CIRCULAR 306 DE 2025
(diciembre 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-4040
Bogotá D.C
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación, Coordinadores Grupo Apoyo Mixto, Directores de Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo de la Dirección General. |
| Asunto: | Lineamientos Cierre Contable vigencia 2025 |
Considerando que la Contaduría General de la Nación -CGN mediante el instructivo No 001 del 12 de diciembre de 2025 impartió instrucciones a las entidades públicas relacionadas con el cambio del periodo contable 2025-2026 y con el fin de adelantar las gestiones pertinentes para dar cumplimiento al cierre del periodo contable 2025, a continuación se dan a conocer las siguientes directrices que permiten garantizar que todas las operaciones realizadas al interior de los procesos misionales y de apoyo del SENA, sean vinculadas de manera homogénea al proceso de Gestión de Recursos Financieros de acuerdo con lo establecido en el Manual de Políticas de la Entidad.
1. BANCOS
El Grupo de Tesorería de Dirección General, debe remitir al Grupo de Contabilidad, la certificación de los saldos a 31 de diciembre de 2025 a más tardar el 23 de enero de 2026 al correo mepachecom@sena.edu.co sssastoque@sena.edu.co de la composición del efectivo, de acuerdo con las siguientes tablas:
Tabla No. 1-Cuentas Bancarias
| Tipo de Cuenta Bancaria | Número Cuenta Bancaria | Entidad Financiera | Saldo en cuentas bancarias | Estado de la Cuentas Bancarias |
Tabla No. 2-Efectivo Restringido
| Tipo de Cuenta Bancaria | Número Cuenta Corriente | Entidad Financiera | Importe Significativo | Efectivo Restringido | Condiciones de Restricción |
Condiciones de restricción: Económica, Legal, Destinación Específica
Descuentos no autorizados - Grupo de Tesorería
Informe de las gestiones realizadas para la depuración de las partidas relacionadas con los pagos dobles, a los correos sssastoque@sena.edu.coy mepachecom@sena.edu.coa más tardar el 21 de enero de 2026
Otras cuentas por pagar - Grupo de Tesorería
Informe de las gestiones realizadas para la depuración de las partidas relacionadas con los rechazos bancarios, debe ser remitida por CI radicado al Coordinador(a) del Grupo de Contabilidad de la Dirección General al correo sssastoque@sena.edu.co con copia al correo mepachecom@sena.edu.coa más tardar el 20 de enero de 2026
2. INVERSIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LIQUIDEZ
El Grupo de Tesorería de Dirección General, debe remitir al Grupo de Contabilidad, a más tardar el 13 de enero de 2026 la siguiente información debe ser remitida por CI radicado al Coordinador(a) del Grupo de Contabilidad de la Dirección General al correo ssastoque@sena.edu.co con copia al correo jtrianar@sena.edu.co
| Clasificación Inversión | Entidad | Valor en libros | Plazo | Tasa de Interés | Vencimiento | Restricciones | Riesgos del SENA | Dividendos o intereses reconocidosenel periodo |
Clasificación Inversión: Costo, valor de mercado con cambios en el resultado y valor de mercado con cambios en el patrimonio.
Riesgos del SENA: Tasa de cambio, tasa de interés, riesgo de mercado, riesgo de crédito y riesgo de liquidez.
3. CUENTAS POR COBRAR
Cuenta por Cobrar Misional - Grupo de Recaudo y Cartera
- El reporte generado desde el aplicativo SIREC a nivel nacional, con corte al 31 de diciembre de 2025, deberá contar con la certificación de información firmada por el Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera. Esta información deberá ser entregada al Grupo de Contabilidad a más tardar el 15 de enero de 2026. De igual manera, se solicita informar qué compensaciones, insolvencias o bajas quedarían pendientes por reconocer en este último archivo.
- En caso de presentarse inconvenientes en el aplicativo SIIF Nación que impidan el reconocimiento de las diferentes bajas, compensaciones o insolvencias correspondientes al periodo de diciembre, estas deberán ser identificadas por parte del Grupo de Recaudo y Cartera y dejarlas documentadas en el informe de cartera que entreguen a contabilidad a corte de diciembre 2025 y a su vez ser suministradas en el primer reporte del periodo de enero de 2026.
Así mismo, se deberá remitir la certificación del deterioro de las carteras misionales, incluyendo el desglose por tercero y por edad de vencimiento, certificación que deberá ser emitida por el Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera. Esta documentación deberá ser entregada el 13 de enero de 2026, teniendo en cuenta que la constitución del deterioro de la vigencia 2025 se realizará con corte a octubre de 2025.
Igualmente deberá allegarse el GRF-F-097- Formato para el cálculo del deterioro de cuentas y préstamos por cobrar V01, disponible en el aplicativo COMPROMISO, con fecha de entrega el 13 de enero de 2026.
En relación con el reporte de liquidaciones correspondientes a obligaciones contingentes que las entidades mantienen con el SENA, se establece que el Grupo de Recaudo y Cartera remitirá al Grupo de Contabilidad, a más tardar el 15 de enero de 2026, la información correspondiente al mes de diciembre en lo relacionado con la cartera misional, la cual deberá presentarse debidamente discriminada entre capital e intereses, con el fin de realizar los registros contables pertinentes para cada concepto, de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación, particularmente en lo referente a los principios de reconocimiento, medición y revelación de los hechos económicos; dichas carteras corresponden a obligaciones asociadas a UGPP, FIC, aportes parafiscales y otras contribuciones de naturaleza misional, cuya adecuada clasificación es necesaria para garantizar la razonabilidad y confiabilidad de la información financiera.
La información relacionada con las cuentas por cobrar misionales deberá ser remitida mediante CI por radicar al(la) Coordinador(a) del Grupo de Contabilidad de la Dirección General al correo ssastoque@sena.edu.co con copia a jalgonzalez@sena.edu.co
Cartera No Misional - Grupo de Recaudo y Cartera
De acuerdo con lo estipulado en la Resolución de actividades por grupos, el Decreto 249 de 2004, entre otras normas aplicables, el Grupo de Recaudo y Cartera es el encargado de administrar, custodiar y velar por todo tipo de cartera existente en el SENA. Dentro de este segmento se incluyen: cuotas partes pensionales, doble mesadas pensionales, retroactivos pensionales y servicio médico asistencial (SMA). En este sentido, se solicita al Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera la siguiente información:
- Certificación, firmada por el Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera, de la información y saldos con corte al 31 de diciembre de 2025. Fecha máxima de entrega: 15 de enero de 2026.
- Actos administrativos de depuración, con sus respectivos soportes. Fecha máxima de entrega: 15 de enero de 2026.
- Certificación del deterioro de las carteras no misionales, que incluya el desglose por tercero y por edad de vencimiento. Esta certificación deberá ser emitida por el Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera y entregada el 13 de enero de 2026, teniendo en cuenta que la constitución del deterioro de la vigencia 2025 se realizará con corte a octubre de 2025.
- GRF-F-097- Formato para el cálculo del deterioro de cuentas y préstamos por cobrar V01, disponible en el aplicativo COMPROMISO, el cual deberá ser allegado el 13 de enero de 2026.
La información solicitada deberá ser remitida mediante CI radicado al(la) Coordinador(a) del Grupo de Contabilidad de la Dirección General, al correo ssastoque@sena.edu.co con copia a jalgonzalez@sena.edu.co
Excedentes de Servicio Médico Asistencial - Secretaría General, Grupo de Servicio Médico
Se deberá remitir la siguiente información correspondiente a los excedentes del Servicio Médico Asistencial con corte al 31 de diciembre de 2025:
- Reporte consolidado y detallado por tercero a nivel nacional, el cual deberá incluir, además de la información financiera, la instancia de cobro en la que se encuentra cada obligación (cobro persuasivo, cobro jurídico o cobro coactivo).
- Certificaciones de información y saldos con corte al 31 de diciembre de 2025, firmadas por el Director Regional y/o el(la) Coordinador(a) de servicio médico asistencial de cada Regional.
- Actos administrativos de depuración, junto con sus soportes correspondientes, relacionados con los excedentes de servicio médico asistencial.
- Informe de gestión de cobro, que incluya los hechos más relevantes y representativos asociados a la recuperación de excedentes médicos, identificando las condiciones de la cuenta por cobrar, tales como: plazo, tasa de interés (si aplica) y fecha de vencimiento.
- Análisis de antigüedad de los excedentes médicos pendientes por cobrar que se encuentren en mora al 31 de diciembre de 2025.
- Reporte resumen, el cual deberá incluir la clasificación del estado del funcionario (activo, pensionado o retirado), entre otros datos relevantes para el cierre contable.
- En caso de existir cuentas por cobrar en estado de cobro coactivo, se deberá remitir la información correspondiente al deterioro de dichas carteras al Grupo de Recaudo y Cartera, con el fin de que este grupo pueda suministrarla al Grupo de Contabilidad para su constitución el 13 de enero de 2026.
Toda la información mencionada deberá ser remitida mediante CI radicado al(la) Coordinador(a) del Grupo de Contabilidad de la Dirección General al correo ssastoque@sena.edu.co con copia a jalgonzalez@sena.edu.co a más tardar el 13 de enero de 2026.
Reporte del Grupo de Cobro Coactivo - Dirección General
El Grupo de Cobro Coactivo de la Dirección General remitirá el reporte detallado de la cartera a nivel nacional que se encuentre en proceso de cobro coactivo al 31 de diciembre de 2025. Esta información deberá ser enviada mediante CI radicado al(la) Coordinador(a) del Grupo de Contabilidad de la Dirección General al correo ssastoque@sena.edu.co con copia a jalgonzalez@sena.edu.co a más tardar el 13 de enero de 2026.
4. PRÉSTAMOS POR COBRAR
Préstamos de Calamidad y Educativos - Grupo de Recaudo y Cartera - Grupo de Talento Humano
Se deberá remitir la siguiente información relacionada con los préstamos por concepto de calamidad doméstica y préstamos Educativos a nivel nacional, con corte a diciembre de 2025:
- Reporte consolidado a nivel nacional de los préstamos por calamidad doméstica y préstamos Educativos, elaborado por el Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano de la Dirección General. Fecha máxima de entrega: 13 de enero de 2026.
- Certificaciones de información y saldos con corte al 31 de diciembre de 2025, firmadas por el Director Regional y/o el(la) Coordinador(a) de Talento Humano de cada Regional. Fecha máxima de entrega: 13 de enero de 2026.
- Actos administrativos de depuración, con sus respectivos soportes, correspondientes a los préstamos de calamidad y educativos generados durante la vigencia 2025. Fecha máxima de entrega: 13 de enero de 2026.
- Certificación del deterioro de las carteras no misionales, que incluya el desglose por tercero y por antigüedad de cada uno de los terceros que conforman estas carteras, emitida por el Coordinador del Grupo de Recaudo y Cartera. Esta certificación deberá ser entregada el 13 de enero de 2026, teniendo en cuenta que la constitución del deterioro de la vigencia 2025 se realizará con corte a octubre de 2025.
- Formato GRF-F-097- Formato para el cálculo del deterioro de cuentas y préstamos por cobrar V01, disponible en el aplicativo COMPROMISO, el cual deberá ser allegado por el Grupo de Recaudo y Cartera de la Dirección General el 13 de enero de 2026.
La información solicitada deberá ser remitida mediante CI radicado al(la) Coordinador(a) del Grupo de Contabilidad de la Dirección General al correo ssastoque@sena.edu.co con copia a jalgonzalez@sena.edu.co
Préstamos por Cobrar Fondo Nacional de Vivienda -FNV- Secretaría General Grupo de Vivienda
El Grupo de Vivienda de Dirección General debe remitir al Grupo de Contabilidad de Dirección General, la siguiente información con corte 31 de diciembre de 2025 a través de CI radicado al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección General ssastoque@sena.edu.co con copia al correo lbustamantel@sena.edu.co a más tardar el día 13 de enero de 2026, de acuerdo con las siguientes tablas:
- Relación de préstamos hipotecarios y préstamos sobre ahorro de funcionarios y exfuncionarios: Ver Tabla No 10 - Préstamos Hipotecarios
Tabla No. 10 - Relación de Préstamos Hipotecarios, préstamos sobre ahorro del Fondo Nacional de Viviend
| REGIONAL | CEDULA DEL DEUDOR | APELLIDOSV NOMBRES DEL DEUDOR | VALOR DEL CREDITO DESEMBOLSADO | FECHA DE DESEMBOLSO DEL CREDITO | FECHA DEL DESCUENTO DE LA PRIMERA CUOTA [SEGÚN AUTORIZACION DE DESCUENTO FIRMADA POR EL DEUDOR) | TASAS DE INTER ES (S) CTE. | TASAS DE INTERES [WJ (EA) | TASAS DE INTERES^} MORA | PLAZO DEL CREDITO AÑOS | FECHA DEL VENCIMIENTO CREDITO | VALOR DE LA CUOTA ACTUAL | INCREMENT 0 CUOTA SI (%) | SALDO A CAPITAL | SALDO A INTERESES NO PAGOS | SALDO INSOLUTO DELA DEUDA |
Relación de créditos en mora: Ver Tabla No 11 - Créditos en Mora Fondo Nacional de Vivienda
Tabla No. 11 -Créditos en Mora -Fondo Nacional de Vivienda
En el anterior reporte, celda denominada Acciones administrativas, el área de gestión debe informar los hechos más relevantes y representativos en la gestión de cobro correspondiente a los créditos que presentan mora en los pagos, donde se identifique claramente las condiciones en las que se encuentra la cuenta por cobrar.
Posteriormente, debido a que los préstamos por cobrar, de acuerdo con la normatividad vigente para las entidades de gobierno son objeto de estimaciones por deterioro; según la norma como mínimo, al final del periodo contable, la entidad debe evaluar si el riesgo crediticio del préstamo por cobrar ha variado en forma significativa desde su reconocimiento; el área de gestión de la información de préstamos por cobrar del fondo nacional de vivienda del SENA, debe remitir a más tardar el 13 de enero de 2026 al grupo de contabilidad:
- Un análisis de índices de incumplimiento en las condiciones crediticias pactadas y los análisis que establezcan el deterioro por las moras de la cartera de créditos a los empleados y préstamos de vivienda otorgados por el Fondo Nacional de Vivienda.
- Un análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar pendientes relacionadas en el informe que se entrega sobre la cartera que se encuentra en mora al 31 de diciembre de 2025.
- El Cálculo del deterioro que afectará la subcuenta 148003003 denominada Préstamos de Vivienda con corte al 31 de octubre de 2025. (para lo cual el área de gestión deberá identificar los indicios de deterioro y realizar los cálculos de acuerdo con las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos del marco normativo para entidades de gobierno establecidos en el anexo de la Resolución 285 de 2023 de la CGN Capítulo 1 Activos, numeral 3. Préstamos por Cobrar, literal 3.6. Revelaciones; en lo referente a los préstamos por cobrar del Fondo de Vivienda del Sena).
- Las Regionales deben remitir al Grupo de Contabilidad de Dirección General la siguiente información a corte 31 de diciembre de 2025 la cual deberá ser remitida por CI radicado al Coordinador(a) del Grupo de Contabilidad de la Dirección General ssastoque@sena.edu.co con copia al correo lbustamantel@sena.edu.co de acuerdo con el cronograma establecido en la Circular 01-3-2025-000084 emitida por la Secretaría General el 15 de abril de 2025 a más tardar el día 13 de enero de 2026
- Informe de Carteras del Fondo Nacional de Vivienda con corte a diciembre 31 de 2025 de acuerdo con los formatos Excel establecidos previamente por el FNV de Funcionarios, Exfuncionarios, Deudas de Difícil cobro o en mora, créditos sobre ahorros y ahorro de funcionarios.
- El reporte de SIREC y relación en Excel comparativa todas las cesantías causadas y consolidadas previamente pignorados para ser aplicados a los préstamos hipotecarios en la vigencia 2025, donde se evidencie la sumatoria de cada uno de los campos mencionados Ver Tabla No 12 - Saldos Cesantías Regionales
Tabla No. 12 - Saldos Cesantías Regionales
| Identificación | Nombres y apellidos del Empleado | saldo Contabilidad | saldo según Kactus | Diferencias |
- Relación en Excel de resoluciones de cesantías aplicadas y consolidadas correspondientes a la vigencia 2025, con su respectiva sumatoria, las cuales deben coincidir con las cifras del maestro de cesantías.
El Grupo de Recaudo y Cartera en Dirección General debe remitir relación detallada de saldos de ahorro del Fondo Nacional de Vivienda con corte a 31 de diciembre de 2025 a través de CI radicado al Coordinador del Grupo de Contabilidad de Dirección General ssatoque@sena.edu.co con copia al correo lbustamantel@sena.edu.co a más tardar el 10 de enero del 2026, conforme a la siguiente tabla:
Tabla No. 13 - Saldos de Ahorro Fondo Nacional de Vivienda
| CEDULA | NOMBRES | SALDO ANTERIOR | VALOR | SALDO NUEVO | |
| CUOTA AHORRO | DEVOLUCIONAHORRO | ||||
5. VIÁTICOS
De acuerdo con lo establecido en la circular 01-3-2025-000203 del 19/09/2025 el registro correspondiente a la legalización de la comisión u orden de viaje en el aplicativo SIIF Nación se realizará con posterioridad a la verificación de los soportes e informes entregados por los funcionarios o contratistas a los ordenadores de gasto y/o supervisores de contrato, los cuales deberán remitir la documentación soporte al Grupo de Contabilidad de la Dirección General o a quien haga sus veces en la Regional o Centro de formación por medio electrónico.
Las comisiones para funcionarios y gastos de desplazamiento para contratistas deberán quedar pendiente de legalizar en el aplicativo SIIF Nación al 31 de diciembre de 2025, esto con el fin de evitar inconsistencias financieras, requerimientos de los entes de control y procesos disciplinarios.
Los responsables del área contable en la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional Integral, deben revisar los saldos de la cuenta contable 190603001 - Avances para viáticos y gastos de viaje con corte al 31 de diciembre de 2025, verificando que no existan terceros con saldos contrarios los cuales se deben corregir y validar que el saldo final sea igual a cero (0).
De existir saldos pendientes de legalizar al 31 de diciembre del 2025 sin los debidos soportes en los tiempos establecidos, se indica que es obligatorio dar cumplimiento a la Resolución No. 2838 de 2016 - SENA, articulo 14 (...) "en incumplimiento de esta obligación constituye falta disciplinaria y dará lugar a la iniciación del proceso disciplinario, de conformidad con las normas que regula la materia. Lo cual se generará para aquellas comisiones que presenten mora superior a un (1) mes".
En ningún caso se deben elaborar comprobantes manuales para el proceso de legalización de comisiones u ordenes de viaje correspondientes a la vigencia 2025; dado que este proceso es netamente transaccional; en caso de realizarse este tipo de comprobantes manuales, procederá con el respectivo rechazo.
La certificación debe ser firmada por el Director Regional o Subdirector de Centro, Coordinador de Apoyo Administrativo Mixto y responsable del proceso contable en la Regional o Centro de formación, y deberá ser remitida a través de CI radicado a la Coordinadora del Grupo de Contabilidad de la Dirección General ssastoque@sena.edu.co con copia al correo crosasc@sena.edu.co
6. PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
6.1. Bienes muebles y consumo
Desde el grupo de almacenes e inventarios de la Dirección General, se debe remitir a contabilidad lo correspondiente a los hechos económicos de bienes muebles (devolutivos) y consumo correspondiente al mes de diciembre de 2025 a más tardar el 08 de enero de 2026, para el registro contable antes del cierre correspondiente.
Además, se requiere que por parte de las áreas productoras de información de los bienes: grupo de almacenes e inventarios y grupo administrativo y de gestión de activos de la Dirección General, se brinde la información que se detalla a continuación para cada grupo de bienes, con el fin de preparar las revelaciones contables.
En lo referente a los bienes muebles e inmuebles, se debe remitir por lo menos lo siguiente por cada bien:
- Los métodos de depreciación utilizados;
- Las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas;
- El valor en libros y la depreciación acumulada, incluyendo las pérdidas por deterioro del valor acumuladas, al principio y final del periodo contable. Así mismo, con el fin de preparar las revelaciones a las notas de los estados financieros, se requiere en caso de que el análisis de indicios de deterioro no abarque la totalidad de los bienes muebles, se deberá presentar la justificación correspondiente que explique por qué no se realizó dicho análisis para todos los bienes muebles de la Entidad SENA, considerando los parámetros establecidos para su aplicación;
- Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de componentes, inspecciones generales, reclasificaciones a otro tipo de activos, pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas, depreciación y otros cambios;
- El efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo;
- El cambio en la estimación de la vida útil, del valor residual y de las erogaciones estimadas de desmantelamiento, así como el cambio en el método de depreciación;
- El valor de las plantas productoras que aún no se encuentran en la ubicación y condición necesarias para producir productos agrícolas de la forma prevista por la administración de la entidad, relacionando los desembolsos que conforman el costo del activo;
- El valor de las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación;
- El valor en libros de las propiedades, planta y equipo cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellas que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;
- La información de bienes que se hayan reconocido como propiedades, planta y equipo o que se hayan retirado, por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio (esta información estará relacionada con: la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto, la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar);
- El valor en libros de los elementos de propiedades, planta y equipo, que se encuentran temporalmente fuera de servicio;
- Las propiedades, planta y equipo, adquiridas en una transacción sin contraprestación;
- La información sobre su condición de bien histórico y cultural, cuando a ello haya lugar; y
- La información sobre su condición de activo en concesión, cuando a ello haya lugar.
- Para las construcciones en curso se debe entregar por lo menos el valor de las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación.
Para lo anterior se adjunta el anexo "Tabla N_18 - Propiedades, planta y equipo", la cual contiene más de una hoja y debe ser revisada y diligenciada en su totalidad para los temas que apliquen.
La información anteriormente mencionada debe ser reportada junto con la documentación soporte al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General, con copia los siguientes correos electrónicos: smontesc@sena.edu.coa más tardar el día 20 de enero del 2026.
6.2. Bienes Inmuebles y Construcciones en Curso
Desde el grupo gestión de inmuebles e intangibles, se debe remitir al grupo de contabilidad lo correspondiente a los hechos económicos de bienes inmuebles y construcciones en curso, correspondiente al mes de diciembre de 2025, a más tardar el 15 de enero de 2026, para la realización del registro contable antes del cierre correspondiente.
Además, se requiere se brinde la información que se detalla a continuación para cada grupo de bienes, con el fin de preparar las revelaciones contables.
- los métodos de depreciación utilizados;
- las vidas útiles o las tasas de depreciación utilizadas;
- una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado lo siguiente: adquisiciones, adiciones realizadas, disposiciones, retiros, sustitución de componentes, inspecciones generales, reclasificaciones, deterioros del valor reconocidos o revertidos, depreciaciones y otros cambios;
- el efecto en los resultados producto de la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo;
- el cambio en la estimación de la vida útil, del valor residual y de las erogaciones estimadas por desmantelamiento, así como el cambio en el método de depreciación;
- el valor de las plantas productoras que aún no se encuentran en la ubicación y condición necesarias para producir productos agrícolas de la forma prevista por la administración de la entidad, relacionando los desembolsos que conforman el costo del activo;
- el valor de las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción, y el estado de avance y la fecha estimada de terminación;
- el valor en libros de las propiedades, planta y equipo cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellas que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;
- la información de bienes que se hayan reconocido como propiedades, planta y equipo o que se hayan retirado, por la tenencia del control, independientemente de la titularidad o derecho de dominio (esta información estará relacionada con la entidad de la cual se reciben o a la cual se entregan, el monto, la descripción, la cantidad y la duración del contrato, cuando a ello haya lugar);
- la información sobre su condición de bien histórico y cultural, cuando a ello haya lugar;
- el valor en libros de los elementos de propiedades, planta y equipo, que se encuentran temporalmente fuera de servicio;
- la información sobre su condición de activo en concesión, cuando a ello haya lugar; / las propiedades, planta y equipo adquiridas en una transacción sin contraprestación; y
- el valor reclasificado y una explicación detallada del origen del cambio, para el caso de las reclasificaciones desde o hacia propiedades, planta y equipo.
Para lo anterior se adjunta el anexo "Tabla N_18 - Propiedades, planta y equipo", la cual contiene más de una hoja y debe ser revisada y diligenciada en su totalidad para los temas que apliquen.
Así mismo, para los bienes inmuebles recibidos y/o entregados con condiciones y que están garantizando el cumplimiento de un activo o pasivo (según sea el caso), es necesario se reporte lo siguiente:
- Una relación detallada de los bienes que se hayan recibido y/o entregado con condiciones, la entidad que lo entrega o recibe y el tiempo de cumplimiento de la condición,
- La relación de los bienes que se haya cumplido con la condición pactada y se hayan amortizados durante la vigencia,
- Una relación de los bienes para los cuales no se haya cumplido con la condición y se hayan dado de baja durante la vigencia o se hayan incorporado nuevamente a los activos de la entidad.
La información anteriormente mencionada debe ser reportada junto con la documentación soporte a la coordinadora del grupo de contabilidad de la Dirección General, con copia al siguiente correo electrónico yvillamil@sena.edu.coa más tardar el día 20 de enero del 2026.
Adicionalmente se recuerda la entrega de la información solicitada mediante comunicaciones internas, correspondiente a la revisión de vidas útiles, revisión de métodos de depreciación, revisión de valor residual, revisión de indicios de deterioro y cálculo del deterioro, la cual se debe entregar a más tardar el día 15 de enero de 2026, al correo electrónico mencionado anteriormente.
Así mismo teniendo en cuenta lo establecido en la Guía para la Identificación de Hechos Económicos Presentados en los Inmuebles del SENA, GIL-G-005, se establece como fecha de entrega de los hechos económicos del mes de diciembre de 2025 el día 14 de enero de 2026, información que debe remitirse por medio de comunicación interna a la coordinación de contabilidad.
Para esto, se debe reportar también lo siguiente:
- La entidad revelará los criterios utilizados para determinar la materialidad de los activos que deban ser objeto de aplicación de la aplicación de la norma de deterioro.
- el valor del deterioro del valor reconocido durante el periodo,
el valor de las reversiones del deterioro del valor reconocido durante el periodo,
- los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o a la reversión del deterioro del valor, y
- si el valor del servicio recuperable se estableció con base en el valor de mercado menos los costos de disposición o el costo de reposición y el enfoque que se utilizó para la determinación de este último.
7. INTANGIBLES ADQUIRIDOS Y GENERADOS INTERNAMENTE POR LA ENTIDAD
Desde el grupo gestión de inmuebles e intangibles, se debe remitir al grupo de contabilidad lo correspondiente a los hechos económicos de los activos intangibles, correspondiente al mes de diciembre de 2025, a más tardar el 15 de enero de 2026, para la realización del registro contable dentro del cierre correspondiente.
Adicionalmente se requiere que se brinde la información que se detalla a continuación para cada uno de los activos, con el fin de preparar las revelaciones contables:
- las vidas útiles o las tasas de amortización utilizadas;
- los métodos de amortización utilizados;
- la descripción de si las vidas útiles de los activos intangibles son finitas o indefinidas;
- las razones para estimar que la vida útil de un activo intangible es indefinida;
- una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable que muestre por separado lo siguiente: adiciones realizadas, disposiciones o ventas, adquisiciones, amortizaciones, deterioros del valor reconocidos o revertidos y otros cambios;
- el valor por el que se hayan reconocido inicialmente los activos intangibles adquiridos mediante una transacción sin contraprestación;
- el valor en libros de los activos intangibles cuya titularidad o derecho de dominio tenga alguna restricción o de aquellos que estén garantizando el cumplimiento de pasivos;
- la descripción, valor en libros y periodo de amortización restante de cualquier activo intangible individual que sea significativo para los estados financieros de la entidad;
- el valor de los desembolsos para investigación y desarrollo que se hayan reconocido como gasto durante el periodo;
- la metodología para la identificación y medición de los desembolsos de la fase de desarrollo que se reconocen como parte del costo de un activo intangible durante el periodo actual, producto de la corrección de un error contable de periodos anteriores; y
- la información sobre su condición de activo en concesión, cuando a ello haya lugar.
Para lo anterior se adjunta el "Tabla No.19 -Activos intangibles.
La información anteriormente mencionada debe ser reportada al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General, con copia los siguientes correos electrónicos yvillamil@sena.edu.co a más tardar el día 20 de enero del 2026.
Adicionalmente se recuerda la entrega de la información solicitada mediante comunicaciones internas, correspondiente a la revisión de vidas útiles, revisión de métodos de amortización, revisión de valor residual, revisión de indicios de deterioro y cálculodel deterioro, la cual se debe entregar a más tardar el día 15 de enero de 2026, al correo electrónico mencionado anteriormente.
Para esto, se debe reportar también lo siguiente:
- La entidad revelará los criterios utilizados para determinar la materialidad de los activos que deban ser objeto de aplicación de esta Norma.
- el valor del deterioro del valor reconocido durante el periodo,
- el valor de las reversiones del deterioro del valor reconocido durante el periodo,
- los eventos y circunstancias que hayan llevado al reconocimiento o a la reversión del deterioro del valor, y
- si el valor del servicio recuperable se estableció con base en el valor de mercado menos los costos de disposición o el costo de reposición y el enfoque que se utilizó para la determinación de este último.
Así mismo teniendo en cuenta lo establecido en la Guía para la identificación de Hechos Económicos Presentados en los Bienes Intangibles del SENA, GIL-G-022, se establece como fecha de entrega de los hechos económicos del mes de diciembre de 2025 el día 14 de enero de 2026, información que debe remitirse por medio de comunicación interna a la coordinación de contabilidad.
8. CONTRATOS DIRECCIÓN GENERAL, REGIONALES Y/O CENTROS DE FORMACIÓN
- Se deben remitir informes de ejecución con corte al mes de diciembre 2025 de contratos de Dirección General debidamente firmados y avalados por la supervisión de cada contrato, las actas de confirmación de saldos y recibo a satisfacción de Regionales y áreas de Gestión de la Dirección General relacionadas con los anticipos de bienes y servicios, deberá remitirse a través de CI radicado al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General al correo ssastoque@sena.edu.co con copia al correo mcvargas@sena.edu.coa más tardar el día 16 de enero de 2026.
- Los profesionales de apoyo contable de las regionales y/o centros de formación deberán remitir el Formato "GRF-F-072 certificación de información Financiera de recursos entregados en administración y anticipos, por cada uno de los contratos que se encuentran en ejecución actualmente en las regionales y/o centros de formación, al igual que por parte del Grupo de infraestructura de la Dirección General. En este formato se deben reportar adicionalmente los contratos suspendidos o en controversias legales y que presentan saldos pendientes de legalizar en calidad de anticipo, recursos entregados en administración, encargos fiduciarios o patrimonios autónomos. Este formato deberá remitirse a través de CI radicado al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General al correo ssastoque@sena.edu.co con copia al correo mcvargas@sena.edu.coa más tardar el día 16 de enero de 2026.
- Por el perfil gestión contable de cada Regional y Centro de Formación, los responsables del área contable deberán revisar los saldos pendientes por legalizar a 31 de diciembre de 2025, de la cuenta 190604001- Anticipo para adquisición de bienes y servicios, cuenta 190803001- Encargo Fiduciario - Fiducia de administración y pagos, cuenta 192603001-Fiducia mercantil - patrimonio autónomo verificando que no existan terceros con saldos contrarios y que los saldos que se reflejen en dicha cuenta correspondan a los conciliados con los supervisores de los contratos. Resultado de esta actividad deberán remitir el formato GRF- F-096- Formato de conciliación debidamente diligenciado a través de CI radicado al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General al correo ssastoque@sena.edu.co con copia al correo de mcvargas@sena.edu.coa más tardar el día 16 de enero 2026.
- El Grupo de Infraestructura deberá remitir el GRF-F-098 Formato resumen informe financiero de supervisión, al corte de diciembre 31 de 2025, debidamente diligenciado a través de CI radicado al coordinador del grupo de contabilidad de la Dirección General al correo ssastoque@sena.edu.co con copia al correo de mcvargas@sena.edu.coa más tardar el día 16 de enero 2026, por cada uno de los contratos que se encuentran en ejecución al igual que los contratos suspendidos o en controversias legales y que presentan saldos pendientes de legalizar en calidad de anticipo, recursos entregados en administración, encargos fiduciarios o patrimonios autónomos. En las regionales y/o centros de formación este mismo formato deberá remitirse por parte de cada supervisor a los profesionales de apoyo contable de dicha regional o centro de formación, dado que este será el insumo para la conciliación de los saldos contables.
9. CONVENIOS
- Las áreas productoras de información (Dirección General y Regionales), deberán remitir el Formato Certificación Financiera de convenios en el formato GRF-F-072 certificación de información Financiera de recursos entregados en administración y anticipos, publicado en la plataforma de compromiso, a más tardar el día 19de enero de 2026.
Este formato deberá contener la información correspondiente al corte del mes de diciembre de 2025, de los convenios y/o contratos interadministrativos, encargos fiduciarios y patrimonios autónomos que tengan saldos por legalizar, por desembolsar y por reintegrar, sin importar su "Estado jurídico" y enviarlo mediante CI por radicar al Coordinador del Grupo de Contabilidad al correo ssastoque@sena.edu.co, con copia al correo mcvargas@sena.edu.co tanto en archivo Excel como de forma digital en formato PDF y suscrito por el Ordenador del Gasto.
- Se requiere que el Grupo de Gestión de Convenios de la Dirección de Promoción y relaciones corporativas remita antes 16 de enero 2026 a l Grupo de Contabilidad de la Dirección general la relación de convenios liquidados con corte a 31 de diciembre de 2025, con la finalidad de realizar los respectivos ajustes y/o amortizaciones del caso. Adicionalmente remitir la base general de Convenios de Dirección general con corte a 31 de diciembre de 2025 y la base general de convenios de Regionales con corte a 31 de diciembre de 2025.
- Es necesario que las personas involucradas en el proceso del registro contable de Convenios y contratos interadministrativos y del área jurídica en Regionales, verifiquen conjuntamente que tanto el valor amortizado que se refleja en la cuenta de Gastos y/ o en la cuenta 1615 de construcciones en curso y el valor pendiente por legalizar que reflejan las cuentas190801001- En administración, 190803001 - Encargo Fiduciario- fiducia de Administración y pago, 192603001 -Fiducia mercantil-patrimonio autónomo y 190604001-Adqusición de bienes y servicios correspondan con el último informe de ejecución entregado por la Supervisión y/o Interventoría, el cual debe reposar en el expediente del Convenio y/o contrato interadministrativo.
- Se requiere que el Grupo Fondo Emprender remita el Formato Certificación Información Financiera de adhesiones de Contratos Interadministrativos GRF-F-082, de todos los contratos interadministrativos que tengan adherentes, a más tardar el 18 de enero de 2026, remitidos mediante CI por radicar al Coordinador del Grupo de Contabilidad al correo ssastoque@sena.edu.co con copia al correo mcvargasg@sena.edu.co
- Se requiere que el Grupo de Presupuesto remita al Grupo de Contabilidad de la Dirección general, los CEN de compromisos, Reservas, Cuentas por pagar y Vigencias Futuras con corte al mes de diciembre de 2025 y remitirlos a más tardar el 20 de enero de 2026.
- Se hace necesario por parte de la Coordinación de Emprendimiento de la Dirección de Empleo y Trabajo remitir al Grupo de Contabilidad de la Dirección General, la información relacionada con los desembolsos entregados producto de aquellas obligaciones y planes de negocio (Línea Crear) como capital semilla que el Consejo Directivo Nacional apruebe con corte 31 de diciembre de 2025. Información que deberá ser remitida a más tardar el día 13 de enero 2026, mediante CI por radicar al Coordinador del Grupo de Contabilidad al correo sastoque@sena.educon copia al correo mcvargas@sena.edu.co conforme a la "Tabla No. 21 - desembolsos entregados producto".
- Adicionalmente se requiere por parte de la Coordinación de Emprendimiento a más tardar el 13 de enero de 2026, la información relacionada con los recursos entregados con carácter de reembolsables (Préstamos por Cobrar) en la línea CRECER para el correspondiente reconocimiento y medición establecida en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno emanado de la Contaduría General de la Nación según "Tabla No. 22 - recursos entregados con carácter de reembolsables".
En caso de que se concedan préstamos a terceros distintos de otras entidades de gobierno y la tasa de interés pactada sea inferior a la tasa de interés del mercado, se medirán por el valor presente de los flujos futuros descontados utilizando la tasa de referencia del mercado para préstamos con condiciones similares. La diferencia entre el valor desembolsado y el valor presente se reconocerá como gasto por subvención en el resultado del periodo. El rendimiento efectivo de los préstamos por cobrar se calculará multiplicando el valor bruto del préstamo por cobrar por la tasa de interés efectiva.
Igualmente se debe informar si hay evidencias de que han ocurrido uno o más sucesos con impacto perjudicial en los flujos de efectivo futuros estimados del préstamo por cobrar, incluyendo información observable sobre lo siguiente: a) dificultades financieras significativas del prestatario; b) un incumplimiento o un suceso de mora; c) razones económicas o contractuales relacionadas con dificultades financieras del prestatario que le han otorgado a éste concesiones o ventajas, las cuales no se le habrían facilitado en otras circunstancias; o d) el hecho de que se está convirtiendo en probable que el prestatario entre en quiebra o en otra forma de reorganización financiera.
10. BIENES RECIBIDOS EN FORMA DE PAGO
Desde el grupo gestión de inmuebles e intangibles, se debe remitir al grupo de contabilidad lo correspondiente a los hechos económicos de los bienes inmuebles recibidos en forma de pago (proindivisos), correspondiente al mes de diciembre de 2025, a más tardar el 15 de enero de 2026, para la realización del registro contable antes del cierre correspondiente.
Así mismo, con el fin de preparar las revelaciones a las notas de los estados financieros, se requiere que sea reportada la siguiente información:
- La naturaleza y el valor de los bienes recibidos en forma de pago i) que se esperen vender, ii) que se esperen entregar a terceros sin recibir nada a cambio o recibiendo un valor significativamente menor al valor de mercado del bien y iii) de cuya destinación no se tenga certeza;
- Una conciliación entre los valores en libros al principio y al final del periodo contable, que muestre por separado los nuevos reconocimientos, la baja en cuentas, el deterioro del valor reconocido o revertido, las reclasificaciones y otros cambios;
- La información sobre si la entidad midió inicialmente los bienes por el valor neto de realización o por el valor establecido en el acto administrativo mediante el cual se recibió el activo;
- El valor de la ganancia o pérdida reconocida durante el periodo por la venta de estos bienes; y
- El valor de los bienes reclasificados hacia propiedades, planta y equipo; propiedades de inversión o activos intangibles y una explicación del origen del cambio.
La información anteriormente mencionada debe ser reportada a la coordinación del grupo de contabilidad de la Dirección General, con copia al siguiente correo electrónico yvillamil@sena.edu.co a más tardar el día 20 de enero del 2026.
Adicionalmente se recuerda la entrega de la información solicitada mediante comunicaciones internas, correspondiente a la revisión de vidas útiles, revisión de métodos de amortización, revisión de valor residual, revisión de indicios de deterioro y cálculo del deterioro, la cual se debe entregar a más tardar el día 15 de enero de 2026, al correo electrónico mencionado anteriormente.
Así mismo teniendo en cuenta lo establecido en la Guía para la Identificación de Hechos Económicos Presentados en los Inmuebles del SENA, GIL-G-005, se establece como fecha de entrega de los hechos económicos del mes de diciembre de 2025 el día 14 de enero de 2025, información que debe remitirse por medio de comunicación interna a la coordinación de contabilidad.
11. PASIVOS
Las Regionales y Centros de Formación Profesional deberán dar cumplimiento a la Circular N.3- 2024-000134 del SENA la cual corresponde "Seguimiento y control de los saldos contables de las cuentas por pagar 2401_Adquisición de Bienes y Servicios", así como a la "GUÍA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR CUENTA 2401_ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES", en consecuencia, a lo anterior, deben realizar la legalización de los saldos reflejados de la subcuenta 240101001_Bienes y Servicios, originados por comprobantes manuales correspondientes a los registros de las notas de entradas de almacén, para lo cual deberá realizar los respectivos registros contables, estas transacciones deben ser enviadas para aprobación de los comprobantes manuales a las personas responsables y asignadas del grupo de propiedad planta y equipo de la Dirección General quienes se encuentran relacionados en el equipo creado en TEAMS Depur CTA 240101001 afectada por reg entradas Alma | Depuración CTA 240101001 Afectada mediante registros de bienes muebles e inventarios (Entradas de almacén) | Microsoft Teams
Así mismo, deberán realizar el seguimiento y control de los saldos reflejados en las cuentas auxiliares 240101001 Bienes y Servicios, y en la 240102001 Proyectos de Inversión, originados por todos los conceptos diferentes a notas de entrada de almacén como lo son: por obligaciones transaccionales que se encuentren en estado "Generada" y tienen un periodo mayor a 30 días sin pago, también por obligaciones que presentan órdenes de pago en estado bloqueadas, así como los saldos generados por comprobantes manuales que tengan más de 10 días calendario de haberse elaborado correspondientes al reconocimiento de la cuenta por pagar por falta de PAC, y por todos los demás conceptos. Todos los comprobantes manuales que se realicen por parte de la Regional y Centro de Formación Profesional que correspondan a ajustes y/o depuración contable de los saldos de las cuentas del Pasivo por situaciones distintas a notas de entrada de almacén deben remitir correo de solicitud de aprobación del comprobante a jtrianar@sena.edu.co
Para el cierre del mes de diciembre de 2025, solo deben quedar comprobantes manuales con fecha de diciembre 2025.
Formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071
- Las Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán diligenciar el Formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071, el cual se encuentra publicado en la plataforma CompromISO, teniendo en cuenta las indicaciones mencionadas en cada una de las columnas del formato. Deberá ser diligenciado en el momento en que ya exista el cierre contable definitivo por parte de la CGN y SIIF.
- En el formato en mención se debe incluir los saldos originados por comprobantes manuales y automáticos, que conforma los saldos de las siguientes subcuentas:
| Código Contable | |
| 240101001 - Bienes y servicios | |
| 240102001 - Proyectos de inversión | |
| 242401001 - Aportes a fondos pensionales | |
| 242402001 - Aportes a seguridad social en salud | |
| 242404001 - Sindicatos | |
| 242405001 - Cooperativas | |
| 242406001 - Fondos de empleados | |
| 242407001 -Libranzas | |
| 242408001 - Contratos de medicina prepagada | |
| 242411001 - Embargos judiciales | |
| 242412001 -Seguros | |
| 242413001 - Cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC) | |
| 242490001 - Otros descuentos de nómina | |
| 246002001 - Sentencias | |
| 248112001 - Contratos de capitación-complementarios | |
| 249015001 - Obligaciones pagadas por terceros | |
| 249027001 - Viáticos y gastos de viaje | |
| 249032001 - Cheques no cobrados o por reclamar | |
| 249040001 - Saldos a favor de beneficiarios | |
| 249045001 - Multas y sanciones | |
| 249050001 - Aportes al ICBF | |
| 249051001 - Servicios públicos | |
| 249053001 - Comisiones | |
| 249054001 - Honorarios | |
| 249055001 - Servicios | |
| 249057001 - Excedentes financieros | |
| 249061001 - Aportes a sindicatos | |
| 249090001 - Otras cuentas por pagar |
- El reporte de cuentas por pagar que se descarga de SIIF debe generarse el día 21 de enero 2026 a primera hora, teniendo en cuenta que hasta el día 20 de enero de 2026 se generan modificaciones de obligaciones en el periodo de transición, si se genera en una fecha posterior el saldo de cuentas por pagar al 31 de diciembre de 2025 no coincidirá puesto que el sistema va actualizando automáticamente la información.
- Es responsabilidad de cada Despacho Regional revisar y consolidar la información de la Regional y Centros de Formación Profesional del formato GRF-F-071, así como el envío a través de correo electrónico al grupo de Contabilidad de la Dirección General a más tardar el 20 de febrero de 2026, a los correos ssastoque@sena.edu.coy al correo jtrianar@sena.edu.co
Las Regionales y Centros de formación que presenten saldos en las cuentas por pagar por incumplimiento con el pago del principal o hayan infringido los plazos, deberán informar en un archivo de Word aparte, para la elaboración de las revelaciones:
- Los detalles de esa infracción o incumplimiento.
- El valor en libros de las cuentas por pagar relacionadas al finalizar el periodo contable.
- La corrección de la infracción o renegociación de las condiciones de las cuentas por pagar antes de la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
- Ganancias reconocidas y en el resultado del período cuando se dé de baja de forma total o parcial de la cuenta por pagar.
Acta de Conciliación de Cuentas por Pagar
- Las Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán elaborar las Actas de Conciliación de Cuentas por Pagar correspondiente al corte del 31 de diciembre de 2025 en el formato GD-F- 007_Formato_Acta, el cual se encuentra publicado en ComproMISO, (Acta de conciliación entre las áreas de Tesorería-Contabilidad-Presupuesto).
- En el acta de Conciliación de cuentas por pagar deberá coincidir los saldos con el formato de seguimiento y control de los saldos de la cuenta 2401- GRF-F-071, ya que el formato es un anexo al acta de conciliación.
- Los saldos y los conceptos de las cuentas por pagar que se reportan en el formato F- 007_Formato_Acta_, corresponderán a:
Tabla No. 23-Saldos Cuentas por Pagar
| CONTABILIDAD | TESORERÍA | PRESUPUESTO | DIFERENCIAS | OBSERV ACIONES | ||
| Código Contable / Atributo Contable | Saldo contable | Total Contable | Valor Tesorería | Valor Presupuesto | ||
| 240101001 - Bienes y servicios | ||||||
| 240102001 - Proyectos de inversión | ||||||
| 242401001 - Aportes a fondos pensionales | ||||||
| 242402001 - Aportes a seguridad social en salud | ||||||
| 242404001 - Sindicatos | ||||||
| 242405001 - Cooperativas | ||||||
| 242406001 - Fondos de empleados | ||||||
| 242407001 -Libranzas | ||||||
| 242408001 - Contratos de medicina prepagada | ||||||
| 242411001 - Embargos judiciales | ||||||
| 242412001 - Seguros | ||||||
| 242413001 - Cuentas de ahorro para el fomento de la construcción (AFC) | ||||||
| 242490001 - Otros descuentos de nómina | ||||||
| 246002001 - Sentencias | ||||||
| 248112001 - Contratos de capitación- complementarios | ||||||
| 249015001 - Obligaciones pagadas por terceros | ||||||
| 249027001 - Viáticos y gastos de viaje | ||||||
| 249032001 - Cheques no cobrados o por reclamar | ||||||
| 249040001 - Saldos a favor de beneficiarios | ||||||
| 249045001 - Multas y sanciones | ||||||
| 249050001 - Aportes al ICBF | ||||||
| 249051001 - Servicios públicos | ||||||
| 249053001 - Comisiones | ||||||
| 249054001 - Honorarios | ||||||
| 249055001 - Servicios | ||||||
| 249057001 - Excedentes financieros | ||||||
| 249061001 - Aportes a sindicatos | ||||||
| 249090001 - Otras cuentas por pagar | ||||||
| Relacionar los Atributos distinto a Ninguno con los saldos que lo originan | ||||||
| DEDUCCIONES | ||||||
- El acta de conciliación deberá reflejar las correspondientes justificaciones por las diferencias que se presenten entre los saldos contables y los saldos de tesorería y presupuesto en caso de que se presente.
Certificación constitución de reservas presupuéstales inducidas por falta de cupo PAC
- Los ordenadores de gastos de la Dirección General, de las Regionales y Centros de Formación Profesional, deberán enviar una certificación de la constitución de las reservas presupuestales inducidas por falta de PAC al 31 de diciembre 2025, firmada por el ordenador del gasto.
La certificación deberá estar soportada con el reporte del CEN de reservas constituidas al 31 de diciembre de 2025agregando tres columnas adicionales que indiquen:
1. Tiene Reserva Inducida por Falta de PAC (SI / NO)
2. Número Comprobante Contable
3. Valor comprobante manual
Fuente: CEN de Reservas constituidas al 31 de diciembre de 2025
El CEN de compromisos se generará en Excel desde la Dirección General y será diligenciado en línea por las Regionales y Centros de formación, para lo cual se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. No se deben combinar celdas con el valor del comprobante manual.
2. Las cifras se deben colocar como valores y no como texto, que permitan hacer operaciones de sumatoria y validaciones.
3. Si el comprobante contable abarca varios rubros dentro del CEN de compromisos, se debe Lineamientos Cierre Contable vigencia 2025 25 poner el número del comprobante cuantas veces se repita - No se deben combinar celdas con el número del comprobante.
Toda la información contenida en el acta de conciliación de cuentas por pagar, en el formato GRF-F-071, en la certificación de reservas inducidas y en el CEN de compromisos, en lo relacionado con las reservas inducidas por falta de cupo PAC, deberá ser consistente y coincidente. En caso de que dicha información no sea presentada de manera oportuna o no cumpla con los parámetros establecidos, el ordenador del gasto se expondrá al riesgo de incurrir en un proceso administrativo sancionatorio de carácter fiscal ante el ente de control.
Cada regional y centro de formación profesional deberá remitir Certificación constitución de reservas presupuestales inducidas por falta de cupo PAC a más tardar el 30deenero de 2026, a los correos ssastoque@sena.edu.coy jtrianar@sena.edu.co
Las Regionales deberán consolidar la información de sus Centros a cargo y enviar un archivo consolidado soportado con sus respectivas certificaciones emitidas por los ordenadores del gasto.
Informe de Recaudo y Cartera imputación de ingresos
- Relación de los DXC pendientes por imputar al cierre de la vigencia 2025 esta información debe ser remitida a más tardar el 23 de enero de 2026 al correo ssastoque@sena.edu.co
12. BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS
El Grupo de Salarios y el Grupo de Pensiones según corresponda, deberán remitir al Grupo de Contabilidad de Dirección General, con corte 31 de diciembre de 2025 a través de CI al correo ssastoque@sena.edu.cocon copia a jtrianar@sena.edu.co a más tardar el día 13 de enero de 2026, la siguiente información:
- Archivo de proyección de costo de vacaciones causadas a diciembre 31 de 2025: corresponde a la relación con el valor de los periodos de las vacaciones pendientes por pagar o por disfrutar al 31 diciembre 2025, de forma detallada.
- Archivo de las vacaciones anticipadas 2025-2026: corresponde a las vacaciones pagadas por anticipado en diciembre 2025 y las cuales serán amortizadas en 2026, de forma detallada por cada concepto.
- Archivo para la amortización de las vacaciones anticipadas 2025-2026: Corresponde a la relación detallada de la amortización mensual durante toda la vigencia 2026 de los sueldos por vacaciones, prima de vacaciones y bonificación de recreación, que fueron cancelados de manera anticipada en diciembre del 2025.
- Archivo de vacaciones pagadas en vigencia 2025 de causaciones anteriores: corresponde a la relación con el valor de los periodos de vacaciones que se pagaron durante el 2025 pero que pertenecían a periodos anteriores ya causados, es decir periodos vencidos desde el 2024 hacia atrás.
En esta información debe reflejarse de forma detallada y por cada concepto: Sueldo por vacaciones, prima de vacaciones, bonificación recreación. Por favor anexar la resolución en la cual se autoriza el pago de las vacaciones anticipadas en diciembre 2025.
- El pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo se medirá por el valor presente, sin deducir los activos del plan de activos para beneficios a los empleados a largo plazo, de los pagos futuros esperados que serán necesarios para liquidar las obligaciones por dichos beneficios.
- Para la medición del pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo, de los activos que hacen parte del plan de activos para beneficios a los empleados a largo plazo y de los derechos de reembolso se considerarán los requerimientos señalados en la medición de los beneficios posempleo. No obstante, el costo del servicio presente, el costo del servicio pasado, las ganancias o pérdidas actuariales, las ganancias o pérdidas del plan de activos para beneficios a los empleados a largo plazo y las ganancias o pérdidas por la liquidación final de beneficios se reconocerán como gasto o ingreso en resultado del periodo.
- En el caso de las cesantías retroactivas a cargo de la entidad, el pasivo por beneficios a los empleados a largo plazo se medirá, como mínimo al final del periodo contable, por el valor que la entidad tendría que pagar si fuera a liquidar esa obligación a esa fecha.
- El activo reconocido cuando la entidad efectúe pagos por beneficios a los empleados a largo plazo que estén condicionados al cumplimiento de determinados requisitos por parte del empleado y este no los haya cumplido parcial o totalmente, se medirá por el valor equivalente a la proporción de las condiciones no cumplidas con respecto al beneficio total recibido por el empleado.
- El pasivo por los beneficios otros posempleo se medirá por el valor presente, sin deducir los activos del plan de activos para beneficios posempleo, de los pagos futuros esperados que serán necesarios para liquidar las obligaciones derivadas de los servicios prestados por los empleados en el periodo presente y en los anteriores. La entidad deberá utilizar una metodología de reconocido valor técnico para determinar el valor presente del pasivo por beneficios posempleo, y cuando corresponda los costos del servicio presente o pasado relacionados.
Para la medición del pasivo por beneficios posempleo, la entidad realizará suposiciones actuariales (cálculo actuarial), las cuales corresponderán a las mejores estimaciones sobre las variables que determinarán el costo final de proporcionar los beneficios posempleo. Las suposiciones actuariales comprenden suposiciones demográficas y financieras que tienen relación con los siguientes elementos: expectativa de vida del beneficiario, tasas de rotación de empleados, incapacidades, retiros prematuros, tasa de descuento, salarios y costos de atención médica, entre otros que considere o se requieran en la evaluación actuarial. La tasa de descuento que se utilizará para la medición del valor presente del pasivo posempleo será la tasa reglamentada para este fin o en su defecto por la tasa de mercado de los TES emitidos por el Gobierno Nacional con plazos similares a los estimados para el pago de las obligaciones.
Como complemento a la información solicitada al Grupo de Salarios y al Grupo de Pensiones correspondiente a la medición posterior de los beneficios a empleados a largo plazo, posempleo y otros beneficios posempleo se encuentra en el CI radicado por parte del Grupo de Contabilidad, donde dichos grupos deberán allegar lo siguiente:
Tabla No. 24 - Beneficios a Corto Plazo
| Tipo de Beneficio | Nombre del beneficio | Naturaleza | Cuantía | Metodología de estimación de beneficios |
Tabla No. 25 - Beneficios a Largo Plazo
| Tipo de Beneficio | Nombre del beneficio | Naturaleza | Cuantía | Nivel de financiación |
Tabla No. 26- Beneficios Posempleo
| Tipo de Beneficio | Nombre del beneficio | Descripció n General | Cuantía del beneficio | Cuantía ganancia o pérdida actuarial | Metodologí a de la medición del beneficio | Origen del cambio valor inicial al valor cierre periodo | Informe de valuación actuarial de beneficios medidos por el actuario |
Tabla No. 27-Beneficios Posempleo-Pensiones
| Tipo de | Nombre | Descripci | Cuantía | Cuantía | Metodología | Descripción de | Origen del | Informe de |
| Beneficio | del | ón | del | ganancia | de la medición | modificaciones, | cambio valor | evaluación |
| beneficio | General | beneficio | o pérdida actuarial | del beneficio | reducciones y liquidaciones de los beneficios posempleo | inicial al valor cierre periodo | actuarial de beneficios medidos por el actuario | |
Archivo de informe de incapacidades a diciembre 2025: corresponde a la relación detallada de las incapacidades en trámite de cobro generadas en el periodo y el valor acumulado al cierre de la vigencia 2025, las incapacidades de recobro y las asumidas por la SENA en el periodo.
- Reintegro de incapacidades: El pago de las incapacidades que se registren por medio del reintegro a las órdenes de pago, deben quedar registradas en su totalidad a diciembre 31 de 2025, teniendo en cuenta la fecha de cierre de ingresos que es el 20 de enero de 2026
- Deterioro de las cuentas por cobrar por incapacidades a diciembre 2025: Corresponde a la relación de las incapacidades que presentan indicios de deterioro al cierre de la vigencia 2025 con la respectiva justificación y metodología del deterioro de esta cartera.
13. IMPUESTOS
Las Regionales deberán remitir a Contabilidad de Dirección General, la siguiente información:
A. DEVOLUCIÓN DE IVA A ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR
La relación de IVA pagado en el último bimestre de 2025a más tardar el día 13 de enero de 2026, que se solicitará en devolución, de acuerdo con el formato publicado en CompromISO y denominado "G RF-F-044 relación de facturas pagadas con IVA para solicitar devolución a la DIAN", consolidado por la Regional, para realizar respectivo trámite ante la DIAN.
La documentación que respalda dicha solicitud deberá remitirse por medio de CI por radicar y cargada en el grupo denominado "IMPUESTO SENA 2025, con los siguientes soportes:
- Solicitud de IVA consolidada por Regional en archivo Excel y PDF con las firmas pertinentes.
- Facturas de venta y órdenes de pago que respaldan las cifras relacionadas en la solicitud de devolución.
- Conciliación de IVA (realizar la Pre-conciliación antes de entregar la solicitud de IVA) y formato de cuentas por pagar (información consolidada por Regional y Centros de Formación).
- En cuanto a la conciliación de IVA la fecha máxima para enviar es de dos días posteriores al cierre contable del bimestre en revisión, en el formato GRF-F-094 -Conciliación de IVA. La entrega de esta la realizarán a través del correo electrónico y lo deberá remitir el profesional contable de la Regional en una carpeta comprimida, la cual contendrá todas las conciliaciones de los centros. Los archivos deberán ser nombrados con el número de la PCI que identifica a cada subunidad ejecutora, como se muestra en el siguiente ejemplo: conciliación PCI 3602-00-001-0000 y luego cargada en el grupo denominado "IMPUESTO SENA 2025" en TEAMS.
La conciliación deberá remitirse en el formato GRF-F-094 y en PDF debidamente firmada por el Contador, Tesorero y Ordenador del Gasto. Para el caso de los Centros de formación esta será firmada por el profesional del área contable responsable de la conciliación y por el profesional responsable del proceso en el área de tesorería y subdirector de centro.
Recuerde que esta conciliación le permitirá verificar la información reportada por el área de tesorería en la solicitud de devolución e identificar posibles discrepancias con los saldos contables de SIIF Nación reflejados al corte del bimestre correspondiente. Es fundamental revisar la cuenta del IVA 138413001 - Devolución de IVA Entidades de Educación Superior, y cruzar la información con los valores reportados en el formato "GRF-044 RELACION FACTURAS PAGADAS CON IVA PARA SOLICITAR DEVOLUCIÓN A LA DIAN", lo cual ayudará a detectar los valores de IVA registrados de obligaciones en estado pagadas al corte del mismo y que por error no se estén incluyendo en la respectiva solicitud, al igual que el IVA de las obligaciones que quedan pendientes de pago, para solicitarlas en los periodos siguientes, cuando se realice efectivamente el giro al beneficiario final. Este proceso facilitará la corrección de cualquier omisión en la solicitud de IVA antes de su entrega oficial a la Dirección General.
- El formato de las obligaciones del IVA por pagar a diciembre 31 de 2025 (cuentas por pagar de IVA) deberá remitirse a más tardar el día 16 de febrero de 2026.
- Verificar que no queden saldos contrarios por tercero o cuantías menores en la cuenta contable del IVA 138413001 - Devolución de IVA Entidades de Educación Superior a diciembre 31 de 2025, tarea que es responsabilidad de contabilidad en cada Regional y Centro de Formación. Los ajustes para subsanarlos se recibirán para aprobación hasta el día 23 de enero de 2026.
B. FACTURACION ELECTRÓNICA RECEPCIÓN
De acuerdo a los seguimientos realizados desde el grupo de contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, y los talleres de acompañamiento efectuados por la plataforma Microsoft Teams a nivel nacional, frente a la importancia de la asociación dela factura electrónica emitida por los proveedores y/o contratistas en las obligaciones presupuestales al realizar el reconocimiento del hecho económico por pagos a terceros, se ha evidenciado que varias regionales y centros de formación no vienen realizando esta asociación, incumpliendo con lo establecido en el Decreto 358 de 2020 y Resolución 000042 de 2020. Estas normas establecen la necesidad, obligatoriedad y cumplimiento de la exigencia de la factura electrónica cuando la entidad paga por la adquisición de bienes y/o servicios. Dicha asociación constituye un punto de control y garantiza el cumplimiento de la normatividad.
Por lo tanto, se requiere el apoyo de los profesionales de contabilidad de cada subunidad ejecutora para realizar las siguientes actividades:
1. Generar la consulta denominada "Informe de detalle de recepción de documentos electrónicos" por el perfil central de cuentas por pagar, siguiendo la ruta: Gestión de gastos EPG/ consultas/detalle de recepción de documentos electrónicos. En este informe se detalla, por PCI, las facturas pendientes de asociación. Este informe debe generarse mensualmente y descargarse por cada mes desde enero hasta diciembre. Dentro de esta consulta se encuentra la opción denominada "asociar en obligación/egresos CM", donde se debe seleccionar las opciones "SI" y "NO", generando el reporte para ambas opciones.
2. Modificar las obligaciones previamente registradas que, hasta la fecha, no han asociado las facturas electrónicas.
3. Analizar y terminar de asociar los saldos en las facturas electrónicas cuyo valor fue asociado parcialmente.
4. Para realizar la asociación de las facturas pendientes, se debe seguir la ruta: perfil Central de CXP, EPG -OBLIGACIÓN -MODIFICAR OBLIGACIÓN - SELECCIONAR LA LUPA -MARCAR PAGADOS - LLAMAR NÚMERO DE OBLIGACIÓN - SELECCIONAR LA LUPA -DAR CLICK EN LA OPCIÓN FACTURAS -ASIGNAR A LA OB PAGADA.
5. Tener en cuenta que el reporte generado por la opción "SI" corresponde a las facturas que no están asociadas a ninguna obligación presupuestal, mientras que el reporte por la opción "NO" refleja las facturas asociadas parcialmente, es decir, que tienen saldos pendientes por asociar. En este caso, será necesario establecer el origen del saldo y, si aplica, solicitar la nota crédito al contratista o proveedor para cancelar el saldo vinculándolo a una obligación pagada, siguiendo la ruta indicada.
6. En caso de que la obligación no esté pagada y no se haya lanzado la orden de pago presupuestal, se debe seguir la misma ruta, digitando directamente el número de obligación y seleccionando la opción "facturas" para asignarla.
7. Se solicita comedidamente que las facturas pendientes sean revisadas y asociadas a más tardar el día 31 de diciembre de 2025.
8. Cualquier inquietud debe remitirse al correo spachon@sena.edu.co desde donde se dará respuesta a los casos planteados.
C. FACTURACION ELECTRÓNICA EMISIÓN
En relación con la facturación electrónica, es preciso indicar que las Entidades de Derecho Público tienen la obligatoriedad de facturar todas aquellas operaciones derivadas de la venta de bienes y/o prestación de servicios.
1. Se solicita a cada una de las regionales y centros de formación el cumplimiento de la responsabilidad fiscal de generar la facturación electrónica de bienes y servicios, así como su adecuado registro en las plataformas SIIF Nación y Validador de SIIF Nación. Esto con el fin de prevenir procesos de responsabilidad fiscal y sanciones por parte de la DIAN debido al incumplimiento de las obligaciones tributarias formales.
2. Cada director y/o subdirector de centro es responsable de la facturación electrónica en SIIF Nación en relación con los ingresos generados en cada centro de formación por la venta de bienes o servicios, arrendamientos y demás conceptos considerados como ventas.
3. Todo ingreso recaudado por la venta de bienes o servicios, arrendamientos y demás conceptos que se consideren ventas, debe estar facturado por medio de SIIF Nación, emitiendo la factura electrónica a cargo de cada centro de formación.
La fecha límite para emitir la facturación por parte del SENA será el 30 de diciembre de 2025.
4. En caso de cambios o actualizaciones, los centros de formación deben remitir un correo por parte del subdirector del centro al administrador del sistema, con el fin de actualizar el usuario responsable del Sistema Nacional de Producción de Centros para la gestión de los diferentes módulos.
5. La facturación electrónica debe emitirse después del pago, en un tiempo no superior a 5 días calendario. No obstante, esta debe realizarse dentro del mismo mes en que se recibe el pago.
6. La facturación electrónica debe emitirse al mismo tiempo que la pre-factura cuando se trate de tipos de facturación a plazos (SENA Proveedor SENA o Autoconsumo).
7. Se recomienda el adecuado reconocimiento de los ingresos registrados en las pre-facturas, que deben ser respaldados por la emisión de factura electrónica. El incumplimiento puede derivar en sanciones estipuladas en el artículo 657 del Estatuto Tributario, como el cierre de los centros de formación o una multa del 10% de los ingresos operacionales obtenidos en el mes anterior a la fecha del hecho sancionable.
D. RETENCIÓN EN LA FUENTE (A TITULO DE RENTA, ICA, IVA, TIMBRE Y ESTAMPILLAS MUNICIPALES Y DEPARTAMENTALES)
No deben quedar saldos pendientes por trasladar en ninguna subunidad ejecutora. Para ello, desde el perfil de gestión contable de cada Regional y Centro de Formación, deben revisar la consulta de deducciones antes del día 31 de diciembre de 2025, y en apoyo con el grupo de tesorería, deben corroborar los saldos que se encuentran pendientes por trasladar a otras regionales de las deducciones aplicadas por concepto de retención de ICA, estampillas municipales y departamentales y los saldos por pagar de vigencias anteriores con el fin de trasladar los valores retenidos a cada uno de los beneficiarios finales de la deducción. Así también deben verificar que los beneficiarios de las deducciones aplicadas por estos conceptos mencionados sea el municipio para el caso RETEICA y que sea el departamento o ente territorial beneficiario de las estampillas, tasas y contribuciones.
- La anterior actividad es recomendable efectuarla antes de culminar el año, para que en caso tal de que existan saldos de periodos anteriores, se puedan declarar y girar en el último periodo del año 2025, según corresponda. La ruta para revisar esta consulta consolidada de deducciones en perfil contable es GESTIÓN DE GASTOS (EPG) / CONSULTA / CONSULTA CONSOLIDADA DEDUCCIONES, seleccionando en la lista desplegable la opción con saldos por pagar. Se recomienda realizar esta revisión desde el año 2013 hasta el año 2025, consolidando en un solo reporte los años, debido a que saldos de estas anteriores vigencias pudieron ser ajustados en la vigencia 2025.
Estos parámetros para la revisión y depuración de la consulta de deducciones deben ser tenidos en cuenta para su correcta aplicación, con el fin de mitigar el riesgo de que la Entidad se vea afectada por posibles procesos de fiscalización por retenciones de impuestos no pagadas o declaradas a las respectivas entidades recaudadoras, que traigan como resultado sanciones onerosas.
Situación que, además tendrá consecuencias de carácter disciplinario para los responsables en cada Regional o Centro de Formación, según corresponda.
Por esto, es importante que las retenciones de ICA y estampillas generadas en el mes de diciembre, así como los saldos que encuentren de vigencias anteriores y que requieran de traslado para su respectivo pago y declaración, se trasladen a más tardar el 30 de diciembre de 2025 a la respectiva PCI de la regional en la cual corresponde legalizar el pago y la presentación de la respectiva declaración del último periodo de 2025
Tenga en cuenta que tales retenciones deben declararse y pagarse en su totalidad sin excepción, en el mes de enero de 2025, para el último periodo del año según corresponda (mensual - diciembre, bimestral - sexto bimestre) y de acuerdo con el plazo establecido en los calendarios tributarios de cada Municipio o Departamento.
Cuando se evidencien errores en la bolsa de deducciones en la columna del beneficiario final de la deducción y este sea diferente a un municipio o entidad territorial, significa que el registro se realizó erradamente desde la obligación y es necesario realizar una reclasificación del tercero, aplicando el manual denominado "Guía para Administrar Deducciones en SIIF Nación" publicada con fecha 02/09/2024 Versión 2.0 la cual se encuentra publicada en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ciclo de negocios de Gestión del gasto en el siguiente enlace: https://www.minhacienda.gov.co/siif/ciclo-de-negocios/gestion-gasto/guias/-/document library/nsrp/view file/2204365? com liferay document library web portlet DL PortletINSTANCEnsrpredirect=https%3A%2F%2Fwww.minhacienda.gov.co%3A443%2Fsiif% 2Fciclo-de-negocios%2Fgestion-gasto%2Fguias%3Fp p id%3Dcom liferay document library web portlet DLPortlet INSTAN CE nsrp%26p p lifecycle%3D0%26p p state%3Dnormal%26p p mode%3Dview& com lifera y document library web portlet DLPortlet INSTANCE nsrp fileEntryId=2204365
Lo anterior, con la finalidad de que no quede pendiente ningún valor por pagar a la DIAN, municipio, departamento o ente territorial según sea cada caso; y así evitar inconsistencias en las declaraciones, por errores en el beneficiario final de la deducción, dado que estos valores no pueden ser girados si se registran a favor de un tercero diferente al beneficiario correcto de la deducción final, información que también se afecta en los reportes de la información exógena que se debe realizar en la siguiente vigencia.
- Adicionalmente si detecta un error en la posición de catálogo no presupuestal, es decir en el código con el cual registraron la deducción inicial, debe realizar igualmente una reclasificación aplicando los pasos indicados en el mismo manual. En ambos casos dichas reclasificaciones o correcciones del tercero beneficiario de la deducción y/o posición de catálogo no presupuestal deberán efectuarse antes del día 30 de diciembre de 2025 para que los errores detectados queden efectivamente corregidos en la misma vigencia 2025.
- Recuerde que debe aplicar todos los pasos del manual y finalmente solicitar al área de tesorería la aprobación de esta solicitud de reclasificación de deducciones antes del 31 de diciembre de 2025, para que sea efectivamente cargada en la bolsa de deducciones la corrección realizada, dado que la aprobación está vinculada al perfil Entidad- Gestión Pagador Central o Regional; tenga presente que este proceso se realiza de manera conjunta entre las áreas.
- Cabe anotar que los registros errados no desaparecen, el sistema carga los nuevos registros con los datos corregidos y en la fecha en la cual aplique el proceso. Las transacciones realizadas para corrección de beneficiario de la deducción o para corrección del código de la deducción registrado, se identificarán en la consulta de deducciones con el tipo de transacción EPG 206 "aprobar solicitud de reclasificación de deducciones" con valor negativo por cada posición de pago no presupuestal a la que se definió valor para reclasificar, y un movimiento con transacción origen igualmente EPG206 con valor positivo por cada posición de pago no presupuestal destino y con la que se redefinió concepto de deducción, valor o tercero beneficiario corregido.
- El proceso para devolución de saldos por mayores valores de retención aplicadas a un proveedor o por descontarse sin ser procedentes, se efectúa aplicando el manual denominado "Guía Devolución de Mayores Valores Descontados en Deducciones" publicada con fecha 02/04/2025 Versión 2.0 la cual se encuentra publicada en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Ciclo de negocios de Gestión del gasto en el siguiente enlace:
https://www.minhacienda.gov.co/siif/ciclo-de-negocios/gestion-gasto/guias/-/document library/nsrp/view file/2509098? com liferay document library web portlet DLP ortletINSTANCEnsrpDedirect=https%3A%2F%2Fwww.minhacienda.gov.co%3A443%2Fsiif%2 Fciclo-de-negocios%2Fgestion-gasto%2Fguias%3Fp p id%3Dcom liferay document library web portlet DLPortlet INSTANC E nsrp%26p p lifecycle%3D0%26p p state%3Dnormal%26p p mode%3Dview& com liferay document library web portlet DLPortlet INSTANCE nsrp fileEntryId=2509098
Este proceso se realizará previa solicitud escrita por parte del proveedor con sus respectivos soportes; para lo cual se deben verificar todos los documentos requeridos que se encuentran relacionados en el instructivo para el trámite de pagos publicado en la plataforma compromiso en el siguiente enlace: https://compromiso.sena.edu.co/mapa/descarga.php?id=4590en el numeral 9.14. Documentos para devolución de retenciones practicadas, los cuales deben ser remitidos por parte del proveedor, directamente al grupo de obligaciones o a quien realice el trámite de la devolución.
- Tratándose de devoluciones de dinero, en este proceso, cuando se apruebe la cuenta por pagar no presupuestal no deberá realizar ningún registro en el botón AGREGAR, dado que este se utilizaba antes de la vigencia 2018 solo para realizar reclasificaciones; actualmente no se utiliza esta opción.
Una vez aprobada esta cuenta se debe informar igualmente al grupo de tesorería para que realicen una orden de pago no presupuestal y se proceda el giro de los recursos al proveedor o contratista que realizó la solicitud de devolución.
- Recuerde que para efectos de ajustes o registros que impliquen afectar deducciones por concepto de impuestos, NO se podrán realizar comprobantes manuales, debido a que estos comprobantes no se ven reflejados en la consulta de deducciones y tampoco en los certificados de retención, de lo contrario se generarían inconsistencias en las declaraciones y en dichos certificados. En conclusión, las deducciones registradas en el aplicativo solo podrán ser resultado del registro de obligaciones, del registro de reintegros realizados por el perfil pagador y del registro de devoluciones o reclasificaciones de forma transaccional.
- Por lo anterior tenga en cuenta que existe una guía para realizar los anteriores trámites mencionados de reclasificaciones y devoluciones que puede consultar en el enlace compartido anteriormente y no es posible aplicar otro tipo de procedimiento, ya que esto generará inconsistencias en las declaraciones. Si tiene dificultades al momento de aplicar este manual por favor escribir al correo: deyby martinez@sena.edu.co
Es necesario que las personas involucradas en el proceso de registro de las obligaciones y el pago de las retenciones aplicadas por concepto de impuestos y estampillas verifiquen el estatuto tributario municipal y departamental actualizado por las secretarias de hacienda municipales en su territorio, durante los primeros días del mes de enero del año 2026 con la finalidad de identificar posibles modificaciones en las siguientes situaciones:
a. El hecho generador que da lugar a la aplicación de la retención de ICA y estampillas municipales o departamentales.
b. Las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención de ICA y estampillas si hubiese lugar a las mismas.
c. La periodicidad para la presentación de la declaración y pago de las retenciones efectuadas por parte de la entidad durante el año 2025y la nueva vigencia a presentar en 2026.Igualmente validar que se haya cumplido debidamente con esta obligación durante la vigencia 2025.
d. La obligación de presentar información exógena respecto de las retenciones declaradas en la vigencia 2025, formatos de presentación y la periodicidad para su entrega durante la vigencia 2026. Igualmente validar que se haya cumplido debidamente con esta obligación durante la vigencia 2025.
e. Las actividades exentas o no sujetas a las retenciones señaladas.
f. La inclusión de las profesiones liberales como actividad gravada, lo cual implica iniciar la aplicación de retención a título de ICA por este concepto. Esto teniendo en cuenta la nueva definición de actividades de servicios en la que abarca inclusive el ejercicio de profesiones liberales, razón por la cual es importante verificar con los entes municipales si a la fecha se ha realizado alguna actualización de los acuerdos con el tema en mención, evitando posibles sanciones para la entidad.
Adicionalmente, y buscando garantizar la correcta presentación de los impuestos y de conformidad con lo estipulado en el artículo 579 del Estatuto Tributario y lo previsto en el literal
c) del Parágrafo del artículo 5o del Decreto 2634 del 2012, la presentación de las declaraciones tributarias debe ser suscrita por el pagador respectivo cuando el declarante de retención sea la Nación.
Se recuerda que todas las declaraciones de impuestos municipales y departamentales, como el Reteica, las estampillas departamentales, y las tasas y contribuciones que se generan a favor de los entes territoriales que corresponden a la jurisdicción de cada una de las Regionales, deben estar debidamente firmadas por los directores regionales o los subdirectores de Centros de Formación Profesional Integral del Sena, quienes actúan como ordenadores del gasto.
Esta responsabilidad recae en virtud del Decreto 249 de 2004 y la Resolución interna 069 de 2014, y ha sido delegada con el literal c) del artículo 572 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 172 de la Ley 223 de 1995. Dicho artículo establece que los gerentes, administradores y, en general, los representantes legales deben cumplir los deberes formales de sus representados.
Asimismo, mediante la Resolución 2039 del 14 de septiembre de 2004, se dictaron medidas de orden administrativo y se confirieron delegaciones para la ordenación del gasto y diferentes actuaciones administrativas a los directores regionales y subdirectores de Centros de Formación Profesional Integral del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
- Igualmente, las declaraciones tributarias de las cuales tratan los párrafos anteriores también deben estar firmadas por un Contador Público Titulado con Tarjeta profesional Vigente, con el fin de garantizar que las declaraciones no presenten rechazos por las secretarías de hacienda municipales (declaraciones que pueden ser tomadas como no presentadas) por falta de cumplimiento normativo respecto de las firmas de las declaraciones tributarias consagrados en el artículo 580 del estatuto tributario.
- Por lo anteriormente referenciado y con el fin de dar cumplimiento a las responsabilidades tributarias de la entidad en territorio, debe garantizarse la idoneidad del profesional contable asignado al proceso; que como ya se ha indicado debe ser contador público titulado con tarjeta profesional vigente.
- En este sentido se debe tener presente lo expuesto, para la correcta aplicación de las deducciones establecidas frente a la regulación de impuestos territoriales en cada jurisdicción, así como de su presentación y/o pago, a fin de mitigar el riesgo de que la Entidad se vea afectada por posibles procesos de fiscalización y como consecuencia sanciones onerosas, que tienen alcance disciplinario y/o fiscal, para los responsables en cada Regional y/o Centro de Formación, dada la autonomía administrativa y financiera que tienen los Directores regionales y subdirectores como ordenadores del gasto y la potestad para la ejecución de los recursos, en virtud del Decreto No 249 de 2004 y Resolución interna No 069 de 2014, lo cual implica a su vez el cumplimiento adecuado de las obligaciones sustanciales y formales que tiene la entidad derivadas de dicha ejecución.
Finalmente y con el fin de garantizar un registro documental disponible y fidedigno frente a la presentación de las declaraciones de retención de ICA en cada territorio y la información exógena desde cada una de las regionales responsables, se ha creado el siguiente enlace denominado RETENCION DE ICA 2026 para que a partir del mes de enero del 2026 y durante todo el año, desde cada regional se cree una carpeta con el nombre del municipio o ente territorial que corresponda; con el fin cargar allí los soportes que evidencien la presentación y pago de la declaración, cargando los siguientes documentos:
- Formulario de declaración presentado ante el municipio o ente territorial (sellado o con la evidencia de presentación)
- Orden de pago no presupuestal en estado pagada del aplicativo SIIF Nación
- Consignación o soporte de la transferencia realizada al municipio o ente territorial
- Correo de radicación si la presentación se realizar por medio electrónico o virtual
- Archivo en Excel de la consulta de deducciones de SIIF Nación que respalda las cifras reflejadas en la respectiva declaración de retención presentada o del pago no presupuestal realizado por concepto de estampillas, tasas o contribuciones.
Se recomienda que en cada Regional y/o centro de formación, validen que se haya practicado la retención de timbre a todos los contratos suscritos durante la vigencia 2025 que superen el valor de los 6.000 uvt, o que el contratista hubiese hecho la consignación de dicho impuesto, según los lineamientos impartidos en la circular 3-2025-000098 emitida el 28 de abril de 2025 y circular de alcance 3-2025-000118 emitida 22 de mayo de 2025 reportando lo correspondiente a la Dirección General, al correo de "Adriana Mendez Montano" amendezmo@sena.edu.coy/o "Deyby Martinez" deyby martinez@sena.edu.co para garantizar el cargue en la bolsa de deducciones.
E. RETENCIÓN ESTAMPILLA PRO-UNIVERSIDAD NACIONAL
- Para evitar procesos de fiscalización por parte del Ministerio de Educación Nacional, se recomienda revisar todos los contratos de obra, y conexos (diseño, operación, mantenimiento o interventoría) a los cuales se les efectuó pagos durante la vigencia 2025, para verificar si se aplicó adecuadamente la estampilla pro-Universidad Nacional y demás universidades estatales.
En caso tal que se evidencie que no se aplicó la estampilla o se aplicó a una tarifa inferior, por favor realizar los ajustes pertinentes en próximos pagos o el respectivo cobro al contratista.
Cuando se trate de cobro directo, es indispensable que remitan copia de la consignación al correo: deyby martinez@sena.edu.co y/o spachon@sena.edu.co informando todos los datos del tercero y el número de contrato; los cuales se requieren para el reporte al ministerio por parte del grupo de tesorería.
Es importante tener en cuenta que al finalizar los contratos de obra y/o sus conexos se debe dejar plasmado en las actas de liquidación, obligaciones claras, expresas y exigibles por conceptos de retenciones o estampillas pendientes de reintegrar por parte de los contratistas al SENA, en caso de que existan tales conceptos pendientes, de lo contrario no será posible hacer exigibles las retenciones, cuando se generaacta de paz y salvo del contrato.
En caso de que el contratista haya realizado el reintegro de dichas estampillas, es indispensable igualmente que remitan copia de la consignación al correo deyby martinez@sena.edu.co y/o spachon@sena.edu.co informando todos los datos del tercero, el número de contrato y la vigencia.
- De acuerdo con el artículo 52 del Decreto 2642 de 2022, el cual adiciona el inciso 4 al artículo 2.5.4.1.2.2 al Decreto 1075 de 2015, la base gravable sobre la cual se debe aplicar la estampilla es el valor total del contrato antes de IVA más sus adicciones y para determinar la tarifa, se realizará la deducción teniendo en cuenta la siguiente escala:
-- Los contratos más sus adiciones cuyo valor se encuentre entre 26 y 52.651 UVT se aplicará tarifa de 0,5%.
-- Los contratos más sus adiciones cuyo valor se encuentre entre 52.652 Y 157.903 UVT se aplicará tarifa de 1%.
-- Los contratos más sus adiciones cuyo valor sea mayor a 157.904 UVT en adelante se aplicará la tarifa 2%.
- La determinación de la base gravable en UVT y su ubicación en la escala anterior para establecer la tarifa aplica únicamente para los contratos de obra y conexos de obra suscritos a partir del 30 de diciembre de 2022, De forma anual, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emite una resolución con el nuevo valor de la UVT que aplica para la vigencia siguiente. En este caso, el valor de la UVT que debe tomarse para determinar la base gravable será el valor vigente en el año en que se suscriba el contrato.
Para los contratos de obra y conexos suscritos y/o adicionados antes del 30 de diciembre de 2022, se continúa determinando la base gravable en salarios mínimos mensuales legales vigentes y las tarifas señaladas en el artículo 8 de la Ley 1697 de 2013.
En este sentido, es necesario revisar, cada vez que se efectúe un pago por concepto de contratos de obra o conexos, si estos presentan adiciones y si, producto de la adición, se incrementa el valor del contrato de tal forma que pueda pasar al siguiente rango de UVT y, por ende, se tenga que aplicar una mayor tarifa a la inicialmente descontada.
En caso de presentarse esta situación, es indispensable realizar los ajustes en el momento que se detecte y retener el excedente que se dejó de aplicar en los pagos inicialmente realizados.
- Recuerden que todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública con entidades de derecho público, o celebren contratos de adición al valor de los existentes, deberán pagar a favor de la Nación el equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición.
Los contratos de obra, según el artículo 32 numeral 1 de la Ley 80 de 1993, son aquellos que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.
Por ende, es importante revisar que en sus Regionales y Centros de Formación se haya aplicado esta contribución en el momento del pago, descontándolo sobre el valor total del contrato antes de IVA. Esta contribución no aplica sobre contratos conexos; únicamente se aplica para los contratos de obra que encajen en la definición citada del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
En caso de encontrar que no se aplicó correctamente este tipo de contribución, por favor realizar los ajustes pertinentes en próximos pagos o el respectivo cobro al contratista.
14. PROCESOS JUDICIALES
Se requiere que la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales y Conciliaciones, remita antes del 27 de enero de 2026 al Grupo de Contabilidad de la Dirección general, la siguiente información:
- El Informe Mensual de Defensa Judicial a nivel nacional y el Formato F-9_Sireci, con corte al 31 de diciembre de 2025 con el fin de realizar los respectivos registros contables, para lo cual deberá coincidir la información y los saldos de los dos informes mencionados.
- El Informe Mensual de Defensa Judicial deberá reflejar los valores que reconocerá el Grupo de Contabilidad como Activo Contingente, Provisión Contable y Pasivo Contingente, teniendo en cuenta que para los procesos en contra de la entidad, corresponderán a los resultados obtenidos por la aplicación de la metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la obligación contingente de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales, que se adelanten en contra del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
- Entregar junto con el Informe mensual de defensa judicial con corte al 31 de diciembre de 2025,la certificación de la información consolidada de los procesos judiciales a favor y en contra del SENA.
- Entregar la relación de los procesos de conciliaciones extrajudiciales con los respectivos valores para ser reconocidos como provisión contable por conciliaciones extrajudiciales, con corte al 31 de diciembre 2025.
15. CUENTAS DE RESPONSABILIDAD
En las Regionales y Centros de formación, será responsabilidad de los Directores y Subdirectores de Centro, con el apoyo de los Coordinadores de grupo de apoyo administrativo, y en la Dirección General los Coordinadores de Grupo Almacenes e Inventarios, Contabilidad y Servicios Generales y Adquisiciones, el diligenciar, actualizar y remitir el formato "GRF-F-073 Consolidado saldos cuentas responsabilidades de bienes muebles", por cada Centro de Formación, Regional y Dirección General, incluidas las transacciones a diciembre 2025, el cual debe coincidir con los saldos reconocidos contablemente en la cuenta 8361 Cuentas de responsabilidad y cargarlo al sitio de SharePoint Responsabilidades Bienes Muebles SENA, dispuesto para tal fin, tanto en formato Excel como en PDF, a más tardar el 20 de febrero de 2026, con la siguiente estructura en el nombre del archivo mes-año", ejemplo: CONSOLIDADO RESPONSABILIDADES BIENES MUEBLES 36-02-00-001-0000_12- 2025.
Así mismo, en referencia a los ajustes a realizar producto de la depuración del saldo de la cuenta, deben ser remitidos por medio de correo electrónico las transacciones contables elaboradas en SIIF Nación II, al correo electrónico de la coordinación del grupo de contabilidad con copia al correo electrónico ncarranza@sena.edu.co junto con los documentos que lo soportan para la correspondiente aprobación, a más tardar el 30de enero de 2026, lo anterior teniendo en cuenta lo establecido en la circular No. 3-2025-000227 de octubre de 2025 y en la guía GIL-G-018 Guía de manejo ante pérdida, hurto o daño de bienes del SENA o de terceros a cargo de la entidad, en lo relacionado con los procesos administrativos que deben adelantarse.
16. DEPÓSTIOS JUDICIALES
El Grupo de Tesorería de Dirección General, debe remitir mediante CI radicado al coordinador del Grupo de Contabilidad y al coordinador del Grupo de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Dirección Jurídica, el reporte de Depósitos Judiciales del Banco Agrario, con corte al 31 de diciembre de 2025, antes del 13 de enero del 2026, con copia al correo jtrianar@sena.edu.co
17. RECOMENDACIONES ESPECIALES
- En caso de no contar con saldos disponibles de cupo PAC de Recursos Nación para realizar obligaciones transaccionales y constituirlas como cuentas por pagar, se deberán adelantar las siguientes actividades:
- Realizar el registro contable de forma manual sin registro de las deducciones, afectándose las cuentas del Gasto según corresponda el concepto, registro del valor del IVA que aparece en las facturas, afectando la cuenta 138413001 Devolución de IVA para Entidades de Educación Superior y el valor del pasivo en la cuenta auxiliar 240101001 Bienes y Servicios si el rubro presupuestal del gasto obedece a Funcionamiento, o en la cuenta auxiliar 240102001 Proyectos de Inversión si el rubro presupuestal del gasto corresponde a proyectos de Inversión, de acuerdo como se refleje en el registro presupuestal, comprobante en el cual se debe especificar en la descripción de la cabecera que "el registro obedece al reconocimiento de la cuenta por pagar por falta de PAC - Reserva presupuesta! inducida por ley", así mismo, debe adicionar el número y tipo de documento y origen de la reserva inducida, de no contener esta estructura de cabecera el comprobante no será aprobado.
- El plazo máximo para la elaboración de comprobantes manuales de constitución de cuentas por pagar por falta de cupo PAC será el 23 de enero de 2026, estos deben quedar con fecha 31 de diciembre y se deben enviar para aprobación al correo electrónico jtrianar@sena.edu.co
- Las deducciones no serán registradas en el comprobante manual, dado que estás se afectarán hasta el mes de enero 2026cuando se elabore la obligación de forma transaccional.
- Los documentos soporte remitidos para el registro contable de la cuenta por pagar deberán devolverse a la dependencia correspondiente, para la respectiva justificación de la reserva presupuestal ante el Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces. Así mismo, se dejará una copia de los documentos en el Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces, como soporte del comprobante contable manual, específicamente la comunicación radicada de la solicitud del pago, la factura de venta y la certificación de recibido a satisfacción por parte del supervisor.
- En el mes de enero de 2026 es necesario que las dependencias o a quien corresponda, reenvíen nuevamente la documentación completa al Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces, para efectos de elaborar la obligación presupuestal con fecha de enero para lo cual deberán utilizar el atributo contable - BIENES, SERVICIOS, IMPUESTOS Y TRANSFERENCIAS CAUSADOS", que permite cancelar el pasivo que fue constituido en el momento del registro de forma manual, adicionalmente se registran en la obligación presupuestal todas las respectivas deducciones, para hacer efectivo el trámite de pago.
- Las reservas presupuestales se constituyen en virtud del Artículo 89 del Decreto 111 de 1996 y corresponden a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones. Los bienes o servicios que no se hayan recibido a satisfacción a 31 de diciembre 2025 y que estén debidamente justificados por caso fortuito o fuerza mayor se constituyen como reserva soportados en las razones que dieron lugar.
- Aquellos bienes o servicios que "SI" fueron recibidos a satisfacción y los cuales fueron tramitados ante contabilidad o quien hagas sus veces en Regionales y Centros de Formación, pero que al momento de elaborar la respectiva OBLIGACIÓN no fue posible su registro, debido a que no contaba con disponibilidad de cupo PAC, se justificará su constitución como reserva por el faltante de PAC, no obstante, el área contable procederá a realizar el comprobante manual como se indicó anteriormente.
- Es importante tener en cuenta que en la CONSTITUCIÓN DE RESERVAS PRESUPUESTALES VIGENCIA 2025, cada ordenador del gasto debe enviar a través de CI por radicar al Grupo de Presupuesto la correspondiente justificación de cada una de las reservas presupuestales de forma individual, para lo cual se tomarán las cuentas que se recibieron a satisfacción pero que no contaron con PAC, al igual que las reservas constituidas por casos fortuitos o de fuerza mayor. Todo lo anterior, es teniendo en cuenta el Instructivo de cierre No. 001 del 12de diciembre 2025 de la Contaduría General de la Nación, la cual menciona "aplicar el principio de devengo en el reconocimiento de las "Cuentas por Pagar Presupuestóles". Cuando se trate de hechos económicos en los cuales se ha materializado el recibo de bienes o la prestación de servicios, con independencia que esto configure o no cuentas por pagar presupuestales y se tenga o no la disponibilidad del PAC, corresponderá a las ECP efectuar su reconocimiento en aplicación de los principios de contabilidad.
Por ello el sistema dispone la funcionalidad de registros manuales y en la etapa de la obligación presupuestal, se debe seleccionar el Atributo contable diferente a "05-NINGUNO", de tal forma que, al efectuar el pago, se cancele el pasivo constituido en el devengo (...)"
Es preciso indicar, que las cuentas por pagar presupuestales corresponden a las cuentas que tienen una obligación presupuestal en estado Generada y las cuales están relacionadas por parte del Grupo de Tesorería como constitución de cuentas por pagar al cierre de la vigencia 2025. Por ningún motivo es procedente anular obligaciones en estado Generada y que al 31 diciembre 2025constituyen una cuenta por pagar.
- El cierre de los saldos de las subcuentas de retención pagada 2436-RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIMBRE y el cruce con la retención causada en las subcuentas del retenido, para cada una de las subunidades ejecutoras, se realizará directamente desde la Dirección General.
- Al final del periodo contable los recaudos por clasificar de recursos nación que no se logren identificar, se deben reconocer mediante registros manuales de debitando la subcuenta 572080- Recaudos y acreditando el auxiliar directo 240720001-Recaudos por clasificar, actividad que igualmente se realizará desde la Dirección General.
- Se informa que para las cuentas 190801002-En administración DTN-SCUN, 2436-Retención en la fuente y todas sus subcuentas, 240706002-Contribución de obra pública, 240722002- Retención estampilla Pro-Universidad Nacional de Colombia y otras universidades estatales, 240722003-Estampillas y 4705- Fondos Recibidos, no es procedente realizar registros contables manuales, desde las regionales y centros de formación.
- La fecha límite para registros contables manuales correspondiente al periodo de diciembre de 2025, es el jueves 5 de febrero de 2026.
- Una vez realizada la apertura presupuestal 2025 y suscrito los contratos de prestación de servicios personales, se solicita tener en cuenta la siguiente información para el cargue y creación de los contratos para la vigencia 2025 en el aplicativo SI Contratistas.
-}[{-{-- Todos los registros presupuestales deben de tener medio de pago abono en cuenta, con la información completa que requiere el campo, número de cuenta, banco, tipo y estado.
- El número de contrato debe ser el indicado según registros emitidos en la plataforma SECOP.
- El tipo de documento que se requiere es CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS o CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS - PROFESIONALES.
- El valor actual es el que corresponde al valor del contrato.
Lo anterior con el fin de evitar reproceso y no generar traumatismo al momento de generar y crear los contratos por prestación de servicios a nivel nacional en la plataforma SI Contratistas.
Finalmente, para garantizar el flujo de información hacia el área contable, la incorporación de todos los hechos económicos realizados por la entidad y para cumplir de forma oportuna y con calidad, la presentación de los Estados Financieros al cierre de la vigencia 2025, en concordancia con la Resolución 193 de 2016, se hace necesario dar cumplimiento a la presente circular.
18. CERTIFICACIÓN DE SALDOS DE LAS ÁREAS DE GESTIÓN AL GRUPO DE CONTABILIDAD
Previo a la realización del proceso de cierre contable y con el fin de garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias, la cual se reflejan en los estados financieros del SENA, se remitirá por parte de las áreas productoras de la información la respectiva certificación de los saldos reportados al grupo de contabilidad:
| ÁREA RESPONSABLE | INFORMACIÓN PARA CERTIFICAR |
| Tesorería | Saldos en bancos |
| Saldos en las inversiones | |
| Relación detallada de depósitos judiciales | |
| Recaudo y Cartera Dirección General | Relación detallada de cartera misional |
| Saldos de Cuotas Partes Pensionales | |
| Fondo Emprender | Diligenciamiento del formato GRF-F-082 Certificación de información financiera de adhesiones |
| Almacén e Inventario Dirección General | Certificación de Saldos de los Kárdex consumo, devolutivos, comodato y arrendamientos |
| Grupo, Regional y Centro de Formación Profesional, Oficinas y/o Direcciones según corresponda. | Diligenciamiento del formato de certificación de los desembolsos y amortizaciones entregados a contratistas diferentes a contratos de prestación de servicio personales en calidad de: *Anticipo *Recursos entregados en administración *Encargo fiduciario *Fiducia mercantil - Patrimonio autónomo *Pago anticipado |
| Grupo de gestión de inmuebles e intangibles | Relación de Bienes Inmuebles |
| Saldo Construcciones en Curso | |
| Hechos económicos | |
| Dirección Jurídica | Informe de defensa judicial |
| Secretaria General | Saldos cuotas partes por pagar pensionales |
| Consolidado por Regional de los saldos excedentes de servicio médico | |
| Consolidado por Regional de los saldos préstamos de calamidad y educativos | |
| Saldos préstamos de vivienda | |
| Préstamos Sobre Ahorro y Cesantías | |
| Convenios | Diligenciamiento formato GRF-F-072 Formato Certificación Financiera de recursos entregados en administración |
| Direcciones y Oficinas dela Dirección General, Regionales, Centros de Formación Profesional | Certificación de las reservas inducidas |
Las certificaciones deberán ser remitidas simultáneamente con la información definitiva suministrada para el registro contable al 31 de diciembre de 2025.
Cordial saludo,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
Directora Administrativa y Financiera
