CONCEPTO 04 DE 2023

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<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

En atención a la comunicación radicado 01-9-2023-009647 del 28 de febrero de 2023, mediante el cual solicita concepto jurídico sobre la ejecución de los recursos asignados por el concepto interno VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE AL INTERIOR FORMACIÓN PROFESIONAL, para reconocer a instructores contratistas los desplazamientos a municipios y veredas donde se realizan los procesos formativos; específicamente a través del proyecto de inversión "SERVICIO DE FORMACION PARA EL EMPRENDIMIENTO, FOMENTO DEL EMPRENDIMIENTO Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL A NIVEL NACIONAL", que a nivel nacional ha asignado aproximadamente $6.000.000.000 para atender esta necesidad y puntualmente consulta: 1. Para el caso de instructores contratistas programas regulares, cuando en el estudio previo se habla de lugar de ejecución de contrato es el municipio donde se encuentra el centro de formación y los municipios de cobertura del centro; por esta razón no se reconoce viáticos ni gastos de transporte a los contratistas. ¿Esta práctica es correcta? 2. Para el caso de contratistas instructores del programa SER, a quienes su lugar de ejecución de contrato es el municipio donde se encuentra el centro de formación y los municipios de cobertura del centro; por esta razón no se reconoce viáticos, pero se reconocen gastos de transporte a los contratistas del grupo SER ¿Cuál es la normatividad que permite que a los del grupo SER se les reconozca estos gastos de transporte? 3. Si las dos practicas anteriores son erradas, ¿Como debe ser el manejo de comisiones de servicio de los contratistas en los municipios de cobertura del centro?"; al respecto le informo lo siguiente:

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.  

PRECEDENTES NORMATIVOS

Para el análisis del presente concepto se tendrán en cuenta los siguientes fundamentos normativos y doctrinales:  

Código civil, artículos 76 a 85

Ley 80 de 1993, artículo 32.

Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.2.1.4.9, 2.2.1.1.2.1.1.

Resolución 1470 de 2020

Resolución No. 92 de 2015 Artículo 1, 2, 5, 6, 8.

Resolución 2838 de 2016

Resolución 539 de 2022

Circulares Secretaria General 73 de 2022 y 184 de 2022

Sentencia Consejo de Estado, Radicado 2011-00039-00 de 2013.

Concepto 155661 de 2020, función Pública.

Concepto Sena No. 0002433 del 19 de mayo de 2021.

ANÁLISIS JURÍDICO

En relación con el asunto consultado, es menester precisar que el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica no resuelve casos particulares ni entra a analizar situaciones concretas que son del resorte de las áreas o instancias institucionales que tienen la competencia para abordarlos y resolverlos o brindar la orientación o asesoría pertinente.

Nuestra dependencia emite conceptos de carácter general sobre dudas en la interpretación de las normas jurídicas o cuando quiera que se presenten enfoques diferenciales en su aplicación a fin de dilucidar el tema y lograr la unidad doctrinal.

En este orden de ideas se analizará en abstracto el tema consultado, para que la instancia competente decida lo procedente, a saber:

Sobre los contratos estales la Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública” en el artículo 32, dispone:

ARTICULO 32. DE LOS CONTRATOS ESTATALES. Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen a continuación:

 3. Contrato de prestación de servicios.

Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales o jurídicas cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

Estos contratos no generan en ningún caso relación laboral ni prestaciones sociales. Los contratos a que se refiere este ordinal, se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

Parágrafo 1. A los contratos de consultoría, de prestación de servicios o de asesoría de cualquier clase, deberá anexarse certificación expedida por el jefe de la entidad, acerca de la inexistencia de personal de planta para desarrollar las actividades que se pretendan contratar.

Así mismo, el Decreto 1082 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional” sobre los contratos de prestación de servicios, el artículo 2.2.1.2.1.4.9, señala:

Artículo 2.2.1.2.1.4.9. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

La Entidad Estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.

De manera que el contrato de prestación de servicios personales es aquel acto jurídico mediante el cual una persona natural o jurídica desarrolla actividades relacionadas con la administración y funcionamiento de la entidad en los casos en que no se pueden desarrollar con personal de planta o se requiere de conocimientos especializados; este contrato se suscribe por el término estrictamente indispensable por ello no genera una relación laboral ni prestacional; y la persona a contratar debe contar con la capacidad, la experiencia e idoneidad para ejecutar el objeto contractual.

El Consejo de Estado, sección tercera, en sentencia del 2 de diciembre de 2013, Radicado:11001-03-26-000-2011-00039-00(41719), C.P. Jaime Orlando Santofimio Gamboa, sobre los contratos de prestación de servicio, contemplo lo siguiente:

“ (…)

94.- En realidad se trata de contratos a través de los cuales, de una u otra manera, se fortalece la gestión administrativa y el funcionamiento de las entidades públicas, dando el soporte o el acompañamiento necesario y requerido para el cumplimiento de sus propósitos y finalidades cuando estas por sí solas, y a través de sus medios y mecanismos ordinarios, no los pueden satisfacer; o la complejidad de las actividades administrativas o del funcionamiento de la entidad pública son de características tan especiales, o de una complejidad tal, que reclaman conocimientos especializados que no se pueden obtener por los medios y mecanismos normales que la ley le concede a las entidades estatales.

95.- El contrato de prestación de servicios resulta ser ante todo un contrato vital para la gestión y el funcionamiento de las entidades estatales porque suple las deficiencias de estas.

96.- Al respecto cabe recordar que en relación con el contrato de prestación de servicios, el numeral 3º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 dispone lo siguiente:

"Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

(…)

d) El contrato propiamente dicho de prestación de servicios profesionales.

100.- En este sentido, y efectuando un análisis exclusivamente sobre los fundamentos legales expuestos, serán entonces contratos de "prestación de servicios profesionales" todos aquellos cuyo objeto esté determinado materialmente por el desarrollo de actividades identificables e intangibles que impliquen el desempeño de un esfuerzo o actividad tendiente a satisfacer necesidades de las entidades estatales en lo relacionado con la gestión administrativa o funcionamiento que ellas requieran, bien sea acompañándolas, apoyándolas o soportándolas, al igual que a desarrollar estas mismas actividades en aras de proporcionar, aportar, apuntalar, reforzar la gestión administrativa o su funcionamiento con conocimientos especializados, siempre y cuando dichos objetos estén encomendados a personas catalogadas de acuerdo con el ordenamiento jurídico como profesionales. En suma, lo característico es el despliegue de actividades que demandan la aprehensión de competencias y habilidades propias de la formación profesional o especializada de la persona natural o jurídica, de manera que se trata de un saber intelectivo cualificado.

101.- Por consiguiente, el uso de esta concreta figura contractual queda supeditado a las necesidades a satisfacer por parte de la Administración Pública y la sujeción al principio de planeación; lo que encuentra su manifestación práctica en la elaboración de los estudios previos a la celebración del negocio jurídico, pues es allí donde deberán quedar motivadas con suficiencia las razones que justifiquen que la Administración recurra a un contrato de prestación de servicios profesionales.” (Negrilla fuera de texto)

Por otra parte, el Decreto 1082 de 2015, en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. señala que los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato y por lo tanto, debe contener entre otros la descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer, su objeto contractual con las especificaciones técnicas requeridas para su ejecución, la modalidad de selección y su justificación, el valor estimado, el análisis de riesgos, las garantías e indicar si el proceso esta cobijado por un acuerdo comercial.

La Resolución 1470 de 2020, “Por la cual se adopta el Manual de Contratación Administrativa del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA y se deroga la Resolución No. 1853 de 2017”, sobre el lugar de ejecución del contrato, señalo:

(…)

5. OBJETO POR CONTRATAR Y SU ALCANCE

Es uno de los requisitos esenciales del contrato, puesto que describe la solución frente a la necesidad identificada por la entidad, así como el por qué se requiere específicamente el contrato. Este debe ser real, posible, licito, determinado y el relato de la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o prediseño o la contratación de una obra o del bien o servicio respectivo).

b) Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional Integral

Definido por el área interesada en contratar con la anuencia del Director Regional o el Subdirector de Centro de Formación Profesional, con el apoyo de los Grupos de Apoyo Administrativo.

En los acápites siguientes se desagregan los distintos componentes del objeto a contratar y cuya definición está a cargo de los funcionarios mencionados anteriormente, entre estos, están: La identificación del tipo de contrato, especificaciones técnicas, determinación de requisitos habilitantes, plazo de ejecución, lugar de ejecución y obligaciones generales de las partes.

5.5. LUGAR DE EJECUCIÓN

Descripción del lugar geográfico donde se desarrollará el contrato haciendo énfasis si cuenta con área de influencia directa o indirecta, o sede en la cual se cumples las obligaciones propias del contrato.

(…)

30. LUGAR DE EJECUCIÓN

Respecto al lugar de ejecución del contrato o convenio, se refiere directamente en la sección de “lugar de ejecución” el estudio previo, sin embargo, en caso de que por cumplimiento del objeto del contrato y/o convenio se requiera realizar algún tipo de desplazamiento fuera del lugar de ejecución establecido, la supervisión del contrato y el ordenador del gasto deberá aprobar dichos desplazamientos de acuerdo con lo dispuesto por la Dirección Administrativa y Financiera.”

Por lo tanto, en los contratos de prestación de servicios durante su ejecución los contratistas pueden llegar a cumplir su objeto contractual en un lugar diferente al establecido para la ejecución del objeto contractual, de ahí que los gastos derivados para su desplazamiento serán acorde con lo señalado por la Dirección Administrativa y Financiera y a la normatividad vigente que lo regula actualmente.

En cuanto al domicilio, el código civil, dispone:

“ARTICULO 76. DOMICILIO. El domicilio consiste en la residencia acompañada, real o presuntivamente del ánimo de permanecer en ella.

ARTICULO 77. DOMICILIO CIVIL. El domicilio civil es relativo a una parte determinada de un lugar de la unión o de un territorio.

ARTICULO 78. LUGAR DEL DOMICILIO CIVIL: El lugar donde un individuo está de asiento, o donde ejerce habitualmente su profesión u oficio, determina su domicilio civil o vecindad

ARTICULO 85. DOMICILIO CONTRACTUAL. Se podrá en un contrato establecer, de común acuerdo, un domicilio civil especial para los actos judiciales o extrajudiciales a que diere lugar el mismo contrato.”

En este sentido, el concepto SENA No. 0002433 del 19 de mayo de 2021, sobre los gastos de viaje contratistas de prestación de servicios – domicilio contractual, señalo:

De acuerdo con lo establecido en el Código Civil, el domicilio es una parte del lugar o territorio donde reside habitualmente una persona natural y ejerce habitualmente su profesión u oficio. Por tanto, consideramos que en el caso que nos ocupa, el domicilio del contratista no podría extenderse a la totalidad del territorio del departamento del Amazonas, puesto que el domicilio es una parte de un territorio, en este caso, de un departamento. Es importante tener en cuenta además que una cosa es el lugar de ejecución del contrato y otra el domicilio contractual, entendido este último como la ciudad o municipio donde el contratista atenderá las notificaciones, actos judiciales o extrajudiciales que se generen como consecuencia del mismo contrato. En este sentido, si en el contrato se pactó el departamento del Amazonas como domicilio contractual, en sana lógica debe entenderse que el contrato se ejecutará en el departamento del Amazonas, pero el domicilio o residencia será la ciudad donde el contratista presta habitualmente sus servicios.

(…)

De acuerdo con lo expresado en los puntos anteriores, según las necesidades, planes y programas de la Entidad, es posible que las personas vinculadas mediante contratos de prestación de servicios deban desplazarse a otros sitios, zonas o territorios distintos al lugar donde habitualmente se ejecuta el contrato. Para el efecto, el ordenador del gasto bien puede autorizar dicho desplazamiento, lo cual ocasiona gastos de viaje, transporte, alimentación y alojamiento. El artículo 2o de la Resolución 92 de 2015 dispone que los Subdirectores de Centro y los Directores Regionales deberán adelantar el estudio, liquidación, aprobación, ordenación del gasto y ordenación del pago de transporte, alojamiento y alimentación de los contratistas que tengan que cumplir su objeto contractual fuera de su domicilio contractual, siempre y cuando se haya pactado en el contrato. Tal como se indicó en Concepto 59051 de 2020 emitido por este Grupo, los gastos de viaje se causan cuando por necesidades del servicio el contratista deba desplazarse a un lugar distinto de aquel donde ejecuta normalmente el objeto contractual. Para estos efectos, los gastos de desplazamiento a reconocer y pagar deberán estar contemplados en el contrato de prestación de servicios, y contar con la orden de viaje que respalda la autorización de los gastos de viaje de los contratistas, la cual debe contar con el respaldo presupuestal respectivo “

De ahí que el domicilio contractual es el lugar en el cual las partes de un contrato determinaran el sitio donde recibirán y se atenderán todos los actos judiciales o extrajudiciales que se deriven de la relación contractual mientras que el lugar de ejecución del contrato es el área geográfica donde se desarrollará el contrato y se cumplirán las obligaciones propias del contrato, por ello en los casos en que el contratista deba desplazarse fuera de su domicilio contractual se debe reconocer al contratista los gastos de viaje y gastos de transporte, que pueden ser asumidos por el SENA siempre y cuando estén pactados de manera expresa en el contrato de prestación de servicios.

El Departamento Administrativo de la Función Pública en concepto 155661 de 2020, a sobre los gastos de viaje para los contratistas, señalo:

(…)

Los contratos de prestación de prestación de servicios son una modalidad a través de la cual las entidades estatales pueden desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, y sólo pueden celebrarse con personas naturales cuando las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados, guardando concordancia con lo establecido en el artículo 123 de la Constitución Política en cuanto autoriza que los particulares temporalmente desempeñen funciones públicas.

En este orden de ideas, la responsabilidad y cumplimiento por parte del contratista de prestación de servicios profesionales o de apoyo están determinados en las cláusulas del contrato suscrito con la administración, en las cuales se pacta el objeto contractual, las obligaciones de cada una de las partes, las actividades a desarrollar, el término de ejecución del contrato, los informes o productos a entregar, las garantías que respaldan su ejecución, entre otros.

Por tanto, el contrato de prestación de servicios en los términos del artículo 32 de la ley 80 de 1993, corresponde a un acto jurídico generador de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere la Ley 80 de 1993, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen en el artículo 32, entre los cuales define el contrato de prestación de servicios. Ello significa que las partes están en libertad de convenir las cláusulas o estipulaciones del contrato según sus necesidades y conveniencia; en este entendido si para la ejecución del objeto contractual el contratista requiere que la entidad le reconozca los gastos de transporte o gastos de viaje y aquellos destinados a reconocer la manutención y el alojamiento es necesario que dicha situación se haya previsto en el contrato en forma clara y que la entidad disponga de los recursos presupuestales necesarios con el fin de pagar esta obligación.

Conforme lo expresado, y en atención a su primera pregunta es posible el reconocimiento y pago de viáticos, así como de gastos de viaje o de transporte para el contratista de prestación de servicios, siempre y cuando esto se encuentre en el clausulado del contrato suscrito con la entidad y se encuentre justificado en el estudio previo que determina las obligaciones del contratista en atención a las necesidades específicas de la administración.” (Negrilla y cursiva fuera de texto)

De manera que en los estudios previos y en el contrato de prestación de servicios se debe determinar el domicilio contractual y el reconocimiento de gastos de viaje, de modo que en los casos en que el contratista deba realizar un desplazamiento fuera de su domicilio contractual tiene derecho a que la entidad le reconozca los gastos de transporte y gastos de viaje para sufragar los gastos de manutención, hospedaje y transporte.

Ahora bien, la entidad mediante la Resolución No. 92 de 2015 “Por la cual se reglamentan los gastos de viaje para los contratistas del SENA y se deroga la resolución 01232 de 2013" en el artículo 1, dispuso lo siguiente:

“ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. Para efectos de la presente Resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

CONTRATISTA: Es la persona natural que se encuentra vinculada a la entidad mediante contrato de prestación de servicios.

ORDEN DE VIAJE: Es el documento que respalda la autorización de los gastos de viaje de los contratistas.

GASTOS DE VIAJE: Corresponde al pago que se confiere a contratistas para cubrir los gastos en que tenga que incurrir para desplazarse fuera de su domicilio contractual para el cumplimiento y alcance de los resultados para los cuales fueron contratados, previa autorización escrita del Ordenador del Gasto respectivo. // Para el día de regreso del contratista solo se liquidará el 50% de los gastos de viaje.

GASTOS DE TRANSPORTE: Corresponde al pago que se confiere a contratistas para cubrir el valor de los tiquetes aéreos o terrestres en que tengan que incurrir para desplazarse fuera de su domicilio contractual para el cumplimiento y alcance de los resultados para los cuales fueron contratados previa autorización escrita del Ordenador del Gasto respectivo.

A su vez, el artículo 2 de la Resolución Precitada, dispone que los Subdirectores de los centros y Directores Regionales deben adelantar el trámite de estudio, liquidación, aprobación, ordenación de gasto y ordenación del pago de transporte, alojamiento y alimentación de los contratistas que tengan que cumplir con su objeto contractual fuera de su domicilio contractual y el acto administrativo que aprueba, autoriza y ordena los gastos de desplazamiento al contratista es el dispuesto por la Dirección Administrativa y Financiera el cual se debe enviar con anticipación al grupo de apoyo administrativo o quien haga sus veces en las Regionales y Centros para hacer el respectivo registro presupuestal de la orden de viaje del contratista.

De igual forma el artículo 5 de la Resolución 092 de 2015, sobre la liquidación de gastos de viaje que se pacten en los contratos de prestación de servicios, se establece que se deberá tomar como base el cien por ciento (100%) del valor mensualizado del contrato. El resultado se clasificará en la base de liquidación enunciada en la tabla de nacional o internacional y conforme a la Clasificación de tarifas para ciudades capitales, ciudades intermedias y demás viajes al interior del país.

Es de resaltar que en virtud de lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución 092 de 2015, modificado por el artículo 2 de la resolución 1342 de 2019, sobre el incremento en las tarifas para los gastos de viaje, se dispuso lo siguiente:

"Artículo 8o: Los gastos de viaje y las tarifas previstas en los artículos quinto y séptimo de esta resolución respecto de los “GASTOS DE VIAJE” y “OTROS GASTOS DE TRANSPORTE” se incrementarán en la misma proporción que fije el Gobierno Nacional en el Decreto por el cual se fijan las escalas de viáticos del SENA. Los valores serán informados mediante circular expedida por la Secretaría General.”

De manera que las tarifas aplicables para liquidar los gastos de viaje que se pacten en los contratos de prestación de servicios, deben ser actualizadas conforme al porcentaje que fije el Gobierno Nacional en el Decreto que fija la escala de viáticos para el SENA, y tal circunstancia deber se puesta en conocimiento mediante circular expedida por la Secretaria General.

Ahora bien, la Secretaria General mediante circular No. 73 de 2022 actualizó la tabla de Liquidación de gastos de viaje 2022, para CONTRATISTAS del SENA, tarifas que fueron incrementadas en virtud de lo dispuesto en el Decreto 460 de 2022.

Así mismo, la Circular No. 184 del 27 de octubre de 2022, expedida por la Secretaria General, señalo lo siguiente:

“(…) Los recursos entregados por la entidad a los funcionarlos y contratistas para el desarrollo de comisiones de servicio u ordenes de desplazamiento, se efectúan mediante concepto de anticipo a fin de garantizar que los comisionados se desplacen con los recursos entregados por la Entidad y una vez finalizada la comisión, deberán realizar la debida legalización de la comisión de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente expedida por el SENA y relacionada a continuación:

(…)

Contratistas

Resolución 092 de 2015 – Contratistas

Resolución 2384 de 2017 Legalización Contratistas

Circular 3-2021-000147 del 2021

*Las Resoluciones de ajuste de Tarifas para funcionarios y Circulares de ajuste de Tarifas para Contratistas se actualizan anualmente.

Es-responsabilidad de los Ordenadores del Gasto la debida planeación de las comisiones con antelación, su liquidación, registro de solicitud, verificación y autorización en el aplicativo viático de SIIF Nación y remitir mediante correo electrónico radicado al área de Presupuesto la solicitud de registro presupuestal donde se "AUTORIZA DE FORMA EXPRESA EL REGISTRO PRESUPUESTAL, LA OBLIGACION CONTABLE Y LA ORDEN DE PAGO por parte del Ordenador del Gasto", para su debido registro, adjuntando en un archivo.PDF: el reporte de la Autorización de comisión generado por el SI IF Nación, firmada digitalmente tanto por el Ministerio de Hacienda como por el Ordenador del Gasto y la agenda correspondiente como parte integral de la solicitud de comisión (las cuales deben ser consistentes y coherentes y demás documentos necesarios para su registro presupuestal), revisando que cuando se cree el PDF, quede con las respectivas firmas a fin de evitar devoluciones y retrasos en el proceso.

(…)

Es importante resaltar que ningún funcionario ni contratista puede salir de su sitio habitual de trabajo si no se ha generado el debido registro presupuestal, por requerimiento y control de la ARL.

Ninguna dependencia deberá autorizar nuevas comisiones a un funcionario o contratista si éste no ha legalizado oportunamente sus comisiones o desplazamientos anteriores. Así mismo, ninguna comisión debe quedar pendiente de legalizar al cierre de cada vigencia fiscal, a fin de evitar inconsistencias financieras requerimientos de los entes de control y procesos disciplinarios.

(…)

Por austeridad del gasto se recomienda no liquidar gastos de transporte aéreo para trayectos cortos recurriendo a transporte intermunicipal, abstenerse de tramitar comisiones y órdenes de viaje para los fines de semana, puentes y municipios aledaños (solo en casos de extrema necesidad del servicio, debidamente justificado” (Negrilla y cursiva fuera de texto).

Por consiguiente, el ordenador del Gasto es el responsable de entregar previamente al contratista los gastos de viaje (hospedaje, alimentación) y transporte (tiquete aéreo, transporte intermunicipal) para cumplir con las obligaciones pactadas en el contrato de prestación de servicio y que deban ser desarrolladas fuera de su domicilio contractual; ningún contratista puede desplazarse si no se ha generado la orden de viaje con el respectivo registro presupuestal y la legalización de desplazamientos anteriores.

De otro lado se informa que la Resolución 2838 de 2016 reglamenta en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte de los Servidor Público (Empleado Público o Trabajador Oficial) sobre quien recae la responsabilidad y cumplimiento de una comisión de servicios, y la Resolución 539 de 2022, fija la escala de viáticos a liquidar para las comisiones que cumplan los servidores públicos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en el interior o en el exterior del País, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 460 del 29 de marzo de 2022, por lo tanto, no se puede tener en cuenta dicha normatividad como referente para los gastos de viaje de los contratistas del SENA en razón a que se cuenta con la Resolución 092 de 2015 que reglamenta los gastos de viaje para los contratistas del SENA.

Conforme a lo anterior damos respuesta a sus interrogantes en los siguientes términos:

1.Para el caso de instructores contratistas programas regulares, cuando en el estudio previo se habla de lugar de ejecución de contrato es el municipio donde se encuentra el centro de formación y los municipios de cobertura del centro; por esta razón no se reconoce viáticos ni gastos de transporte a los contratistas. ¿Esta práctica es correcta?

Respuesta: En los estudios previos y en el contrato de prestación de servicios se establece el objeto, las obligaciones, el termino de duración, el lugar de ejecución del contrato, como su domicilio contractual Por lo tanto, en el contrato de prestación de servicios debe existir una cláusula que determine que en el evento en que el contratista deba desplazarse fuera de su domicilio contractual para el cumplimiento de sus obligaciones se le deberá reconocer gastos de viaje y transporte tal como lo señala la Resolución 092 de 2015 y demás disposiciones vigentes para el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato.

De igual manera, el artículo 5 de la Resolución 092 de 2015, sobre la liquidación de gastos de viaje cuando se pacten en los contratos de prestación de servicios gastos de viaje se debe tomar como base para su liquidación el cien por ciento (100%) del valor mensualizado del contrato y se debe tener en cuenta la tabla que se actualiza conforme a la proporción que fija el Gobierno Nacional en el Decreto por el cual se fijan las escalas de viáticos del SENA, valores informados mediante circular 73 de 2022, expedida por la Secretaría General.

En consecuencia, se sugiere al ordenador del gasto analizar cada caso en particular de los contratistas de los programas regulares y verificar si se tuvieron en cuenta las disposiciones señaladas tanto en el manual de contratación administrativa del SENA adoptado por la Resolución 1470 de 2020 y la Resolución 092 de 2015, en caso contrario se debe realizar los ajustes al contrato mediante otro si, cuando vaya en contravía con las disposiciones normativas internas de la entidad.

2. Para el caso de contratistas instructores del programa SER, a quienes su lugar de ejecución de contrato es el municipio donde se encuentra el centro de formación y los municipios de cobertura del centro; por esta razón no se reconoce viáticos, pero se reconocen gastos de transporte a los contratistas del grupo SER ¿Cuál es la normatividad que permite que a los del grupo SER se les reconozca estos gastos de transporte?

Respuesta: Como se informó anteriormente el contratista tiene derecho a los gastos de viaje (alimentación, hospedaje) y transporte cuando deban salir fuera de su domicilio contractual en virtud a lo dispuesto en el artículo 2 de la Resolución 0092 de 2015 “ (…) Los Subdirectores de Centro y Directores Regionales deberán adelantar el trámite de estudio, liquidación, aprobación, ordenación de gasto y ordenación del pago de transporte, alojamiento y alimentación de los contratistas que tengan que cumplir su objeto contractual fuera de su domicilio contractual. (…) PARÁGRAFO. El acto administrativo mediante el cual se aprueba, autoriza y ordena los gastos de desplazamiento al contratista, es el establecido por la Dirección Administrativa y Financiera, el cual se debe enviar con la debida anticipación al Grupo de Presupuesto en la Dirección General y a los Grupos de Apoyo Administrativo o quien haga sus veces en las Regionales y Centros para el registro presupuestal previo.”

Respecto a los gastos de transporte, como se manifestó anteriormente, la Resolución 092 de 2015, en el artículo 1, define los gastos de transporte como el pago que se confiere a contratistas para cubrir el valor de los tiquetes aéreos o terrestres en que tengan que incurrir para desplazarse fuera de su domicilio contractual para el cumplimiento y alcance de los resultados para los cuales fueron contratados previa autorización escrita del Ordenador del Gasto respectivo.

En concordancia con el artículo 6 ibidem que prevé:

ARTÍCULO 6o. GASTOS DE TRANSPORTE. Los gastos de transporte serán cubiertos en las siguientes modalidades:

1. Entregando los tiquetes

2. Cuando haya desplazamiento terrestre se podrá entregar al contratista el valor que corresponda, de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte intermunicipal, según sea el caso.

En los lugares donde no haya prestador oficial del servicio de transporte, el valor a reconocer será el establecido por quien preste el servicio, entre los lugares de origen y destino, cuyas tarifas serán previamente verificadas y aprobadas por el ordenador del gasto.

PARÁGRAFO. En el evento en que no se cuente con el contrato de suministro de tiquetes aéreos, el contratista podrá ser autorizado para adquirir los pasajes y el valor a reconocer será el equivalente a la tarifa comercial en clase económica.

Además, el artículo 7 de la Resolución señala los otros gastos de transporte que se reconocen para el traslado entre termínales y ciudades.

Así las cosas, la Resolución 092 de 2015 en los artículos 1, 6 y 7 establece los gastos de transporte a los contratistas de la entidad, normatividad que cobija a los contratistas instructores del programa SER.

3. Si las dos practicas anteriores son erradas, ¿Como debe ser el manejo de comisiones de servicio de los contratistas en los municipios de cobertura del centro?

Respuesta: Para el manejo de las ordenes de viaje de los contratistas en los municipios de cobertura del Centro debe tener en cuenta las disposiciones señaladas en la Resolución 092 de 2015, junto con lo señalado en las circulares que expida la Secretaria General.

Además, en el estudio previo y en las cláusulas del contrato se debe establecer el reconocimiento de gastos de viaje para el contratista cuando deba desplazarse fuera de su domicilio contractual para el cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato.

Finalmente sobre la ejecución de los recursos asignados por el concepto interno VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE AL INTERIOR FORMACIÓN PROFESIONAL, para reconocer a instructores contratistas los desplazamientos a municipios y veredas donde se realizan los procesos formativos; específicamente a través del proyecto de inversión "SERVICIO DE FORMACION PARA EL EMPRENDIMIENTO, FOMENTO DEL EMPRENDIMIENTO Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL A NIVEL NACIONAL", que a nivel nacional ha asignado aproximadamente $6.000.000.000 para atender esta necesidad, al respecto se debe revisar previamente que en los contratos de prestación de servicios de los instructores se estipule la cláusula en donde se reconozca los gastos de viaje para el contratista en virtud a lo dispuesto en la Resolución 092 de 2015 y que dichos gastos de viaje sean para el proyecto de servicio de formación para el emprendimiento, fomento del emprendimiento y fortalecimiento empresarial a nivel nacional.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

NIS: 2023-02-066263

Copia: Victor Alfonso Manrique Perez. vmanrique@sena.edu.co,  Tesorería. Centro Agroecológico y Empresarial, Regional Cundinamarca.

Proyectó: Cristy García.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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