Circular 303 de 2024 SENA

CIRCULAR 303 DE 2024

(diciembre 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.,

Para:	Directores Regionales, Subdirectores de Centro con funciones de Director Regional, Supervisores de Contrato de los Abogados contratistas para la Defensa Jurídica de la entidad, Jefe Directo de los Abogados de planta a cargo de la Defensa Jurídica y apoderados de Defensa Jurídica de la Entidad.
Asunto:	Responsabilidades en la Gestión de la Defensa Jurídica del SENA, Directrices para el uso Adecuado del Sistema e-kogui y la correcta Supervisión de los Contratos de Prestación de Servicios para la Defensa Jurídica.

I. CONTEXTO Y OBJETIVO DE LA CIRCULAR

La Dirección Jurídica, en cumplimiento de las funciones asignadas en el artículo 16 del Decreto 249 de 2004 (numeral 16), en concordancia con lo dispuesto en la Resolución Núm. 2144 de 2024, "Por la cual se delegan funciones en materia de representación judicial, extrajudicial y/o administrativa", así como con el Decreto 1069 de 2015, el Manual de Supervisión e Interventoría del SENA y el Código General Disciplinario, procede a recordar y orientar a los Directores Regionales, Subdirectores de Centro con funciones de Director Regional, Supervisores de Contratos de abogados encargados de la defensa jurídica de la Entidad, jefes directos de los abogados de planta a cargo de la defensa jurídica y los apoderados a cargo de la defensa jurídica de la entidad, tanto contratistas como funcionarios, sobre sus responsabilidades en relación con la gestión jurídica, así como los deberes de supervisión de los contratos de prestación de servicios jurídicos en lo que respecta a las obligaciones de los abogados externos en las actividades relacionadas con el ciclo de defensa.

En este documento se detallan las obligaciones de los abogados encargados de la defensa jurídica de la Entidad, contratistas o funcionarios, tanto en instancias judiciales como extrajudiciales, en lo que respecta a la presentación de informes mensuales sobre las actuaciones realizadas en los procesos a cargo y al uso adecuado del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI).

Asimismo, esta circular establece los deberes de control sobre la gestión jurídica a cargo de los supervisores de los contratos de apoderados externos, los jefes directos de los abogados de planta que ejercen la defensa jurídica y los directores regionales en quienes se delegó la representación judicial y extrajudicial del SENA. Estos deberes incluyen la verificación del cumplimiento y la recepción satisfactoria de los servicios jurídicos prestados por los abogados encargados de la defensa de los intereses litigiosos de la Entidad. De esta manera, se busca garantizar una gestión eficiente, preventiva, transparente y conforme a la normativa vigente, que abarque todo el ciclo de la defensa.

De acuerdo con el artículo 5 de la Resolución Núm. 2144 de 2024, se delega en los Directores Regionales, y los Subdirectores de Centro que hagan sus veces, la representación judicial y extrajudicial en los procesos en los que sea parte el SENA, dentro del ámbito de la jurisdicción del departamento. Asimismo, el artículo 6 de la misma resolución establece la obligación de los Directores Regionales de presentar los informes requeridos por la Dirección Jurídica - Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios del SENA, relacionados con el cumplimiento de las funciones delegadas en materia de representación judicial y extrajudicial de la Entidad.

Considerando lo dispuesto en el artículo 2.2.3.4.1.7 del Decreto 1069 de 2015, en el que se establece que esta dependencia actúa como "Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la entidad" en el sistema eKOGUI, es importante resaltar que las funciones asignadas incluyen, entre otras las de: "Liderar la aplicación de los lineamientos e instructivos que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para la implementación y uso del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI" y "Coordinar el registro oportuno y la actualización permanente de la información sobre la actividad litigiosa de la entidad en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI".

Por otro lado, el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 establece la obligación de las entidades públicas de vigilar la correcta ejecución de los contratos mediante la figura del supervisor, quien tiene la responsabilidad legal de realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico. En el caso de la defensa judicial del SENA, tanto en las Regionales como en la Dirección General, es fundamental que se verifique el cumplimiento de las obligaciones del contratista (abogado de defensa) según lo estipulado en el contrato de prestación de servicios. Además, es crucial que los supervisores conozcan y comprendan el alcance de las obligaciones específicas del contrato, especialmente en lo que respecta a los informes de la actividad litigiosa que deben presentar los directores regionales y la Dirección General, a través de los reportes de los apoderados de la entidad.

En ese sentido, corresponde a los despachos regionales, a los abogados encargados de la defensa de los intereses de la entidad y a los supervisores de contrato o jefes directos de los abogados de planta, acatar las orientaciones, recomendaciones y directrices de la Dirección Jurídica, en lo que respecta al uso adecuado del sistema eKOGUI y al ejercicio eficaz de la defensa jurídica de la entidad. Lo anterior tiene como objetivo unificar criterios y fortalecer las acciones de seguimiento y control de la actividad litigiosa, con el fin de alimentar correctamente las bases de datos (informes y eKOGUI) y corregir oportunamente cualquier inconsistencia que pueda presentarse en la gestión jurídica.

II. SOBRE LOS CORREOS INSTITUCIONALES DE NOTIFICACIONES JUDICIALES.

En atención a lo dispuesto en las Circulares Internas Núm. 3-2021-000062 del 16 de abril de 2021 y Núm. 32021-000084 del 03 de mayo de 2021, cada despacho regional tiene a su cargo un correo institucional de notificaciones judiciales, a través del cual recibe y gestiona las comunicaciones de los despachos judiciales correspondientes a los asuntos de su competencia, en razón a la delegación de la representación judicial y extrajudicial dispuesta en la Resolución Núm. 2144 de 2024, o la que haga sus veces.

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la administración del correo regional de notificaciones judiciales, el Director Regional deberá designar a un funcionario de planta, mediante comunicación interna o correo electrónico, como responsable de la revisión, control y traslado de las comunicaciones recibidas. Esta designación es esencial debido a las siguientes razones:

1. Seguridad, confidencialidad y continuidad en la gestión de notificaciones judiciales

Las notificaciones judiciales involucran información confidencial y sensible, como expedientes de procesos, decisiones de despachos judiciales y requerimientos de entes de control. Para garantizar la protección de esta información y la continuidad en su gestión, es fundamental que estas comunicaciones sean manejadas exclusivamente por funcionarios de planta. Los funcionarios públicos están sujetos a un régimen de responsabilidad y control más riguroso que asegura el cumplimiento de las normativas de privacidad y seguridad de la información pública. Además, al tener una relación legal y reglamentaria, los funcionarios garantizan una gestión continua y diligente de las notificaciones judiciales, evitando los riesgos de interrupciones o demoras asociadas a la temporalidad de los contratistas. Esto asegura que los estrictos plazos judiciales sean atendidos de manera oportuna, protegiendo la efectividad de la defensa de la Entidad.

2. Responsabilidad, integridad y transparencia en la gestión de notificaciones judiciales

En una entidad pública, los servidores públicos son responsables ante las autoridades, la ciudadanía y los organismos de control, lo que implica un alto nivel de fiscalización y compromiso con la gestión administrativa. Al asignar el manejo del correo de notificaciones judiciales a un funcionario de planta, se garantiza el cumplimiento de las funciones y metas de gestión conforme a las necesidades del servicio, asegurando una supervisión directa y eficaz de estas actividades.

Además, este enfoque fortalece la integridad y transparencia del proceso, ya que los servidores públicos están sujetos a la normativa interna y externa, así como a los controles y verificaciones propios de la estructura jerárquica de la entidad. Por el contrario, los contratistas, al tener un vínculo temporal y externo, no están sometidos al mismo régimen de responsabilidad ni a las dinámicas de control interno, lo que podría comprometer la trazabilidad y consistencia en el manejo de las notificaciones judiciales.

3. Evitar el Riesgo de "Contrato realidad"

Si se delega en un contratista una actividad que esencialmente corresponde a una función permanente y estructural de la entidad, podría interpretarse que se está ocultando una relación laboral que debiera haber sido gestionada a través de un funcionario de planta, lo que comporta un riesgo de daño antijurídico por parte de la Entidad.

En conclusión, el correo de notificaciones judiciales debe estar a cargo de una persona de planta para garantizar la seguridad jurídica, la continuidad, la responsabilidad institucional y el cumplimiento de la normatividad vigente. Esto no solo asegura que las actuaciones sean conforme a derecho, sino que también facilita el seguimiento, control y transparencia en la gestión jurídica.

III. SOBRE LAS CONCILIACIONES EXTRAJUDICIALES Y EL COMITÉ NACIONAL DE DEFENSA JUDICIAL Y DE CONCILIACIÓN.

Mientras no se asigne el respectivo apoderado, en ejercicio de las funciones de representación judicial y extrajudicial delegadas en la Resolución Núm. 2144 de 2024, la Dirección Jurídica, a través de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, y los Directores Regionales o los Subdirectores de Centro que hagan las veces de Directores Regionales, son responsables de las respectivas conciliaciones. Por lo tanto, atendiendo a la delegación de la defensa extrajudicial, les corresponde a ellos y a sus abogados cumplir las siguientes actividades:

1. Asignar apoderado. Una vez la regional reciba una solicitud de conciliación, independientemente de que la misma haya sido o no admitida por los agentes del Ministerio Público, se deberá proceder con la asignación, mediante correo electrónico, al abogado que se encargará del respectivo trámite.

2. Registrar la solicitud en eKOGUI. El abogado asignado deberá proceder al registro inmediato de la respectiva solicitud de conciliación en el módulo de conciliaciones del sistema eKOGUI, conforme a los lineamientos de la Dirección Jurídica, socializados mediante transferencias de conocimiento de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, y las capacitaciones que publica la ANDJE para estos fines (Pagina web de la ANDJE - EKOGUI - Capacitaciones - Capacitación Rol Abogado: https://ekogui.defensaluridica.gov.co/Pages/NEW/capacitaciones.aspx).

3. Realizar el estudio técnico de conciliación. Los abogados deberán elaborar las fichas técnicas de conciliación en el aplicativo eKOGUI y remitirlas a través del aplicativo ONBASE a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud de conciliación por parte de la Entidad. Lo anterior para dar cumplimiento al artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, que establece que el Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación deberá decidir sobre la misma dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción en la entidad.

Para el envío oportuno de las fichas técnicas de conciliación, y el cumplimiento de la obligación antes mencionada, los apoderados deben tomar en consideración los siguientes factores:

a. Revisar el reglamento de funcionamiento del Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación, para conocer los aspectos relativos a la toma de decisiones por parte de dicha instancia, y los tiempos de gestión que allí se señalan.

b. El calendario de convocatorias y sesiones del Comité Nacional de Defensa Judicial y de Conciliación para la vigencia respectiva (Ej. Circular 3-2023-000260 del 28 de diciembre de 2023 para la vigencia 2024).

c. Los tiempos de corrección de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios (2 días hábiles para corregir fichas y enviar).

d. Estas recomendaciones se extienden a cualquier actuación, judicial o extrajudicial, cuya ejecución requiera de la aprobación previa del Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación del SENA (Ej. Llamamiento en garantía con fines de repetición), conforme a los términos que establezca la norma para el caso concreto.

4. Dar por terminada la ficha de conciliación. Una vez la ficha técnica es aprobada por la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, para ser sometida a consideración del Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación, el abogado deberá dar por terminada la ficha en el sistema eKOGUI, conforme a los lincamientos de la Dirección Jurídica, socializados mediante transferencias de conocimiento de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, y las capacitaciones que publica la ANDJE para estos fines (Pagina web de la ANDJE - EKOGUI - Capacitaciones - Capacitación Rol Abogado - Elaboración fichas Comité de Conciliación:

https://ekogui.defensaiuridica.gov.co/Pages/NEW/capacitaciones.aspx). En todos los casos, la aprobación de la ficha será dada a conocer a través de las comunicaciones enviadas a los directores regionales, por parte de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios a través del aplicativo ONBASE, que es la herramienta que utiliza el SENA para el control de todas las comunicaciones oficiales a nivel nacional.

5. Solicitud de certificaciones y/o actas de sesión del Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación. El abogado deberá solicitar a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios la certificación del secretario técnico del Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación, en la que conste la decisión de dicha instancia, con una antelación mínima de ocho (8) días hábiles antes de la fecha prevista para la audiencia de conciliación. Esto con el fin de dar cumplimiento al numeral 7 del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022, que establece que se debe remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

6. Terminación de la actuación. Una vez que se haya llevado a cabo la audiencia de conciliación, el apoderado deberá ingresar al módulo de conciliaciones de eKOGUI y registrar la actuación correspondiente para dar por terminada esta instancia. En caso de alcanzarse un acuerdo conciliatorio en la audiencia, se deberá esperar la aprobación o improbación del juez contencioso administrativo para cerrar el proceso extrajudicial correspondiente. Si se debe dar cumplimiento a una conciliación, solo se podrá cerrar el caso una vez que este se complete.

Excepcionalmente, la conciliación extrajudicial puede concluir por el desistimiento de la parte convocante, caso en el cual, el abogado deberá registrar inmediatamente la actuación que termina el proceso en eKOGUI.

7. Cumplimiento del acuerdo conciliatorio. En caso de que se haya alcanzado un acuerdo conciliatorio en sede extrajudicial y este haya sido aprobado por el operador judicial que estudió la legalidad del acuerdo, el apoderado deberá informar de manera inmediata a la supervisión del contrato sobre el crédito judicial correspondiente, allegando los documentos pertinentes (si se trata de un apoderado contratista), previendo que una vez notificada la decisión de aprobación, empiezan a correr los términos para su cumplimiento, bien sea conforme a lo acordado entre las partes en el acuerdo respectivo, o en su defecto, a lo establecido en el artículo 192 del CPACA.

En caso de que el proceso extrajudicial esté a cargo de un abogado de planta, será éste el responsable directo de informar al despacho regional o a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, si se trata de un proceso de competencia de la Dirección Jurídica, sobre el crédito judicial, y allegar los documentos correspondientes, para que se inicie la gestión de cumplimiento.

Cabe anotar que, la documentación necesaria para el cumplimiento de créditos judiciales, derivados de conciliaciones, se encuentra relacionada en los lineamientos internos para el cumplimiento de providencias judiciales, consignados en la Circular Interna Núm. 3-2024-000103 del 4 de abril de 2024, o la que la modifique o sustituya.

IV. SOBRE LOS PROCESOS JUDICIALES

Según lo establecido en el artículo 2.2.3.4.1.10. del Decreto 1069 de 2015, son funciones de los apoderados de la entidad validar, registrar y actualizar de manera oportuna, en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUI, la información de los procesos judiciales a su cargo.

Cabe señalar que, hasta tanto no se asigne el respectivo apoderado judicial, en ejercicio de las funciones de representación judicial delegadas por la Resolución Núm. 2144 de 2024, la Dirección Jurídica, a través de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, los Directores Regionales o los Subdirectores de Centro que hagan las veces de Directores Regionales, serán los responsables de los respectivos procesos.

Adicionalmente, se recuerda que cada despacho regional es responsable de administrar y hacer seguimiento a las comunicaciones que reciba a través del correo institucional para notificaciones judiciales de la regional.

Por tanto, las regionales, y sus abogados, deben realizar las siguientes actividades:

1. Revisar diariamente los correos de notificación judicial de la respectiva regional y/o las plataformas digitales para el seguimiento de procesos judiciales. Lo anterior para evitar el vencimiento de términos en las actuaciones judiciales a su cargo.

Además, es preciso reiterar que el correo de notificaciones judiciales debe estar a cargo de una persona de planta, bien sea el supervisor del contrato del abogado o un apoyo administrativo encargado de la revisión del correo, distinto al apoderado judicial. De esta forma, el supervisor podrá estar informado sobre los procesos y conciliaciones judiciales notificados, asignarlos a los apoderados correspondientes y llevar un control adecuado de la asignación.

2. Asignar apoderado judicial. Una vez radicada la demanda en contra de la entidad, dentro del ámbito de la jurisdicción del departamento para las regionales, se debe proceder con la asignación inmediata de un apoderado judicial, independientemente de que se haya o no notificado la admisión judicial del proceso en cuestión. Esto, para iniciar la estructuración de una estrategia de defensa adecuada, sobre todo en la valoración del material probatorio que se aportará con la contestación, sea documental, testimonial, o de prueba técnica o pericial, si es el caso.

3. Verificar que el proceso esté registrado en eKogui. Si el apoderado encuentra que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado -ANDJE- o alguna otra Entidad Pública del Orden Nacional ha registrado el respectivo proceso en el sistema, deberá solicitar a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios de la Dirección Jurídica la asignación del respectivo proceso dentro del sistema eKOGUI. En caso contrario, será el mismo apoderado quien procederá a registrar el proceso en el sistema.

4. Calificar y provisionar el proceso. De acuerdo con la Resolución Núm. 2814 de 2023, que adopta la metodología para calcular la obligación contingente de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra de la entidad, el apoderado encargado deberá realizar la primera calificación del riesgo de pérdida y la provisión contable del proceso judicial, registrándolo oportunamente, una vez es notificada la admisión de la demandada. Además, deberá verificar que los soportes documentales del proceso estén actualizados (piezas procesales como la demanda, auto admisorio, notificación, contestación, etc.).

Si se profiere una sentencia no ejecutoriada o existen elementos que modifiquen la calificación previa, se deberá actualizar la calificación del riesgo y su respectiva provisión contable. La calificación y provisión contable se deberá realizar semestralmente, conforme a la normativa vigente (Decreto 1069 de 2015, Resolución Núm. 431 de 2023 de la ANDJE y Resolución Núm. 2814 de 2023). Además, esta actividad debe repetirse cada vez que haya una nueva actuación procesal que modifique la calificación del riesgo.

5. Terminar el proceso en eKOGUI. Los procesos en eKOGUI sólo deberán darse por terminados dentro del sistema una vez se haya realizado el cumplimiento o pago total de la respectiva sentencia. Lo anterior, con el fin de mantener activa la respectiva provisión contable hasta su ejecución. También podrá terminarse en eKogui el proceso judicial que terminé con sentencia ejecutoriada a favor de la entidad.

6. Cumplimiento de la sentencia judicial. Una vez se cuente con sentencia ejecutoriada dentro del proceso judicial correspondiente, es obligación del apoderado solicitar copias auténticas de los fallos judiciales y la respectiva constancia de ejecutoria, además comunicar el resultado del proceso al Director Regional, o la Dirección Jurídica, según corresponda.

En caso tal que, el proceso haya culminado en contra de los intereses del SENA, y se haya generado una condena judicial a cargo de la Entidad, el abogado deberá reportar inmediatamente el crédito judicial correspondiente a la supervisión del contrato, allegando los documentos pertinentes. Esto con el fin de que el funcionario de planta proceda a reportar dicha obligación al despacho regional correspondiente o a la Dirección Jurídica, si el proceso está a cargo de la Dirección General, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la notificación de la decisión judicial. En caso de que el proceso judicial esté a cargo de un abogado de planta, será éste el responsable directo de informar al despacho regional o la Dirección Jurídica, cuando se trate de un proceso de su competencia, sobre el crédito judicial. Todo esto con el fin de que se garantice el cumplimiento a lo establecido en el artículo 192 del CPACA.

Cabe indicar que, la documentación necesaria para el cumplimiento de créditos judiciales, derivados de sentencias condenatorias, se encuentra relacionada en los lineamientos internos para el cumplimiento de providencias judiciales, consignados en la Circular Interna Núm. 3-2024-000103 del 4 de abril de 2024, o la que la modifique o sustituya.

Finalmente, es preciso indicar que la Dirección Jurídica, en el marco de sus funciones, se reserva la prerrogativa de solicitar informes respecto de los fallos condenatorios, con el fin de conocer los motivos de la condena y analizar cómo se podría prevenir el daño antijurídico que la originó, en relación con los procesos que considere más relevantes. Esto puede deberse a la importancia jurídica del caso, la frecuencia de la condena, el impacto económico de la misma, o por otras razones de conveniencia que defina en su momento la Dirección.

V. SOBRE EL LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN

Según el numeral 8 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, y en concordancia con el numeral 7 del artículo 4 de la Resolución Núm. 2775 del 28 de diciembre de 2023, o la que haga sus veces, el Comité de Conciliación debe determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía para repetir.

Sobre el tema, se recuerda que, conforme a lo establecido en el artículo 4 de la Ley 678 de 2001, "Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición", modificada por la Ley 2195 de 2022, "Por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones", es deber de las entidades públicas ejercer la acción de repetición o el llamamiento en garantía cuando el daño causado por el Estado sea consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de sus agentes. Esta norma también establece que el llamamiento en garantía con fines de repetición puede solicitarse en todos los procesos judiciales bajo los medios de control de controversias contractuales, reparación directa y nulidad y restablecimiento del derecho.

Para dar cumplimiento a la obligación previa, dentro de los procesos judiciales mencionados, y de conformidad con lo establecido en el artículo 126 de la Ley 2220 de 2022, y siguiendo los lineamientos dictados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) a través de la Circular Externa Núm. 06 de 2024, los apoderados deben presentar sus estudios técnicos de procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición mediante las fichas técnicas dispuestas para tal fin en el módulo del "Comité de Conciliación" del sistema eKogui, a través de la pestaña "home", en los procesos judiciales asignados. Lo anterior es necesario para que el comité pueda decidir sobre la procedencia de esta herramienta procesal en cada caso.

Finalmente, es importante recordar que el estudio de procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición cuenta con tiempos específicos, según la normativa aplicable, para solicitarlo dentro del proceso judicial correspondiente. Así, conforme al artículo 172 de la Ley 1437 de 2011, "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo", el término para hacerlo es el mismo que el del traslado de la demanda. Por lo expuesto, es fundamental que las solicitudes de estudio sobre este asunto en sede de comité se realicen dentro de la oportunidad legal, so pena de las posibles responsabilidades por dicha omisión.

En la plataforma Compromiso, en el módulo de documentos, dentro de los documentos del Proceso de Gestión Jurídica, se encuentran publicados todos los lineamientos internos, guías y manuales donde se indican la pautas para la implementación de esta herramienta procesal, adicional a lo expresamente dispuesto en la normatividad colombiana. Asimismo, la Dirección Jurídica dispone de un normograma donde se encuentra publicada toda la normatividad emitida por el SENA y las leyes y normas externas que afectan la gestión de la entidad, tanto en sus procesos misionales como de soporte.

VI. SOBRE EL MEDIO DE CONTROL DE REPETICIÓN

De conformidad con lo señalado por el numeral 7 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, es función del Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición.

Para dar cumplimiento a la obligación previa, y en armonía con lo establecido en el artículo 125 de la ley antes referida, al día siguiente del pago total, o del pago de la última cuota, de una conciliación, condena judicial o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, o al vencimiento del plazo para el pago respectivo, la Dirección Regional deberá remitir a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios de la Dirección Jurídica, a través del aplicativo ONBASE, la solicitud de estudio de viabilidad de dar inicio a la acción de repetición, allegando al menos, los siguientes documentos, en formato digital (no se aceptarán documentos físicos, salvo instrucción expresa en contrario por parte de la Dirección Jurídica), para la gestión del estudio respectivo:

1. Demanda

2. Contestación

3. Sentencias de primera y segunda instancia, junto con su respectiva constancia de ejecutoria.

4. Recursos interpuestos en el proceso

5. Resolución de cumplimiento

6. Orden de pago

7. Notificación al beneficiario de la resolución de cumplimiento

Sobre este punto, es preciso recordar que el estudio de viabilidad de la acción de repetición tiene tiempos específicos para su realización, previos a que opere la caducidad de la acción. Estos términos dependerán de la fecha de cumplimiento de la sentencia y/o de la fecha en que debía cumplirse la misma (artículo 125 de la Ley 2220 de 2022 y artículo 43 de la Ley 2195 de 2022). Por lo expuesto, es necesario que las solicitudes de estudio de este asunto, en sede del Comité de Conciliación, se realicen dentro de la oportunidad legal, so pena de incurrir en faltas disciplinarias, tales como la enunciada en el artículo 58 de la Ley 1952 de 2019^[1]. A este respecto, se recuerda que, debido a la delegación de la representación judicial, extrajudicial y de ordenación del gasto para el cumplimiento de sentencias, dichas consecuencias se extienden, no solo al Director General, sino también a los Directores Regionales.

Como consecuencia de lo anterior, en aquellos casos en los que no se realice oportunamente el respectivo estudio de procedencia del medio de control de repetición, debido a que el ordenador del gasto, responsable del cumplimiento de la condena judicial o de cualquier otro crédito derivado de la responsabilidad patrimonial de la entidad, no reportó a la Secretaría Técnica del Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación la realización del último pago, inmediatamente después de su ejecución, podrá ser sujeto de las investigaciones disciplinarias correspondientes. Es importante precisar que, la única excepción al reporte hasta el último pago ocurre en el caso de condenas que involucren temas pensiónales sumados a otros asuntos patrimoniales. En estos casos, se debe informar el último pago distinto al aporte pensional, debido a que éste requiere de la intervención de los fondos pensiónales, y esperar a su completitud puede ocasionar el vencimiento de los términos procesales.

VIl. SOBRE LOS DEBERES DE LOS SUPERVISORES DE CONTRATOS Y ORDENADORES DEL GASTO

Con el fin de llevar a cabo una supervisión y/o control idóneo a la gestión de los abogados a cargo de la defensa de los intereses jurídicos del SENA, se tienen las siguientes recomendaciones:

1. Sobre la creación de perfiles en el sistema EKOGUI

En aras de dar cumplimiento a las obligaciones de gestión jurídica mencionadas en los puntos anteriores, es absolutamente necesario que, una vez completadas las gestiones para la contratación de los apoderados, conforme a los perfiles recomendados por la Dirección Jurídica, cada despacho regional solicite la creación y activación del usuario en el sistema EKOGUI para el respectivo apoderado.

Para llevar a cabo esta gestión, es indispensable que se remita la solicitud correspondiente a la Coordinación de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, relacionando la siguiente información y documentación:

a. Información: Despacho regional del apoderado, valor de los honorarios mensuales (si aplica al caso), celular, correo electrónico personal e institucional, número de cédula y tarjeta profesional.

b. Documentación(enPDF):

- Copia del contrato/acto de nombramiento

- Copia de la cédula de ciudadanía

- Copia de la tarjeta profesional

- Copia de los antecedentes disciplinarios ante el Consejo Superior de la Judicatura, con no más de un (1) mes de diferencia entre la expedición del certificado y la fecha de la solicitud de creación del perfil.

- Copia del Formato de "Declaración de conflicto de intereses por procesos judiciales o administrativos" diligenciado con la contratación (Anexo 1 de la presente circular), si aplica al caso.

Finalmente, se le recuerda a los ordenadores del gasto y supervisores de contratos, que la obligación de verificar que los perfiles de los abogados contratados para la defensa se ajustan cabalmente a las recomendaciones dadas por la Dirección Jurídica, se encuentra en cabeza de los despachos regionales; quienes deben verificar, no sólo la experiencia y el perfil académico de los abogados, sino también sus antecedentes judiciales y disciplinarios, así como los posibles conflictos de interés que puedan existir para la defensa de la entidad.

2. Sobre la asignación y control de los procesos:

Para llevar un adecuado control de todos los procesos judiciales y extrajudiciales a cargo de cada apoderado responsable de la defensa jurídica del SENA en la respectiva regional, es fundamental que los supervisores de contrato y/o los ordenadores del gasto (Directores Regionales o Subdirectores que ejercen funciones de Directores Regionales) realicen un control sobre la asignación de los procesos a cada apoderado.

En este sentido, se reitera lo mencionado en puntos anteriores sobre la obligación de los abogados de validar, registrar y actualizar oportunamente en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKogui- la información de los procesos judiciales y solicitudes de conciliación a su cargo.

Así las cosas, se recomienda hacer un control particular en la asignación de procesos enfocado en los siguientes puntos:

1. Tipo de proceso asignado, identificando si se trata de un proceso judicial o una conciliación extrajudicial.

2. Radicado del proceso, identificando el código único del proceso judicial asignado o número de radicación de la conciliación extrajudicial.

3. Nombre de la contraparte, relacionando el nombre o razón social completa de la contraparte

4. Identificación de la contraparte

5. Nombre del apoderado del SENA

6. Identificación del apoderado del SENA

7. Fecha del correo que comunica al SENA la radicación de la demanda o la solicitud de conciliación

8. Fecha en que se asigna el proceso al apoderado

9. Fecha en que se otorga poder

10. Tiene el proceso registro en eKOGUI

11. Número eKOGUI

12. Existe conflicto de interés para la defensa

13. Ultima actuación en eKOGUI

14. Estado del proceso en eKOGUI

15. Comentarios.

El punto referente a los conflictos de interés en la lista anterior responde a la implementación de un nuevo riesgo de corrupción inherente a la defensa judicial, identificado en el mapa de riesgos de corrupción del proceso de Gestión Jurídica de la Entidad, el cual establece los siguientes controles:

RIESGO DE CORRUPCIÓN INHERENTES A LA DEFENSA JUDICIAL

Riesgo	Control 1	Control 2
Posibilidad de ejercer una inadecuada defensa de los intereses jurídicos de la entidad en los procesos judiciales y/o extrajudiciales, por existir un conflicto de interés no declarado por el apoderado a cargo del caso, con el fin de obtener un beneficio propio o en favor de un tercero, debido a las debilidades en las medidas o controles que se adoptan para identificar posibles casos de conflicto de interés en la asignación de procesos a los apoderados encargados de la defensa	Las áreas encargadas de la contratación en los Despachos Regionales y la Dirección General deberán verificar que, en cada proceso de contratación de apoderados externos para la defensa de los intereses jurídicos de la entidad, los oferentes contratistas completen el adecuado y cabal diligenciamiento de la "DECLARACIÓN DE CONFLICTO DE INTERESES POR PROCESOS JUDICIALES O ADMINISTRATIVOS". En caso de no completar íntegramente el respectivo diligenciamiento, se solicitará al oferente contratista su diligenciamiento, so pena de no continuar el proceso de contratación.	los Despachos Regionales y/o la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, de tratarse de procesos de competencia de la Dirección General, verificarán semestralmente, que la información reportada a través de la "DECLARACIÓN DE CONFLICTO DE INTERESES POR PROCESOS JUDICIALES O ADMINISTRATIVOS" se encuentre actualizada en el DIRECTORIO DE ABOGADOS de la respectiva vigencia, o cuando alguno de los abogados reporte la presencia de un nuevo conflicto de interés. En caso de encontrar algún dato desactualizado o que no concuerde con la información reportada a este respecto, se deberá actualizar la información en DIRECTORIO DE ABOGADOS de la respectiva vigencia e informar inmediatamente dicha modificación a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, a través de correo electrónico.

Por lo anterior, y con el fin de facilitar el cumplimiento de las obligaciones previamente mencionadas, se recomienda llevar a cabo este control de manera conjunta con la asignación de los procesos. Para ello, se sugiere incluir una columna en los formatos de control de asignación de procesos judiciales y extrajudiciales, que esté relacionada con la existencia de conflictos de interés para la defensa jurídica (Se adjunta a la presente circular el formato de reporte de conflictos de interés y una propuesta sugerida para el control de asignación de procesos).

Finalmente, para la verificación del registro del proceso asignado en el sistema eKOGUI, el supervisor podrá solicitar los reportes de los procesos activos y terminados a cargo del respectivo apoderado que genera el sistema eKOGUI, tanto a quien ostenta el rol de administrador del sistema como al mismo apoderado, quien deberá incluir tal insumo, con sus informes mensuales.

3. Sobre el control de las actividades contractuales de los apoderados externos del SENA:

En concordancia con lo mencionado previamente, y en armonía con lo indicado en el artículo 6 de la Resolución Núm. 2144 de 2024, o la que la modifique, adicione o sustituya, los Directores regionales, en calidad de ordenadores del gasto, y los supervisores de los contratos de prestación de servicios profesionales de los abogados externos de defensa judicial, están en la obligación de verificar, para el pago de honorarios, que los abogados externos ejecuten como mínimo las siguientes actividades:

1. Realizar un informe mensual de actuaciones judiciales sobre los procesos a su cargo, en el que se detalle el estado de cada uno de ellos. Adicionalmente, como anexo del informe presentado, deberán aportar el reporte diario de procesos activos descargado de eKOGUI. El supervisor del contrato deberá cotejar la información reportada en el informe con lo registrado en el aplicativo eKOGUI, conforme al reporte diario allegado por el abogado. Para esto, los supervisores de los contratos de los abogados contratistas, y/o los Directores Regionales deberán revisar la información cargada por los abogados en el SharePoint, dispuesto para tales fines por la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y

Sancionatorios, donde se actualizarán las actuaciones procesales en el respectivo informe de la regional, y se deberán cargar los insumos correspondientes. En todo caso, esta actividad se sugiere también como parte de la evaluación de desempeño de los abogados de planta que tenga a cargo funciones de representación judicial y extrajudicial.

2. Las Direcciones Regionales deben actualizar y/o presentar mensual, trimestral y semestralmente, una serie de reportes con la información de los procesos a su cargo, utilizando los formatos dispuestos en el aplicativo Compromiso para estos fines (en el Módulo de Documentos - Gestión Jurídica - Formatos). Para dar cumplimiento a esta obligación, se debe exigir a los abogados el diligenciamiento de los siguientes formatos, con respecto a los procesos a su cargo, para la remisión oportuna por parte de las regionales a la Dirección Jurídica- Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios-, así:

NOMBRE	PERIODICIDAD Y FECHA DE PRESENTACIÓN Y ENVÍO
Informe mensual de tutelas	Mensual - En los cinco (5) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el informe, cargue en SharePoint REPOSITORIO DEFENSAJUDICIAL SENA.https://sena4.sharepoint.com/sites/RepositorioDefensaJurdicaSENA/Documentos compartidos/Forms/Allltems.aspx
formato plantilla de informe mensual de conciliaciones extrajudiciales
Informe mensual de Procesos judiciales
Formato informe de embargos y medidas cautelares en contra del Sena (títulos de depósito judicial constituidos en los procesos)	Trimestral - En los cinco (5) primeros días del mes siguiente al trimestre objeto de reporte.
Formato procesos de vivienda	Trimestral - En los cinco (5) primeros días calendario del mes siguiente al trimestre a reportar.
Informe procesos penales contra la administración pública	Semestral - En los 5 primeros días de julio y en los 5 primeros días de la vacancia judicial de diciembre.

Salvo que se socialice una instrucción diferente, o se presente algún problema insuperable con los sistemas técnicos de la entidad, la actualización de los informes mensuales relacionados en este punto deberá realizarse en tiempo real, en el espacio de SharePoint dispuesto para tales fines, y atendiendo los linamientos fijados por esta Dirección Jurídica, a través de su Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios.

3. En lo que respecta a las audiencias de conciliaciones extrajudiciales, los supervisores y ordenadores del gasto deben revisar que éstas se encuentren gestionadas y/o finalizadas en el módulo de "Conciliaciones Extrajudiciales" del sistema eKOGUI, conforme a la información registrada en el Informe mensual de conciliaciones extrajudiciales. Para esto, los supervisores de los contratos de los abogados contratistas y/o los Directores Regionales, deberán revisar la información cargada por los abogados en el SharePoint, dispuesto para tales fines por la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, donde se actualizarán las actuaciones procesales en el respectivo informe de la regional, y cotejarlo con los insumos de las actuaciones reportadas en la carpeta de expedientes y un reporte de conciliaciones extrajudiciales terminadas y activas, descargado desde el sistema eKOGUI-módulo de conciliaciones extrajudiciales (el cual deberá aportarlo mensualmente el abogado). En todo caso, esta actividad se sugiere también como parte de la evaluación de desempeño de los abogados de planta que tenga a cargo funciones de representación judicial y extrajudicial.

4. Con respecto a los procesos terminados, una vez se gestione el cumplimiento de las sentencias o conciliaciones a cargo de la regional, las Direcciones Regionales deberán verificar que los abogados den por terminado el proceso en el sistema eKOGUI.

5. En los casos en que el abogado no continúe prestando sus servicios jurídicos a la Entidad, se debe verificar que todas las actividades desplegadas en el sistema eKOGUI desde el módulo de procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y comité de conciliación queden terminadas, para que se pueda inactivar el usuario y/o rol de abogado SENA en eKogui.

Es de aclarar, que terminar las actuaciones, si hay lugar a ello, se refiere a:

- Procesos judiciales: Terminar el proceso en el sistema eKOGUI si se cumplen las siguientes condiciones: 1) se cuenta con una sentencia ejecutoriada a favor de la entidad, o, 2) si, de haber sido desfavorable o parcialmente desfavorable la sentencia ejecutoriada, se dio cumplimiento total de la orden judicial (esto aplica también si se termina el proceso por conciliación judicial).

- Conciliaciones extrajudiciales: Se debe cerrar el proceso extrajudicial cuando: 1) se celebre la respectiva audiencia de conciliación, no se alcance un acuerdo conciliatorio y se expidan las respectivas constancias (Cargar acta de audiencia), 2) de alcanzarse un acuerdo conciliatorio, el mismo haya sido improbado por el juez contencioso administrativo (Cargar auto de improbación), 3) cuando, alcanzado un acuerdo conciliatorio, aprobado por juez contencioso administrativo, se dé total cumplimiento a lo convenido, o 4) se presente desistimiento de la solicitud de conciliación por parte del convocante (Cargar auto que aprueba el desistimiento).

- Comité de conciliación: Se debe terminar la ficha técnica de estudio (conciliación, repetición o llamamiento en garantía) una vez esta haya sido objeto de análisis y decisión del Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación, con el fin de dar por terminada la respectiva sesión en el aplicativo.

En cualquier caso, si el proceso continúa activo se debe verificar que los abogados dejen actualizadas las actuaciones judiciales y/o extrajudiciales de cada proceso a su cargo, con el cargue respectivo de los documentos que la soporten, así como la calificación actualizada, previo a la finalización del contrato de prestación de servicios, la terminación del vínculo legar y reglamentarios (si se trata de un funcionario) o del inicio de la vacancia judicial.

Estas actividades son obligatorias para todos los abogados de defensa judicial, y con mayor razón para aquellos que no continúen prestando sus servicios al SENA. En estos últimos casos, se debe informar de esta situación a través del aplicativo ONBASE a la Coordinación de la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, para que se proceda a inactivar el respectivo usuario en la plataforma eKogui.

Los supervisores de los contratos deben garantizar el cumplimiento estos requisitos para la aprobación del pago de la entidad, que recae en cada director regional y supervisor del contrato, por dos razones:

- Por ordenación del gasto.

- Por delegación de la Representación Judicial y Extrajudicial del SENA.

Dicho esto, es importante recordar que la presentación de cualquier informe sobre los procesos judiciales, extrajudiciales y de tutelas ante la Dirección Jurídica debe realizarse previa verificación de que la información de cada proceso se ajuste a su realidad procesal. Para ello, los despachos regionales, a través del supervisor del contrato o la persona que se designe para tales fines, deberán efectuar los siguientes controles respecto de la información reportada por los apoderados:

a. Verificar que los informes cumplan con los requisitos de forma establecidos por la Dirección Jurídica.

b. Contrastar la información de los reportes con la que aparece en la Rama Judicial, la plataforma SAMAI y otras herramientas de consulta judicial. En caso de detectar alguna inconsistencia en la información reportada, deberán solicitar la corrección correspondiente, bajo riesgo de retener el pago de los honorarios.

c. Exigir la entrega de soportes de todas las actuaciones judiciales, extrajudiciales o de tutelas reportadas por los abogados en sus informes. La entrega de estos documentos se realizará de forma virtual o física, según la naturaleza original del documento que respalda la actuación. Estos documentos deberán ser incluidos en el expediente del proceso, el cual debe ser constituido y conservado de acuerdo con los lineamientos de gestión documental de la entidad.

Finalmente, la Dirección Jurídica recuerda a todos los colaboradores de la Entidad que es obligación de cada uno apropiarse del contenido aquí expuesto, para el caso de los supervisores verificar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, de acuerdo con lo estipulado en la norma, el contrato y los documentos precontractuales. Esto tiene como propósito que las dependencias y/o centros de formación conformen sus informes aplicando los lineamientos aquí planteados, faciliten el cumplimiento de las obligaciones legales señaladas, garanticen la protección del patrimonio y la prevención del año antijurídico de la entidad.

Cordialmente,

MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO

Directora Jurídica

Anexo 1: Formato de "Declaración de conflicto de intereses por procesos judiciales o administrativos".

Anexo 2: Formato de control de asignación de procesos judiciales y extrajudiciales.

<NOTA DE PIE DE PÁGINA>

1. ARTICULO 58. Falta relacionada con la acción de repetición. No instaurarse en forma oportuna por parte del representante legal de la entidad, en el evento de proceder, la acción de repetición contra el funcionario, exfuncionario o particular en ejercicio de funciones públicas, cuya conducta haya generado conciliación o condena de responsabilidad contra el Estado.