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RESOLUCION 1513 DE 2017
(septiembre 4)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Por la cual se adopta el Manual de funcionamiento de Bibliotecas y se incluye en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA
LA DIRECTORA GENERAL
En uso de las facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y en el artículo 4o del Decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 87 de 1993 en su artículo 4o. Elementos para el Sistema de Control Interno, establece: Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno: a. Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios; b. Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; c. Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; d. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; e. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; f. Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; g. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno; h. Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control; j. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; k. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad; I. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Que el artículo 3o de la Ley 119 del 9 de febrero de 1994 “Por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, deroga el decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones” señala: "OBJETIVOS: 3. Apropiar métodos, medios y estrategias dirigidas a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional integral. (...) 4. Participar en actividades de investigación y desarrollo tecnológico, ocupacional y social, que contribuyan a la actualización y mejoramiento de la formación profesional integral. (...) 6. Actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda de formación profesional integral. ”
Que el artículo 78 de la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 establece que "(..) El director, gerente o presidente será el representante legal de la correspondiente entidad, celebrará en su nombre los actos y contratos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y funciones, tendrá su representación judicial y extrajudicial y podrá nombrar los apoderados especiales que demande la mejor defensa de los intereses de la entidad.// A más de las que le señalen las leyes y reglamentos correspondientes, los representantes legales de los establecimientos públicos cumplirán todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y funcionamiento, con el ejercicio de la autonomía administrativa y la representación legal, que no se hallen expresamente atribuidas a otra unidad. ”
Que el artículo 4o del Decreto 249 de 2004, señala como funciones del Director General, “4. Dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y técnicas de los proyectos operativos, dictar los actos administrativos (...)"
Que mediante Resolución No. 293 de 2008, se adoptó el manual para el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del SENA y en el artículo 3o se dispuso que el manual para el funcionamiento de las Bibliotecas será revisado semestralmente por la Dirección de Formación Profesional con el acompañamiento del equipo de Gestión del Sistema de Bibliotecas del SENA (SBS) y como resultado de la revisión que realice podrá actualizarlo mediante instructivos sobre aspectos operativos.
Que el artículo 22 Resolución No. 335 de 2012 crea las primeras Redes de Conocimiento Institucional SENA, entre ellas “8. Red institucional del Sistema de Bibliotecas.”
Que a través del Acuerdo 007 de 2016 se aprueban las políticas y objetivos de los Subsistemas de Gestión que conforman el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol (SIGA) y la promesa de valor que los integra y articula.
Que el artículo 4o del Acuerdo 02 de 2016 establece que la Escuela Nacional de Instructores- Rodolfo Martínez Tono- liderará el desarrollo de estrategias del Sistema de Bibliotecas.
Que mediante la Resolución 196 de 2017 se reglamenta el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol SIGA en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y se dictan otras disposiciones.
Que el Sistema de Bibliotecas del SENA está conformado por la biblioteca digital y las bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación, las cuales son de carácter: Académico por su función de apoyo a la formación y la investigación. Público porque la comunidad en general tiene acceso libre a servicios de consulta en sala de recursos de información bibliográficos, acceso a las tecnologías de la información, Acceso al sitio Web, http://biblioteca.sena.edu.co donde pueden consultar el Repositorio Institucional y el Portal de Revistas, participación en los programas culturales desarrollados por las bibliotecas. Especializado por las colecciones especializadas que apoyan a los diferentes programas de formación.
Que el Plan Estratégico 2015-2018, propone a nivel interno, entre otras metas, "Alcanzar unidad conceptual y metodológica institucional”, así como consolidar y fortalecer el sistema de gestión que garantice la excelencia en el cumplimiento de la misión y los servicios de alta calidad de la Entidad, por lo que se hace necesario adoptar un nuevo manual de funcionamiento de Bibliotecas acorde con la metodología actual de la entidad.
Que en virtud de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, se publicó en la página web del SENA, el texto de la presente resolución durante cinco días hábiles, desde el 30 de junio de 2017 al 7 de julio de 2017, termino durante el cual no se recibió observación alguna.
. RESUELVE
ARTÍCULO 1o. Expedir y adoptar el Manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del Servicio Nacional:de Aprendizaje - SENA, cuyo texto en el documento anexo forma parte integral de la presenté resolución.
El manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA se incluirá en el Sistema Integrado de Gestión y autocontrol - SIGA y su publicación cumplirá con lo establecido en el procedimiento de elaboración y control de documentos respectivo.
ARTÍCULO 2o. El Manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del SENA será actualizado por la Dirección de Formación profesional conforme a lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión y autocontrol - SIGA en procura del mejoramiento continuo en la prestación del servicio de información a los usuarios.
ARTÍCULO 3o. Comunicar el contenido de la presente resolución a la Secretaria General, Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores de Grupo.
ARTÍCULO 4o. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 00293 de 2008 y las demás disposiciones que le sean contrarias. Para los efectos del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011 publíquese en la página web del SENA.
PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá a los 4 de Septiembre de 2017
MARÍA ANDREA NIETO ROMERO
MEMORIA JUSTIFICATIVA - EXPEDICIÓN NORMATIVA
(RESOLUCIÓN NÚMERO XX DE 2017)
Dependencia Responsable: DIRECCION DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Fecha: Septiembre de 2017
| Proyecto de Resolución | Por la cual se adopta el Manual de funcionamiento de Bibliotecas y se incluye en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA |
| Análisis de normas que otorgan competencia para la expedición del acto: | Artículo 78 de la Ley 489 de 1998 Artículo 4o del Decreto 249 de 2004 |
| Vigencia de la norma desarrollada: | Indefinida |
I. ANTECEDENTES, OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA
El SENA como la primera institución de formación para el trabajo en Colombia, desde sus inicios conformó bibliotecas en las ciudades capitales para apoyar el desarrollo de los programas de formación en los Centros. Muchas de ellas integradas por colecciones editadas por la Institución, las cuales se fueron enriqueciendo con la adquisición de recursos bibliográficos especializados de acuerdo con las áreas de formación.
El paradigma de las tecnologías de la información y la comunicación, planteó un nuevo reto para la Entidad, por lo cual la Dirección de Formación Profesional desde finales de 2003 se propuso modernizar las bibliotecas e implementar la biblioteca digital. Fue así, como en el marco del proyecto Comunidad Educativa Virtual se realizó la adquisición del Sistema Integrado de Información Bibliográfica Aleph500, concebido para automatizar los procesos relacionados con el desarrollo de las colecciones y los servicios de las bibliotecas. Simultáneamente, se dio inicio a la suscripción y compra de recursos digitales de información como bases de datos bibliográficas, portales web y colecciones digitales. A la postre, se incluyeron nuevas herramientas, como el Integrador de Recursos de Información del SENA (IRIS) y el Centro de Reportes estadísticos del software bibliográfico, para la obtención de reportes de la gestión de las bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación.
Como parte del desarrollo de la biblioteca digital y para posibilitar la visualización del know-how institucional, se parametrizó el software DSpace y la licencia Open Journal System, esta última para la gestión de las revistas del SENA.
El año 2008 marca un momento importante en la historia de las bibliotecas de la Entidad, porque como resultado del trabajo en el que participaron Bibliotecólogos de las diferentes Regionales y de la Dirección de Formación Profesional, se expidió la Resolución No. 00293 de 2008, la cual adoptó el Manual para el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas SENA de carácter nacional, utilizando y facilitando las tecnologías de la información y la comunicación a través de redes nacionales e internacionales de información al servicio de la comunidad educativa SENA.
Es por ello que el sistema de Bibliotecas del SENA es un conjunto se servicios y recursos especializados de atención a usuarios que utilizan diversas tecnologías y estándares de calidad en la captación, organización y difusión de información basados en los conocimientos de sus profesionales como apoyo al logo de los objetivos y metas de la organización a través de la creación permanente de espacios de comunicación y aprendizaje y de su entorno.
El Sistema de Bibliotecas del SENA está conformado por la biblioteca digital y las bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación, las cuales son de carácter:
Académico por su función de apoyo a la formación y la investigación.
Público porque la comunidad en general tiene acceso libre a servicios, como:
Consulta en sala de recursos de información bibliográficos
Acceso a las tecnologías de la información
Acceso al sitio Web, http://biblioteca.sena.edu.co donde pueden consultar el Repositorio Institucional y el Portal de Revistas
Participación en los programas culturales desarrollados por las bibliotecas
Especializado por las colecciones especializadas que apoyan a los diferentes programas de formación.
En la actualidad, el SENA tiene retos y compromisos institucionales para aportar a la productividad de las personas, de las empresas y a la consolidación de proyectos productivos incluyentes. El Plan Estratégico 2015-2018, propone a nivel interno, entre otras metas, "Alcanzar unidad conceptual y metodológica institucional", así como consolidar y fortalecer el sistema de gestión que garantice la excelencia en el cumplimiento de la misión y los servicios de alta calidad de la Entidad. De igual forma se articula con la consecución, ampliación y renovación del Registro Calificado para los programas de tecnólogos y especializaciones tecnológicas.
Consecuentemente, la Dirección de Formación Profesional se ha propuesto como una de sus metas, mediante el Sistema de Bibliotecas SENA en adelante SBS, ofrecer servicios y recursos de información físicos y digitales que apoyen el desarrollo de la formación, la creación de una cultura de la Información, la implementación de espacios dinámicos e interactivos y la preservación y divulgación de la memoria institucional.
En este sentido, en el 2016 mediante Acuerdo 02, la Escuela Nacional de Instructores "Rodolfo Martínez Tono”, incluye el Sistema de Bibliotecas SENA, SBS, como eje transversal y se propone continuar con el desarrollo de estrategias, para que el Sistema de Bibliotecas SENA, SBS formulé y gestioné los planes, programas y proyectos de la modernización y fortalecimiento de las Bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación, así como el desarrollo de la biblioteca digital.
De igual manera, el "Manual para el funcionamiento del Sistema de bibliotecas”, corresponde a la más reciente actualización, bajo los estándares del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol del SENA (SIGA). Por lo tanto, su actualización será periódica de acuerdo a los tiempos establecidos en el Sistema. Con este Manual se busca establecer y normalizar las actividades propias de la gestión de las Bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación Profesional y la biblioteca digital como apoyo transversal a la formación profesional integral.
Además, el Sistema de Bibliotecas SENA tiene cobertura nacional e internacional y ofrece acceso a la información por medios físicos y digitales que responden a la demanda de información de los programas de Formación Profesional, Emprendimiento y Empresarismo, en cumplimiento de la misión institucional. La comunidad educativa SENA dispone de la Biblioteca digital SENA la cual se puede acceder desde http://biblioteca.sena.edu.co así como de las bibliotecas y centros de documentación físicos ubicados en los Centros de Formación del SENA.
II. AMBITO DE APLICACION Y SUJETO A QUIEN VA DIRIGIDO
El proyecto de resolución va dirigido a Subdirectores de Centro, Coordinadores Académicos, Coordinador Misional en los Centros de Formación Profesional y en las Regionales, quienes son los responsables del fortalecimiento y gestión de las bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación. Dirigido también a los bibliotecarios y/o bibliotecólogos quienes son los encargados de realizar las actividades propias del funcionamiento y estandarización de las bibliotecas. Igualmente, a quienes administran la biblioteca digital desde la Dirección de Formación Profesional en la Dirección General del SENA.
III. VIABILIDAD JURIDICA
Normas que otorgan la competencia para la expedición de la Resolución:
El artículo 78 de la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998 establece que "(...) El director, gerente o presidente será el representante legal de la correspondiente entidad, celebrará en su nombre los actos y contratos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos v funciones, tendrá su representación judicial y extrajudicial y podrá nombrar los apoderados especiales que demande la mejor defensa de los intereses de la entidad.//A más de las que le señalen las leyes y reglamentos correspondientes, los representantes legales de los establecimientos públicos cumplirán todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y funcionamiento, con el ejercicio de la autonomía administrativa y la representación legal, que no se hallen expresamente atribuidas a otra unidad.” ( Negrilla y subrayo fuera de texto)
El artículo 4o del Decreto 249 de 2004, señala como funciones del Director General, “4. Dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y técnicas de los proyectos operativos, dictar los actos administrativos (...)
Además el artículo 3o de la Ley 119 del 9 de febrero de 1994 ''Por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, se deroga el decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones" señala como Objetivos del SENA. (...) 3. Apropiar métodos, medios y estrategias dirigidas a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional Integral. (...) 4. Participar en actividades de investigación y desarrollo tecnológico, ocupacional y social, que contribuyan a la actualización y mejoramiento de la formación profesional integral. (...) 6. Actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda de formación profesional integral. ”
Vigencia de la ley o norma reglamentada o desarrollada. El artículo 78 De la Ley 489 de 1998, el artículo 4o del Decreto 249 de 2004, el artículo 3o de la ley 119 de 1994, y la Resolución No. 293 de 2008, citados en la resolución no han sido modificadas, derogadas, ni declaradas inexequibles o anuladas en los apartes invocados, por lo cual están vigentes y surtiendo efectos jurídicos
Las disposiciones derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas con la expedición de la Resolución: Con la expedición de esta Resolución se derogará la Resolución No. 293 de 2008 "Por la cual se adopta el Manual para el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.”
Revisión y análisis de las decisiones judiciales de los órganos de cierre de cada jurisdicción que pudieran tener impacto o ser relevantes para la expedición de la Resolución: No se encontraron sentencias judiciales proferidas por los órganos jurisdiccionales con relación a las modificaciones internas de la entidad respecto al sistema de Bibliotecas.
Advertencia de cualquier otra circunstancia jurídica que pueda ser relevante para la expedición de la Resolución: El SENA no evidencia otra circunstancia jurídica relevante que advertir para la expedición de la Resolución.
IV. IMPACTO ECONÓMICO
La expedición de la Resolución no tendrá impacto económico
V. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Las modificaciones propuestas no tienen afectación presupuestal.
VI. IMPACTO MEDIOAMBIENTAL
La expedición e implementación de la Resolución no genera impacto ambiental ni sobre el patrimonio cultural de la Nación, porque su contenido actualiza el sistema de Bibliotecas del SENA, cuyo ejercicio no tiene impacto sobre el medio ambiente ni el patrimonio cultural de la nación.
VIL CONSULTAS
Consulta previa: No se requiere, porque no hay norma Constitucional, Legal ni reglamentaria que así lo ordene.
Publicidad: Para la publicación del presente acto administrativo se realizó consulta mediante correo electrónico biblioteca.sena@misena.edu.coel 14 de octubre de 2015 a profesionales en bibliotecología ubicados en los centros de formación de las diferentes regionales del país, donde se puso en común el proyecto del Manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas con el fin de revisar y realizar las recomendaciones que cumplan con los lineamientos y políticas para la gestión de las bibliotecas del SENA. La consulta fue atendida por los siguientes profesionales:
| Regional | Centro de Formación | Nombre profesional | Observaciones |
| Antioquia | Centro del Mobiliario | Betty Orejuela Carvajal | Mejorar redacción y aspectos de forma. |
| Antioquia | Completo Norte | Ana Judith Grajales Hernández | En consideración con lo presentado en el Manual de Funcionamiento del sistema de Biblioteca SENA, propongo lo siguiente: Se debe estructurar el Manual de tal forma que se evidencie desde la parte de planeación hasta la evaluación y retroalimentación de todos los procesos llevados a cabo en las Bibliotecas. |
| Adicional debe evidenciarse el flujograma para cada uno de los procesos y procedimientos. Los procedimientos de estos procesos se encuentran en construcción. Ajustes de forma y sugerencias de términos a utilizar. | |||
| Antioquia | Centro de la Innovación, la Agroindustria y el Turismo | Juan Ignacio González Gil | Tener en cuenta los siguientes aspectos: Estandarizar procesos Incluir el organigrama del SBS. Crear perfiles de Coordinador de Biblioteca, Auxiliares, anovos. |
| Distrito Capital | Centro de Talento Humano en Salud | Rosa Molano Delgado | Incluir definición de software de gestión de bibliotecas. In ealizar ajustes de forma y organización del manual |
Risaralda | Centro de Diseño e Innovación Tecnológica Industrial | Leandro Hincapié Marín | Es indispensable que se indique como se calcula el total de usuarios teniendo en cuenta la lista P-04 que se puede solicitar en Administración educativa u otro medio. Desarrollo de colecciones, numeral b: Políticas - Responsables; Es indispensable (casi urgente) capacitar de forma efectiva el uso de esta herramienta que, pensando que es “fácil" de manejar y obvio la subestimamos comprometiendo la calidad del catálogo ¿Es necesario utilizar este módulo para cuando lo que se va a ingresar no es más que 5 libros que llegaron por diferentes medios a la Biblioteca? ¿Cuándo es indispensable y en qué medida? 0 ¿Aplica para lodo el material que llega? Incluir en el marco normativo del presente manual, la resolución 2668/2014. Incluir el uso de tesauros de cada especialidad en el apartado de organización de las colecciones. |
Valle | Centro de la Construcción | Paola Andrea Pérez Guisao | Incluir la definición de Biblioteca académica. Recomendaciones de ajustes de forma. Incluir en el Manual que todas las colecciones de las bibliotecas SENA deben ser abiertas y de fácil acceso a los usuarios. |
Valle | Centro de Diseño Tecnológico Industrial | Vilma Eugenia Perea Ortiz | - Garantizar un mínimo de personal que vele por la prestación de los servicios y organización de las colecciones debe quedar contemplado en el manual o hace parte de otro documento. Recordemos que el SENA imparte formación en tres jornadas y la vinculación de 1 una persona no garantiza cobertura. Lo anterior sin tener en cuenta la tipología de biblioteca. No se evidencia procedimiento para el reclamo y recuperación de material vencido. En la página del SBS se describe el procedimiento para el usuario que retire materiales sin legalizar préstamo, pero nada con relación al reclamo fallido. Analizar en el ítem Gestión de biblioteca la posibilidad de ¡mplcmentar un modelo de presentación de informe para aulocvaluación, con el fin de establecer componentes específicos y unificados en el orden Nacional. Lo anterior, permite a los líderes de autoevaluación de cada centro tener claridad sobre los datos estadísticos que se pueden obtener y la manera correcta de evaluar y cuantificar los recursos bibliográficos físicos y digitales disponibles para cada programa de formación. Más aún, si se tiene en cuenta que ia información recopilada durante el proceso de autoevaluación es insumo para registro calificado y acreditación en alta calidad. Y el resultado del proceso de autoevaluación posibilita la formulación de los proyectos que se registran en el POA. |
| Vichada | Centro de Producción y Transformación Agroindustrial de la Orinoquía | Yvis Sahir Cisneros Rabelo | De acuerdo al correo enviado del borrador del manual de funcionamiento, para mi parecer está muy completo y especíl ico; salvo que algunas regionales como mi Regional Vichada el servicio de internet es muy lento. Para interactuar en la página de sistema de bibliotecas más específica en de la base de datos, ya que las veces que se ha intentado descargar libros virtuales para consulta de los aprendices me aparece en acceso restringido, y posiblemente el numeral 7.4 donde habla de los servicios y la formación de usuarios, será muy difícil mantener un número de usuarios constantes. En lo que |
| se respecta a lo demás me parece muy completo y adaptable a cualquier biblioteca Sena. | |||
Además, en virtud a lo establecido en el articulo 8o - numeral 8 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), el proyecto de resolución se publicó entre el 30 de junio al 7 de julio de 2017 y no se recibieron observaciones al documento definitivo.
VIII. ASPECTOS ADICIONALES IMPORTANTES
Además de las consideraciones y argumentos expresados anteriormente en este documento, el SENA no considera relevante o importante otro aspecto para que se profiera la Resolución.
IX. EXPLICACION DE LAS RAZONES PARA EXPEDIR NUEVO ACTO E IMPACTO QUE TENDRÁ EN LA SEGURIDAD JURÍDICA
Dentro del año inmediatamente anterior no se ha reglamentado la misma materia por lo que no tiene ningún impacto que pueda afectar la seguridad jurídica de la entidad.
X. MATRIZ CON EL RESUMEN DE LAS OBSERVACIONES Y COMENTARIOS DE LOS CIUDADANOS Y GRUPOS DE INTERÉS AL PROYECTO ESPECIFICO DE REGULACIÓN
No aplica.
XI. INFORME GLOBAL CON LA EVALUACION POR CATEGORIAS, DE LAS OBSERVACIONES Y COMENTARIOS DE LOS CIUDADANOS Y GRUPOS DE INTERÉS.
No aplica
EL PROYECTO CUMPLE CON LAS DIRECTRICES DE TECNICA NORMATIVA PREVISTAS EN EL DECRETO No. 1609 de 2015, Decreto 270 de 2017: SI X NO _
El presente documento se emite Bogotá D.C, el
JOSE DARIO CASTRO URIBE
Director de Formacion Profesional
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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