CONCEPTO 38635 DE 2023

(julio)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

(...)

Mediante comunicación electrónica de fecha 26 de junio de 2023 radicada con el número 76-9-2023-018645 solicita concepto sobre sedes de trabajo de la regional Valle y grupos internos de trabajo, para lo cual formula unos interrogantes que serán respondidos más adelante.

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones” - artículo 115 Decreto 2489 de 2006 por medio del cual estableció el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional - artículo 8 Decreto 249 de 2004 “Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA” - artículo 4 numeral 23 y artículo 32 Resolución 904 de 2022 (31 de mayo) expedida por el Director General por la cual se determinan las sedes habituales de trabajo de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación del SENA

Circular 0109 de 2022 expedida por la Secretaria General del SENA mediante la cual se comunicó Resolución 1-00904 de 2022 SEDES DE TRABAJO DEL SENA

Circular 207 de 2022 (noviembre 24) expedida por la Secretaria General del SENA - Lineamientos para definir sede habitual de trabajo.

Circular 66 de 2019 dirigida a directores de área, directores regionales y subdirectores de Centros de Formación que emitió orientaciones y plazos para la actualización de los grupos internos de trabajo.

Circular 57 de 2023 (marzo 27) Lineamientos sobre la conformación y/o modificación de Grupos internos de Trabajo

ANÁLISIS

1º. SEDES DE TRABAJO EN EL SENA

Mediante Resolución 904 de 2022 (31 de mayo) expedida por el Director General se determinaron las sedes habituales de trabajo de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación del SENA y se derogó expresamente la Resolución 2191 de 1991, así como las demás disposiciones internas del SENA que le sean contrarias.

Los artículos 2 y 3 de la Resolución 904 de 2022 establecen:

“ARTÍCULO 2o. Cada servidor público del SENA estará asignado a una (1) sola sede habitual de trabajo entre las indicadas en esta Resolución para la respectiva dependencia, Regional o Centro donde labora. En los Centros de Formación o dependencias que tienen varias sedes de trabajo en esta Resolución, se identificará a cuál de ellas pertenece cada uno de sus servidores públicos, cumpliendo con los lineamientos y parámetros que establezca la Secretaría General.

Todos los actos administrativos de nombramiento, reubicación, traslado, encargo, comisiones y conformación de grupos de trabajo que se expidan en el SENA, así como otras novedades de personal que lo requieran, indicarán expresamente la sede de trabajo del(os) respectivo(s) servidor(es) público(s).

“ARTÍCULO 3o. Delegar en los Directores Regionales y en los Subdirectores de Centro, la función de definir mediante Resolución la sede habitual de trabajo de los servidores públicos vinculados a la planta de personal asignada al Despacho de la Regional o al respectivo Centro de Formación Profesional, según el caso, aplicando y cumpliendo los lineamientos y parámetros que establezca para el efecto la Secretaría General del SENA.

Para los servidores públicos adscritos a la planta de personal de la Dirección General, se delega al(a) Secretario(a) General la función de definir la sede habitual de trabajo.

En las Resoluciones que señalen la conformación de Grupos de Trabajo permanentes o transitorios, quien la expida definirá la sede habitual de trabajo que tendrán los servidores públicos que lo integren, aplicando los lineamientos y parámetros señalados por la Secretaría General…”

Acorde con lo anterior, la Secretaria General del SENA mediante Circular 0109 de 2022 (3 de junio) señaló que los Directores Regionales y Subdirectores de Centro no pueden ejercer todavía las competencias y funciones indicadas en los artículos 2 y 3 de la Resolución 904 de 2022, a la espera de los lineamientos y parámetros que emitirá esta Secretaría para su aplicación.

Posteriormente, mediante Circular 207 de 2022 (24 de noviembre) expedida por la Secretaria General del SENA se emitieron lineamientos y parámetros que deben aplicar los Directores Regionales y Subdirectores de Centro para definir la sede habitual de trabajo de cada uno de los servidores públicos:

- Cada servidor público del SENA debe tener una sola sede habitual de trabajo asignada mediante acto administrativo.

- La sede habitual de trabajo debe corresponder a una sola de las ciudades o municipios que aparecen relacionados en la Resolución No. 1-00904 de 2022 para la respectiva Dependencia, Despacho Regional o Centro de Formación.

- La sede habitual de trabajo debe corresponder a la ciudad o municipio donde el respectivo servidor público ejecuta de manera regular o habitual sus funciones y tiene su puesto de trabajo.

- Los Centros de Formación que no tienen instalaciones ni ejecutan programas de formación en la ciudad donde se encuentra la sede del despacho Regional, sólo podrá asignar esa ciudad a un servidor público de su planta de personal, cuando él(a) servidor(a) forme parte de un Grupo de Trabajo Regional adscrito al despacho del Director Regional y debe cumplir sus funciones en esa ciudad.

- Solamente de manera excepcional podrá cambiarse la sede habitual de trabajo de un servidor público, caso en el cual, por representar un “traslado” para el empleado respecto a su ubicación actual, su sede habitual de trabajo debe definirse mediante acto administrativo individual.

Una vez expedida la resolución “inicial” que se indica en los ítems anteriores, todos los actos administrativos de nombramiento, reubicación, traslado, encargo, comisiones y conformación de grupos de trabajo que se expidan en el SENA, así como otras novedades de personal que lo requieran, deben indicar expresamente la sede habitual de trabajo que tendrá el(os) respectivo(s) servidor(es) público(s), dentro de las señaladas por la Resolución No. 1-00904 de 2022 para la respectiva Regional, el Centro de Formación, o la Dirección General.

2º. GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO

La Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones” dispuso en su artículo 115 en relación con la creación de los grupos internos de trabajo:

“Artículo 115.- Planta global y grupos internos de trabajo. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente Ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de organización y sus planes y programas.

Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.

En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento”.

De otra parte, el Decreto 2489 de 2006 expedido en desarrollo de las normas generales de la Ley 4ª de 1992, estableció el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional, en cuyo artículo 8 dispone:

“Artículo 8.- Grupos internos de trabajo. Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente”.

Ahora, el artículo 4 numeral 23 y el artículo 32 del Decreto 249 de 2004 “Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA” establecen:

“ARTÍCULO 4o. DIRECCIÓN GENERAL. Además de las señaladas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, son funciones de la Dirección General las siguientes:

(...)

23. Crear Comités, Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, su coordinación y funciones...”

“ARTÍCULO 32. El Director General podrá crear grupos internos de trabajo permanentes o transitorios y definir su composición y funciones”.

De acuerdo con lo antes expuesto podemos concluir que, conforme con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 y acorde con las facultades otorgadas por el artículo 4 numeral 23 y el artículo 32 del Decreto 249 de 2004, el Director General del SENA tiene la atribución para crear Comités y Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, coordinación y funciones.

En desarrollo de estas facultades, el Director General del SENA ha expedido actos administrativos bajo la forma de resolución, mediante los cuales ha creado grupos internos de trabajo de carácter permanente o transitorio en distintas dependencias de la Entidad, fijando su composición, coordinación y funciones, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de la entidad.

Ahora bien, en el caso de los Grupos Internos de Trabajo en las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional del SENA, en el respectivo acto administrativo el Director General del SENA ha delegado en los Directores Regionales o Subdirectores de Centro la facultad para asignar, mediante resolución, las funciones de Coordinación del Grupo a uno de los servidores del nivel asesor, profesional o técnico que conformen los Grupos Internos de Trabajo Permanente.

Para efectos de asegurar la adecuada conformación de los grupos de trabajo, la Secretaría General del SENA mediante Circular 66 de 2019 dirigida a directores de área, directores regionales y subdirectores de Centros de Formación emitió orientaciones y plazos para la actualización de los grupos internos de trabajo:

“(…)

1. A los Directores de Área en la Dirección General. Remitir al correo electrónico emlinares@flsena.edu.co, el 24 de abril de 2019, la siguiente información:

a) Resoluciones vigentes de creación o reorganización de los grupos de trabajo del área

b) Grupos existentes, a reorganizar, crear o integrar

c) Funciones de cada grupo, actualizadas conforme a la normatividad vigente y la constante evolución de la Entidad.

d) Integrantes, conforme a los parámetros anotados anteriormente.

e) Relación de empleados públicos que serán designadas como Coordinador de grupos de trabajo.

En el evento que después de revisada la planta de personal no se logré la integración de alguno de los grupos de trabajo, se deberá presentar la propuesta de reorganización a que hay lugar, para aprobación del Director General, de conformidad con la facultad otorgada en el numeral 4 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004.

Una vez reorganizados los grupos de trabajo de cada área se debe garantizar que la integración corresponda a la adoptada mediante acto administrativo y en el caso que se requiera asignar un servidor público a otro grupo de trabajo dentro de la misma área, además de seguir las reglas iniciales, se debe presentar al grupo de relaciones laborales la propuesta de modificación a la integración del grupo de trabajo, para posterior aprobación del Director General, de conformidad; hasta tanto no se realice tal modificación no será viable el cambio de funciones.

Respecto de los grupos de trabajo en centros de formación o regionales, que funcionalmente dependen de áreas de la Dirección General (por ejemplo coordinación académica, misional, etc) o los grupos de trabajo que estén integrados por empleados públicos en diferentes Regionales (Por ejemplo la ENI), se deben presentar las propuestas de creación o reorganización de grupos de trabajo, actualizadas conforme a la normatividad vigente y la realidad funcional.

2. A los Directores Regionales y Subdirectores de Centro.

Cada Regional o Centro de Formación, debe reportar al grupo de apoyo administrativo, los grupos conformados en la respectiva dependencia, las personas que lo integran actualmente, conforme a los parámetros anotados anteriormente y las personas designadas como coordinador.

Esta información debe ser enviada a los coordinadores de grupo de apoyo administrativo a más tardar el 24 de abril de 2019, en donde se consolidará la información de la Regional y los Centros en un solo archivo, que será remitida el 15 de mayo de 2019 al grupo de relaciones laborales, al correo electrónico emlinares@sena.edu.co.

Específicamente respecto de los grupos existentes en las Regionales y Centros, se solicita tener en cuenta:

A. Grupo de formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas en los Centros de Formación profesional del Servicio Nacional de Aprendizaje- SENA. Se deben seguir los parámetros de la Resolución 4017 de 2009, la Resolución 1063 de 2005, la Circular 3-2016-00200 de 26 de diciembre de 2016 y los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica.

B. Coordinación Académica. La asignación de funciones corresponde a lo señalado en la Resolución 4016 de 2009 y la Resolución 1625 de 2018.

C. Grupos de Gestión de Administración Educativa, en los Centros de Formación Profesional Integral. Su conformación y asignación de funciones de coordinación debe obedecer a lo establecido en la Resolución 928 de 2006 y los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica”.

D. Grupos de Formación Profesional Integral, Empleo y Sistema Nacional de Formación para el Trabajo en las Regionales del SENA. Deben obedecer a lo establecido en la Resolución 1427 de 2004.

E. Grupos de Promoción y Relaciones Corporativas en las Regionales del SENA, conformados en la Resolución 2453 de 2005 y la Resolución 25 de 2007.

F. Grupos de Apoyo Administrativo, creados y conformados por la Resolución 442 de 2005, con las modificaciones que se relacionan en las notas de vigencia que se encuentran en el Normograma de la Entidad.

Una vez reorganizados los grupos de trabajo de cada área se debe velar porque la integración permanezca y en el caso que se requiera asignar un servidor público a otro grupo de trabajo dentro de la misma área, además de seguir las reglas iniciales por los delegados para la integración de grupos de trabajo y asignación de funciones de coordinación, se debe remitir copia de la novedad (Acto administrativo) al Grupo de Salarios al correo electrónico xxxxx para el registro de la novedad en Kactus y al Grupo de Relaciones Laborales para el registro de la novedad en SIGEP y para la conformación de comisiones evaluadoras, mediante comunicación interna radicada, al correo electrónico Coordinación Grupo Relaciones Laborales relacioneslaborales@sena.edu.co...”.

Posteriormente, mediante Circulares 103 y 212 de 2020, 67 de 2021, 85 de 2022 y 57 de 2023 emanadas también de Secretaría General se reiteraron los lineamientos señalados en la Circular 066 de 2019, precisando que en los casos que se requiera actualizar la conformación de grupos de trabajo, es necesario que se realice mediante acto administrativo, según el modelo resolución conformación grupos de trabajo Regionales y Centros (GTH-F-240).

En la Circular 57 de 2023 (marzo 27) antes citada se impartieron orientaciones para la conformación y modificación de los grupos internos de trabajo, en la cual se señaló que la conformación de los grupos internos de trabajo debe obedecer a los siguientes criterios:

- Es viable integrar grupos de trabajo identificando cargos que pertenezcan a la planta personal de la respectiva dependencia, incluso si se encuentra vacantes y en proceso de provisión.

- Es viable integrar grupos de trabajo con servidores públicos que se encuentran en comisión de servicios en el área, siempre y cuando las funciones correspondan al manual de funciones del respectivo empleo.

- Si se incluyen cargos en los que actualmente se encuentra un funcionario en periodo de prueba, las funciones que se asignen deben corresponder a la OPEC para la que concurso.

- En el evento en el que se requiera realizar el movimiento de un empleado público a otro grupo interno de trabajo de la misma área o dependencia.

RESPUESTA INTERROGANTES

PREGUNTA 1. ¿Es Válido incluir en los Grupos de Trabajo que conforman el Despacho de la Dirección Regional con sede de trabajo la ciudad de Cali a funcionarios que residen y laboran en los centros fuera de Cali relacionados anteriormente, los cuales seguirían desempeñando sus funciones en esas ciudades, es decir, no tendrían desplazamiento ni reubicación hacia la ciudad de Cali, sin que esto configure una comisión permanente dado que como se dijo líneas atrás, la única sede de trabajo asignada al Despacho de la Dirección Regional fue la ciudad de Cali?

RESPUESTA: Conforme con las orientaciones impartidos por la Secretaría General del SENA mediante Circulares 66 de 2019 y 57 de 2023 en armonía con los lineamientos emitidos en la Circular 207 de 2022, en principio se encuentra que la integración de los grupos de trabajo debe corresponder a cargos de la planta de personal de la respectiva dependencia o área, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente, teniendo en cuenta como criterio que cada servidor público del SENA debe tener una sola sede habitual de trabajo asignada mediante acto administrativo donde el respectivo servidor público ejecuta de manera regular o habitual sus funciones y tiene su puesto de trabajo, tal como lo prevé la Resolución 904 de 2022.

No obstante, se observa, por ejemplo, que la Resolución 442 de 2005, con sus modificaciones, mediante la cual se crearon los Grupos de Apoyo Administrativo en los Centros de Formación Profesional, establece que según las necesidades del servicio, los aspectos prácticos y funcionales, y la planta de personal de cada Centro de Formación Profesional y del Despacho de la Regional, el Grupo de Apoyo Administrativo podrá conformarse con servidores públicos de un solo Centro de Formación, intercentros, o mixto.

Al respecto, por Grupo Mixto se entiende aquel que es conformado con funcionarios del Despacho de la regional y de uno o más centros. Por Grupo Intercentros se entiende aquel conformado con funcionarios de uno o más centros.

De lo anterior se infiere que eventualmente los grupos de trabajo podrían estar conformados por servidores públicos no sólo de la misma área o dependencia, sino de otras dependencias, como acontece con los grupos mixtos o intercentros a que se refiere la Resolución 442 de 2005, máxime cuando el SENA cuenta con planta global de personal adoptada por el Decreto 250 de 2004 y distribuida mediante Resolución 647 de 2004. Cabe recordar igualmente que, en el acto de creación de grupos internos de trabajo, se ha delegado en los Directores Regionales la designación de los servidores públicos que conformarán cada grupo.

Teniendo en cuenta lo anterior, en especial frente a lo contemplado en la Resolución 904 de 2002 y la Circular 207 de 2022 relacionadas con las sedes habituales de trabajo, la procedencia para la creación, conformación o actualización de grupos internos de trabajo y la determinación de las sedes de trabajo de los integrantes de los mismos, es un asunto que corresponde examinar y revisar previamente con el Grupo de Relaciones Laborales de la Secretaría General, tal como se indica en la mencionada Circular 207 de 2022, según la cual las inquietudes que surjan sobre sedes de trabajo y grupos internos de trabajo serán atendidas en el correo electrónico relacioneslaborales@sena.edu.co

PREGUNTA 2. ¿Al incluir en los Grupos de trabajo del despacho de la Regional Valle funcionarios que laboran y residen en los centros fuera de Cali, tendríamos que trasladarlos permanentemente a la ciudad de Cali? ¿O por el contrario no se incluyen todavía en los grupos internos del trabajo del Despacho de la Regional Valle? Por ser la única sede de trabajo autorizada para el Despacho según resolución Nr.1-00904 del 2022 “Por la cual se determinan las sedes habituales de trabajo de la Dirección”. Esto además en razón a la circular 3-2022-000207, que indica que artículos de la resolución Nr.1-00904 del 2022 son aplicables inmediatamente: (…) “Solamente los artículos 1, 4 y 5 de esta Resolución son aplicables de manera inmediata En consecuencia, los Directores Regionales y Subdirectores de Centro no pueden ejercer todavía las competencias y funciones indicadas en los artículos 2 y 3 de esta Resolución, a la espera de los lineamientos y parámetros que emitirá esta Secretaría para su aplicación”.

RESPUESTA: En primer término, es necesario recordar que la Circular 0109 de 2022 (3 de junio) había señalado que los Directores Regionales y Subdirectores de Centro no podían ejercer todavía las competencias y funciones indicadas en los artículos 2 y 3 de la Resolución 904 de 2022, a la espera de los lineamientos y parámetros que emitirá esta Secretaría para su aplicación.

Pues bien, tales lineamientos y parámetros fueron impartidos expresamente por la Secretaría General en la Circular 207 de 2022 (24 de noviembre) donde se indica que los Directores Regionales y Subdirectores de Centro pueden ejercer las competencias y funciones indicadas en los artículos 1 y 2 de la Resolución 904 de 2022.

Ahora bien, conforme con lo señalado en la Circular 207 de 2022, todos los actos administrativos de conformación de grupos de trabajo que se expidan en el SENA, así como otras novedades de personal que lo requieran, deben indicar expresamente la sede habitual de trabajo que tendrá el(os) respectivo(s) servidor(es) público(s), dentro de las señaladas por la Resolución 1-00904 de 2022 para la respectiva Regional, Centro de Formación, o Dirección General.

Teniendo en cuenta lo antes expuesto, para determinar si hay lugar al reconocimiento de viáticos, es necesario que el Subdirector de Centro en aplicación de la competencia que le asiste debe examinar si el lugar donde debe desplazarse el servidor público que integraría el grupo interno de trabajo hace parte de la sede habitual de trabajo del servidor público, conforme con lo previsto en la Resolución 904 de 2022, la cual establece que cada servidor público del SENA estará asignado a una (1) sola sede habitual de trabajo para la respectiva dependencia, Regional o Centro donde labora.

De igual manera, deberá estudiar los casos que impliquen cambios de carácter permanente, con el fin de determinar si es procedente tramitar el traslado o reubicación del servidor público a otra sede de trabajo, para que sea dable el funcionamiento del respectivo grupo interno de trabajo integrado en la sede la dirección regional, esto atendiendo las disposiciones normativas emitidas para las sedes de trabajo, conformación de grupos de trabajo y lineamientos que se emitan por parte de la Secretaría General.

Para el caso de las comisiones de servicio, no hay cambio de sede de trabajo, pues éstas no tienen carácter permanente.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y normatividad interna del SENA y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

GLORIA ACOSTA CONTRERAS
Coordinadora
Grupo Conceptos Jurídicos y Producción Normativa -
Dirección Jurídica- Dirección General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la
compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores
jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones
similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación,
reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por
la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la
competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de
los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono
617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas
de uso de la información aquí contenida.