CONCEPTO 73208 DE 2021

(septiembre 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En atención a su comunicación radicada con el No 9-2021-010600 del 20 de agosto de 2021, mediante el cual informa “según el Reglamento del Aprendiz, Acuerdo 007 del 2012, Capítulo VII, Proceso de formación, Incumplimiento, Deserción, Artículo 22 Participación y Cumplimiento, Numeral 4 Deserción, Item d, “Cuando transcurridos dos (2) años contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva” para lo cual consulta:

“1. Si un aprendiz solicita a la Coordinación Académica el inicio de la Etapa productiva, y le faltan menos de seis meses para cumplir estos dos años, se le debe negar el inicio de la misma, considerando que ya no cuenta con el tiempo necesario para desarrollarla y entregar las evidencias correspondientes.

2. Adicionalmente el PARÁGRAFO contempla que “Cuando el aprendiz se encuentre incurso en alguna de estas situaciones el Instructor o el funcionario responsable del seguimiento respectivo, reportará inmediatamente el caso al Coordinador Académico. El Coordinador Académico enviará una comunicación al Aprendiz a la dirección domiciliaria registrada en el Sistema de Gestión de Información, requiriéndole para que justifique plenamente el incumplimiento, aportando las evidencias o soportes respectivos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío. Si el Aprendiz no da respuesta dentro del término establecido o no aporta las evidencias que justifiquen plenamente este incumplimiento, el Subdirector de Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación y ordena la respectiva cancelación de matrícula, acto administrativo debidamente notificado al aprendiz, para que dentro de los términos de Ley presente el recurso de Reposición ante el Subdirector de Centro”. Si ya se cumplieron los dos años establecidos en el Reglamento para presentar las evidencias y el Aprendiz expone una causal válida para su incumplimiento. ¿qué plazo se puede aplicar para cumplir con este requisito?

3. La plataforma Territorium permite subir evidencias de la Etapa Productiva hasta la fecha fin de la ficha (duración del programa). Si el aprendiz cuenta con 2 años a partir de finalizada la Etapa Productiva para presentar estas evidencias, ¿es válido recopilarlas en otros medios físicos o digitales, dado que Territorium no lo permite?

4. El Reglamento del Aprendiz considera diferentes alternativas para llevar a cabo la Etapa Productiva; los tiempos deben aplicarse por igual a todas las alternativas (Contrato de aprendizaje, vinculación laboral, pasantías, proyecto productivo, entre otros).

Consideramos indispensable su concepto, dado que tal como está redactado actualmente el Reglamento del Aprendiz, se presta para diversas interpretaciones por parte de quienes administran tanto la modalidad virtual como la presencial, especialmente en lo que respecta a la alternativa Proyecto Productivo. “sobre el particular de manera comedida damos respuesta en los siguientes términos:

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Para el análisis del presente concepto se tendrán en cuenta los siguientes fundamentos normativos:

Ley 119 de 1994, artículos 1 y 3.
Acuerdo 07 de 2012, Reglamento del Aprendiz SENA.
Resolución 2198 de 2019
ANÁLISIS JURÍDICO

El SENA como establecimiento público del orden nacional adscrito al Ministerio del Trabajo tiene como misión[1] cumplir la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país.

Por su parte, el legislador le asignó al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, las funciones[2] de “1. Impulsar la promoción social del trabajador, a través de su formación profesional integral, para hacer de él un ciudadano útil y responsable, poseedor de valores morales éticos, culturales y ecológicos. (…) 3. Organizar, desarrollar, administrar y ejecutar programas de formación profesional integral, en coordinación y en función de las necesidades sociales y del sector productivo. (…) 6. Adelantar programas de formación tecnológica y técnica profesional, en los términos previstos en las disposiciones legales respectivas. 7. Diseñar, promover y ejecutar programas de formación profesional integral para sectores desprotegidos de la población. 8. Dar capacitación en aspectos socioempresariales a los productores y comunidades del sector informal urbano y rural. “

Esta misión y funciones son consecuentes con lo dispuesto en el artículo 54 de la Constitución Política, que establece como obligación del Estado y de los empleadores: “ofrecer formación y habilitación profesional y técnica a quienes lo requieran. (…)”

La Ley 119 de 1994, le asigna al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA como objetivo “1. Dar formación profesional integral a los trabajadores de todas las actividades económicas y a quienes sin serlo requieran de dicha formación para aumentar por ese medio la productividad nacional y promover la expansión y el desarrollo económico y social armónico del país bajo el concepto de equidad social redistributiva”

Es por ello que la entidad ofrece programas de Formación Laboral, tecnológica y complementaria en coordinación y en función de las necesidades sociales y del sector productivo.

La Formación Profesional Integral que orienta el Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), constituye un proceso educativo teórico-práctico de carácter integral, orientado al desarrollo de conocimientos técnicos, tecnológicos y de actitudes y valores para el desarrollo humano y la convivencia social, que le permiten a la persona actuar crítica y creativamente en los contextos productivo y social, es decir, en el Mundo de la Vida; es así que el aprendiz como parte del proceso de aprendizaje debe ser consciente y vivenciar qué derechos y deberes son correlativos e inseparables en su proceso formativo.

Al respecto el Acuerdo 007 de 2012 “Por el cual se adopta el reglamento del Aprendiz Sena” en el capitulo VII, sobre el proceso de formación, incumplimiento y deserción, señala que el aprendiz SENA como gestor principal de su proceso de formación debe participar de manera activa y oportuna en las diferentes actividades, presenciales y/o virtuales, que conforman la ruta de aprendizaje. Los procesos de formación en el Sena promueven la responsabilidad de cada Aprendiz en la gestión de su proceso de aprendizaje, facilitando su acceso a diversas fuentes de conocimiento para ello y conforme a lo concertado con el instructor y el aprendiz se evaluará el cumplimiento o no de las actividades de aprendizaje.

Durante el proceso de aprendizaje se pueden presentar varias situaciones que pueden afectar su desarrollo normal ya sea por incumplimiento, resultados de Evaluación (verificar los logros y dificultades que se presenten al aprendiz), y por último la deserción.

El Artículo 22 del Acuerdo 07 de 2012, en el numeral 4 señala las causales de deserción por parte del aprendiz, a saber:

- Cuando el Aprendiz injustificadamente no se presente por tres (3) días consecutivos al Centro de Formación o empresa en su proceso formativo.

- Cuando al terminar el periodo de aplazamiento aprobado por el Sena, el Aprendiz no reingresa al programa de formación.

- Cuando transcurridos dos (2) años, contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva.

Para lo cual si el aprendiz se encuentra incurso en alguna de las situaciones planteadas, el instructor o funcionario responsable debe reportar al coordinador académico la situación y esté se encargará de enviar una comunicación al aprendiz a la dirección registrada en el sistema de gestión de información requiriendo cuales fueron las razones del incumplimiento y el aporte de evidencias dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío.

En el evento en que el Aprendiz no dé respuesta dentro de los cinco días o no allega las evidencias que justifiquen plenamente el incumplimiento, dará lugar a que el subdirector de Centro de Formación suscribía un acto académico declarando la deserción en el proceso de formación y ordenara la respectiva cancelación de matrícula.

Este acto académico debe ser notificado al Aprendiz para que pueda ejercer su derecho de defensa y contradicción para lo cual podrá interponer el recurso de reposición ante el mismo subdirector del centro que emitió el acto académico. Una vez en firme la decisión, deberá registrarse la novedad en el sistema de gestión académica.

En los casos de formación complementaria en modalidad 100% virtual, la deserción declarada será la registrada por Instructor-Tutor y da lugar a la cancelación de la matrícula, lo cual genera que el Aprendiz no pueda participar en procesos de ingreso a la institución en programas de formación titulada dentro de los seis (6) meses siguientes, contados a partir del registro de la novedad en el sistema de gestión de la formación. Para los programas de formación complementaria en modalidad 100% virtual, la inscripción en programas de formación dependerá del tipo de novedad registrada por el Instructor-Tutor en el sistema de información.

Ahora bien, el artículo 11 del Reglamento del Aprendiz, señala que la etapa productiva del programa de formación es aquella en la cual el aprendiz aplica, complementa, fortalece y consolida las competencias en términos de conocimiento, habilidades, destrezas, actitudes lo cual permite al aprendiz aplicarlos en la resolución de problemas reales del sector productivo.

El artículo 12 del Acuerdo 007 de 2012, señala las diferentes alternativas para desarrollar la etapa productiva, al disponer:

“ Para la realización de la etapa productiva requerida en el proceso de aprendizaje de los Aprendices del Sena, se deben considerar las siguientes alternativas:

- Desempeño en una empresa a través del Contrato de Aprendizaje en las diferentes empresas obligadas y/o voluntarias, incluido el Sena. La constancia de cumplimiento a satisfacción es expedida por la empresa respectiva.

- Desempeño a través de vinculación laboral o contractual en actividades relacionadas con el programa de formación de conformidad con la normativa dispuesta para contratos de aprendizaje. La constancia de cumplimiento a satisfacción es expedida por la empresa respectiva

- Participación en un proyecto productivo, o en Sena – Empresa, o en Sena Proveedor Sena o en Producción de Centros, cuando se definen los proyectos en el marco de un programa de formación y estos posibilitan la simulación de entornos productivos reales y la aplicación de conocimientos, habilidades y destrezas pertinentes a las competencias del programa para cumplir con el objetivo de la etapa productiva, donde se concierta sobre las condiciones de estadía, esto es, pago de algún auxilio económico o en especie. La constancia de cumplimiento a satisfacción la expide el Subdirector de Centro respectivo.

- De apoyo a una unidad productiva familiar, donde el aprendiz pueda aplicar en las actividades que desarrolla las competencias adquiridas durante su proceso de formación. En este caso el aprendiz hace su propia concertación con la unidad productiva sobre las condiciones de estadía, esto es, pago de algún auxilio económico o en especie y el certificado de cumplimiento de la pasantía lo brinda el responsable del proceso del aprendiz en la unidad productiva.

- De apoyo a una institución estatal nacional, territorial, o a una ONG, o a una entidad sin ánimo de lucro, para el desempeño de actividades prácticas asociadas a su programa de formación o el desarrollo de un proyecto productivo en un ambiente de formación facilitado por esta institución, donde el aprendiz hace su propia concertación con la institución sobre las condiciones de estadía, esto es, pago de algún auxilio económico o en especie. La constancia o certificado de cumplimiento de la pasantía la expide el directivo o responsable del proceso del aprendiz en la institución.

- Monitorías: De acuerdo con la reglamentación establecida en la Institución para los procesos de aprendizaje, el desarrollo de monitorías por parte de los Aprendices Sena en las especialidades que son afines tecnológicamente a su programa de formación en un Centro de Formación del Sena, serán contempladas como alternativa para la etapa productiva. La constancia o certificado de cumplimiento a satisfacción de las actividades de monitoría la expide el Subdirector de Centro de acuerdo a las horas asignadas por resolución.

- Pasantías: Entre las cuales se contempla la asesoría a Pymes como alternativa de etapa productiva.

PARÁGRAFO 1o. La permanencia del Aprendiz en la etapa productiva podrá gestionarse con el acceso a cualquiera de las alternativas planteadas en este artículo, o la combinación de varias de ellas durante el proceso de formación

PARÁGRAFO 2o. Cuando un aprendiz tenga vínculo laboral previo inicio de la formación y esta no afecte el desarrollo de las actividades establecidas previamente para la ejecución de la formación, podrá optar por presentar dicho vínculo como etapa productiva cumpliendo con todos los requisitos que esta implica; es decir, se realizará una concertación de las actividades que debe estar desarrollando en la empresa, así como el seguimiento tanto presencial como virtual que debe ejecutar el instructor; esto implicará que estos aprendices podrán estar desarrollando la etapa productiva y lectiva de manera simultánea.

ARÁGRAFO 3o. El Sena evaluará periódicamente las diferentes alternativas de etapa productiva como parte del seguimiento y la evaluación permanente en el marco del mejoramiento continuo, y como estrategia de aseguramiento de la calidad de la formación profesional integral. (Subrayo y negrilla fuera de texto)

De ahí que el aprendiz tiene diferentes mecanismos para desarrollar su etapa productiva y el Sena tiene el deber de evaluar periódicamente las alternativas de la etapa productiva como parte del seguimiento y evaluación en el proceso de formación profesional.

Por otra parte, el artículo 14 del Acuerdo 007 de 2012, establece que es obligatorio el seguimiento en la etapa productiva y esta se realizará de manera virtual y presencial, para lo cual el Aprendiz debe elaborar una bitácora quincenal en la que señalará las actividades a desarrollar en su etapa productiva y el Instructor asignado como responsable debe hacer el correspondiente seguimiento a los indicadores en el procedimiento de ejecución de la formación, garantizando una interacción continua entre el aprendiz y el instructor, actividades que se pueden complementar con visitas o comunicación directa que hace el instructor.

En el evento en que el aprendiz no alcance los resultados de aprendizaje de la etapa productiva deberá el comité de evaluación analizar cada caso para emitir los juicios evaluativos y si no se alcanza con los resultados de aprendizaje se procede a cancelar la matrícula previo agotamiento del debido proceso.

Ahora bien, mediante concepto jurídico No. 2031 del 20 de abril de 2021, sobre la presentación de evidencia en la etapa productiva, se dispuso:

“Cabe precisar que el aprendiz debe adquirir, mediante acciones y prácticas formativas, los conocimientos, habilidades y destrezas que le permitan desarrollar la etapa productiva en ambientes reales de trabajo del sector productivo, bien sea produciendo un bien o prestando un servicio, asumiendo estrategias y metodologías de autogestión.

Cuando el aprendiz opta por una alternativa diferente al contrato de aprendizaje, esta debe ser aprobada previamente por el Coordinador Académico del programa del respectivo Centro de Formación; la información deberá registrarse inmediata y directamente en el sistema para la gestión de la formación. Además, debe haber un seguimiento virtual y presencial del desarrollo de la etapa productiva en la cual interactúa el aprendiz con la elaboración de una bitácora quincenal, en la que señalará las actividades adelantadas en desarrollo de su etapa productiva.

Por lo tanto, para que la etapa productiva sea validada se requiere cumplir con los siguientes trámites: i) Aprobación previa del Coordinador Académico del Programa del respectivo Centro de Formación, en caso que el aprendiz opte por una alternativa diferente al contrato de aprendizaje, ii) Registro de la etapa productiva en el sistema para la gestión de la información, iii) Seguimiento virtual y presencial del desarrollo de la etapa productiva en la cual interactúa el aprendiz con la elaboración de una bitácora quincenal, en la que señalará las actividades adelantadas en desarrollo de la misma, iv) Constancia del cumplimiento a satisfacción de la etapa práctica, expedida por la empresa respectiva o por quien corresponda, según sea el caso.

Ahora bien, se considera aprendiz SENA a toda persona matriculada en los programas de formación profesional de la entidad, en cualquier tipo de formación, bien sea, titulada o complementaria que realice su proceso de formación de manera virtual, presencial o combinada. [2]

En consecuencia, el aprendiz debe participar de manera activa y oportuna en su proceso de formación. Adquiere derechos y contrae obligaciones, cuyo incumplimiento sin la debida justificación dará lugar a la imposición de medidas sancionatorias y/o formativas según sea el caso.[3]”

En este sentido, el Acuerdo 7 de 2012, por medio del cual se adopta el Reglamento del Aprendiz en el artículo 22 numeral 4 literal d), establece las causales de deserción, y con respecto a la etapa practica señala:

4.-Deserción. Se considera deserción en el proceso de formación:

d) Cuando transcurridos dos (2) años contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva.” (Negrilla y subraya fuera de texto).

Si el aprendiz no da respuesta dentro del término establecido o no aporta las evidencias que justifiquen plenamente el incumplimiento, el Subdirector del Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación, garantizando el debido proceso y el derecho de defensa y contradicción por parte del aprendiz.”

Por lo tanto, las evidencias realizadas en la etapa productiva deben ser presentadas dentro de los dos años contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa.

De igual forma mediante concepto 38634 del 21 de diciembre de 2020 sobre la deserción por la no presentación de evidencias de la etapa productiva, a raíz de la emergencia sanitaria causada por el COVID 19, señalo:

“(…) Por las circunstancias extremas debido a la emergencia sanitaria causada por el COVID 19, el Gobierno Nacional con fundamento en la Constitución Política (arts. 212 a 215) declara el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica y como consecuencia se toman medidas de carácter excepcional, como el aislamiento social obligatorio y el distanciamiento social, para controlar la infección con el objetivo de detener o retardar la propagación del virus y proteger la vida. Estas medidas han generado dificultades en el desarrollo de las actividades cotidianas de la sociedad y han tenido repercusión en la vida familiar, social, educativa y laboral de los ciudadanos, a su vez, han causado gran afectación en la economía en especial en el sector productivo, debido a las medidas especiales que ha dificultado a las empresas adelantar sus actividades y procesos productivos de manera normal.

Por esta razón y con fundamento en el Decreto 491 de 2020, por el cual se declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica que autorizó a las entidades públicas para suspender los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa, el Sena expide las Resoluciones: 1-0354 del 18 marzo de 2020, 1-0385 del 25 de marzo de 2020, 1-0414 del 7 de abril de 2020, 1-0427 del 14 de abril de 2020, 1-477 del 30 de abril de 2020, 1-0511 del 12 de mayo de 2020, 1-0564 del 27 de mayo de 2020, 1-0588 del 4 de junio de 2020, 1-0620 del 11 de junio de 2020, 1-0705 del 6 de julio de 2020, 1-0777 del 16 de julio de 2020, 1-0860 del 3 de agosto de 2020, 1-1013 del 2 de septiembre de 2020, 1-1227 del 2 de octubre de 2020 y 1-1377 del 3 noviembre de 2020, por medio de las cuales suspende, entre otros términos, los contemplados en el artículo 1o del Acuerdo 11 de 2008, frente a la obligación del empresario de suscribir contratos de aprendizaje en cumplimiento del acto administrativo que determina o modifique la cuota regulada; no obstante, determina que los empresarios que estén en capacidad de contratar aprendices podrán hacerlo.

Lo expuesto evidencia las dificultades presentadas para la consecución de un contrato de aprendizaje para realizar la etapa practica durante el transcurso de este año 2020, y si bien es cierto, el aprendiz está en la obligación de presentar la evidencia de la realización de la etapa practica dentro de los dos (2) años siguientes a la terminación de la etapa práctica, también lo es, que esta situación extrema generada por la pandemia ha dificultado a los aprendices conseguir el desarrollo de una práctica dentro del tiempo establecido en el artículo 22 del Reglamento del Aprendiz adoptado por el Acuerdo 007 de 2012, tiempo prudencial en estado de normalidad.

Por lo tanto, es procedente hacer una sana adecuación de la norma en el sentido de permitir, en este caso particular, que el aprendiz realice la etapa práctica mediante la suscripción del contrato de aprendizaje conseguido y evitar la declaratoria de deserción, para que pueda obtener la correspondiente certificación, sin que implique vulnerar las disposiciones legales y administrativas aplicables, sino un entendimiento acorde con los preceptos constitucionales. “(Subrayo fuera de texto)

Además, la Dirección de Formación Profesional, mediante circular 80 del 28 de abril de 2021, Lineamientos aprendices vigencias vencidas 2010 a 2020, señaló:

“ 2. El Coordinador de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas de cada una de las Regionales en cooperación con los homólogos de sus Centros de Formación y Coordinadores Académicos establecerán los planes de mejora para que antes del 31 de julio de 2021 se adelante la depuración de información académica consignada en los reportes distribuidos por regional y Centro de Formación con la casuística pendiente de solucionar.

Así mismo por mecanismo de control se establece que al mes de marzo de cada vigencia se subsanen y definan las novedades que queden pendientes del año inmediatamente anterior.

Los Centros de Formación en lo relacionado con la etapa productiva deben establecer los mecanismos de control para su realización dentro de los tiempos establecidos en el Reglamento del Aprendiz, con la suficiente antelación para evitar la deserción.

3. Los Subdirectores de los Centros de Formación con su equipo de trabajo (Comité de Evaluación y Seguimiento) son los encargados de revisar, documentar, validar y gestionar los procesos de depuración de la información de los aprendices, para lo cual se deben apoyar en la idoneidad de la documentación en cada caso, deberán analizar cada situación en particular teniendo en cuenta las implicaciones que se pueden generar del debido proceso a aplicar.

A continuación, en la tabla 1 se relacionan los casos pendientes por definir y su correspondiente aplicación, atendiendo al debido proceso:

CASOS DE APRENDICES SIN DEFINICIÓN ACADÉMICA VIGENCIAS 2010 A 2020

CASO

1. Aprendices de cualquier nivel y modalidad de formación en los siguientes estados: inducción, formación, condicionado, aplazado y reingresado.
Antes del vencimiento de términos como causal de deserción (2 años después de finalizada la etapa lectiva)

APLICACIÓN
Como acciones correctivas establecidas por el MIPG y teniendo en cuenta el compromiso de la calidad de la información en el SENA, se debe realizar seguimiento periódico para que la población de aprendices en período de ejecución de la etapa productiva puedan desarrollar este proceso en el tiempo establecido; para tal fin en los programas de formación y antes de cumplir los dos (2) años para determinar la deserción establecida por el Reglamento del Aprendiz, se sugiere que los Centros realicen estos seguimientos en cortes trimestrales y máximo seis (6) meses antes del cumplimiento de los dos (2) años.

Por lo anterior, los Subdirectores de los Centros de Formación con su equipo de trabajo (Comité de Evaluación y Seguimiento) son los encargados de revisar, documentar, validar y gestionar los procesos de depuración de la información de los aprendices y son los encargados de tomar las acciones correctivas, por ello en los programas de formación profesional y antes del vencimiento de términos como causal de deserción (dos años después de finalizar la etapa productiva) deberán realizar el correspondiente seguimiento con cortes trimestrales y máximo seis meses antes del cumplimiento de los dos años.

Conforme a lo anterior damos respuesta de sus inquietudes en los siguientes términos:

1. Si un aprendiz solicita a la Coordinación Académica el inicio de la Etapa productiva, y le faltan menos de seis meses para cumplir estos dos años, se le debe negar el inicio de la misma, considerando que ya no cuenta con el tiempo necesario para desarrollarla y entregar las evidencias correspondientes.

Respuesta. De acuerdo con lo señalado en el Acuerdo 007 de 2012, Reglamento del Aprendiz, artículo 22, numeral 4, procede la deserción cuando transcurridos dos (2) años, contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado las evidencias de la realización de la etapa productiva.

Por lo tanto y conforme a la instrucción de la Dirección de Formación Profesional en la circular 3-2021-000080 del 28/04/2021 antes de cumplir los dos años para determinar la deserción establecida en el Reglamento del Aprendiz, los centros podrán hacer seguimiento a la etapa productiva de los aprendices para que esta se desarrolle dentro del tiempo establecido, por ello se sugiere que los centros de formación profesional realicen seguimiento con cortes trimestrales y máximo seis meses antes del cumplimiento de los dos años.

En consecuencia, en este caso particular se debe analizar si se cuentan con el tiempo suficiente para desarrollar la etapa productiva antes del cumplimiento de los dos años contados a partir de la terminación de la etapa productiva, pues tal como lo dispone el reglamento del Aprendiz procede la deserción pasados los dos años después de finalizada la etapa productiva.

2. Adicionalmente el PARÁGRAFO contempla que “Cuando el aprendiz se encuentre incurso en alguna de estas situaciones el Instructor o el funcionario responsable del seguimiento respectivo, reportará inmediatamente el caso al Coordinador Académico. El Coordinador Académico enviará una comunicación al Aprendiz a la dirección domiciliaria registrada en el Sistema de Gestión de Información, requiriéndole para que justifique plenamente el incumplimiento, aportando las evidencias o soportes respectivos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío. Si el Aprendiz no da respuesta dentro del término establecido o no aporta las evidencias que justifiquen plenamente este incumplimiento, el Subdirector de Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación y ordena la respectiva cancelación de matrícula, acto administrativo debidamente notificado al aprendiz, para que dentro de los términos de Ley presente el recurso de Reposición ante el Subdirector de Centro”. Si ya se cumplieron los dos años establecidos en el Reglamento para presentar las evidencias y el Aprendiz expone una causal válida para su incumplimiento. ¿ qué plazo se puede aplicar para cumplir con este requisito?

Respuesta. Sobre el particular los Subdirectores de los Centros de Formación con su equipo de trabajo (Comité de Evaluación y Seguimiento) son los encargados de revisar, documentar, validar y gestionar los procesos de depuración de la información de los aprendices, para lo cual se deben apoyar en la idoneidad de la documentación en cada caso, deberán analizar cada situación en particular teniendo en cuenta las implicaciones que se pueden generar del debido proceso a aplicar.

La Guía GFPI – G- 040, Versión 01, del 19 de septiembre de 2021, “Desarrollo de la Etapa Productiva en el Proceso Formativo” señala los responsables de la etapa productiva, y determina que la Dirección de Formación Profesional Integral es la encargada de establecer las orientaciones sobre la etapa productiva a través de su Grupo de Ejecución de la Formación Profesional.

Por lo anterior y teniendo en cuenta que dicha dependencia es la encargada de fijar los lineamientos a seguir en la etapa productiva se traslada su consulta para que le indique si existe un plazo para subir las evidencias pasados los dos años en el evento en que se presente una causa válida para su incumplimiento.

3. La plataforma Territorium permite subir evidencias de la Etapa Productiva hasta la fecha fin de la ficha (duración del programa). Si el aprendiz cuenta con 2 años a partir de finalizada la Etapa Productiva para presentar estas evidencias, ¿es válido recopilarlas en otros medios físicos o digitales, dado que Territorium no lo permite?

Respuesta. Tal como se manifestó anteriormente la Dirección de Formación Profesional a través del Grupo de Ejecución de la Formación Profesional es la competente para dar respuesta sobre este aspecto de carácter técnico.

4. El Reglamento del Aprendiz considera diferentes alternativas para llevar a cabo la Etapa Productiva; los tiempos deben aplicarse por igual a todas las alternativas (Contrato de aprendizaje, vinculación laboral, pasantías, proyecto productivo, entre otros).

Respuesta. La Guía GFPI – G- 040, Versión 01, del 19 de septiembre de 2021, “Desarrollo de la Etapa Productiva en el Proceso Formativo” señala las alternativas para desarrollar la etapa productiva en proceso formativo y señala el procedimiento que debe tenerse en cuenta para su desarrollo; esta guía se encuentra en la página de compromiso para su consulta.

Por otra parte, el parágrafo 1 del artículo 12 del Acuerdo 007 de 2012, determina que la permanencia del Aprendiz en la etapa productiva podrá gestionarse con el acceso a cualquiera de las alternativas planteadas en este artículo, o la combinación de varias de ellas durante el proceso de formación; y el desarrollo de la etapa productiva dependerá de lo dispuesto en el diseño curricular del respectivo programa de formación. Atendiendo lo establecido en la Resolución 2198 de 2019.

Además para que la etapa productiva sea validada se requiere cumplir con los siguientes trámites: i) Aprobación previa del Coordinador Académico del Programa del respectivo Centro de Formación, en caso que el aprendiz opte por una alternativa diferente al contrato de aprendizaje, ii) Registro de la etapa productiva en el sistema para la gestión de la información, iii) Seguimiento virtual y presencial del desarrollo de la etapa productiva en la cual interactúa el aprendiz con la elaboración de una bitácora quincenal, en la que señalará las actividades adelantadas en desarrollo de la misma, iv) Constancia del cumplimiento a satisfacción de la etapa práctica, expedida por la empresa respectiva o por quien corresponda, según sea el caso.

Se debe tener en cuenta que a partir de la finalización de la etapa lectiva el aprendiz tiene un plazo de dos años para presentar las evidencias de la realización de la etapa productiva, tal como lo contempla el literal d) del numeral 4 del artículo 22 del Acuerdo 007 de 2012, en el evento en que no se allegue dentro del plazo estipulado, dará lugar a la deserción en el proceso de formación.

Finalmente se copia a la Dirección de Formación Profesional para que le informe como proceder respecto a las preguntas 2 y 3 en cuanto al procedimiento a seguir en estos casos teniendo en cuenta que dicha dirección es la encargada de emitir los lineamientos a seguir en la etapa productiva.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

Martha Bibiana Lozano Medina

Coordinadora Grupo de Conceptos Jurídicos y

Producción Normativa - Dirección Jurídica

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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