CIRCULAR 42 DE 2023

(febrero 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.,

La Dirección Administrativa y Financiera en cumplimiento de sus funciones, establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004; numeral 16, con el fin de ejercer el debido control de los bienes muebles de la Entidad, informa los lineamientos para la ejecución de la Toma Virtual de inventarios, toma física de bienes al servicio y Toma Física de bienes en almacén para la vigencia 2023.

De acuerdo con lo establecido en la resolución 1-02663 de 2022, "Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo en la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA, y se dictan otras disposiciones" y establece en el artículo quince las funciones del Grupo de Almacenes e Inventarios, entre las que se encuentran el numeral 4; Liderar, diseñar, planear, orientar, ejecutar y controlar las tomas físicas de inventarios que requiera la Entidad.

Teniendo en cuenta lo anterior, en cada vigencia se realizan actividades de control a los bienes muebles e inventarios de la entidad a través de la toma virtual de inventarios, toma física de bienes en servicio y toma física de bienes en almacén cuyo objetivo es verificar que los bienes que se encuentran registrados en el sistema de información sean acordes con las existencias físicas en cada una de las Regionales y Centros de Formación.

Adicionalmente, del resultado de las tomas de inventarios al servicio son Insumo para la generación de indicadores de Gerente Público, conforme a lo establecido en la resolución 1553 de 2013 "Por la cual se adopta el sistema de evaluación de Acuerdos de Gestión de Gerentes Públicos del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA" y considerando que en el SENA las metas institucionales son establecidas de forma anual, razón por la cual la evaluación de los indicadores con los que se realiza seguimiento a la gestión de los Gerentes Públicos, debe coincidir con los períodos de programación y evaluación, previstos en el ciclo de planeación de la entidad.

Es responsabilidad de los Ordenadores de Gasto (Directores Regionales, Subdirectores de Centro) y Coordinadores administrativos, velar para que se ejerza el control y seguimiento a los bienes muebles e inventarios de la entidad, así como el garantizar que en cada uno de sus Despachos Regionales y Centros de Formación la disposición de los recursos humanos, tecnológicos y financieros necesarios y suficientes, así como las comunicaciones y demás condiciones en general para el desarrollo y ejecución de las Tomas de Inventario.

Para esta vigencia, al interior de los Despachos Regionales y Centros de Formación se deben fortalecer las actividades inherentes a la Toma de Inventarios de la entidad, tales como la marcación de la totalidad de bienes de tipo devolutivo, las verificaciones y conteo de bienes que se encuentran en los almacenes y/o a cargo de los Cuentadantes; de acuerdo con las actividades programadas en las fechas establecidas, con los permisos necesarios, con los recursos humanos y tecnológicos para realizar la verificación de los bienes que se encuentran dentro de las instalaciones de cada centro de costo, sede o subsede. Lo anterior, para continuar fomentando e Impulsando el sentido de responsabilidad y pertenencia en lo concerniente a la cultura del cuidado de los bienes de propiedad y/o a cargo del SENA a nivel nacional.

A continuación se describen las fechas de ejecución de las actividades y demás aspectos a tener en cuenta:

1. CRONOGRAMA DE EJECUCION:

2. GENERALIDADES

Los aspectos básicos de la toma virtual de inventarios SENA se exponen en la Guía para la Administración y Control de Bienes (GIL-G-003) que se encuentra publicada en la página http://compromiso.sena.edu.co

Las tomas de inventarios a nivel nacional se podrán ejecutar a través de una herramienta automatizada que permite optimizar el registro de la información, tenerla en línea y en tiempo real, a través de una herramienta que permite la captura de las placas de los activos fijos de los bienes devolutivos por medio de lector de códigos (Terminales inalámbricos o USB y Cámara de los dispositivos móviles), seleccionado el estado físico y ubicación de estos y/o registrar la Información de las cantidades de bienes de Consumo en el mismo sistema. Esta información queda almacenada en la base de datos de la herramienta con disposición constante en los servidores SENA.

De Igual forma, El sistema permite verificación de forma Individual o por listado de bienes con opción de buscador. Cuando se termina la verificación total de los bienes el sistema de inventarios ISA le habilita automáticamente las opciones de finalizar el inventario y generar documento soporte de cumplimiento de la actividad.

La herramienta “Sistema de Inventarios ISA” está disponible en la Nube SENA http://nube.sena.edu.co/ v/o red pública https://chatbotisa.sena.edu.co/ v aplicación Móvil desde Android o IOS como ISA Asesor virtual SENA

Los lineamientos para la toma física al Servicio y toma física de almacén se informarán previo al inicio de cada toma en las fechas antes mencionadas.

3. TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS

La toma virtual de inventarios es el mecanismo por el cual los cuentadantes pueden validar y documentar que los bienes que se encuentran a su cargo registrados en el sistema de información están acordes con las existencias físicas.

A continuación Dirección Administrativa y Financiera con el apoyo del grupo de Almacenes e Inventarios señalan las directrices, parámetros y lineamientos generales realizar esta actividad.

Plazo de ejecución: 13 de Marzo al 30 de Abril de 2023.

El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General a través del Sistema de Administración y Control de Bienes SACB, genera el corte de información de cuentadantes con bienes a cargo el (12 de marzo de 2023), como referencia para desarrollar y documentar el ejercicio en la vigencia 2023.

El Grupo de Almacenes e Inventarios de la Dirección General, realiza el seguimiento al avance de estas actividades por parte de cada uno de los cuentadantes de los diferentes centros de costo a nivel nacional, es decir, la información reportada por cada cuentadante en el aplicativo Sistema de Inventarios ISA, es el insumo para la medición de los indicadores de seguimiento, los cuales son socializados de manera periódica a los Directores, Subdirectores, Coordinadores y responsables de almacén.

Aspectos para tener en cuenta:

Los servidores públicos o contratistas que se les haya asignado un bien para su uso, administración y custodia en el cumplimiento de sus funciones u obligaciones contractuales están en la obligación de rendir cuentas de este, y en todo caso responderán por la pérdida, daño o deterioro de bienes Institucionales o de terceros que administren, usen o custodien, según lo establecido en la Constitución, la ley y demás normas concordantes.

La cobertura y alcance de la Toma Virtual de Inventarios, se encuentra dirigida al 100% de los Cuentadantes que tienen bienes a cargo.

La Toma Virtual de Inventarios tiene como objetivo que cada cuentadante realice la revisión y verificación de los bienes a su cargo que se encuentran registrados en el Sistema de Administración y Control de Bienes. Los cuentadantes de manera Individual deben verificar y dar fe de los bienes que tienen bajo su responsabilidad y custodia en todo el país.

Si el cuentadante tiene más de 100 bienes a cargo, podrá realizar el cargue de la información según plantilla generada por el sistema de inventarios ISA.

Los bienes identificados como “no verificados” y demás novedades que durante la toma virtual sean reportados por los cuentadantes en el aplicativo, deben ser atendidos en el menor tiempo posible y gestionados por el responsable de almacén de la Regional o Centro de Formación; con el objetivo de tener información precisa para procesos posteriores.

4. INFORMACIÓN Y CANALES DE COMUNICACIÓN

En la carpeta Toma Física Nacional 2023, compartida a través del OneDrive, podrán ser consultados los Instructivos, documentos y bases de datos relacionados al proceso y que han sido referenciados a lo largo del presente documento.

Por otra parte, para establecer un medio de comunicación efectivo entre el Grupo de Almacenes e Inventarlos de la Dirección General, el responsable de almacén y demás actores del proceso; se pone a disposición el correo electrónico Chatbotlsa@sena.edu.co para la toma Virtual, a través del cual se Informan los pormenores del proceso, los estados de avance y se atienden las Inquietudes al respecto.

De Igual manera se harán jornadas de capacitación dirigidas a los responsables de almacén y cuentadantes en general para socializar la herramienta para la toma de Inventarlos y aspectos a tener en cuenta.

Firmado digitalmente

NYDIA JIMENA RODRÍGUEZ RODRÍGUEZ

Directora Administrativa y Financiera (E) Dirección General

ANEXO: INSTRUCTIVO TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS 2023.

Gestión de infraestructura y logística

Instructivo Toma Virtual de Inventarios

Febrero de 2023

Tabla de contenido

1. Introducción ................................................................................................................. 4

2. Objetivo ...........................................................................................................................4

3. Alcance ...........................................................................................................................4

4. Responsable ...............................................................................................................  4

5. Definiciones  ..................................................................................................................5

6. Marco normativo ...........................................................................................................6

7. Generalidades  ..............................................................................................................7

8. Generar Código para inicio de sesión  .................................................................10

9. Inicio de sesión ...........................................................................................................11

10. Vista inicial  ................................................................................................................13

10.1 Encabezado ............................................................................................................14

10.1.1 Botón desplegable- Registros ........................................................................14

10.1.2 Botón desplegable- Perfil................................................................................. 15

10.1.3 Botón - Cerrar sesión ....................................................................................... 15

10.2 Contenido ............................................................................................................... 15

11. Módulo Toma Virtual de Inventarios  ..................................................................16

.

11.1 Sesión 1 - Generar planillas................................................................................ 17

11.2 Sesión 2 - Visualizador de planillas.................................................................. 17

11.3 Generar nuevas planillas individuales en la Toma Virtual  ........................ 19

11.4 Generar nuevas planillas múltiples en la Toma Virtual ..............................  24

11.5 Gestión de bienes de la planilla de inventario en la Toma Virtual ............29

11.5.1 Verificaciónindividual  ...................................................................................... 29

11.5.2 Verificación por listado de bienes  ................................................................34

11.5.3 Verificación por carga masiva de placas..................................................... 39

11.6 Finalizar planilla de inventario en la Toma Virtual .........................................42

11.7 Generar Certificado Toma Virtual de Inventarios ..........................................45

1. Introducción

La toma virtual de inventarios es el mecanismo por el cual los cuentadantes pueden validar y documentar que los bienes que se encuentran a su cargo registrados en el sistema de información están acordes con las existencias físicas.

A continuación Dirección Administrativa y Financiera con el apoyo del grupo de Almacenes e Inventarios señalan las directrices, parámetros y lineamientos generales para realizar esta actividad

2. Objetivo

Verificar que los bienes que se encuentran registrados en el sistema de información a cargo de cuentadantes sean acordes con las existencias físicas.

3. Alcance

El presente instructivo tiene como finalidad orientar a los cuentadantes en el uso de la herramienta para la toma de inventarios Virtuales.

4. Responsable

Dirección Administrativa y Financiera, Grupo de Almacén e Inventarios de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores del Grupo Mixto, Coordinadores Administrativos, Servidor Público o Contratista responsable de almacén en el Despacho Regional y/o Centro de Formación y Cuentadantes en general con bienes a cargo.

5. Definiciones

CUENTADANTE: Es el servidor público o contratista que tiene a su cargo y responsabilidad bienes de la Entidad para el desarrollo y cumplimiento de las funciones u obligaciones asignadas.

CUENTADANTE MÚLTIPLE: Grupo de cuentadantes quienes son responsables solidariamente del manejo, administración y custodia de los inventarios del Sena como aulas talleres, laboratorios entre otros.

KÁRDEX: Es una herramienta que hace parte del sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes para registrar la historia o trazabilidad del bien desde su ingreso, permanencia en servicio y salida definitiva. Contiene: fecha de adquisición, características de los bienes, marca, modelo, número de serie y valor.

NÚMERO DE PLANILLA DE INVENTARIO: Hace referencia al código de conteo de inventario generado automáticamente por el Sistema de inventarios ISA. Dicho número de planilla está conformado por las iniciales de la toma realizada, la fecha y un número consecutivo único por cada tipo de toma. Iniciales TVI “Toma Virtual de Inventarios” TVIM “Toma Virtual de Inventarios Cuentadante Múltiple”, TFS “Toma Física al Servicio”, TFAD “Toma Física Almacén Devolutivos” y TFAC “Toma Física Almacén Consumo”.

PLACA: Código numérico asignado por el sistema de información suministrado por la Entidad para la administración de bienes a los elementos devolutivos que facilitan su identificación.

6. Marco normativo

La Dirección Administrativa y Financiera en cumplimiento de sus funciones, establecidas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004; numeral 16, con el fin de ejercer el debido control de los bienes muebles de la Entidad, informa los lineamientos para la ejecución de la Toma Virtual de inventarios para la vigencia 2023.

De acuerdo con lo establecido en la resolución 1-02663 de 2022, "Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo en la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA, y se dictan otras disposiciones" y establece en el artículo quince las funciones del Grupo de Almacenes e Inventarios, entre las que se encuentran el numeral 4;Liderar, diseñar, planear, orientar, ejecutar y controlar las tomas físicas de inventarios que requiera la Entidad.

7. Generalidades

La herramienta “Sistema de Inventarios ISA” está disponible en la Nube SENA

https://sena4.sharepoint.com/sites/nube20 y/o red pública https://chatbotisa.sena.edu.co/ y aplicación Móvil desde Android o iOS como ISA Asesor virtual SENA.

Nube SENA: https://sena4.sharepoint.com/sites/nube20

Red pública: https://chatbotisa.sena.edu.co/

Aplicación Móvil desde Android   o iOS«IOScomo ISA Asesor virtual SENA.

8. Generar Código para inicio de sesión

Al acceder por primera vez al Sistema de Inventarios ISA, no recuerda el código de acceso (contraseña) o se ha vencido, el sistema le permite generar uno nuevo mediante correo electrónico.

Para este proceso, debe dar clic en el enlace Generar código, suministrar el correo registrado (Sena o mi Sena) y dar clic en el botón Enviar.

Luego se debe revisar el correo ingresado, allí llegará el nuevo código de acceso con el que logrará ingresar al Sistema de Inventarios ISA.

Nota: Se recomienda revisar SPAM y las demás sesiones del correo electrónico.

9. Inicio de sesión.

Una vez se ingrese al Sistema de Inventarios ISA a través de Aplicación Móvil o web, se mostrará el formulario de logueo donde se solicita correo electrónico y contraseña. Para ingresar al sistema debe proporcionar estas credenciales y dar clic en el botón Ingresar.

El sistema realiza la validación de la información suministrada y si es correcta permite el ingreso a los componentes del sistema de inventarios ISA.

DO-F-012 V06

10. Vista inicial

Después de haber iniciado sesión, se muestra la siguiente vista compuesta por:

a. Encabezado

b. Contenido

DO-F-012 V06

10.1 Encabezado

Esta sesión se compone por el logo de identificación del cliente, mensaje de bienvenida al sistema, dos botones desplegables llamados registros, y perfil, además el botón cerrar sesión.

10.1.1 Botón desplegable - Registros

Permite navegar entre los registros habilitados dependiendo del rol de usuario. Rol cuentadante permite interacción con toma virtual, Rol almacenista permite interacción toma física al servicio y toma físico almacén.

Para mostrar la lista de registros habilitados, debe hacer clic sobre el botón Registros.

10.1.2 Botón desplegable - Perfil

Muestra el correo y el tipo de rol del usuario que esta blogueado en el sistema. Para mostrar esta información, debe hacer clic sobre el botón Perfil.

istros ' Perfil ^T Cerrar Sesión

10.1.3 Botón - Cerrar sesión

Permite finalizar la sesión del usuario en el sistema.

10.2 Contenido

Se encuentra situado en la parte inferior de la vista después del encabezado, aquí se mostrará los componentes del módulo seleccionado desde el botón desplegable - Registros (situado en el encabezado). Por defecto se muestra el módulo Toma virtual de Inventarios.

11. Módulo Toma Virtual de Inventarios

Este módulo se compone por dos sesiones: S1 - Generar planillas y S2 - Visualizador de planillas cada una con distintas opciones.

11.1 Sesión 1 - Generar planillas

Se compone por el nombre del módulo y los botones Generar nueva planilla y Generar nueva planilla múltiple.

11.2 Sesión 2 - Visualizador de planillas

En esta sesión se visualizan las planillas creadas por el cuentadante dentro de una tabla, componiéndose por varios elementos:

a) Filtro por filas: Permite ajustar cuantos registros de planilla se quieren mostrar en la tabla.

b) Buscador: Permite buscar planillas por los datos que se reflejen en las diferentes columnas que componen la tabla.

c) Tabla: Muestra las planillas creadas desde la más antigua a la más reciente y se conforma por las siguientes columnas:

- Número de planillas: Identificador único de la planilla.

- Cédula: Número de identificación del Cuentadante.

- Regional: Código de la regional

- Centro: Código del centro

- Total registros: Número de bienes a cargo del Cuentadante

- Registros verificados: Son los bienes que se han gestionado (verificado y no verificado).

- Costo total: Costo total de los bienes a cargo del Cuentadante.

- Fecha: Fecha de generación de las planillas.

- Acciones: Opciones que permiten la gestión de la planilla creada por el Cuentadante.

- Por último, el texto Mostrando registros del 1 al 1 de un total de 1 registros con el fin de informar cuantas planillas se muestran en la tabla del total de planillas creadas. Además,

dos botones de navegación Anterior y Siguiente que permite desplazarse entre listas de planillas.

11.3 Generar nuevas planillas individuales en la Toma Virtual

Para generar nuevas planillas individuales en la toma virtual, debe dar clic en el botón

Luego se desplegará un formulario donde el cuentadante debe diligenciar su número de cédula y dar clic en el botón Consultar.

Seguidamente aparecerá una alerta en la que se debe confirmar la identidad del cuentadante, si la información que se muestra es correcta dar clic en Aceptar de lo contrario dar clic en Cancelar y verificar el número de identificación ingresado.

Una vez se confirma la identidad, se muestra la información resumen del inventario y después se muestra el listado de los bienes que están a cargo del cuentadante en tiempo real de la información que registra en Kardex del sistema de administración y control de bienes SACB.

En la parte inferior del listado de bienes, encuentra dos botones:

- Botón - Generar planilla: le permite generar o crear la planilla, durante el proceso, se mostrarán unos avisos importantes los cuales requieren de su aprobación.

- Botón - Atrás: le permite revertir el proceso de generar o crear la planilla regresando a la vista inicial del módulo.

Para generar la planilla de inventario para realizar la verificación de los bienes, el cuentadante debe dar clic en el botón Generar Planilla.

En el visualizador de planillas (tabla) se mostrará las planillas que se creen en el sistema.

Nota: Si el Cuentadante desea generar nuevas planillas, no se vuelve a repetir el proceso de validación de identidad ya que automáticamente el sistema asocia el número de cedula al Cuentadante que esta logueado en el sistema.

11.4 Generar nuevas planillas múltiples en la Toma Virtual

Para generar nuevas planillas múltiples en la toma virtual, debe dar clic en el botón Generar

Nota: Se debe aclarar que si ya se realizó la validación de identidad por la opción Generar nueva planilla, al querer generar planillas múltiples no se repetir este proceso, sencillamente se listará los bienes a cargo.

Por tal razón, se debe tener en cuenta las siguientes situaciones:

- Caso 1: Puede que el cuentadante no tenga bienes relacionados a la hora de generar una planilla múltiple, por lo tanto se mostrará el mensaje “No se encontró bienes relacionados con el número de cédula suministrada: *******” como se muestra en la siguiente imagen:

- Caso 2: Puede que el cuentadante no haya realizado la validación de su identidad. Una vez se haga clic en el botón Generar nueva planilla múltiple, debe suministrar el número de cédula y dar clic en el botón Consultar. Durante el proceso, se mostrarán unos avisos importantes los cuales requieren de su aprobación, como se muestra en las siguientes imágenes:

Una vez este verificado la identidad, se debe seleccionar el número de cuentadante múltiple de la lista desplegable con la que desea generar la nueva planilla y dar clic en Consultar.

Luego se mostrará los bienes a cargo y al final de la lista de los mismos, debe dar clic en el botón Generar Planilla, se mantiene el mismo proceso que se implementó para crear las planillas individuales, aparecerá las alertas de confirmación donde se requiere de confirmación para crear las planillas múltiples.

Luego en el visualizador de planillas (tabla) se listará la planilla que se creó.

Para diferenciar las planillas individuales de las múltiples se hace mediante el Número de planilla de inventarios. Para las planillas individuales se empieza por las siglas TVI y para las múltiples TVIM, Ambas seguidas de la fecha de creación de la planilla y un número consecutivo con el fin de diferenciar una de otra, así:

11.5 Gestión de bienes de la planilla de inventario en la Toma Virtual

Una vez se crean las planillas y se desea gestionar los bienes de las mismas, el cuentadante debe:

a) Ubicar la planilla dentro del visualizador de planillas y dirigirse a la columna de Acciones de la tabla. Luego dar clic sobre el botón desplegable Ver más, el cuentadante tiene tres opciones habilitadas para gestionar los bienes de la planilla: Verificación individual, Verificación por listado de bienes y Verificación por carga masiva de placas.

11.5.1 Verificación individual

Al escoger la opción Verificación individual, se mostrará el formulario que permite gestionar los bienes de manera individual y se compone por:

Una vez se muestre este formulario, la gestión de los bienes se divide en dos estados Verificado (se conoce el número de placa del bien a gestionar) y Bien No verificado (no se conoce el número de placa del bien a gestionar).

Para moverse entre los bienes después de haberlos gestionado, debe hacer uso de los botones de navegación (Anterior y Siguiente) ubicados en la parte inferior derecha de la vista.

- Bien verificado: Como se conoce el número de placa, el formulario le permite escanear el código de barras (placa) medio de lector de códigos (Terminales inalámbricos o USB y Cámara de los dispositivos móviles) o digitar el número de placa del mismo. Por lo que debe ubicar el campo que tiene por nombre El código escaneado es, si desea digitar el número de placa debe dar clic en el botón Escribir y automáticamente se habilita el campo o si desea escanear, debe dar clic en el botón Escanear y le debe otorgar los permisos al dispositivo para que realice

correctamente el escaneo.

- Una vez se termine de ingresar el número de placa del bien, debe dar un clic por fuera del campo para que se habilite la segunda parte del formulario. Luego debe completar los campos obligatorios identificados con un asterisco (*) (estado del bien y ubicación), los demás campos son opcionales y dar clic en el botón Guardar. El sistema alertará la correcta gestión del bien.

- Bien no verificado: Cuando el bien no se logre identificar o ubicar físicamente, dentro del formulario está el ítem de chequeo llamado Bien no verificado, el cual debe seleccionar para que se muestre el respectivo formulario para este tipo de estado. Cuando sea seleccionado Bien no verificado el sistema le solicitará una justificación “Opciones seleccionables según sea el caso” y observaciones “hacer claridad de la justificación”; ambos campos son obligatorios identificados con un asterisco (*) y dar clic en el botón Guardar. El sistema alertará la correcta gestión del bien.

11.5.2 Verificación por listado de bienes

Al escoger la opción Verificación por listado de bienes, en una tabla se listarán los bienes a cargo. Para gestionar bien por bien debe dirigirse a la columna Acciones, dar clic al botón Verificar y se mostrará el mismo formulario que se usa para gestionar los bienes por la opción Verificación individual (punto 8.1.).

El mecanismo de gestión del bien es el mismo al de Verificación individual por lo que se debe tener en cuenta los estados Bien verificado y Bien no verificado.

La única particularidad de esta opción es que después de haber gestionado el bien, debe dar clic en el botón Atrás para regresar al listado de bienes y seguir gestionado los que hacen falta, ver las siguientes imágenes:

La verificación por listado de bienes tiene las siguientes opciones que le serán de gran ayuda al cuentadante al momento de la Verificación de bienes:

- Escanear: Permite el escáner de códigos de barras por medio de lector de códigos (Terminales inalámbricos o USB y Cámara de los dispositivos móviles) para facilitar la búsqueda del bien dentro de la lista, para esto, debe dar clic en el botón Escanear ubicado en la parte superior derecha encima de la tabla.

- Agregar un bien: Esta opción se usa cuando se evidencia un bien que no está en el listado de bienes en verificación, el cual está siendo usado por el cuentadante. Para ello, debe dar clic en el botón Agregar un bien ubicado en la parte superior derecha encima de la tabla. Una vez está en la ventana de añadir un bien, se escanea o se digita la placa del bien, clic en consultar, el sistema le mostrará la información del bien y seguidamente podrás dar clic en Agregar o atrás para cancelar el proceso

- Descargar el reporte: Esta opción permite descargar el reporte de los bienes que

están en verificación según la planilla; para ello, debe dar clic en el botón Descargar reporte ubicado en la parte superior derecha encima de la tabla y automáticamente el sistema descargará un archivo en formato Excel.

- Mostrar filas: Permite ajustar el número de líneas que se quiere mostrar en la tabla de verificación haciendo uso de la lista desplegable que se encuentra en la parte superior izquierda encima de la tabla pintado de color gris.

- Descargar en formato Excel: la lista de bienes que se muestra en la tabla, para esto, debe dar clic en el botón que se encuentra al lado derecho del botón que permite ajustar el número de líneas.

-  Contador de registros de la lista: ubicado al final de la lista de bienes le permite identificar la cantidad de registros que hay en la lista. Además, hay dos botones de

navegación Anterior y Siguiente que permite desplazarse entre listas de bienes.

11.5.3 Verificación por carga masiva de placas

Al escoger la opción Verificación por carga masiva de placas, el mecanismo de verificación de bienes es diferente a las anteriores.

Por lo que el cuentadante debe:

- Descargar el formato de carga masiva haciendo clic en el botón Descargar formato Excel.

- Diligenciar el formato Excel descargado con la información que se solicita el mismo de los bienes a verificar y guardar, todos los campos son obligatorios.

Nota: La casilla de No. Placa debe estar en formato texto para no alterar la

estructura placa.

- Luego debe dirigirse al sistema de inventarios ISA con el fin de seleccionar el archivo Excel diligenciado, por lo que debe dar clic en el botón Seleccionar archivo.

- Luego de que se muestre el nombre del archivo dentro de la caja de texto, debe dar clic en el botón Subir.

- El sistema alertará sobre la gestión exitosa de los bienes que se relacionaron en el formato Excel. Además le informará los números de placa gestionados y los que hacen falta en la planilla por verificar.

Sistema de Inventarios ISA
Bienvenido al sistema de Toma de Inventarios!!

Registros ~ Perfil – Cerrar Sesión

Carga masiva

Descargar formato excel Cargar evidencia fotográfica

Seleccionar archivo

Como ultima verificación de que los bienes fueron verificados o gestionados, puede dirigirse a la lista de bienes de la planilla a la cual se le aplicó el procedimiento y en la columna Gestión de la tabla, el estado debe decir Gestionado teniendo en cuenta los números de placa que se ingresaron en el formato de carga masiva.

- Si el cuentadante desea cargar evidencia fotográfica podrá realizarla nombrando cada foto con el número de placa del bien en formato jpg. Estas evidencias podrá cargarlas por la opción de Cargar evidencia fotográfica.

11.6 Finalizar planilla de inventario en la Toma Virtual

Una vez gestionados todos los bienes de la planilla de inventario, se habilita automáticamente el botón Finalizar inventario mostrándose en tres lugares distintos pero el comportamiento es el mismo:

a) En la columna Acciones donde se listan las planillas creadas.

b) En la opción Verificación individual, después del formulario de gestión al lado del botón Atrás.

c) En la opción Verificación por listado de bienes, en la parte superior derecha encima de la tabla donde se listan los bienes.

Avisto importante: El cuentadante debe dar clic en el botón Finalizar inventario para poder dar por finalizada la actividad de toma virtual y poder así generar su certificado.

Cuando se da clic en este botón Finalizar Inventario, el sistema emite un Aviso importante que requieren de la aprobación del cuentadante para finalizar el inventario.

11.7 Generar Certificado Toma Virtual de Inventarios

Para generar el certificado de la Toma Virtual de Inventario la planilla debe estar finalizada.

El cuentadante debe dirigirse a la columna Acciones de la tabla principal donde se listan las planillas creadas, dar clic en el botón Ver más y escoger la opción Generar Certificado.

Una vez se haga clic la opción Generar Certificado, se envía el certificado al correo electrónico del cuentadante registrado en el sistema. Se recomienda revisar la sesión de correo no deseado o SPAM por si no llega el correo a la bandeja principal de entrada.

Nota: El correo electrónico “Comprobante de realización de toma virtual de inventarios” será el documento soporte y tendrá la validez para cualquier proceso que se requiera.

Grupo de Almacenes e Inventarios

Dirección Administrativa y Financiera / Dirección General.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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