CIRCULAR 6 DE 2026
(enero 6)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-4040
Bogotá, D.C.
| Para: | Directivos Regionales, Subdirectores de Centros de Formación y Coordinadores de Grupos de Apoyo Administrativo Mixto. |
| Asunto: | Lineamientos para la contratación del servicio de vigilancia y seguridad privada para la vigencia 2026 en el nivel descentralizado. |
Cordial saludo:
La Dirección Administrativa y Financiera, conforme a las funciones delegadas en el numeral 2 del artículo 15 del Decreto 249 de 2005 "Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.", que señala:
(...)
"ARTÍCULO 15. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Son funciones de la Dirección Administrativa y Financiera:
(...)
2. Dirigir, coordinar, controlar y ejecutar los procesos y actividades requeridas en la Entidad para la administración de los recursos físicos, financieros, y prestación de servicios generales, con criterios de eficiencia y eficacia".
Así mismo, acorde a los numerales 1 y 2 del artículo 7o, de la Resolución No. 1-01928 de 2025 "Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo permanentes en la Dirección Administrativa y Financiera del SENA, se asignan sus funciones, se dictan otras disposiciones y se deroga la Resolución No. 2397 del 2024" que disponen:
(...)
"ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL GRUPO DE SERVICIOS GENERALES Y ADQUISICIONES. Son funciones del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones las siguientes:
1. Diseñar planes, programas y proyectos; organizar, coordinar, controlar y ejecutar procedimientos propios de los servicios generales en función de las necesidades del SENA"
2. Establecer y aplicar normas, procedimientos y técnicas requeridos para garantizar la planeación y ejecución de los recursos asignados para los servicios generales".
La Dirección Administrativa y Financiera, en atención a la necesidad de realizar una eficiente y oportuna prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada en las sedes del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA a nivel nacional, se permite emitir los lineamientos la contratación de este servicio para la vigencia 2026.
1. Tipo y Forma de Contratación
En atención a las políticas del Gobierno Nacional tendientes a impulsar la democracia y la gobernanza territorial, que buscan la descentralización del modelo económico actual y dar un mayor impulso a las economías de los territorios a nivel nacional, el Servicio Nacional de Aprendizaje continuará con la descentralización de algunos servicios desde la Dirección General para la vigencia 2026, entre estos el servicio de vigilancia y seguridad privada.
En concordancia con lo anterior, la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente emitió el concepto C-540 del 10 de junio de 2025 a través del cual precisó lo siguiente:
(...)
Si bien nada se opone a que los servicios de vigilancia y seguridad privada regulados por el Decreto Ley 356 de 1994 sean considerados como de características técnicas uniformes, la contratación de estos a través de las modalidades de subasta inversa o de instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsas de productos no es funcional para garantizar la selección objetiva. Esto comoquiera que las tarifas mínimas establecidas para estos servicios en la Circular Externa de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada 20241300000445 del 30 de diciembre de 2024[1] representan una medida regulatoria que hace que los ofrecimientos para la prestación de este tipo de servicios tiendan al valor mínimo permitido por regulación tarifaria, lo que hace que las Entidades Estatales no puedan elegir la oferta más favorable con base en el menor precio ofertado, como bien podría suceder con otros bienes o servicios que no tienen un precio mínimo regulado.
En cuanto a los servicios adicionales a los contemplados en la tarifa, la Circular Externa de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada No. 20241300000445 del 30 de diciembre de 2024 señala en el numeral 2 que "al exigir o concebir la inclusión de bienes o servicios adicionales en la contratación de los servicios de vigilancia y seguridad privada, no pueden propiciar el desconocimiento de los elementos que integran la tarifa mínima regulada y fijada por virtud de la ley, en garantía de los derechos de los trabajadores del sector".
En este sentido, cuando se trate de contratar el servicio de vigilancia y seguridad privada regulado con tarifas mínimas, así como todos aquellos componentes tecnológicos que lo complementan u otros servicios o bienes adicionales, no se pueden desconocerse las tarifas mínimas obligatorias, so pretexto de la inclusión de estos elementos que se requieren para la prestación del servicio. Por tanto, aunque estos elementos adicionales, en principio, puedan considerarse como de características técnicas uniforme y de común utilización según el literal a) del artículo 2, numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, su incorporación como parte del objeto contractual no desvirtúa la necesidad de observar las disposiciones especiales que regulan la tarifa mínima del servicio.
Así, al tratarse de un contrato cuyo núcleo es el servicio de vigilancia y seguridad privada sujeto a tarifa mínima obligatoria, la modalidad de selección más adecuada continúa siendo la licitación pública, por cuanto es la que mejor asegura el cumplimiento del régimen tarifario aplicable, la selección objetiva del contratista, la debida concurrencia de oferentes, así como la adquisición de estos elementos adicionales.
De esta manera, el proceso contractual para garantizar la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada para cada una de las cinco (5) zonas geográficas establecidas en las cuales se fracciona la contratación para la prestación de este servicio y que incluyen la totalidad de las regionales, centros de formación, sedes y subsedes a nivel nacional deberá adelantarse mediante la modalidad de selección de contratista correspondiente a Licitación Pública, por el término de ocho meses y veinticinco (25) días, con fecha de inicio acorde con la fecha de terminación del contrato vigente
Nota: Para el calculo de la ejecución del contrato se deberá contemplar la reducción de la jornada laboral conforme a las disposiciones legales.
A continuación, se presenta la distribución geográfica de las zonas para la prestación del servicio y la regional Líder que adelantará el proceso de contratación para la vigencia 2026:
| ZONAS | REGIONALES | REGIONAL LÍDER DE CONTRATACIÓN |
| ZONA 1 | Bolívar, Guajira, Cesar, Córdoba, Magdalena, Atlántico, San Andrés y Sucre | Sucre |
| ZONA 2 | Casanare, Arauca, Norte de Santander, Boyacá, Santander y Meta | Meta |
| ZONA 3 | Caldas, Tolima, Risaralda, Quindío, Chocó y Antioquia | Risaralda |
| ZONA 4 | Cauca, Nariño, Valle del cauca, Caquetá, Putumayo y Huila | Valle |
| ZONA 5 | Dirección general, Amazonas, Distrito Capital, Cundinamarca, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada | Cundinamarca |
2. Ubicación y descripción de los puestos de vigilancia
La ubicación y cantidad de puestos de vigilancia humana y los requerimientos mínimos de medios tecnológicos a contratar deberán ser determinados conforme a las necesidades de cada una de las Regionales que hacen parte de la zona, para la nueva contratación de servicios se deberán tener en cuenta las necesidades de puestos de vigilancia para cubrir las construcciones nuevas puestas en funcionamiento o las instalaciones recibas en comodato, siempre y cuando los mismos se ajusten a la disponibilidad de presupuesto asignado.
Las modalidades en las que se prestará el servicio de vigilancia en las instalaciones de la entidad podrán ser contratados así:
- Puesto 24 horas todos los días con arma
- Puesto 24 horas todos los días sin arma
- Puesto 24 horas monitoreo
- Puesto 24 horas todos los días con canino
- Puesto 24 horas lunes a viernes sin arma
- Puesto 24 horas lunes a sábado sin arma
- Puesto 16 horas (7 horas diurnas y 9 horas nocturnas) todos los días sin arma
- Puesto 16 horas (15 horas diurnas y 1 hora nocturna) todos los días sin arma
- Puesto 16 horas (15 horas diurnas y 1 hora nocturna) lunes a viernes no incluye festivos sin arma
- Puesto 16 horas (15 horas diurnas y 1 hora nocturna) lunes a sábado no incluye festivos sin arma
- Puesto 12 horas diurnas todos los días sin arma
- Puesto 12 horas diurnos lunes a viernes no incluye festivos sin arma
- Puesto 12 horas diurnos lunes a sábado no incluye festivos sin arma
- Puesto 12 horas (9 horas nocturnas y 3 horas diurnas) todos los días sin arma
- Puesto 12 horas (9 horas nocturnas y 3 horas diurnas) lunes a sábado sin arma
- Puesto 12 horas (9 horas nocturnas y 3 horas diurnas) todos los días con arma
- Puesto 8 horas nocturnas todos los días con arma
- Puesto 8 horas nocturnas todos los días sin arma
- Puesto 8 horas nocturnos lunes a viernes sin arma
- Puesto 8 horas diurnos lunes a sábado no incluye festivos sin arma
- Puesto 8 horas diurnos lunes a viernes no incluye festivos sin arma
- Puesto 8 horas diurnas todos los días sin arma
Por otra parte, se continúa con la Política institucional de NO autorizar nuevos puestos de vigilancia ARMADOS en las sedes de la entidad teniendo en cuenta que su misionalidad es formativa y educativa y se atiende población menor de edad.
Frente a la continuidad de contratación de servicios de vigilancia con apoyo canino, se solicita realizar la verificación de los estudios o diagnósticos de seguridad adelantados para cada una de las sedes del SENA, a fin de analizar la viabilidad de reducción de servicios contratados bajo esta modalidad.[2]
El servicio de vigilancia y seguridad privada de las instalaciones del SENA se deberá fundamentar en la disminución de servicios d vigilancia humana y aumento a la implementación de medios tecnológicos (circuito cerrado de TV, alarmas, control de ingresos peatonal y vehicular) como instrumentos de ayuda para una mejor prestación del servicio a nivel nacional, por lo cual, las especificaciones técnicas y demás requerimientos mínimos de estos elementos deberán constar de manera clara, precisa y detallada dentro de los estudios previos del proceso o el documento que haga sus veces, para que así la Entidad pueda garantizar una óptima prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada.
La identificación de necesidades de instalación de nuevos medios tecnológicos deberá estar acordes con los estudios o diagnósticos de seguridad adelantados para cada una de las sedes del SENA.
3. Supervisión del contrato por parte del SENA
La supervisión de cada uno de los contratos deberá constar en el Estudio Previo que hace parte integral del proceso contractual y será ejercida así:
- Se recomienda que los ordenadores del gasto de las regionales líderes del proceso de contratación ejerzan la supervisión del contrato, sin embargo, se podrá designar otro funcionario de las regionales que componen cada zona como supervisor titular.
- El ordenador del Gasto podrá designar un supervisor por cada contrato en cada una de las regionales lideres que podrá ser el Coordinador del Grupo de Apoyo Mixto o a quien este delegue.
- En las Regionales y Centros de Formación Profesional que conforman cada una de las zonas, el apoyo a la supervisión regional será ejercida por los Directores Regionales y Subdirectores de Centro.
Los supervisores serán los responsables de verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del contrato y ejercerán todas las funciones, facultades y actividades inherentes a su actividad, en especial las contenidas en la Ley 80 de 1993, la Ley 1474 de 2014 y en la Resolución 3030 de 2025 "Por la cual se adopta el Manual de Supervisión e Interventoría del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA", expedido por el Director General del SENA y serán los responsables de certificar el recibo a satisfacción del servicio para que el ordenador del gasto autorice los pagos respectivos.
El Director Regional y el supervisor contractual designado en caso de que sea diferente al Director Regional deberá velar por la correcta ejecución del objeto del Contrato en las condiciones de calidad en la prestación del servicio, oportunidad y obligaciones definidas en los documentos del proceso de contratación y ejercer control integral en el aspecto (técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico).
Dentro de las actividades sobre las cuales se deberá hacer seguimiento y ejercer la supervisión, se encuentran:
1. Suscribir el Acta de Inicio de cada uno de los contratos de vigilancia
2. Hacer cumplir con las especificaciones técnicas, jurídicas, económicas y financieras presentadas.
3. Dar trámite ante cualquier reclamación, petición, orden o similar de terceros que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre la ejecución del Contrato o sobre sus obligaciones.
4. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando todo tipo de dilaciones o retrasos que pudieran presentarse.
5. Verificar el cumplimiento de las obligaciones frente a los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Sena e ICBF), de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas que contemplen la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada.
6. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la entidad o a terceros en los términos del artículo 52 de la Ley 80 de 1993.
7. Mantener vigentes las garantías otorgadas durante la ejecución del contrato.
8. Tramitar las modificaciones, adiciones y/o prorrogas contractuales que se requieran y tramitar la expedición de los requisitos de legalización de estas (aprobación de pólizas y expedición de registro presupuestal para el caso de adiciones) a fin de garantizar la prestación del servicio de vigilancia en los términos y condiciones requeridos)
9. Tramitar el pago del servicio (medio humano, canino y medios tecnológicos) el cual se hará de forma mensual vencida, previa certificación del servicio efectivamente prestado, avalado por cada uno de los supervisores regionales del SENA, de igual forma se verificará el cumplimiento de:
a) Factura respectiva con el cumplimiento de requisitos legales
b) Certificación de cumplimiento a entera satisfacción respecto del objeto y obligaciones expedida por el supervisor del Contrato
c) Constancia de cumplimiento en donde el contratista acredite que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar de los últimos seis (6) meses, (si aplica), de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 o aquella que lo modifique, adicione o complemente
d) Revisar el Informe mensual de gestión de la ejecución del contrato presentado por el contratista. En todo caso se deberá tener en cuenta el Instructivo Documentos Requeridos para Registro de Obligaciones y Trámite de Pagos la GRF-I-002 - GRF-P- 022 en las versiones que se encuentren vigentes.
10. Atender los requerimientos que no sean solucionados en cada regional o Centro de Formación y que requieran de la intervención de la supervisión de la regional líder.
11. Realizar la intermediación entre la empresa de vigilancia y los Centros de Formación del SENA para dar solución a cualquier controversia que se presente en ejecución del contrato de vigilancia.
12. Atender los requerimientos que efectúe el supervisor y la entidad relacionados con la ejecución del contrato. Así mismo, realizar los actos necesarios y tomarlas medidas conducentes para el debido y oportuno cumplimiento de las obligaciones contractuales y la ejecución del contrato.
13. Exigir a la empresa de vigilancia la reposición de los bienes afectados por algún siniestro una vez se cumpla el debido proceso de reclamación.
14. Mantener actualizado el aplicativo SECOP II con la información que se genere en cada una de las etapas del proceso contractual.
15. Tramitar la respectiva liquidación del contrato de vigilancia y emitir el Paz y salvo correspondiente de acuerdo con lo establecido en el Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad que se encuentre vigente.
16. Las demás que se estimen de acuerdo con la naturaleza de la contratación.
4. Certificación mensual de servicios prestados.
Los servicios de vigilancia serán certificados de la siguiente manera:
Los Subdirectores de Centro y/o Directores Regionales de cada una de las sedes en donde se prestan los servicios de vigilancia y seguridad privada, deberán emitir dentro de los cinco (5) primeros días hábiles mes vencido de la prestación del servicio certificación mensual de prestación de los servicios contratados, utilizando el Formato Certificación de Servicios de Vigilancia Humana y Electrónica GIL-F-069 en la versión que se encuentre vigente el cual se encuentra publicado en la plataforma CompromISO.
La certificación de servicios de vigilancia humana y electrónica GIL-F-069 deberá ser remitida mediante comunicación interna radicada al supervisor del contrato de cada regional líder, quien a su vez tramitará la facturación de los servicios prestados teniendo como base dichas certificaciones. A su vez, es necesario que dicha certificación sea remitida como soporte de ejecución al coordinador operativo de la empresa de vigilancia para la Zona.
Se solicita el estricto cumplimiento a esta obligación teniendo en cuenta que este documento es la base de la revisión que se hace para tramitar el pago oportuno de las facturas que presentan los contratistas y así poder cumplir con el indicador de pagos ante el Ministerio de Hacienda. El no cumplimiento de los plazos establecidos por parte de los supervisores regionales puede ocasionar sanciones a la Entidad por no utilizar el cupo del PAC asignado.
5. Inspección de los servicios contratados
Los supervisores regionales del SENA deberán velar mensualmente por la verificación efectiva de:
- La prestación del servicio con la totalidad de los puestos de vigilancia contratados
- La verificación de la entrega del material de intendencia cuando aplique (Tonfa, portatonfa, kit de invierno, linterna)
- La verificación de carnetización provisional y/o definitiva a cada una de las personas que prestan los servicios de vigilancia.
- La verificación del correcto funcionamiento de los medios tecnológicos contratados (cámaras, monitores, alarmas y controles de acceso totalmente funcionales y DVR con espacio de almacenamiento para grabación), en lo posible realizar verificación mensual del espacio disponible para grabación.
- La verificación de que las cámaras de vigilancia se encuentran grabando por evento a fin de optimizar los espacios disponibles de los DVR.
- Que el espacio destinado para la visualización de cámaras presenta acceso reducido y restringido para dar cumplimiento a la protección de datos de la comunidad en general.
- La verificación de entrega efectiva de la dotación y elementos de protección personal acordes con la zona geográfica donde se presta el servicio y sitio de trabajo asignado, para todo el personal contratado por la empresa de vigilancia.
- Validar los pagos por concepto de salarios y seguridad social al personal contratado por la empresa de vigilancia.
- La existencia de espacios de trabajo que brinden garantías de seguridad y salud en el trabajo para las personas que presten el servicio.
- Validar el cumplimiento de los protocolos de ingreso y salida establecidos por la entidad utilizando el detector de metales (Garret) para accesos peatonales.
- La verificación de instalación de avisos a terceros frente a la grabación por medio de circuito cerrado de televisión enmarcados en la ley 1581 de 2012.
- Validar la entrega de las minutas, consignas y protocolos para la prestación de cada uno de los puestos de servicio contratados.
- El suministro de sellos por parte de la empresa de vigilancia para efectuar el sellamiento de espacios cuando se requieran.
- Que no existen sistemas de videovigilancia instaladas dentro de los ambientes de formación de las sedes de la entidad.
6. Canales de comunicación para la prestación del servicio por parte de la entidad contratista.
Cada contratista del servicio de vigilancia y seguridad privada debe asignar un Jefe Operativo, Coordinador de Zona y Supervisor por Regional, sin costo para el SENA. Estas personas deben verificar el cumplimiento de las acciones tendientes a la correcta prestación del servicio de vigilancia, por parte de este y el Coordinador de Zona atenderá los requerimientos a los cuales no pueda dar solución el Supervisor Regional.
Por parte del SENA quedan establecidas las siguientes instancias para atender todo lo concerniente con la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada a nivel zonal:
- Ordenador del Gasto
- Supervisor de contrato
- Supervisor regional
- Apoyos a la supervisión
Cordialmente,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
SENA Dirección General
1. Ver Circular Externa de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada No. 20251300000115CS del 30 de diciembre de 2025 mediante la cual se establecen las tarifas mínimas para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada entre el 25 y el 31 de diciembre de 2025 y para toda la vigencia 2026.
2. En todo caso, de ser necesaria la contratación de esta modalidad para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada, la Regional Líder del proceso de contratación deberá incluir en el pliego de condiciones y demás documentos del proceso las condiciones establecidas en la Ley 2554 de 2025 “por la cual se promueve el desarrollo de alternativas tecnológicas en materia de seguridad, vigilancia privada e inspección de sustancias u objetos, se mejora el bienestar de los perros usados en estas actividades, y se dictan otras disposiciones” y verificar a través de la supervisión designada y los apoyos a la supervisión en caso de que se establezcan el cumplimiento de estas condiciones en la ejecución del contrato.
