas en establecimientos penitenciarios corrientes puede significar una amenaza contra estos valores de rango constitucional7.
De otra parte, la Ley 750 de 2002 expidió normas de apoyo en materia de prisión domiciliaria y trabajo comunitario a favor de la mujer cabeza de familia, esto es, a -quien siendo soltera o casada, tenga bajo su cargo, económica o socialmente, en forma permanente, hijos menores propios u otras personas incapaces o incapacitadas para trabajar, ya sea por ausencia permanente o incapacidad física, sensorial, síquica o moral del cónyuge o compañero permanente o deficiencia sustancial de ayuda de los demás miembros del núcleo familiar-8.
Esta norma contempla la sustitución de la medida de aseguramiento de detención preventiva o de la ejecución de la pena privativa de la libertad, por la prisión o detención domiciliaria, a favor de la mujer cabeza de familia. La Corte Constitucional extendió la aplicación de la norma a los hombres cabeza de familia. La sustitución está sujeta a las siguientes condiciones:
- Su aplicación no debe representar un peligro para la comunidad ni para las personas a su cargo.
- Debe estar precedida del otorgamiento de una caución económica o juratoria para asegurar el cumplimiento de los compromisos que implica, tales como la obligación de no cambiar de residencia sin autorización judicial, observar buena conducta, atender oportunamente los requerimientos judiciales y permitir el seguimiento de la medida por parte de las autoridades competentes.
- No es aplicable a autoras o partícipes de delitos de genocidio, homicidio, delitos contra las personas y bienes protegidos por el Derecho Internacional Humanitario, extorsión, secuestro o desaparición forzada, o a quienes registren antecedentes penales, salvo por delitos culposos o delitos políticos.
- Su aplicación es compatible con los demás beneficios consagrados en las normas penales o penitenciarias y carcelarias aplicables.
Con base en las premisas normativas y jurisprudenciales, los defensores regionales y seccionales deben observar los siguientes parámetros en su gestión:
- En desarrollo de las visitas periódicas de inspección se debe constatar la presencia de indígenas en los distintos establecimientos carcelarios. Con el apoyo de las oficinas jurídicas y de los comités de derechos humanos de los respectivos centros de reclusión se deben revisar las cartillas biográficas o prontuarios de aquellos internos de los que se tenga indicio pueden ostentar dicha condición. Frente a casos concretos e identificados, se debe proceder a solicitar su reubicación correspondiente ante el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC-, previo requerimiento de intervención del director del establecimiento. Para el efecto, se deben tener en cuenta las disposiciones vigentes sobre traslado de internos. Si el traslado debe hacerse dentro de la jurisdicción o comprensión territorial a cargo de un mismo director regional del INPEC, dicha solicitud se elevará ante este funcionario. Si se trata de jurisdicción diversa, tal petición debe gestionarse ante el Director del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC-. Se debe tener en cuenta que los traslados -en cualquier caso- se surten por decisión propia motivada del INPEC, o por solicitud formulada ante este organismo -nacional o regional- por el director del respectivo establecimiento, el funcionario de conocimiento o por el interno mismo. La condición de indígena debe tenerse como una causal de traslado especial.
- En los informes periódicos que deben elaborar y remitir las Defensorías del Pueblo Regionales y Seccionales a la Defensoría Del egada para la Política Criminal y Penitenciaria, debe incorporarse un capítulo especial sobre la situación de los indígenas y las mujeres cabezas de familia recluidos en los establecimientos carcelarios, así como sobre la gestión realizada a favor de estas personas.
- Con el apoyo de las oficinas jurídicas y de bienestar social de los establecimientos carcelarios de mujeres, se debe promover y difundir el contenido de la Ley 750 de 2002. No obstante, las respectivas peticiones que se tramiten ante los despachos judiciales -en lo posible- deben hacerse a través de los defensores públicos, para garantizar el buen uso del mecanismo y para evitar que se establezca un comercio indebido de su trámite por parte de algunas internas.
- Los informes recibidos de las Defensorías del Pueblo Regionales y Seccionales sobre este tema, serán los insumos para que la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria formule observaciones y recomendaciones sobre esa materia a la Comisión Nacional de Vigilancia y Seguimiento del Régimen Penitenciario, así como a la Junta Asesora de Traslados del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC-.
f) Seguimiento al programa -nueva cultura penitenciaria-
De acuerdo con el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario-INPEC-, el programa de la nueva cultura penitenciaria es un sistema penitenciario con las siguientes características:
- Una misión institucional integral, responsable y garantista del cumplimiento de la pena privativa de la libertad, la detención precautelativa, la seguridad, la atención social y el tratamiento penitenciario de la población reclusa.
- Una visión organizada, moderna, humanizada, efectiva y comprometida con el Estado y sus instituciones, mediante una gerencia de recursos, orientada a la solución integral de la problemática penitenciaria en el campo de la seguridad y la resocialización.
- Un nuevo modelo de administración y operación penitenciaria, con el apoyo de un recurso humano calificado, entrenado en técnicas penitenciarias de prevención y reacción en seguridad, que permite a sus miembros ser calificados como oficiales de prisiones expertos, así como fundamentado en un régimen disciplinario interno estricto y en el que toda actividad está sujeta a procedimientos escritos.
- Estándares internacionales de calidad y certificación de eficiencia y eficacia en los procedimientos. Su premisa de actuación es: -la fase fundamental para desarrollar cualquier tarea está en pensar que primero es la seguridad-.
- Infraestructura física de seguridad, con equipos modernos, circuitos cerrados de televisión, sensores de movimiento, detectores de metales, así como equipos electrónicos para detección y requisas.
Este programa comenzó a desarrollarse en las penitenciarías nacionales de Valledupar, Girardot, Acacías, San Isidro y Cómbita. El mismo se extenderá a nivel nacional a todas las penitenciarías.
Las Defensorías Regionales y Seccionales deberán adelantar las siguientes actividades, orientadas a hacer seguimiento a este programa, con el apoyo de la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria:
Fortalecer su presencia en las penitenciarías, mediante las visitas de inspección y el comité de derechos humanos.
- Desarrollar un proceso pedagógico entre los internos, con el fin de i nstruirlos sobre sus derechos y los mecanismos judiciales para hacerlos valer, con el apoyo del Macroproceso de Participación Democrática para el Empoderamiento Ciudadano.
- Exigir a las autoridades penitenciarias y carcelarias el cumplimiento de la obligación de dar a conocer la naturaleza y el contenido del nuevo sistema penitenciario (reglamento interno).
- Analizar la normatividad existente en materia de tratamiento penitenciario, con el fin de establecer si se ajusta a la Constitución Política y a los tratados y convenios sobre derechos humanos. Con base en ese estudio, estudiar la viabilidad de instaurar acciones judiciales contra las normas que les sean contrarias, con el apoyo de la Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales.
La Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria formulará recomendaciones y observaciones en la materia a la Comisión Nacional de Vigilancia y Seguimiento del Régimen Penitenciario. Las mismas deberán ser reproducidas por los defensores regionales y seccionales en las comisiones departamentales.
g) Seguimiento a las Comisiones Nacional y Departamentales de Vigilancia y Seguimiento del Régimen Penitenciario9
La función primordial de estos organismos es ventilar y solucionar la problemática que a nivel Macro se presente en los centros de reclusión en el ámbito nacional o regional, respectivamente, y velar por la efectividad de los derechos humanos de los internos, de manera que se les ofrezca su adecuado reintegro a la sociedad.
La Comisión Nacional está integrada por el Ministro de Justicia y del Derecho, el Director de la Policía Nacional y el Consejero Presidencial para los Derechos Humanos, o sus delegados. Por invitación especial, podrán designar también representantes ante la Comisión la Fiscalía General de la Nación, la Sala Penal de la Corte Suprema de Justicia, la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo. Asimismo, se podrán crear Comisiones Departamentales, de las cuales harán parte los representantes regionales de cada una de las entidades que conforman la Comisión Nacional.
La Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria y los defensores regionales y seccionales deben adelantar, en relación con esta materia y en este escenario, las siguientes acciones:
- Impulsar la creación o funcionamiento -en caso de que ya se encuentren conformadas- de las comisiones departamentales de vigilancia y seguimiento del régimen penitenciario.
- Presentar las quejas más frecuentes de los internos y sus familiares en la búsqueda de soluciones globales y definitivas por parte de las autoridades concernidas allí presentes.
A nivel nacional, la participación en la Comisión de Vigilancia y Seguimiento del Régimen Penitenciario se hará a través de la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria.
g) Asesoría por parte de la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria
La jurisprudencia de la Corte Constitucional ha contribuido a crear una cultura de los derechos humanos en Colombia. Por ello, es importante establecer una metodología que permita recoger el contenido de esos pronunciamientos. Para el efecto, se desarrollarán las siguientes actividades:
a) Crear un banco de jurisprudencia y doctrina que permita hacer u n seguimiento sistemático de la producción jurisprudencial de la Corte Constitucional y demás órganos judiciales. Esta labor estará a cargo de la Defensoría Delegada para la Política Criminal y Penitenciaria, con el apoyo de la Dirección Nacional de Recursos y Acciones Judiciales y de la Defensoría Delegada para Asuntos Constitucionales y legales. La información será distribuida periódicamente a las Defensorías Regionales y Seccionales;
b) Identificar las autoridades comprometidas con los fallos de tutela y hacer un seguimiento a las órdenes y obligaciones establecidas por las autoridades judiciales competentes, así como velar por su cumplimiento. En caso de detectarse incumplimiento, estudiar la viabilidad de instaurar incidentes de desacato. El trámite de los incidentes se adelantará en el lugar de sede de los jueces de tutela de primera instancia, de conformidad con lo regulado en el Decreto 2591 de 1991 y según los criterios y procedimientos establecidos en los Títulos I y II de este Instructivo;
c) Con base en estos pronunciamientos, formular recomendaciones a las autoridades penitenciarias y carcelarias competentes, de conformidad con la reglamentación que para el efecto está vigente.
5.2. Esquema de Atención Especializada para la Población Desplazada por la violencia
La Defensoría del Pueblo está en la obligación de cumplir las siguientes funciones, en materia de atención al desplazamiento forzado:
- Tomar la declaración de los hechos de desplazamiento forzado a las personas que lo soliciten, en los términos definidos por el artículo 32 de la Ley 387 de 1997.
- Procurar de las autoridades correspondientes el cumplimiento de las políticas de atención integral al desplazado.
- Promover las acciones necesarias para evitar que las personas desplazadas por la violencia sean discriminadas por entidades o personas públicas o privadas.
- Preparar estudios sobre causas y agentes de violencia generadores de desplazamiento de la población civil, que permitan formular recomendaciones ante las instancias pertinentes.
- Mediar ante las instancias competentes a favor de la población desplazada, en orden a procurar su retorno en forma voluntaria, y en condiciones de dignidad y seguridad, o su reubicación.
- Coordinar con los organismos gubernamentales, las organizaciones no gubernamentales y los organismos y entes de carácter internacional, las acciones que sean procedentes a favor de la población desplazada.
La atención especializada a la población desplazada estará a cargo de la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado, las Defensorías Regionales y Seccionales y los defensores comunitarios, bajo la coordinación del Macroproceso de Atención y del Comité de Atención Especializada. La misma se realizará a partir de las siguientes estrategias:
a) Recepción de declaraciones;
b) Seguimiento a la acción del Estado para la atención a la población en situación de desplazamiento forzado por la violencia;
c) Impulso a los Comités Departamentales de Atención a la Población Desplazada;
d) Misiones de Atención Humanitaria;
e) Acompañamiento permanente a través de los defensores comunitarios;
f) Asesoría por parte de la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado de la Defensoría del Pueblo.
a) Recepción de declaraciones
En virtud de lo establecido en el artículo 32 de la Ley 387 de 1997, la Defensoría del Pueblo, la Procuraduría General de la Nación y los despachos judiciales deben recibir a las personas las declaraciones sobre los hechos que originaron su desplazamiento forzado y, de manera inmediata, remitirlas para su inscripción a las oficinas departamentales de la Red de Solidaridad Social.
En todos los casos, sin ninguna excepción, las Defensorías Regionales y Seccionales deberán diligenciar las declaraciones en los formatos que para tal efecto ha diseñado la Red de Solidaridad Social, bien sea en el software instalado por dicha Entidad en las Defensorías Regionales y Seccionales o manualmente en los formatos correspondientes.
Debe procurarse que la atención a las personas que soliciten rendir la declaración sea inmediata. La recepción de la declaración es una oportunidad para orientar a las personas desplazadas acerca de sus derechos y de los mecanismos existentes para su realización y exigibilidad.
Con el fin de garantizar eficiencia en el cumplimiento de esta obligación, las Defensorías Regionales y Seccionales podrán recurrir a judicantes y pasantes universitarios, en el marco de los convenios suscritos con las universidades regionales. Para tal efecto y sin ninguna excepción, los pasantes y judicantes deberán ser previamente capacitados en el significado e importancia de la Declaración, la utilización de los formatos y el trato digno a las personas desplazadas. Esta capacitación será apoyada por la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado, a solicitud de las Defensorías Regionales y Seccionales.
Por gestión de la Procuraduría General de la Nación, en cumplimiento del artículo 32 de la Ley 387/97, los despachos judiciales deberán también tomar declaraciones a la población desplazada.
Las Defensorías Regionales y Seccionales deberán adelantar una labor de vigilancia a las gestiones que adelanten los despachos judiciales en este sentido, en coordinación con las personerías municipales.
Teniendo en cuenta que el Registro Único de Población Desplazada por la Violencia es responsabilidad de la Red de Solidaridad Social y que la declaración que rinde el desplazado es la principal fuente de dicho registro, en ningún caso, las Defensorías Regionales y Seccionales entregarán copias de las declaraciones recibidas en su dependencia a ningún particular o autoridad que lo solicite. En consecuencia, dichas solicitudes se remitirán a la Red de Solidaridad Social, para lo de su competencia.
b) Seguimiento a la acción del Estado para la atención a la población en situación de desplazamiento forzado por la violencia
Las Defensorías Regionales y Seccionales deben realizar, en el ámbito de su jurisdicción, el seguimiento a las acciones cumplidas por las entidades estatales y gubernamentales que conforman el Sistema Nacional de Atención Integral a la Población Desplazada, para la atención de la población en situación de desplazamiento forzado.
Esta atención debe brindarse en los términos de la Ley 387/97 y bajo los parámetros señalados por las altas Cortes.
El seguimiento tiene por objeto velar por la pr otección y realización de los derechos de la población en situación de desplazamiento. Se debe hacer énfasis en los siguientes aspectos:
- La atención humanitaria de urgencia y emergencia, en cuanto a su oportunidad, calidad y pertinencia, teniendo en cuenta las diferencias de género, edad y etnia de la población en situación de desplazamiento forzado.
- La atención sectorial, especialmente la que se refiere a salud y educación.
- Los compromisos adquiridos por las entidades nacionales, departamentales y municipales con las comunidades desplazadas en procesos de retorno y reubicación.
- Los procesos de retorno de la población desplazada, para que estos se realicen en condiciones de seguridad y dignidad, y con la plena y consciente voluntad de las personas desplazadas.
c) Impulso a los Comités Departamentales de Atención a la Población Desplazada
En relación con los Comités Territoriales de Atención a la Población Desplazada por la Violencia, la Defensoría del Pueblo, a través de las Defensorías Regionales y Seccionales, con el fin de impulsar y fortalecer dichos espacios, debe desarrollar las siguientes acciones:
- Promover la conformación de los Comités Departamentales y Municipales de Atención a la Población Deslazada por la Violencia, en aquellos municipios en los que estos no hayan sido aún conformados.
- Requerir a los Gobernadores y Alcaldes para que convoquen periódicamente (al menos una vez al mes) los Comités Departamentales y Municipales de Atención a la Población Desplazada.
- Asesorar a las autoridades departamentales y, en los casos en que lo soliciten, a las autoridades municipales, en la formulación de planes de acción para la prevención y atención al desplazamiento forzado, con base en la información de que dispone la Defensoría del Pueblo (informes de riesgo; diagnósticos regionales y departamentales; quejas recibidas y tramitadas; informes de seguimiento de la acción de las entidades del Sistema Nacional de Atención Integral a la Población Desplazada en materia de atención a la población desplazada; etc.).
- Asesorar a la población desplazada o en riesgo de desplazamiento y a sus organizaciones para hacer efectiva y cualificar su participación en los Comités Departamentales de Atención a la Población Desplazada.
- Asesorar a la población desplazada o en riesgo de desplazamiento y a sus organizaciones en la formulación y presentación a los Comités de Atención a la Población Desplazada, de propuestas de planes de acción para la prevención y atención del desplazamiento forzado en el departamento.
- Realizar el control y seguimiento a la ejecución de los planes de acción de los Comités Departamentales de Atención a la Población Desplazada para la prevención y atención del desplazamiento forzado.
- Formular oportunamente las recomendaciones necesarias para garantizar que los planes de acción de los Comités de Atención a la Población Desplazada garanticen la realización de los derechos de la población en riesgo o en situación de desplazamiento.
d) Misiones de Atención Humanitaria
Las Misiones de Atención Humanitaria constituyen estrategias interinstitucionales de protección de los derechos de la población desplazada o en riesgo de serlo, y acciones de apertura, ampliación y sostenimiento de los espacios humanitarios, indispe nsables para garantizar la atención y protección de la población civil, en el marco del conflicto armado interno.
Las Misiones de Atención Humanitaria tienen como objetivos todos o algunos de los siguientes:
- Verificar los factores de riesgo que pueden provocar el desplazamiento forzado de la población civil en una determinada zona.
- Procurar la atención humanitaria a la población desplazada o en riesgo de serlo.
- Verificar las condiciones de vida de comunidades desplazadas o en riesgo de serlo.
- Verificar la acción del Estado en la atención a las comunidades desplazadas o en riesgo de serlo.
- Verificar las condiciones de seguridad y voluntariedad en procesos de retorno.
- Acompañar retornos masivos.
La Defensoría del Pueblo, a través de la Dirección de Atención y Trámite de Quejas, el SAT, la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado y las Defensorías Regionales y Seccionales, con el apoyo de los Defensores Comunitarios, participará en dichas Misiones, siempre y cuando éstas cumplan algunos de los objetivos señalados.
1. Misiones de Atención Humanitaria convocadas por la Defensoría del Pueblo
La Defensoría del Pueblo, a través de la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado, previa consulta con la coordinación del Macroproceso de Atención, y con el apoyo de la Defensoría Regional o Seccional concernida, podrá convocar Misiones de Atención Humanitaria ante la solicitud directa de las comunidades afectadas (a través de sus delegados o por escrito). En estos casos, deberá precisar con ellas el objetivo de la misión, así como las entidades públicas y privadas, nacionales e internacionales, que deberán ser convocadas. Los aspectos operativos y logísticos deberán ser concertados con las entidades convocadas.
De igual manera, en casos relevantes de violación de derechos humanos o infracciones al Derecho Internacional Humanitario, conocidos por la Defensoría del Pueblo a través de quejas o informes de riesgo, o cuando sea necesario obtener mayor información acerca de alguna situación de especial interés por parte de la Entidad, la Defensoría Regional o Seccional podrá convocar Misiones de Atención Humanitaria, previa consulta con la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado. En eventos de trascendencia nacional, se consultará la convocatoria con la Coordinación del Macroproceso de Atención. Las entidades del Sistema Nacional de Atención al Desplazamiento Forzado que tengan responsabilidades directas en la atención de los casos en cuestión deberán siempre ser convocadas.
La coordinación en terreno de estas Misiones será responsabilidad de la Defensoría del Pueblo. Esta entidad velará por el cumplimiento de la agenda previamente definida y llevará la vocería oficial de la Misión. Asimismo, coordinará con las demás entidades la elaboración del Informe Final de la Misión y lo remitirá a las entidades competentes.
2. Misiones de Atención Humanitaria en las que participa la Defensoría del Pueblo
La Defensoría del Pueblo participará en Misiones de Atención Humanitaria, cuyos objetivos correspondan a los arriba señalados. En caso de recibir la solicitud de participación en Misiones de Atención Humanitaria de carácter distinto, se deberá consultar a la coordinación del Macroproceso de Atención, para que dicha solicitud sea evaluada en el Comité de Atención.
La participación de la Defensoría del Pueblo se realizará a través de las Defensorías Regionales y Seccionales. Sólo en casos excepcionales (de relevancia nacional e internacional) y sujeto a la disponibilidad presupuesta l, participarán también instancias del ámbito nacional de la Entidad.
Cada Misión deberá definir, de manera concertada entre los participantes de la misma, un coordinador en terreno, quien además hará las veces de vocero oficial de la Misión. El coordinador velará por el cumplimiento de la agenda previamente definida y coordinará la elaboración del Informe Final y su remisión a las entidades competentes. La Defensoría del Pueblo solicitará en todos los casos que se realice este procedimiento antes de que se inicie la Misión.
La participación de la Defensoría del Pueblo en Misiones convocadas por otras entidades se hará siempre dentro del marco de sus competencias, como entidad de control y seguimiento, encargada de la protección de los derechos de la población desplazada o en riesgo de serlo. Las demás entidades que participen en dichas Misiones deberán ser informadas claramente, previo el inicio de la Misión, del carácter de la participación de la Defensoría del Pueblo. En este sentido, salvo en los casos en los que la Entidad convoca, la Defensoría del Pueblo no coordinará las Misiones de Atención Humanitaria.
Sin detrimento de la participación en la elaboración interinstitucional del Informe Final de la Misión, el funcionario o funcionaria que por parte de la Defensoría del Pueblo participe en ella deberá elaborar su propio informe, en el que se consignen los resultados de la Misión y los compromisos adquiridos por la Defensoría del Pueblo y las demás entidades participantes, y remitirlo a la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado.
En todos los casos, las Regionales y Seccionales deberán realizar el estricto seguimiento a los compromisos adquiridos por las entidades que participaron en la Misión.
e) Acompañamiento permanente a través de defensores comunitarios
La Defensoría del Pueblo hará presencia permanente en zonas fuertemente afectadas por el conflicto armado interno, con el fin de promover y fortalecer la acción estatal para la prevención del desplazamiento y la protección de los derechos de la población civil en zonas de alto riesgo.
Este acompañamiento permanente busca, entre otras, generar una mayor acción de la Cooperación Internacional, que contribuya a la prevención de violaciones de derechos humanos y a la protección de los derechos de la población civil, así como empoderar a las comunidades locales, para que fortalezcan el ejercicio de sus derechos fundamentales.
Los objetivos específicos de la estrategia de acompañamiento permanente son los siguientes:
- Fortalecer la acción de la Defensoría del Pueblo (atención, seguimiento y control, mediación, coordinación) en las zonas de alto riesgo de desplazamiento seleccionadas.
- Generar y fortalecer un proceso permanente de comunicación e información que contribuya a la visibilización de la problemática de las zonas de intervención, y a la sensibilización de autoridades locales y regionales y de la opinión pública nacional e internacional frente a la misma.
La estrategia de acompañamiento será coordinada por la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado de la Defensoría del Pueblo, con la supervisión general de la coordinación del Macroproceso de Atención y del Comité de Atención Especializada, y se ejecuta a través de las Defensorías Regionales y Seccionales y de los defensores comunitarios.
Los defensores comunitarios cumplirán las siguientes funciones:
- Caracterizar y analizar la dinámica del conflicto armado y del desplazamiento forzado, y del impacto de estos en las comunidades seleccionadas, así como los mecanismos sociales y culturales para afrontarlos, como aporte al diseño y desarrollo de estrategias de prevención y atención integral al desplazamiento forzado.
- Capacitar a las autoridades y a las comunidades de las zonas seleccionadas acerca de los derechos de la población en situación de desplazamiento o en riesgo de serlo, y de los mecanismos y procedimientos para la realización de los mismos.
- Realizar de manera permanente un acompañamiento a las comunidades de las zonas asignadas.
- Adelantar un proceso de formación y capacitación a la población de la zona asignada en temas de derechos humanos en general, derechos de la población en situación de desplazamiento forzado y Derecho Internacional Humanitario.
- Desarrollar y fortalecer la acción defensorial (atención, mediación, seguimiento y control) en la zona asignada, atendiendo las quejas de la población y requiriendo de las entidades del Sistema Nacional de Atención Integral a la Población Desplazada, SNAIPDV- el cumplimiento de sus responsabilidades y competencias, de conformidad con los criterios y procedimientos señalados en los Títulos Primero y Segundo de este Instructivo.
- Participar periódicamente en el Comité Municipal de Atención a la Población Desplazada para el seguimiento de los planes de acción concertados con las comunidades.
- Suministrar al Sistema de Alertas Tempranas, en forma inmediata y oportuna, información relacionada con la situación de riesgo y vulnerabilidad de la población de la región.
- Servir de mediadores en las diferencias que surjan en las comunidades y entre estas y otros grupos poblacionales de la región, en un ejercicio permanente de fortalecimiento de las organizaciones comunitarias y de resolución pacífica de conflictos.
Estas funciones se realizarán en coordinación con la Defensoría Regional o Seccional correspondiente, para lo cual se requiere de visitas mensuales de los defensores regionales y seccionales a los defensores comunitarios en sus zonas de intervención, y de reuniones bimensuales de los defensores comunitarios con las Defensorías Regionales y Seccionales en sus sedes.
1. Criterios para el desempeño de las funciones de los defensores comunitarios
- Todas las actividades que el defensor comunitario desarrolle deberán ser consultadas y concertadas previamente con las comunidades beneficiarias (especialmente con los Consejos Comunitarios y Cabildos Indígenas), con la Defensoría Regional o Seccional correspondiente y con la Coordinación de la Atención al Desplazamiento de la Defensoría del Pueblo y deberán ser consignadas en un plan de trabajo. El plan de trabajo se discutirá en el Comité de Atención Especializada para su aprobación definitiva.
- El defensor comunitario deberá coordinar con las autoridades locales reuniones periódicas, con el fin de hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por estas con las comunidades y formular las recomendaciones pertinentes.
- De igual manera, el defensor comunitario deberá mantener comunicación permanente con las organizaciones no gubernamentales y las instancias de la Iglesia que desarrollan trabajo en la zona asignada, con el fin de coordinar las acciones a realizarse en terreno.
- El defensor comunitario no está facultado para propiciar encuentros con los grupos armados al margen de la ley. En caso de retención ilegal o incursión armada, el defensor comunitario deberá dar aviso inmediato a la Coordinación de Atención al Desplazamiento y a la Defensoría Regional o Seccional correspondiente. La Coordinación de Atención al Desplazamiento comunicará esta situación inmediatamente al coordinador del Macroproceso de Atención, quien convocará al Comité Humanitario, en caso de ser necesario.
- La relación con la Fuerza Pública en la región asignada es responsabilidad de la Defensoría Regional o Seccional correspondiente y, en su defecto, de la Coordinación de Atención al Desplazamiento. Eventualmente, el defensor comunitario podrá acudir a reuniones locales con la Fuerza Pública, en calidad de invitado y siempre acompañado de un funcionario de la Defensoría Regional o Seccional concernida.
- En el caso de retenes oficiales, el defensor comunitario deberá presentar el documento que acredita su labor humanitaria y explicarla, si es del caso, a las unidades militares y de policía.
- El defensor comunitario deberá evitar todo comportamiento que pueda cuestionar su condición de funcionario de la Defensoría del Pueblo frente a otras entidades estatales, organizaciones no gubernamentales y comunidades. Deberá mantener, en todo momento, un comportamiento social ejemplar. De igual manera, deberá abstenerse de emitir sus posiciones, opiniones y juicios políticos personales.
2. Procedimientos en la intervención de los defensores comunitarios
- Atención y Trámite de Quejas
El defensor comunitario recibirá las quejas provenientes de las comunidades de la región asignada. Aquellas que puedan ser tramitadas en el ámbito local (con las administraciones municipales y entidades con presencia local) deberán ser tramitadas por el defensor comunitario de manera inmediata. En estos casos, el peticionario deberá ser informado oportunamente de la gestión realizada y la respuesta recibida, según los criterios y procedimientos descritos en los Títulos I y II de este Instructivo. Las quejas que no puedan ser tramitadas in situ, serán remitidas, lo más pronto posible, a la Defensoría Regional o Seccional, para que esta surta el trámite correspondiente.
- Informaciones sobre posibles violaciones masivas de derechos humanos
Al tener conocimiento de una situación que pueda poner en riesgo la seguridad y protección de las comunidades de la región asignada, el defensor comunitario deberá dar aviso inmediato al defensor regional o seccional respectivo, quien a su vez informará al analista regional del SAT correspondiente. En caso de dificultades de comunicación, el defensor comunitario informará a la Coordinación de Atención al Desplazamiento, quien transmitirá inmediatamente la información al SAT.
En los informes mensuales de los defensores comunitarios deberá presentarse el inventario de las quejas recibidas y tramitadas ante las diferentes instancias, y de la información de riesgos suministrada, sin perjuicio del trámite que deben adelantar, de conformidad con lo dispuesto en los Títulos I y II de este Instructivo.
f) Asesoría por parte de la Coordinación de la Atención la Desplazamiento Forzado de la Defensoría del Pueblo
La Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado prestará asesoría en diversos temas relacionados con la ate nción al desplazamiento forzado por la violencia, a las distintas dependencias de la Defensoría del Pueblo, tanto en el ámbito nacional como en el regional.
El objetivo de esta asesoría es brindar a las Direcciones Nacionales, a las Defensorías Delegadas y a las Defensorías Regionales y Seccionales elementos suficientes para el desarrollo de sus funciones en materia de atención al desplazamiento forzado. Mediante este instrumento se hará especial énfasis en las siguientes acciones:
- Monitoreo y análisis del proceso de toma de declaración a la población desplazada, con el fin de presentar las recomendaciones y ajustes necesarios.
- Diagnósticos regionales sobre la dinámica del desplazamiento en el departamento o región. Con base en la información suministrada por las Defensorías Regionales y Seccionales, se elaborarán informes regionales sobre la situación del desplazamiento forzado para conocimiento y fines de las diferentes dependencias de la Entidad.
- Apoyo técnico a estudiantes universitarios (judicantes o practicantes) en las Defensorías Regionales y Seccionales. La Coordinación de la Atención al Desplazamiento llevará a cabo la capacitación que requieran los estudiantes en este tema y hará un seguimiento detallado y coordinado con las Defensorías Regionales y Seccionales al desempeño de sus funciones.
- Seguimiento a casos de desplazamiento masivo. Este seguimiento se realizará conjuntamente con las Defensorías Regionales y Seccionales. A partir de la información recogida, y según la magnitud e importancia del caso, en coordinación con los Macroprocesos de Investigación y de Magistratura Moral se elaborarán resoluciones defensoriales, cuyo objetivo será la documentación de estos casos y la formulación de recomendaciones puntuales a las autoridades concernidas. Asimismo, la Oficina de Coordinación de Atención al Desplazamiento Forzado y la Defensoría Regional o Seccional competente harán el seguimiento al cumplimiento de los informes y las resoluciones defensoriales que se expidan, con el apoyo de la Dirección Nacional de Atención y Trámite de Quejas, cuando sea necesario.
- Actualización de los diversos pronunciamientos de las Altas Cortes sobre la problemática del desplazamiento forzado. Periódicamente, la Oficina de Coordinación de Atención al Desplazamiento Forzado remitirá a las Defensorías Regionales y Seccionales, y a las demás dependencias del nivel central concernidas, esta actualización y las directrices sobre la aplicación práctica de dichos pronunciamientos. De igual manera, las Defensorías Regionales y Seccionales deberán enviar a esa Coordinación la jurisprudencia regional que por su contenido y alcance deba ser conocida por el nivel central.
Por otro lado, la Coordinación de la Atención al Desplazamiento Forzado, como parte de la asesoría que debe brindar a las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo, elaborará conceptos técnicos dirigidos a las dependencias competentes, sobre los siguientes aspectos:
- Proyectos de ley que cursan en el Congreso de la República y que inciden en la atención de la problemática del desplazamiento forzado.
- Proyectos de decretos, resoluciones, circulares y directivas elaborados por instituciones que hacen parte del Sistema Nacional de Atención Integral a la Población Desplazada y que incidan en la atención sectorizada (salud, educación, vivienda, tierras, etc.) a la población desplazada por la violencia.
- Casos concretos y especiales en los que se conculcan derechos fundamentales o derechos prestacionales de un grupo de personas con ocasión del desplaza miento forzado.
5.3. ESQUEMA DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA PARA LOS GRUPOS ETNICOS.
La atención especializada a los grupos étnicos se define como el conjunto de actividades defensoriales dirigidas a hacer seguimiento a la situación de derechos humanos de estos grupos. Lo anterior con el fin de impulsar la acción estatal orientada a hacer efectivos los derechos humanos y las garantías fundamentales de los indígenas, afrocolombianos, raizales y rom, y de potenciarlos como titulares activos de los mismos.
La atención especializada es responsabilidad de la Defensoría Delegada para los Indígenas y Grupos Étnicos y se ejecutará por las Defensorías del Pueblo Regionales y Seccionales, bajo la coordinación del Macroproceso de Atención y del Comité de Atención Especializada.
La atención que brinda la Defensoría del Pueblo debe tener en cuenta las especificidades culturales y lingüísticas, los usos y costumbres de cada grupo étnico y la legislación especial que reconoce y contempla los derechos humanos, colectivos e integrales de los grupos étnicos, y se desarrollará a través de las siguientes líneas de acción:
a) La mediación en los conflictos;
b) El seguimiento de los acuerdos celebrados entre los grupos étnicos y el Estado;
c) La presencia en regiones con situaciones críticas en derechos humanos;
d) La participación en reuniones interinstitucionales;
e) La asesoría por parte de la Defensoría Delegada para los Indígenas y los grupos Étnicos.
a) La Mediación en los conflictos
Además de lo prescrito en el capítulo 4.1.1. literal a) de este Instructivo, la mediación en relación con los grupos étnicos debe ser considerada como un mecanismo mediante el cual dos partes en un conflicto aceptan de manera voluntaria la participación de un tercero neutral que las acerque y facilite la identificación del problema que origina el conflicto y la exploración de soluciones factibles para ellas, en un ambiente de respeto mutuo y confianza.
Por su propia naturaleza, la mediación no está sometida a regulaciones específicas sino que responde a un procedimiento flexible, cuyo desarrollo está soportado esencialmente en la responsabilidad, la buena fe, la confianza, la voluntad y la creatividad de las partes. El mediador es un facilitador, no una parte decisoria.
En relación con los indígenas y los grupos étnicos, los conflictos pueden presentarse entre grupos étnicos, entre grupos étnicos y el Estado o entre las etnias y otros actores. Los conflictos pueden ser internos, esto es, entre miembros de una misma etnia, e interétnicos, esto es, entre comunidades de diferentes etnias o con otros sectores, campesinos o colonos.
La mediación defensorial estará orientada por los siguientes criterios:
- El mediador actuará con objetividad, transparencia e imparcialidad.
- El mediador deberá tener pleno conocimiento de la problemática. En este sentido, debe ilustrarse de manera suficiente y oportuna sobre los antecedentes, características y contexto en el que se expresa el conflicto a intervenir.
- La mediación se hará teniendo en cuenta la prevalencia de los derechos humanos y colectivos e integrales de los grupos étnicos, así como la diversidad, identidad cultural, usos y costumbres de estos grupos.
- Teniendo en cuenta la diversidad lingüística de los pueblos indígenas, se tomarán las medidas que sean necesarias para garantizar que las partes y el mediador comprendan todo lo que se discuta durante el proceso de mediación.
- Los resultados de la labor de mediación y de los acuerdos entre las partes deben socializarse con las comunidades involucradas, a fin de dejar constancia histórica de lo acordado y de la forma como se logró la resolución del conflicto. Esta fase deberá respetar lo concertado entre las partes.
b) El seguimiento a los Acuerdos suscritos entre el Estado y los Grupos Etnicos
La Defensoría Delegada para los Indígenas y las Minorías Étnicas hará seguimiento a estos acuerdos, cuando de su cumplimiento se derive la garantía y el ejercicio de los derechos humanos, colectivos e integrales de los grupos étnicos.
El seguimiento a los acuerdos debe hacerse de manera sistemática y con plena observancia de los tiempos en que deban cumplirse. En desarrollo de esta labor, la Defensoría del Pueblo hará los requerimientos, las observaciones y las recomendaciones que sean necesarias, a las partes que los suscriben.
En todos los casos en que la Defensoría aparezca como garante o veedora del cumplimiento de acuerdos, se deberá hacer el seguimiento respectivo.
Cuando del cumplimiento de las Resoluciones Defensoriales se deriven acuerdos entre grupos étnicos y entidades del Estado, la Defensoría Delegada para los Indígenas y las Minorías Étnicas hará el seguimiento correspondiente.
c) La presencia en regiones con situaciones críticas en derechos humanos
Se considera zona crítica, aquella donde se presenta una alta vulnerabilidad de los derechos humanos de los grupos étnicos o una grave crisis humanitaria que los afecta directamente, bien sea como consecuencia del conflicto armado interno, o de desastres naturales, crisis de inseguridad alimentaria, factores socioeconómicos, o de conflictos internos.
La Defensoría del Pueblo, a través de la Defensoría Delegada para los Indígenas y los Grupos Étnicos y las Defensorías Regionales y Seccionales, realizará visitas periódicas de acompañamiento a los grupos étnicos que habitan estas zonas. La presencia de la Defensoría puede ser de carácter preventivo, o para atender una crisis humanitaria o situaciones que generan graves violaciones a los derechos humanos o colectivos de los grupos étnicos, que no puedan ser resueltas directamente desde las oficinas regionales o seccionales de la Defensoría.
Las visitas se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:
- Las visitas deberán planearse con la debida antelación, en coordinación con las Defensorías Regionales y Seccionales. La preparación debe contemplar el plan de objetivos, la agenda de trabajo y la programación de actividades concretas de atención, orientación a los pueblos indígenas e investigación.
- Las visitas tendrán una duración mínima de 5 días, para efectos de optimizar los recursos institucionales. Antes de realizarlas, es necesario conocer la problemática que se va a atender, con el fin de lograr un mayor impacto en la gestión defensorial.
- La presencia en dichas zonas debe hacerse respetando la autonomía y el derecho a la participación democrática de los grupos étnicos. Esto significa que se debe garantizar la intervención integral y representativa de las autoridades indígenas, l os representantes de los consejos comunitarios, los líderes de las comunidades y los representantes de base de las mismas. La Defensoría buscará reunirse con estos sectores.
- En el desarrollo de las visitas, se debe buscar el apoyo y la participación de las autoridades locales y regionales en las actividades y los compromisos establecidos para la solución de las problemáticas de derechos humanos de los grupos étnicos.
- Así mismo, es importante hacer partícipes a los organismos internacionales de derechos humanos, en los asuntos relacionados con su mandato.
- El acompañamiento que se haga a los grupos étnicos que habitan en zonas críticas del país debe realizarse en forma periódica, a fin de hacer seguimiento y monitoreo a los compromisos asumidos por las entidades del Estado, y a la evolución de su problemática. Esta tarea se desarrollará por parte de la Defensoría Delegada para los Indígenas y los Grupos Étnicos, con el apoyo de las Defensorías Regionales y Seccionales de la Defensoría.
- De cada visita se entregará un informe, a más tardar dentro de los ocho días siguientes a la realización de la misión, el cual debe contener una evaluación de la situación encontrada, un registro de las acciones adelantadas y las observaciones y recomendaciones pertinentes.
- En cada zona visitada se desarrollará y fortalecerá la acción defensorial (atención, mediación, seguimiento y control). Se atenderán las quejas de la población, de conformidad con los criterios y procedimientos señalados en los Títulos Primero y Segundo de este Instructivo. El profesional de la Defensoría recibirá las quejas provenientes de las comunidades de la región visitada. Aquellas que puedan ser tramitadas en el ámbito local (con las administraciones municipales y entidades con presencia local) deberán ser tramitadas de manera inmediata. El peticionario será informado oportunamente de la gestión realizada y la respuesta recibida, según los criterios y procedimientos descritos en los Títulos I y II de este Instructivo. Las quejas que no puedan ser tramitadas in situ serán remitidas, lo más pronto posible, a la Defensoría Regional o Seccional, para que ésta surta el trámite correspondiente.
- Suministrar al Sistema de Alertas Tempranas, en forma inmediata y oportuna, información relacionada con la situación de riesgo y vulnerabilidad de la población de la región visitada.
- Servir de mediadores en las diferencias que puedan presentarse entre los pueblos indígenas visitados, y entre éstos y otros grupos poblacionales de la región, en un ejercicio permanente de fortalecimiento de las organizaciones comunitarias y de resolución pacífica de conflictos.
d) La participación en reuniones interinstitucionales
La Defensoría Delegada para Indígenas y Minorías Étnicas convocará a reuniones interinstitucionales y participará en reuniones convocadas por otras instituciones, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
1. Reuniones convocadas por la Defensoría Delegada para los Indígenas y las Minorías Étnicas
De oficio o a solicitud de parte, la Defensoría convocará a otras entidades cuando sea necesario para buscar alternativas de solución a situaciones relacionadas con amenaza o vulneración de los derechos humanos de los grupos étnicos, en los casos en los que la gestión adelantada por la D efensoría del Pueblo no haya sido suficiente.
Antes de convocar a una reunión interinstitucional, se debe analizar y evaluar los antecedentes, la magnitud de la problemática y la gravedad del asunto. Realizada esta valoración, se procederá a convocar a las entidades competentes para asumir la problemática y a las organizaciones de grupos étnicos que tengan relación con los aspectos a tratar. Deberá adjuntarse siempre la agenda de trabajo.
Luego de estas reuniones se llevará un registro de la asistencia, se elaborará la ayuda de memoria y se hará el seguimiento a los compromisos establecidos, según lo dispuesto en el literal b) de este acápite.
2. Reuniones convocadas por otras Instituciones
La Defensoría del Pueblo asistirá y participará en las reuniones convocadas por otras instituciones o por organizaciones de grupos étnicos, en las siguientes circunstancias:
- Cuando se busque diseñar estrategias o políticas de Estado dirigidas a solucionar una problemática relacionada con los derechos humanos de los grupos étnicos.
- Cuando la Defensoría aparezca como garante o veedora del cumplimiento de acuerdos suscritos entre el Estado y las comunidades de los grupos étnicos; en los eventos de acuerdos inter e intraétnicos, y cuando, por mandato legal, se requiera la participación Institucional.
Para la participación en las citadas reuniones se aplicarán los siguientes criterios:
- Debe prepararse con antelación un documento que contenga la posición de la Defensoría.
- De toda reunión a la que asista la Defensoría deberá surgir una memoria institucional o informe escrito.
- Si de las reuniones se derivan acciones y compromisos de las entidades participantes, la Defensoría hará el seguimiento respectivo.
e) La Asesoría por parte de la Defensoría Delegada para los Indígenas y Grupos Étnicos
La Defensoría Delegada para los Indígenas y los Grupos Étnicos brindará asesoría a los diferentes grupos étnicos y organizaciones y a las entidades estatales u otras instancias, cuando lo soliciten.
Asimismo, la Defensoría Delegada para los Indígenas y los Grupos Étnicos prestará apoyo a las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo, en los asuntos de su competencia.
El objetivo de esta asesoría es brindar a las Direcciones Nacionales, a las Defensorías Delegadas y a las Defensorías Regionales y Seccionales elementos suficientes para el desarrollo de sus funciones en materia de atención a los indígenas y los grupos étnicos. Mediante este instrumento se hará especial énfasis en la actualización de los pronunciamientos de las Altas Cortes sobre la problemática de los indígenas y los grupos étnicos. Para ello, periódicamente, la Defensoría Delegada para los Indígenas y los Grupos Étnicos remitirá a las Defensorías Regionales y Seccionales, y a las demás dependencias del nivel central concernidas esta actualización y las directrices sobre la aplicación práctica de dichos pronunciamientos.
Por otro lado, la Defensoría Delegada para los Indígenas y los Grupos Étnicos, como parte de la asesoría que debe brindar a las diferentes dependencias de la Defensoría del Pueblo, elaborará conceptos técnicos dirigidos a las dependencias competentes.
(C.F.)
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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