CIRCULAR 222 DE 2022

(diciembre 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA

Bogotá D.C.,

En virtud de lo previsto en las resoluciones emitidas por el SENA No. 092 de 2015, 2838 de 2016, 1313 de 2017, 2384 de 2017, 1342 de 2019, 01-000539 de 2022 y la circular 01-3-2022-000184 del 2022, a continuación, se establecen los parámetros para el trámite de pago y legalización de las comisiones de servicios para funcionarios y órdenes de viaje para contratistas.

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha final del desplazamiento, los funcionarios deberán entregar los soportes de la comisión al ordenador del gasto respectivo quien deberá verificar el cumplimiento de la comisión, en el caso de los contratistas estos deberán entregarlos al supervisor del contrato o quien ejerza el seguimiento.

El registro correspondiente a la legalización de la comisión u orden de viaje en el sistema SIIF Nación se realizará con posterioridad a la verificación de los soportes e informes entregados por los funcionarios o contratistas a los ordenadores de gasto y/o supervisores de contrato, los cuales deberán remitir la siguiente documentación al Grupo de Contabilidad de la Dirección General o a quien haga sus veces en la Regional o Centro de formación por medio electrónico:

a) Reporte de la solicitud de comisión registrada en el sistema SIIF nación firmada por el ordenador.

b) Para desplazamientos aéreos los pasa bordos, tiquetes de viaje o certificación de vuelo expedido por la aerolínea. En caso de no existir convenio para el suministro de tiquetes y este sea comprado por el contratista directamente, factura de Compra electrónica.

d) Soporte de reintegro en el caso que aplique.

e) Soportes de gastos de transportes incurridos durante la comisión (tiquetes terrestres, fluviales, peajes, combustibles). En los eventos en que el contratista deba utilizar transporte informal, la legalización de ese gasto se hará a través de certificación jurada suscrita por él(ella), en la que indique las razones por las cuales debió utilizar ese transporte y su valor, el cual debe corresponder a los precios del mercado para la respectiva ruta.

Ninguna comisión deberá quedar pendiente de legalizar en el sistema de SIIF Nación al 31 de diciembre de 2022, esto con el fin de evitar inconsistencias financieras, requerimientos de los entes de control y procesos disciplinarios. El Ministerio de Hacienda no tiene contemplado en el periodo de transición el proceso de legalización de anticipo de viajes.

Si dentro de los cinco (5) días hábiles de tiempo de legalización el comisionado se encuentra en una nueva comisión, el trámite de legalización se podrá realizar de manera digital (por correo electrónico) y la dependencia que generó la comisión será responsable de realizar el correspondiente seguimiento, generando control y verificación de las comisiones autorizadas hasta su debida legalización en el sistema SIIF Nación.

Es responsabilidad de cada supervisor de contrato realizar seguimiento a la legalización oportuna y verificar que los soportes e informes de viaje se encuentren anexos en el informe mensual de ejecución contractual registrado en el SECOP II por parte del contratista.

Adicional, cada dependencia generadora de la comisión en la Dirección General, Regional o Centro de Formación deberá contar con un repositorio de la información digital donde se encuentren los soportes e informes de las comisiones u ordenes de viaje legalizadas para atender a los entes de control o terceros interesados, así como el correo electrónico de envío de los soportes al Grupo de Contabilidad de la Dirección General o quien haga sus veces en la Regional o Centros de Formación.

Cuando en el trámite de legalización de la comisión u orden de viaje resulten saldos a favor del SENA por cancelación del desplazamiento o por cualquier otra causa, el comisionado o contratista deberá reintegrar los correspondientes recursos dentro del mismo plazo de la legalización de la comisión, es decir cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización del desplazamiento.

Con el fin que los reintegros queden registrados y reflejados en el listado de ejecución viáticos por tercero generados desde el sistema de información SIIF Nación, la fecha límite para realizar la consignación de tales reintegros es el día 29 de diciembre de 2022.

Una vez reintegrados los valores el funcionario o el contratista, deberá entregar la consignación al ordenador del gasto y/o supervisor del contrato como soporte de la legalización de la comisión u orden de viaje, la cual deberá ser remitida a los Grupo de Tesorería y Contabilidad en la Dirección General o a quien haga sus veces en la Regional o Centro de formación por medio electrónico, con el fin de realizar el registro del reintegro en el sistema SIIF Nación.

Se recuerda que no es procedente elaborar comprobantes manuales para el proceso de legalización de comisiones u ordenes de viaje, en caso de que sean elaborados estos serán rechazados, debido a que el proceso es de forma transaccional y debe verse reflejado en el listado de ejecución viáticos por tercero generado en el sistema de información SIIF Nación.

CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO

Director Administrativo y Financiero (e)

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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